面向智慧檔案建設的信息技術治理框架研究

于瑾?劉曉文

摘 要：在大數據、人工智能、區塊鏈等技術的助推下，智慧檔案建設正在加速推進。在智慧檔案建設過程中，面臨著信息技術應用復雜度與專業化程度高，技術風險容易失控等挑戰，如何科學有效地發揮信息技術對檔案管理的賦能作用，控制信息技術應用帶來的風險，成為檔案界日益關注的問題。本文引入信息技術治理的理念，分析了五大核心治理要素，厘清了五類治理目標，歸納了六大核心治理域，提出一種面向智慧檔案建設的信息技術治理框架，以期幫助各級檔案管理機構科學應對信息技術帶來的挑戰，最大化信息技術應用的價值，降低智慧檔案建設中的技術風險。

關鍵字：智慧檔案；數字技術；治理；框架

基金項目：本文系2023年海南省高等學校科學研究項目“區塊鏈賦能高校數字檔案管理的實施模式與路徑研究”（編號：Hnky2023-14）的研究成果之一。項目負責人：于瑾。

引言

在大數據、人工智能、區塊鏈等技術的助推下，檔案信息資源結構發生顛覆性改變，檔案數據化儲存與智能化管理日益明顯[1]，智慧檔案建設正在加速推進。2023年，全國檔案局館長會議強調“積極探索智慧檔案發展路徑，有效對接數字中國、智慧城市、智慧政務、數字鄉村和各行業智慧發展”[2]。這些技術的融合和應用在提升檔案管理效率的同時，也帶來了一系列挑戰和問題。通過物聯網設備收集的環境數據可以實時監控檔案的保存狀態，同時也會遇到設備和技術兼容性問題。區塊鏈技術增強了檔案管理的信任度和透明度，但也提升了檔案管理工作的技術復雜度。通過將人工智能與大數據技術相結合，可以從檔案數據中提取有價值的信息，用于研究和決策參考。但也由此引發了檔案數據標準化與安全性問題，這些問題讓人們逐漸意識到信息技術日益成為影響檔案管理工作的關鍵因素。在此背景下，如何科學有效地發揮信息技術對檔案管理的賦能作用，對信息技術應用給檔案管理工作帶來的風險進行監管和控制，成為檔案界日益關注的問題。

1 智慧檔案建設中存在的問題與挑戰

一是資金投入與成本控制。智慧檔案建設需要大量的資金投入，包括硬件設施、軟件開發和人員培訓等。如何在有限的預算內實現效益最大化是管理者需要考慮的問題。二是數據管理與整合。智慧檔案系統通常涉及大量的數據，包括文本、圖像、視頻等多種形式的數據。檔案管理工作人員需要解決檔案數據管理與整合的問題，包括數字化檔案的收集、存儲、清洗、整合以及數據質量的保障等。三是信息安全與隱私保護。檔案管理相關工作人員需要應對信息安全和隱私保護等方面的挑戰，確保檔案數據不被未授權的訪問、篡改或泄露。四是技術標準與互操作性問題。智慧檔案包括一系列復雜的系統，例如智慧館舍、智慧館藏與智慧管理和服務等。這些系統可能來自不同的技術供應商或廠家，因而可能存在技術標準不一致或互操作性差的問題。檔案管理工作人員需要解決不同系統之間的集成與互操作性問題，確保系統之間能夠有效交換信息與數據。五是技術更新與維護問題。智慧檔案系統通常需要長期運行和維護。因此，檔案管理工作人員需要面對技術更新與維護的挑戰。他們需要定期更新系統軟件、硬件，并進行故障排除和性能優化，以確保系統的穩定性和可靠性。六是數字化轉型與人員培訓。隨著智慧檔案建設的推進，需要大量具備數字技術能力的專業人才。如何培養和提升人才的技能以適應新技術的應用是一個長期的挑戰。檔案管理工作人員需要接受相關的技術培訓，提升其數字化技能與知識水平，適應智慧檔案系統的建設和運行。同時，他們還需要面對組織文化和管理體制上的變革，以適應數字化轉型帶來的變化。

2 智慧檔案建設中實施信息技術治理的必要性分析

一是響應國家政策要求。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，加速數字檔案館（室）建設是國家戰略的要求[3]，對其中的信息技術應用與決策活動進行治理是實現這一目標的必要手段。二是保障檔案數據的真實性和完整性，防止數據被篡改或丟失，確保檔案信息的可靠。三是保障和加強檔案管理的合規性，包括政策合規性、技術合規性和安全合規性等[4]。四是確保信息技術被恰當地應用于提高檔案管理效率。利用信息技術可以優化檔案的全生命周期管理，包括收集、整理、保存和利用，實現自動化和智能化，從而提高檔案管理的效率和質量。五是進行科學合理的投資決策。智慧檔案建設需要大量的資金投入，包括硬件設施、軟件開發和人員培訓等。信息技術的投資決策復雜性較高，又有較高的專業化門檻，多方參與、透明的協同決策有助于提高智慧檔案建設中信息技術投資的科學性和合理性。

