加強公路檔案創新性管理工作的有效措施分析

摘 要：加強創新性管理是公路檔案工作的時代所需。本文從加強創新性管理的現實價值出發，提出公路管理存在著數據化建設不足、思維方式固化、檔案治理模式滯后、人才結構性矛盾突出等問題。面對新形勢、新任務，公路檔案管理需要在提升工程檔案管理規范化、加強檔案數據化建設、強化檔案資源開發利用上精準發力，推動檔案創新性管理。

關鍵詞：公路檔案；創新性；措施分析

面對百年未有之大變局，檔案工作的制度環境、信息環境、技術環境都發生了巨大變化，公路檔案部門要轉變管理理念，著力加強檔案創新措施研究與落實，適應數字社會發展要求，以新發展理念推動公路檔案事業創新發展。

1 加強公路檔案創新性管理的現實意義

公路檔案是公路工程和建設的規劃、施工、發展歷程的真實記錄，是交通事業發展的重要見證，也是進行歷史研究和項目維護的重要依據。

1.1 再現公路工程建設全過程的史料參考

公路檔案的主體是建設項目檔案，以圖文和數據為主。通過紙質和數據雙重形式，記錄公路項目從勘察、設計、施工、驗收、竣工的全過程。這些檔案資料具有成套性和專業性特點，對于提高公路建設管理水平，增強社會經濟效益具有重要作用。同時，隨著公路檔案數字資源建設步伐的加快，檔案數據資源覆蓋面進一步拓展，史料價值發揮空間更加廣闊。

1.2 公路事業發展的有力見證

進入新時代，公路路網規模、技術等級、通達深度發生了翻天覆地的變化，實現由交通大國向交通強國的轉變。這些豐碩的建設成果和絢麗的奮斗場景都凝結在檔案之中，成為寶貴的時代記憶和見證。在建設現代化國家新征程中，公路檔案是進行集體主義教育的重要素材，在提升人民群眾精氣神和激發接續奮斗力量上具有重要作用。因此，需要下大力氣保管好、開發利用好這些珍貴的資源。

1.3 有利于助推數字化轉型升級

隨著數字中國戰略的推進，檔案在公路的建設、維護、運營過程中的信息支撐作用越發凸顯。在高速公路建設過程中，以項目管理為例，建設者可通過數據共享平臺隨時隨地調閱最新建設數據，有效解決了此前檔案利用效率低、查閱困難等問題。通過公路檔案數據化建設，全業務在線智能辦理，業務辦理同步生成規范、完整、數據準確的電子文件。電子文件自動歸檔電子檔案管理系統，實現多模塊資料同步收集、整理和歸檔，實現數據共建共享，打通社會治理服務的“最后一公里”。

1.4 有利于推動檔案服務能力提高

公路檔案規范化、數據化建設，為政府服務“一次辦好”改革提供了新動能。當前，按照政務實現改革要求，需要提高政務服務標準化、規范化、便利化水平，更好地滿足企業和群眾辦事需求。公路檔案的數據化創新管理推動了公路事業服務領域進一步拓展，辦事體驗不斷優化。有的部門將檔案資源融入一體化政務服務平臺管理，明確辦理標準、工作流程和辦理時限，并在線上線下服務渠道同源發布、同步更新，極大地提升了檔案服務的效能。

2 公路檔案創新性管理面臨“四個不到位”

2.1 數據化建設不到位

“十二五”規劃以來，大部分國有企業陸續開展了信息化基礎建設，引入大量信息化系統，積累大量檔案數據，在一定程度上實現了“業務數據化”。然而信息化階段因為處于邊建設邊摸索階段，所以普遍缺乏頂層設計和全局數字化視角，也普遍存在“數據孤島”與業務系統各自為政情況，難以形成一體化的數字化應用形勢，數據質量和數據安全等都是數字化階段需要解決的問題。檔案數據標準化不夠，工程檔案數據質量較低，難以滿足查詢需求；檔案利用環節手續煩瑣、梗阻較多，與數字中國要求還有較大差距。

2.2 思維意識不到位

檔案管理模式轉型不夠及時，注重規則和穩定性，對于創新和靈活性的需求不敏感，對快速變化和不確定性數據環境的應變能力有限。對檔案工作前瞻性研究不足，缺乏長遠的戰略思考，尚未關注系統的整體效益和可持續發展。公路檔案的系統性和長期性特點對經濟社會發展具有支撐作用，由于缺乏系統思維和整體觀念，新介質檔案收集不夠有力，收集范圍未能及時修訂，造成資源建設存在一定困境。

