文書檔案收集過程中的溝通與協作研究

摘 要：在檔案管理中，文書檔案收集是一項基礎性工作，也是一項十分重要的工作。文書檔案收集工作質量會直接影響文書檔案收集后的歸檔、移交、鑒定、整理、著錄等其他檔案業務工作。與其他檔案業務工作流程相比，文書檔案收集過程中涉及更多的是人。這就需要做好溝通，獲取支持，構建協作機制。本文分析了文書檔案工作收集的主要特點，討論了文書檔案收集的具體原則，從溝通、協作兩個方面就做好文書檔案收集過程中的溝通內容及方式、協作形式及要求提出了具體措施，具有積極的指導意義和現實參考價值。

關鍵詞：文書檔案；檔案收集；溝通；協作

概述

根據《檔案工作基本術語》，“收集”是指檔案館（檔案室）接收、征集檔案和其他有關文獻的活動。也即檔案館（檔案室）按照國家規定收存、征收檔案和其他有關文獻的活動。從文書檔案工作的整個業務流程來看，收集是一項基礎性工作，文書檔案收集工作能否做到完整、準確、規范，會直接影響文書檔案收集后的歸檔、移交、鑒定、整理、著錄等其他檔案業務工作的質量。與此同時，文書檔案收集又有其自身的特點和規律。文書檔案形成多樣、形成過程分散，涉及部門多，需要多部門協調。與其他工作流程相比，收集過程中涉及更多的是人[1]，主要工作內容是對產生檔案資料的活動規律了解，并采用相應收集措施，更好地履行檔案部門行政管理職能。而“溝通”則是指人與人之間或人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋，以求思想達成一致和感情的通暢。文書檔案收集需要檔案管理部門與文書檔案形成部門之間保持良好溝通，知曉文書檔案收集的具體要求，這是做好文書檔案收集工作的關鍵。

1 文書檔案收集工作的特點

1.1 收集主體與客體的確定性

從《檔案工作基本術語》中“收集”的內涵來看，文書檔案收集的主體是檔案館或檔案室。如未成立專門的檔案館或檔案室，一般由辦公室負責收集。客體則是文書檔案。與科技檔案、人事檔案、會計檔案不同，文書檔案主要指公文、合同、會議記錄、報告、指示、總結、批復等文件材料。文書檔案前體是“文書”，即機關、團體、企事業單位，甚至是個人在日常工作或活動中產生的文件記錄和資料。而文書檔案就是由通用文書轉化而來的那一部分檔案。在醫療機構中，文書檔案包括辦公室召開工作會議、專題會議的文件材料；醫院請示及上級機關批復等；黨委會會議記錄；工會換屆選舉結果等。

1.2 收集渠道與路徑的多源性

文件材料形成于不同部門，文書檔案收集的途徑和渠道也呈現出多樣性特征。這也是文書檔案收集過程中強調溝通、協作的必然要求。從收集的途徑來看，醫院文書檔案來自辦公室、黨委辦、醫務辦、人事科、工會、基建等部門。收集的渠道既有線下到各個部門收集，也有登錄醫院文件管理系統，實現線上收集，還有從郵件系統、郵政、快遞等渠道收集。從收集的頻率來看，既有定期收集，也有不定期收集。其中定期收集一般需要到具體部門收集，而不定期收集則主要針對某一專項重大活動采取的收集方式。如工會換屆選舉結束，要及時跟進收集文書檔案。

1.3 收集標準與規范的統一性

檔案收集是一項專業性工作，收集的標準、要求、頻率、范圍都有著明確的規定。《檔案法》《檔案法實施條例》規定，電子文書檔案收集等工作應滿足“來源可靠、程序規范、要素合規”，且符合“四性”要求。《黨政機關電子公文歸檔規范》規定，電子公文收集由“電子公文形成或辦理部門完成”。黨政機關電子文件的收集步驟與流程包括“捕獲—錄入—轉換”，明確規定電子公文收集中的“捕獲”時間、內容及要求，即電子公文“形成”“辦理”的過程中“隨時”捕獲；既要捕獲“電子公文元數據”，也要捕獲“電子公文內容數據”，還要保持收集捕獲到的電子公文之間的有機聯系。

