互聯(lián)網(wǎng)時代職業(yè)院校檔案信息化管理路徑分析

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，職業(yè)院校日益增多的數(shù)據(jù)信息使得傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求而呈現(xiàn)出諸多的弊端。而檔案管理的信息化勢在必行，針對目前職業(yè)院校檔案管理中出現(xiàn)的問題，采取有針對性的措施實現(xiàn)檔案信息化管理路徑的轉(zhuǎn)型是未來職業(yè)院校檔案管理的必由之路。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代；職業(yè)院校；檔案管理信息化

隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展全面進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高職院校的信息化建設(shè)水平逐漸成為衡量一所院校的重要指標而被各高職院校重視。借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢積極推進檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級是職業(yè)院校目前面臨的重要任務(wù)。在提升學校內(nèi)涵式發(fā)展的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實際存在的問題，做好檔案管理的信息化建設(shè)工作。檔案管理人員應(yīng)該從基礎(chǔ)適用性的角度出發(fā)，對利用信息技術(shù)管理檔案在實際應(yīng)用中出現(xiàn)的問題與障礙采取有針對性的應(yīng)對措施，并在此基礎(chǔ)上對檔案管理進行優(yōu)化，提高檔案管理的規(guī)范化水平，使得信息技術(shù)為職業(yè)院校的檔案管理帶來更多的便捷。建立健全規(guī)范化、信息化與數(shù)字化的職業(yè)院校檔案管理體系，全面提升職業(yè)院校檔案管理的效率與質(zhì)量，以此適應(yīng)國家對職業(yè)院校發(fā)展的遠景規(guī)劃，進而推動職業(yè)院校自身的長遠可持續(xù)發(fā)展進程。

1 互聯(lián)網(wǎng)時代職業(yè)院校檔案管理信息化的必要性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，在很大程度上促進了社會許多傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級，引導社會發(fā)展模式的系統(tǒng)性變革。根據(jù)2015年國務(wù)院印發(fā)的《國務(wù)院關(guān)于積極推進 “互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導意見》，明確指導互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)該在經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的運用就是利用信息通信技術(shù)帶來的海量信息與大規(guī)模數(shù)據(jù)所隱藏的不可估量的巨大價值。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，打造大數(shù)據(jù)平臺，同時利用搭載工具比如移動互聯(lián)網(wǎng)、智能手機、物聯(lián)網(wǎng)、云計算以及人工智能等的有效應(yīng)用，積極促進互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理進行深度融合并發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)化和集成作用，使得傳統(tǒng)的檔案管理能夠適應(yīng)信息時代發(fā)展的新趨勢。“科學技術(shù)能夠?qū)W籍檔案的數(shù)據(jù)庫、檔案的實體、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)以及用戶的信息完全集中在智能的數(shù)字信息平臺之下，有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的挖掘、整合和利用。”因此，從職業(yè)院校內(nèi)部建設(shè)來說，從學校領(lǐng)導到檔案管理的相關(guān)工作人員都要緊緊把握信息時代的脈搏，利用信息技術(shù)促進檔案管理模式與工作方式的革新。

1.1 檔案的信息化管理是事關(guān)國家與職業(yè)學校發(fā)展的優(yōu)質(zhì)選擇

2021年正式實施新修訂的《中華人民共和國檔案法》新增關(guān)于“檔案信息化建設(shè)”的專門章節(jié)，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面做出了明確規(guī)定，目的在于推動實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