2.3 檔案治理模式不到位

公路檔案管理方式較為粗放，精細化管理不足，主要表現在檔案治理模式轉型不夠。一是檔案開發利用體系不完善。公路檔案價值尚未被充分挖掘出來，檔案在資政育人方面破局不夠。開發利用工作長期不受重視的現象未能得到根本性扭轉，檔案資源開發的方式較為傳統，新媒體等方式應用不足。二是檔案安全體系較為滯后。區塊鏈、大數據、人工智能技術應用不足，在新技術條件下檔案安全保障能力較弱，數據資源安全風險隱患突出。三是檔案治理結構不夠優化。檔案管理體制引領力不強，管理部門較為松散的問題尚未得到根本轉變，同時，管理部門間共享意識較為薄弱，難以形成創新性管理的組織力。

2.4 人才隊伍建設不到位

隨著檔案事業轉型升級的加快，檔案專業供不應求的現象突出，人才結構性矛盾制約著公路檔案管理的高質量發展，主要表現在一是檔案專業畢業生引進困難。作為非綜合檔案機構，公路部門的社會影響力和職級待遇對畢業生的吸引力不足，使得從事檔案工作人員大多未接受系統訓練。二是檔案人員專業水平不高。公路部門組織檔案專業化培訓較少，在深度和力度上難以滿足時代要求，同時，檔案人員知識層次整體不高，主動學習能力與創新發展的要求還有一定差距。

3 加強公路檔案創新性管理的路徑選擇

新時代公路檔案管理要突破思維定勢，著眼于數字時代檔案管理新趨勢，加強制度創新和技術應用，突破結構性困境，實現檔案管理提質增效。

3.1 以公路工程檔案規范化建設為重點，提升檔案資源整合水平

3.1.1持續加強資源收集。要按照《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》規定，規范公路工程檔案各階段目標要求，對每個階段的資源類型和內容諸如圖紙、合同、竣工手續等明確整理方式和進館范圍。在收集過程中，要保證工程檔案的成套性，建立資源清單或者登記冊，將檔案名稱、來源、編碼、介質標注清楚，便于收集的準確性。

3.1.2提升公路工程檔案整理標準化。要堅持分類標準化，建立規范化的分類體系，結合不同項目特點，做好項目實施、文件類別、存儲介質的分類，確保不同來源的檔案資源具有一致的規范性和同一性。要加強檔案時效性管理，工程檔案周期長、環節多，加強過程管控和時效分析，對重要的檔案資料可采取階段性歸檔方式，避免檔案丟失，需要長期保存的可移交檔案庫房。

3.1.3提升元數據規范化。對元數據制定統一的描述和格式，如標題、日期、作者、關鍵詞等，提高檢索效率。進一步規范文件命名、結合和類型規范，提升資源管理的科學性。

3.2 要以提升公路檔案數據化建設為抓手，推動資源利用實效

加大公路檔案工作數字化轉型是公路部門的主攻方向。目前各地正積極探索運用數字模型、云計算、人工智能等現代化信息技術手段助力檔案管理提質增效。新一代信息技術的研發應用在檔案開放審核、編研開發、查詢利用等方面發揮作用日益凸顯，為檔案數據化管理奠定了堅實基礎[1]，加強新技術的應用，也成為檔案管理的主攻方向。

3.2.1加強數據化應用系統建設。公路管理系統應充分考慮檔案存儲的可擴展性和資源的多介質性，能夠適應圖像、視頻、圖紙等數字檔案可識別性、可讀性要求。管理系統應具有更新換代功能，選擇可升級和集成的系統框架，以便在需要時進行系統擴展和功能增強。

3.2.2提升人工智能技術應用水平。人工智能融合自然語言處理技術、語音處理技術和計算機視覺技術，既能夠研發、運用智能化平臺或檢索工具，又可以通過語義解析理解用戶的操作意圖，進而通過推理計算形成反饋內容，更大程度上方便了用戶的檢索和利用。在公路檔案中，人工智能技術能夠快速形成有關專題檔案資料，為重大工程進展提供有力支撐。

3.2.3提升檔案云計算能力。云計算技術實現檔案管理與服務的延伸功能，利用云計算技術建立智慧檔案管理系統，構建“檔案云”，把數字檔案和紙質檔案的服務安排在“云端”。檔案利用者可以根據自己的需求，到系統中檢索資源，打破傳統檔案館存在的信息孤島問題，提高運作速度。公路系統部門較為分散，云計算技術實現信息共享、互聯互通，為檔案利用提質增效提供技術支撐。

