新形勢下綜合檔案館數碼照片檔案管理面臨的挑戰與對策

??陳洪花

摘 要：做好數碼照片檔案管理是綜合檔案面臨的新課題。本文認為主要面臨著收集歸檔不及時、開發利用程度較低、規范化建設不足、照片命名不規范、安全保管條件滯后的問題，綜合檔案館需要對癥開方，從優化檔案治理結構、加強規范化建設、加強檔案資源開發和提升安全保管能力上下功夫，推動數碼照片檔案管理取得新成績。

關鍵詞：綜合檔案館；數碼照片；挑戰；對策

伴隨科學技術的巨大進步，數碼智能手機的普及，產生海量數碼照片檔案。數碼照片檔案是歷史最豐富、最直觀、最精彩的真實記錄，管好、用好這些資源成為綜合檔案館面臨的重要任務。2014年，國家檔案局出臺《數碼照片歸檔與管理規范》，就做好數碼照片檔案管理與利用提供了基本遵循。本文結合綜合檔案館數碼照片檔案管理面臨的問題，探討新形勢下如何優化其管理方式，以期提供一定的經驗借鑒。

1 新形勢下綜合檔案館數碼照片檔案管理面臨的挑戰

數碼照片檔案作為新的保管對象，綜合檔案館面臨著一系列亟待解決的問題。

1.1 收集歸檔不及時

首先，綜合檔案館在業務指導中對照片歸檔時限強調不夠。數碼照片未能進行預歸檔到檔案管理者手中，照片散落在拍攝者手中，往往會造成照片誤刪等問題。其次，由于拍攝任務眾多，早已形成的照片由于未能及時歸檔，文字說明缺失，難以辨別照片的組成要素。最后，單位拍攝者流動性強，其拍攝的照片也隨之帶走或者銷毀。歸檔不及時使照片檔案資源收集加大，錯誤率提高，難以最真實地反映事件原貌。

1.2 開發利用程度較低

數碼照片作為重大活動的直觀記錄，在宣傳教育、展覽展示等方面發揮著重要作用。綜合檔案館對數碼照片價值認識不到位，潛能未能充分發揮出來。比如在舉辦重大活動展覽、教育引導未成年人上習慣性地利用館藏檔案，尚未將數碼照片檔案大范圍地應用于檔案開發。照片檔案開發手段較為單一，新媒體展示較少，比如利用照片檔案制作專題片、微視頻等方式破題不足，不能滿足人民群眾對優秀檔案文化的新需求。

1.3 規范化建設不足

檔案分組不合理、順序排列不正確的問題突。比如《數碼照片歸檔與管理規范》要求同一事件照片為一組，存儲在同一層文件夾內，但是館藏數碼照片有的分組凌亂，照片間或無關聯性，組圖粘合性低，有的照片未按時間順序排列，整理較為凌亂。照片質量不高，數碼照片隨意性及較大，主題不夠突出，內容不夠充實，照片雷同現象嚴重，有的圖片未能留存原圖，清晰度不夠。

1.4 照片命名不規范

數碼照片命名“六要素”（事由、時間、地點、任務、拍攝者）不全，有的照片未按照說明拍攝的地點和內容，有的使用簡稱，文字說明與照片內容不一致等，對查詢利用帶來一定困難。同時，照片冗余現象突出，相同主題的照片場景單一。某項重大活動照片只進館了遠景圖片，具有重要參考價值的其他場景未能留存好。

1.5 安全保管條件滯后

檔案定級劃控不到位，進館照片未能及時定密級，檔案數據存在被泄露風險。新技術應用不足，在病毒防護、身份認證等方面投入力度不夠。共享利用能力有所欠缺，共享意識不足，同時由于信息安全防護能力的不足，部分綜合檔案館基于安全問題的考量，共享意愿較低，造成數碼照片檔案縱向開發力度不夠，限制了檔案價值的最大發揮。

2 著力在優化數碼照片檔案治理結構上取得新成效

推動治理結構現代化是新時代檔案工作的內在要求，也是提高管理質量的基礎。

2.1 構建完善的數碼照片檔案管理體制

一是進一步理順檔案管理機制。在局館分設的基礎上，探索建立由局館長召集、局館中層以上人員參加的局館聯席會議機制，明確數碼照片檔案管理主體和責任，對進館單位照片質量做出明確要求。二是要制定數碼照片檔案的進館范圍、質量要求和分類方法。進館前由檔案館派人員到擬移交檔案的單位檢查檔案的歸檔、整理和鑒定等質量，指導移交單位按進館要求對存在的問題整改。符合進館質量要求的，按規范程序進行實體移交。在照片遴選上，進館單位可根據工作情況，對數碼照片去偽存真、去粗取精，剔除拍攝角度差、像素較低的照片。