1.4 收集方式與方法的多樣性

隨著醫療衛生體制改革，萬寧醫院逐漸成為集預防、醫療、康復、教學、科研、心理咨詢、戒毒治療、勞動鑒定等于一體的三級精神專科醫院。醫院各部門、各科室活動檔案形成的特點、規律不相同，這就使文書檔案收集形式多樣。而且一些文書檔案形成特點及形成環境條件不同，也要求采取多樣的收集方法。醫院內設機構、業務工作穩定的，由文書檔案形成部門收集、立卷。非常設機構或臨時性機構，醫院舉辦周年慶活動，應由專人負責收集。因此，文書檔案收集，時間上有定期收集和非定期收集；渠道上有線上收集和線下收集；形式上有電子文書收集和非電子文書收集。

2 文書檔案收集工作原則

2.1 來源可靠性

從文書檔案收集的主客體看，收集的主體應是檔案館、檔案室或者行使檔案管理的辦公室、黨務室等，收集的客體為文書檔案。文書檔案收集應堅持來源主體的可靠性以及所載事由/內容的來源可靠性。從主體來源可靠性而言，是指某一全宗文書檔案或者全宗外的其他具有保存價值的文書檔案。尤其在信息化時代背景下，文書檔案收集的來源可靠性既要檔案管理部門按照文書檔案管理的相關標準和要求，做好完整、全面收集；又要其他部門或人員積極參與，主動配合，具有嚴謹、細致、公正得優良品質[2]，成為文書檔案收集的第一道“把關人”。

2.2 程序規范性

文書檔案收集程序要規范，尤其是電子文書檔案收集，對程序的規范性要求更高。必須要嚴格遵守法律法規、規章制度，確保應收盡收，防止任意擴大文書檔案收集范圍。按照《檔案法》《檔案法實施條例》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》《電子文件歸檔與管理規范》等，從時間上來說，文書檔案收集應是把具有保存價值、履行完畢文書功能的文件資料作為收集對象。從程序上來說，一般是每年3月底，由醫院檔案管理員下發歸檔通知，明確歸檔收集時間，由醫院科室兼職檔案員或業務科室技術員按照文書檔案收集、歸檔標準和要求整理移交材料，并編制移交目錄，經醫院檔案管理員審核符合條件的辦理文書檔案移交手續，完成收集工作（見圖1）。

2.3 要素合規性

要素合規主要是指收集的文書檔案內容要具有完整性，構成文書檔案的各要素均應納入收集范疇。例如，一份文書檔案應包含有文件名稱、文件類型、文件編號、創建日期、文件檢索路徑等。以電子文書檔案為例（見表1），要收集電子文件及其元數據，包括電子文件及其組件，收集電子文件的內容、背景、結構及管理過程的數據，如題名、責任者、日期、密級、文檔創建程序、機構或問題、保管期限等等記錄電子文件擬制、辦理活動中具體業務行為。文書檔案收集要素合規性，直接決定了文書檔案的效用性和完整性。

3 文書檔案收集工作溝通協作策略

文書檔案收集來源廣泛，渠道與路徑多源，收集的標準和規范要求一致。因此，要做好文書檔案收集溝通協作工作，堅持來源可靠性、程序規范性和要素合規性原則，確保檔案應歸盡歸。收集的文書檔案符合歸檔標準和要求，實現檔案收集工作高質量，為文書檔案歸檔、移交、鑒定、整理、著錄奠定扎實基礎。

3.1 溝通

明確目標、共同協議以及溝通信息、思想和情感是溝通的三大要素。溝通是文書檔案收集工作的重要保障，良好的部門及人員之間溝通，能夠顯著提升文書檔案收集的質量和效率。

3.1.1明確目標。就醫療機構來說，文書檔案收集的目標，就是要明確文書檔案收集的具體范圍和要求，明確醫院各內設機構文書檔案的來源、數量、種類及存在形式，明確文書檔案收集的流程和程序，做到文書檔案收集時分工明確、合作順暢；文書檔案收集新技術、新方法的運用，努力構建人人參與文書檔案的收集工作。要形成明確的目標，就要求醫院做好頂層規劃設計，健全文書檔案收集制度，并做好文書檔案收集工作的宣傳，營造良好的文書檔案收集溝通氛圍，讓全體人員圍繞共同的文書檔案收集目標而努力。

3.1.2達成共同協議。協議在這里實際就是指經大家共同商議認可并一致遵守的文書檔案收集方面的約定或協定。明確文書檔案收集的范圍，文書檔案收集、移交的時間，文書檔案的責任部門、責任人員，電子文書檔案收集的內容等。要達成共同的協議，充分商議是關鍵。為此，要求醫院檔案管理部門召集文書檔案收集部門人員參加，聽取收集對象的意見和建議，擬定文書檔案收集方案，并根據文書檔案管理出現的新形勢、新要求、新變化及時做出修訂和完善。主動深入業務科室、行政管理部門一線，充分溝通，獲取支持和理解，指導協議落實。