1.2 檔案的信息化管理是承接信息技術(shù)優(yōu)勢的必然選擇

信息技術(shù)已經(jīng)開始大面積在職業(yè)院校的檔案管理中廣泛使用，提高了檔案的實用性、共享性和便捷性。利用信息技術(shù)管理檔案有助于對檔案信息的檢索與儲存。一般情況下，職業(yè)院校檔案管理者必須明確知曉學校檔案的種類、檔案內(nèi)容與檔案總量等基本信息。工作人員在開展檔案管理工作時，可以針對檔案內(nèi)容進行信息的分類整理及存儲，以方便使用者對資料信息進行查找和檢索。對于普通用戶而言，使用者僅需在搜索引擎里輸入關(guān)鍵詞和時間等信息，便可方便快捷地查詢與閱覽所需要的檔案內(nèi)容。除此之外，還可以借助于作為信息技術(shù)載體的電腦，利用相關(guān)壓縮技術(shù)的軟件有效解決儲存不足等問題。將大量檔案信息進行壓縮整理并存于相應(yīng)文檔中，不僅節(jié)省存儲空間，還可以迅速有效地查詢所需內(nèi)容，壓縮軟件的運用可以大大提高檔案檢索的效率，進而改善檔案管理工作的質(zhì)量。通過新型二維碼技術(shù)的廣泛推廣和使用，檔案管理可以通過二維碼儲存檔案信息，更加便于使用者對檔案內(nèi)容的檢索。

1.3 檔案的信息化管理是實現(xiàn)檔案管理提質(zhì)增效的關(guān)鍵手段

職業(yè)學院的信息化管理可以改變過去檔案信息以紙質(zhì)形式保存的諸多弊端。紙質(zhì)檔案必須依靠人工采集、分類、提取、整理、歸檔，不僅工作程序煩瑣、勞動強度很大，效率還很低下。因為勞動量大且人工操作的工作人員個體差異較大容易出錯的原因，所以導致學校檔案的內(nèi)容與質(zhì)量都差強人意。除此之外，紙質(zhì)檔案的保存與管理也存在很多問題，紙質(zhì)檔案隨著時間的推移會出現(xiàn)泛黃或者字跡和圖案模糊不清以及檔案紙張容易破損等問題，其后期維護和修補需要耗費大量的精力。甚至有些檔案因難以獲得良好的儲存，造成很多珍貴的檔案因損壞而出現(xiàn)無法彌補的現(xiàn)象。這些問題都給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而借助于信息技術(shù)實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理之后，電子載體的模式對紙質(zhì)檔案載體的取代，加之對云儲存技術(shù)的使用，可以實現(xiàn)檔案的移動硬盤存儲與云端存儲，并可以借助云儲存達成實時共享與傳輸?shù)哪繕恕４送猓柚跀?shù)字化信息技術(shù)的使用，不僅可以實現(xiàn)檔案管理的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫建設(shè)更便于管理者和使用者查找檔案信息，還可以通過設(shè)置密碼的方式保障檔案信息的安全性，以此來避免檔案信息被破壞、盜取、篡改等不良事故的發(fā)生。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代職業(yè)院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案信息化管理觀念的薄弱與制度規(guī)范的缺失

職業(yè)院校作為培養(yǎng)職業(yè)人才的搖籃更應(yīng)該積極地加入應(yīng)用高新技術(shù)行列。從普遍意義上說，信息技術(shù)在職業(yè)院校的運用范圍相對較廣，但是目前學校在檔案管理方面對信息技術(shù)的應(yīng)用卻遠遠滯后于在教務(wù)管理、科研管理、財務(wù)管理以及學生管理等領(lǐng)域，不能夠?qū)有畔⒓夹g(shù)與時俱進的整體趨勢。主要原因來自于大多數(shù)職業(yè)院校對信息化建設(shè)重視程度不足，不能夠充分認識到信息化檔案管理系統(tǒng)對檔案建設(shè)的影響與意義。除此之外，檔案信息化建設(shè)的體制機制、技術(shù)標準與規(guī)范以及政策與法律處于缺失狀態(tài)。首先，在互聯(lián)網(wǎng)背景下進行職業(yè)院校的檔案建設(shè)還缺乏相應(yīng)的體制與機制做保障，檔案的信息化建設(shè)需要從中央到地方，再到具體單位進行宏觀規(guī)劃與統(tǒng)籌以及明確檔案信息化管理的具體職責與功能方面。其次，檔案的信息化管理所涉及的相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標準，包括規(guī)范統(tǒng)一的文件格式，信息交換的模式與軟硬件的配套建設(shè)等方面比較薄弱。最后，檔案信息化建設(shè)中信息的共享與利用所需要的相關(guān)政策與法律的規(guī)范建設(shè)等處于缺失狀態(tài)。