2.2 加強數碼照片質量的前端控制和協作

一是精準化服務。綜合檔案館要深入調研本地數碼照片檔案管理現狀，直擊痛點、精準開方，主動與進館單位和照片形成者對接，高效提供業務指導服務，幫助其有效開展照片的整理歸檔工作。在重大活動、重大工程過程中，檔案部門要及時與新聞單位對接，對拍攝者進行指導。二是強化前端控制。規范檔案接收工作，科學編制年度數碼照片接收計劃，實施進館檔案提前摸底，建立進館檔案移交提前培訓，檔案質量提前預檢，檔案進館全程跟蹤指導的工作模式。采取“線上+線下”的方式，組建業務骨干隊伍，全方位指導進館檔案整理，確保進館檔案質量。三是規范進館流程。組建檔案移交聯合審核工作小組，制定移交檔案驗收方案，會同檔案協作組對移交檔案實體逐卷逐件進行審查，提升照片標準化水平。四是組建專業化隊伍。綜合檔案館可組建專業化拍攝團隊，跟進重大活動，保障收集質量。湖南省檔案館組建攝影興趣小組，通過定期培訓，打造檔案部門攝影團隊。

2.3 加強數碼照片檔案資金扶持力度

隨著人工智能的新技術發展，數碼照片保存和利用環境發生了變化，要持續加強資金建設力度，在拍攝設備、保管條件、存儲環境上給予財政傾斜。在數據化管理系統效能提升加強資金投入，在原有數據系統基礎上，升級提升數碼照片的整理、歸檔、利用的一體化，實現節約、自主編研等功能的提檔升級，提升檔案管理效率。

3 著力在加強數碼照片檔案開發利用上取得新突破

開發利用是展示數碼照片檔案的重要渠道，能夠發揮其在經濟社會發展中的獨特價值和作用。

3.1 助力編研工作上臺階

檔案編研是綜合檔案館發揮價值和作用的主抓手，數碼照片檔案清晰度高、沖擊力強、實效性強，在推動編研工作質量上發揮著不可替代的作用。檔案人員要系統梳理數碼照片家底，按照《照片檔案管理規范》要求，本著照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系原則，全面開展照片檔案整理歸檔工作，認真研究數碼照片檔案結構，對照片反映的內容、事件以及造成的影響熟悉掌握，為編研工作打下堅實基礎。進一步利用好人工智能技術，提升檔案利用效果，比如利用新詞發現技術，對龐大的照片檔案進行分析，識別高頻和關鍵詞語應用在編研選題階段，為編研選題提供基礎數據支撐；也利用NLP自然語言分析算法將與編研題目相關聯的檔案數據信息作為提取和匯總，用于編研的素材。

3.2 助力檔案宣傳上臺階

數碼照片是進行檔案宣傳的有效素材，能夠為受眾帶來巨大的沖擊力。新媒體矩陣是檔案宣傳的主陣地，在短視頻制作、情景劇展示等方面，充分利用好數碼照片資源。在國際檔案日期間，泰安市檔案館利用館藏數碼照片，聯合泰安日報社推出系列微紀錄片及圖文報道《檔案中的泰山》，高清效果的照片給受眾帶來了良好的視覺沖擊。要聚焦檔案資政育人功能開展照片檔案價值闡釋，利用檔案中蘊含著黨的初心使命、為民情懷開展社會主義核心價值觀教育，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品。河北檔案館發揮數碼照片檔案作用，推出“河北工業遺產專題展覽”“河北古村落文化”系列微視頻等檔案方志宣傳精品。

3.3 助力檔案展覽上臺階

綜合檔案館是愛國主義教育的主陣地，要發揮好數碼照片直觀性強的特點，提升展覽展示的力度。在固定展陳基礎上，將反映新時代建設偉大成就、人民幸福安康的照片檔案嵌入其中，打造正能量宣傳陣地。要利用云技術，將照片檔案進行線上市展示，以線上+線下的形式彰顯展覽效果。比如牡丹江檔案館將數碼照片與本地歷史文化相結合，建設三維虛擬仿真VR全景展覽館，將實體展覽館中照片檔案資源進行數字化復原，活化為可聽可看、可讀可感的網絡傳播產品，打造永不落幕的網上教育基地，實現數碼照片資源的價值最大化。

4 著力在推動數碼照片檔案規范化建設上取得新成績

沒有檔案管理的規范化，就沒有檔案治理效果的提升。因此，需要在管理規范化和標準化上下功夫。

4.1 提高檔案整理與歸檔規范化

一是規范重大活動整理照片的數量和格式。歸檔照片應為原始圖像，推薦JPEG格式留存。每組照片3張清晰度高、特色鮮明、場景典型的代表性照片歸檔，相同場景的照片只歸檔1張，歸檔數碼照片檔案的保管期限要根據內容合理劃分。二是建立以“組”為單元的模塊。一般一次會議、一項活動、一個單位工程、反映同一問題或事由等形成的若干張數碼照片為一組，文字說明要嚴格按照“組”的題名進行。