3.3 要以公路檔案開發利用為著力點，實現檔案價值最大化

3.3.1更好服務于項目決策。公路檔案中的資料數據對風險評估和項目進展具有參考價值。通過分析項目建設成本、進度、質量，能夠識別不同階段的潛在風險[2]，為工程建設提供必要的避險措施。從檔案中可以進行成本核算，預測不可控因素和不可抗力，識別建筑質量問題等。因此，檔案管理部門要提高服務重大項目的能力，在工程建設初期就提前介入，收集分析檔案中相關工程建設的好經驗和好做法，為制定項目建設規劃提供有力的決策參考。

3.3.2加強檔案宣傳教育。公路事業發展為人民群眾出行提供堅實保障，這些歷史性成就都凝結在檔案中，成為寶貴的時代記憶。要深入挖掘這些愛國主義素材，從檔案中激發服務現代化建設的磅礴力量。圍繞“交通強國”建設，通過線上視頻、展覽、圖書出版等形式，以照片、音視頻形式展示新舊對比，展示新時代交通事業的巨大成就，激發人們的愛國熱情。

3.3.3強化公路檔案文化闡釋。公路檔案中蘊含著豐富著的人文精神，這些資源對于激發公路人干事創業的熱情具有重要作用。要深入挖掘檔案背后的先進事跡，弘揚正能量。有的部門開展《檔案中的新時代公路人》以實物、照片、文件的形式展示人物事跡，取得良好效果。

3.4 以公路檔案安全管控為核心，提升安全防護能力

3.4.1在嚴格保管條件上下功夫。強化網絡保密管理，嚴禁非規定計算機接入和訪問檔案管理網服務器，嚴禁通過U盤、移動硬盤等便攜設備和檔案管理網上的計算機進行數據交換[3]。通過軟硬件并舉，確保網絡安全。加強對計算機和磁介質的維修保密管理，檔案介質實行專人使用、管理和負責。深化信息化安全建設，進行檔案數據容災備份和數據恢復演練，避免因設備故障、系統崩潰等因素造成數據丟失，保證數字檔案存儲安全。

3.4.2在嚴格管理細節上下功夫。建立檔案開放利用審核機制，嚴格執行保密的有關規定，細化工作細則，所有擬公開檔案信息在公開前由專人會同相關部門就涉密、涉及個人隱私等方面進行全面審查，確保“涉密信息不公開，公開信息不涉密”，切實杜絕檔案信息泄密隱患。加強實體檔案安全管理，規范進入庫房人員范圍，嚴格落實刷卡、指紋驗證等措施，無關人員不得入庫。

3.5 以檔案制度創新為保障要素，提升檔案管理質效

3.5.1優化管理制度設計。充分發揮管理制度推動創新上的獨特作用，進一步細化檔案管理辦法。對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等事項做出詳細規定，為檔案管理工作提供制度保障和規范指導。堅持將檔案工作貫穿于公路業務工作全過程，與業務工作同部署、同檢查，明確各科室負責人、檔案立卷人及專職檔案管理員的具體責任，把檔案管理工作責任落實到每個科室和人員。認真落實機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限“三合一”制度，做好“三合一表”的編制工作，規范檔案來源，保證各門類各載體檔案應歸盡歸。

3.5.2完善基礎設施。按照檔案管理規范化建設的要求，設立專門檔案室，購置檔案密集架、計算機等設施設備，對公路檔案進行集中統一管理。檔案室安裝防盜門，配備滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”的標準要求。

3.5.3建設干部隊伍。加強培訓體系建設，圍繞材料收集、信息鑒別、規范要求等業務定期組織專項研習，幫助檔案人員有效應對新老問題。關心關愛檔案干部，鼓勵支持檔案干部定期參加專業培訓，妥善解決好專業技術職稱評聘、工資待遇等問題，激發檔案干部工作的積極性和主動性，使其安心工作、用心堅守。

結語

做好新時代的公路檔案工作，要辯證認識和把握國內外大勢，深刻認識國內外環境變化帶來的新矛盾和挑戰，把創新發展擺在檔案事業發展全局更加突出的位置。要立足新發展階段，完整、準確、全面地貫徹新發展理念，加快構建檔案管理新模式，深入挖掘檔案工作潛能，為公路事業發展提供源源不斷的智力支持。

參考文獻

[1]武巖，田苗，李宛潮.公路工程建設項目檔案資源整合與利用策略研究[J].北方交通，2023（10）：20.

[2]安筱鵬.數字化轉型需要解決的五個問題[J].紡織科學研究，2022（03）：05.

[3]狄強軍.大數據視角下檔案管理創新研究[J].蘭臺內外，2023（07）：28.

作者簡介：趙長海（1981—） ，大學學歷，臨沂市公路事業發展中心沂南縣中心館員，主要從事檔案管理研究。