2.2 檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是技術(shù)問題的突破

職業(yè)院校檔案信息化管理需要學校學籍檔案的現(xiàn)實情況與信息技術(shù)相結(jié)合，以此為基礎(chǔ)搭建配套的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)三個層面技術(shù)問題的突破。首先是檔案信息資源建設(shè)。包括紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化過程中所需要的原文數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、掃描技術(shù)以及計算機軟件的直接生成，檔案目錄的系統(tǒng)自動生成并存于數(shù)據(jù)庫。其次是檔案信息管理建設(shè)。包括數(shù)據(jù)的搜集、整理與保存、加工、統(tǒng)計、鑒定等技術(shù)以及數(shù)據(jù)的遷移、備份、存儲、訪問與安全保障等技術(shù)的突破。最后是檔案信息服務(wù)建設(shè)。包括目錄的檢索與原文的閱覽以及智能引擎技術(shù)的開發(fā)與利用等技術(shù)的突破與利用，以確保相關(guān)硬件設(shè)施能夠穩(wěn)定運行，這樣才能夠達到最佳的數(shù)字化管理效果。

從現(xiàn)階段高職院校學籍檔案數(shù)字化管理的情況來看，技術(shù)手段更新不及時，無法滿足現(xiàn)實需求的問題仍然存在。高職院校沒有根據(jù)自身實際情況制定數(shù)字化平臺，院校之間的平臺差別不大，無法滿足學校實際需求。一部分學校還不具備充足的資金，不能及時進行平臺的升級，從而導致技術(shù)手段與實際需求不符，不能真正滿足高職院校學籍檔案管理的需求。

2.3 互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案信息化管理需要融合方法創(chuàng)新

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，職業(yè)院校的檔案管理工作是依靠各種類型的數(shù)據(jù)維持開展的，主要內(nèi)容是對教學、科研、人事、學生管理等各項工作運行過程中形成直接、原始的信息資料進行管理以備開發(fā)利用的工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與演進以及國家對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的關(guān)注，職業(yè)院校的檔案管理工作應(yīng)更加注重與大數(shù)據(jù)的深度融合，打造大數(shù)據(jù)與檔案管理之間的橋梁，以提高檔案管理工作的效率，并為實現(xiàn)檔案信息的準確性與共享性奠定基礎(chǔ)。

互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理是根據(jù)一定的標準和要求對所獲取的信息與數(shù)據(jù)對同類單一資料進行整理和融合。在此基礎(chǔ)上，對各數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)價值和內(nèi)涵進行深度挖掘與利用以達到檔案信息價值的最大化。數(shù)據(jù)融合的規(guī)范化與標準化建設(shè)以及如何打造互聯(lián)互通的數(shù)據(jù)利用多種分析工具乃至進行后續(xù)的數(shù)據(jù)分析運用工作，這一難題將是職業(yè)院校檔案管理工作人員所需要突破的難點。

3 互聯(lián)網(wǎng)時代職業(yè)院校檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型升級路徑

3.1 信息化意識的樹立以及檔案管理制度規(guī)范的建構(gòu)

信息化意識的樹立是檔案信息化管理的前提與基礎(chǔ)，尤其是職業(yè)院校的領(lǐng)導需要認識到檔案管理工作結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化建設(shè)工作的重要性與必要性。這是推動檔案管理信息化建設(shè)有效有序進行的基礎(chǔ)。在職業(yè)院校的檔案信息化管理過程中，還需要構(gòu)建完善的管理制度和規(guī)范的責任制度，明確檔案工作相關(guān)部門的職責、義務(wù)及管理人員的工作內(nèi)容，落實崗位責任制，制定嚴格的監(jiān)督制度，建成完善有序的檔案管理體系。在檔案管理工作的實踐中，還應(yīng)該按照《電子檔案單套管理一般要求》制定符合職業(yè)院校自身要求與特點的有針對性的檔案信息化管理制度，落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，包括符合《黨政機關(guān)電子公文歸檔一體化管理技術(shù)規(guī)范》的標準和要求。最后，學校需要針對自身的實際情況在信息化建設(shè)制度建設(shè)方面持續(xù)不斷地進行制度與規(guī)范的制定與完善，以充分發(fā)揮檔案管理工作的作用和價值。