4.2 提升檔案命名標準化

嚴格按照照片命名“六要素”進行圖片描述，要簡潔明了地概括該組照片的全部信息，包括時間、地點、人物、事由、背景等，字數控制在150字以內。每個文件夾可適度添加分說明，將拍攝日期、拍攝地點、攝影人、責任者（即整理人）、照片張數等要素予以記錄。

4.3 加強檔案鑒定工作

按照《數碼照片歸檔與管理規范》，要對數碼照片進行真實、完整、可用、安全方面的鑒定、檢測的要求，進館過程中，要對數碼照片的原始性和真實性進行復核。在初步移交進館中，綜合檔案館要對數碼的數量、檔案化狀態、照片的價值、保管期限等進行細致鑒定，從而剔除效果差、無利用價值、重復的照片，提高數碼照片的歸檔質量和照片的檢索效率。利用好大數據、人工智能等技術進行輔助審核鑒定。比如大數據通過對數碼照片結構化分析，能夠自動剔除無效的照片資源；人工智能技術根據設定的參數，模擬專家系統進行檔案價值判斷，并提供建設性意見，降低人工審核成本。

4.4 建設數碼照片檔案數據庫

要對館藏的數碼照片進行全面梳理分類，強化照片檔案管理的系統性、針對性和多元性，根據經濟社會發展要求，分門別類地進行數據分類，建立與文書檔案統一管理、數據共享的照片檔案管理系統，為資源有序整理、科學管理、有效利用打下堅實基礎。比如朝陽區檔案館按照領導視察、重要活動、突發事件、舊貌新顏、名人影像等類別建設數碼照片專題庫，實現關鍵詞一鍵全庫檢索，極大地提高查詢的便捷性，為愛國主義教育基地展陳展示、檔案編研、志書出版等工作提供了便利。

5 著力在夯實數碼照片檔案安全保管上取得新效果

安全建設是數碼照片管理的底線任務，也是做好數據開發利用的前提。

5.1 優化保管條件

在線存儲的數碼照片要做好保密和防病毒工作，及時更新殺毒軟件，探索區塊鏈條件下數碼照片保管的基本路徑，防止數據的丟失和篡改。離線存儲要做好溫濕度控制、防火、防磁、防摔等，切實保護存儲載體安全。要有序開展照片轉存，隨著科學技術的發展，存儲介質更新換代加快，在做好保護的基礎上，定期開展抽檢和介質轉存，一般每年抽檢一次，每三年轉存一次，原存儲載體和新介質要同時保留三年以上。

5.2 加強備份管理

一是加強異地異質備份。要根據地理環境和氣候條件選擇合適的綜合檔案館進行數據備份，可采用移動硬盤和藍光盤異質備份，最大限度地保證檔案數字資源安全。二是紙質形式備份。紙質模式是目前各種載體中最安全、最方便的形式，具有直觀性和便捷性，不需要特定讀取設備。綜合檔案館可探索紙質照片備份存儲模式，將所有數碼照片檔案轉換為紙質形式進行存儲，采取相同的編號和文字說明，彌補數據存儲的不足。

5.3 推進共享平臺建設

數碼照片作為數據資源的一種形式，隨著數字經濟蓬勃發展，數據成為新的生產要素，數碼照片資源只有流動起來才能產生價值。要在數據保護的基礎上，著力建設數碼照片檔案館際共享平臺，實現資源的高效流動。綜合檔案館在檔案劃控和鑒定的基礎上，要借助云計算技術，構建集約化的數碼照片檔案統一共享利用平臺，建成多門類照片檔案資源數據庫，突破傳統的“一館一地”利用模式，實現館與館之間的跨館查檔、共享利用、共同開發。

結語

數碼照片檔案作為綜合檔案館重要館藏資源，在服務中心大局、服務人民群眾上具有關鍵性作用。發揮數碼照片檔案的獨特價值，關鍵在于收集好、整理好與利用好。當前，信息技術革命速度加快，新技術新介質層次不窮，綜合檔案館要緊跟時代發展，瞄準前沿技術，提升數碼照片檔案管理水平和能力。要充分運用好新時代檔案事業發展的重大機遇，加強資源共享力度和開發水平的提升，推出更多人民群眾喜聞樂見的文化產品，為現代化國家建設作出更大的貢獻。

參考文獻

[1]李淑華.高校數碼照片檔案管理時間研究[J].《機電兵船檔案》，2023（11）：14-15.

[2]馮萍萍.數碼照片與視頻檔案管理的革新[J].《檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集》，2013（10）：15-16.

[3]李馮坤等.《數碼照片歸檔與管理規范數碼照片歸檔與管理規范》解讀與思考[J].《北京檔案》，2018（10）：19-20.

作者簡介：陳洪花（1975—），大學學歷，山東省濰坊市濰城區檔案館館員，研究方向：數碼照片管理。