3.1.3信息、思想和情感的溝通。針對領導、專兼職檔案員、關鍵崗位的同事等，圍繞信息、思想和情感溝通，采取不同的溝通技巧[4]。與領導溝通，重點是要獲取領導對文書檔案收集工作的重視和支持。因此，溝通的落腳點更多地圍繞文書檔案收集的重要性與必要性，讓領導進一步理解做好文書檔案收集對領導科學管理、精準決策的現實意義。與專兼職檔案員的溝通，要重點圍繞不同崗位可能產生的文書檔案內容、類型，幫助其了解文書檔案收集的來源、種類，等等。與關鍵崗位同事的溝通，重點是要圍繞文書檔案收集的范圍和要求，幫助其熟悉文書檔案收集的目標和協議要求。

3.2 協作

協作，即在文書檔案收集目標實施過程中，部門與部門之間、個人與個人之間的協調和配合。文書檔案收集涉及的環節多、部門多，離不開各部門及其人員的支持和配合。

3.2.1加強協作領導。要積極構建跨部門聯合收集工作小組[5]。根據醫院文書檔案形成的特點、規律及界定的收集范圍，組建由相關部門及人員參與的文書檔案收集工作小組。由分管檔案工作的院領導任組長，各部門負責人為副組長，專兼職人員及關鍵崗位人員為成員。明確小組的協作職責，圍繞文書檔案收集工作，召開協商會。

3.2.2優化協作條件。要在思想上充分認識協作在文書檔案收集中發揮的重要作用，要在人財物方面給予支持。成立文書檔案收集工作小組，把協作要求納入其中。加強財力支持，為文書檔案收集工作提供必要的設施、設備，及時跟進文書檔案收集協作督促檢查，對在協作配合中履職不力的給予批評，確保協作機制得到有效貫徹落實。

3.2.3講究協作方法。針對文書檔案收集要求和特點，采取更具針對性的協作方法。例如，定期收集，要注重文書檔案形成部門及其人員變化，做好跟蹤協調。責任收集，按照文書檔案收集工作方案，承擔相應收集任務的部門或人員，要按照收集時間任務節點的推進，及時跟進監督檢查與協作配合的效果，發現問題及時解決。專項收集，針對醫院重大活動或其他重要情況，需要在規定的時間內完成文書檔案收集，采取一事一議的方式，臨時組建收集小組，制定收集范圍、內容及要求，確保檔案收集科學規范。

3.2.4培養協作意識。調動部門及人員協作的積極性。首先是培養協作意識。通過舉辦業務輔導會、知識競賽等方式，讓參與人員充分理解協作配合在文書檔案收集中的重要意義，真正把協作轉化為思想自覺和行為自覺，切實以行動支持和配合文書檔案收集工作。其次是增強協作本領。圍繞文書檔案收集工作的具體要求，有針對性地開展業務培訓，組織專業人員、專兼職檔案員進行培訓，熟悉文書檔案收集工作的協作方式方法，提升協作能力。再次是加強協作考核。通過獎優罰劣等方式，把文書檔案收集協作配合度納入部門檔案管理工作考核的一項內容，賦予其一定分值，與部門及個人檔案工作評先評優結合起來，切實調動全院部門及人員協作配合的積極性和主動性。

結語

文書檔案整理、編目、檢索、利用工作面對更多的是“檔案”，而文書檔案收集涉及更多的是“人”。因此，要重視文書檔案溝通、協作，通過溝通形成文書檔案收集工作的思想共識和行為共識，為協作奠定良好基礎。同時，要以協作來檢驗溝通的具體成效，并進一步指導和推動溝通工作更加提質增效，實現文書檔案收集目標，提升文書檔案收集質量，為文書檔案管理奠定扎實基礎。

參考文獻

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[4]柴玉菲.“溝通”是做好檔案收集工作的關鍵[J]蘭臺世界，2014（4）：95-96.

[5]李朝環.高校重特大事件檔案收集工作研究[J]辦公室業務，2023（18）：46-48.

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作者簡介：蔡業敏（1986.7—），大學學歷，海南省安寧醫院館員，主要從事檔案管理。