3.2 建立健全信息安全防護系統(tǒng)

數(shù)字化檔案的本質(zhì)特征從某種角度講數(shù)字檔案是更加安全的檔案管理方式，與紙質(zhì)檔案相比具有可備份的優(yōu)勢。但是，隨著數(shù)字化技術(shù)與檔案管理融合發(fā)展的不斷深入和應(yīng)用頻率的不斷提升，數(shù)字化管理弊端逐漸呈現(xiàn)，包括軟件技術(shù)支持的安全性與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性的建設(shè)成為檔案信息化建設(shè)需要重點關(guān)注與解決的問題。為了解決檔案管理的安全性問題以避免原始檔案遭到破壞，就要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步重視、同步保存、同時立卷的管理模式，以確保即使電子文件出現(xiàn)安全問題時依然會有原始紙質(zhì)檔案作為保障。電子文檔的存儲也受多種存儲介質(zhì)性能與技術(shù)因素的影響，各類電子載體物理性質(zhì)的差異導致檔案信息管理不能制定統(tǒng)一要求，并且需要定期對電子存儲設(shè)備進行安全檢測與備份。除此之外，從設(shè)備配備的安全角度來看，對于學校內(nèi)部的檔案管理，接入的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當是單獨支線的校園網(wǎng)，處理電子檔案的電腦還應(yīng)當是單獨設(shè)置，最大限度地減少信息被泄露的概率，以提升檔案管理專用的網(wǎng)絡(luò)安全。

3.3 創(chuàng)新數(shù)據(jù)整理的融合方法

利用互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)開展職業(yè)院校檔案管理工作，需要大力推動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的深度融合。在檔案管理工作中，不僅要數(shù)字化檔案的內(nèi)容，還需要構(gòu)建檔案管理的數(shù)字化或?qū)I(yè)化平臺和安全有效且完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。同時，還需要搭建配套的數(shù)據(jù)庫以確保檔案檢索的方便與快捷，以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展需求，創(chuàng)新大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理模式。把網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)安全的相關(guān)技術(shù)，比如隱私設(shè)計、數(shù)據(jù)水印等新理念、新方式與新技術(shù)融合并創(chuàng)新發(fā)展，進而應(yīng)用到檔案管理中。在檔案管理中的融合程序一般是將通過多種渠道搜集到的數(shù)據(jù)資料信息進行分類整理，對數(shù)據(jù)進行異質(zhì)性與精準性分析，以便于對大數(shù)據(jù)潛在價值的挖掘，以此來提升信息數(shù)據(jù)的價值。在不斷引進先進的管理技術(shù)與管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，借助新技術(shù)的優(yōu)勢來為檔案管理工作開展助力。充分開發(fā)與利用“互聯(lián)網(wǎng)+”以及大數(shù)據(jù)平臺，全面提升職業(yè)院校檔案資料信息化管理的水平。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，職業(yè)院校的檔案管理工作迎來了重要的轉(zhuǎn)型發(fā)展的機遇。職業(yè)院校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，主動利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的信息化，進一步提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與效率。創(chuàng)新建構(gòu)檔案的信息化管理體系與架構(gòu)，規(guī)范使用數(shù)據(jù)，最大程度地使互聯(lián)網(wǎng)在職業(yè)院校的檔案管理中發(fā)揮支撐作用。更好地為部門領(lǐng)導和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

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作者簡介：張華（1979—）大學學歷，山東交通技師學院檔案室館員、專職檔案員，主要從事檔案管理（檔案收集，整理，歸檔，信息化）。