3 面向智慧檔案建設的信息技術治理框架

3.1 總體框架概覽

李政蓉等根據社會技術系統理論，指出信息技術賦能治理創新需要來自社會層面和技術層面的技術、結構、人員和任務四個要素協同[5]。王娟等將智慧治理理念引入在線教育治理領域，從組織、服務、技術、環境等角度提出在線教育智慧治理的框架與實施路徑[6]。借鑒相關研究，文章提出一個對智慧檔案建設過程中信息技術應用與賦能活動進行治理的總體框架（圖1）。該框架主要包括五大核心治理要素：利益相關群體、治理主體、治理目標、治理決策域和具體的制度安排。

3.2? 治理架構與治理主體分析

在圖1描繪的智慧檔案信息技術治理框架中，智慧檔案建設涉及的利益相關群體種類較多，主要包括政府主管部門、檔案機構、技術（服務）提供商、各級檔案學會、檔案從業人員、學術研究機構及其他相關組織和個體。這些利益相關群體通過委派代表成立不同層級的智慧檔案治理委員會，對智慧檔案建設過程中信息技術應用與賦能活動進行治理。這些不同級別的治理委員會是所在層級的信息技術的治理主體。

在各級的治理委員會中，政府主管部門的代表作為政策法規的制定者和執行者，在智慧檔案信息技術治理主體中扮演著領導和監管的角色。它們負責構建所在層級統一的政策框架，確保各級和各關聯檔案部門的有效協作。檔案學會的代表則主要參與制定相關的行業標準和規范，推動行業內的信息共享和技術互操作，保障數據質量和信息安全。信息技術服務企業的代表主要負責提供技術咨詢，參與相關技術標準和規范的制定工作，如網絡與信息安全規范、軟件系統功能規范、信息共享與互操作規范等。各級檔案館或相關管理機構則是智慧檔案信息技術治理的執行主體，負責具體的檔案數字化工作、數據管理、資源開發利用以及提供檔案服務。學術研究機構主要是從事檔案學理論和技術研究的學術機構，其代表主要為智慧檔案信息技術治理提供理論支持和創新研究，推動智慧檔案信息技術治理體系不斷完善和發展。智慧檔案的信息技術治理需要多元主體的共同參與和合作，通過治理委員會中各方的共同努力，構建一個多元、高效的智慧檔案治理架構。

3.3 治理目標分析

3.3.1安全性目標。智慧檔案信息技術治理的安全性目標主要是確保檔案的保密性、完整性和可用性，包括對檔案信息系統的訪問控制、數據加密、備份和恢復等方面的控制目標。安全性目標是智慧檔案信息技術治理的基礎性目標，是其他治理目標的前提和保障，只有保證了安全，才能保護檔案信息不受威脅，維護檔案的真實性和完整性。

3.3.2合規性目標。智慧檔案信息技術治理的合規性目標是指遵循相關法律法規、政策和標準，確保檔案信息技術的應用和管理符合國家和行業的規定，其中包括對檔案信息的采集、存儲、使用、傳輸和銷毀等環節。合規性目標是智慧檔案信息技術治理的基本要求，與政府監管、行業標準、數據保護等緊密相連。只有滿足合規性要求，才能確保檔案信息技術得到合法的應用。

3.3.3價值性目標。智慧檔案信息技術治理的價值性目標，是指通過信息技術的應用，提高檔案信息的價值，為政府、企業和公眾提供更好的服務。這包括提高檔案信息的可用性、可靠性和時效性以及挖掘檔案信息的潛在價值，為決策支持、科研教育和文化傳播等提供數據支持。價值性目標是智慧檔案信息技術治理的核心目標，是評價智慧檔案治理善治與否的關鍵。

3.3.4質量性目標。智慧檔案信息技術治理的質量性目標是指確保檔案信息系統與數據的功能質量和性能質量，以提高智慧檔案關聯系統的穩定性、可擴展性和易用性，其中包括對檔案信息技術的研發、測試、運維和優化等環節的管理。質量性目標是智慧檔案信息技術治理的關鍵，只有保證質量目標的達成，才能滿足智慧檔案各利益相關群體的要求，實現智慧檔案的價值。

3.3.5可達性目標。智慧檔案信息技術治理的可達性目標是指確保檔案信息資源能夠被授權用戶訪問和利用，包括對檔案信息的獲取和利用等環節的管理。可達性目標是智慧檔案信息技術治理的重要目標。

3.4 治理域分析

3.4.1智慧館舍。該治理域聚焦于與檔案館舍建設智能化和自動化的相關規范、標準、流程和各種制度安排。例如檔案館智能化建設相關建設標準、規范、設施配置；館舍運營的智能化流程，如智能導覽、智能安防、能源管理；智慧檔案館的運營管理制度、維護保養制度等。

3.4.2智慧庫藏。該治理域聚焦于通過數字化技術對檔案資源進行管理和存儲的相關規范、標準、協同流程和各種制度安排。例如數字檔案資源的采集、存儲和檢索標準化流程；數字化檔案的歸檔制度，檔案數據的長期保存與備份制度；檔案數字化涉及的元數據標準等。這一治理域的焦點在于如何利用信息技術提高檔案資源的保存效率和利用效率，同時也為長期保存提供了技術支持。

3.4.3智慧陳展。智慧陳展是指應用信息技術手段，提供數字化、互動化和個性化的檔案資源陳列與展示。該治理域聚焦于借助數字化技術對檔案資源陳列與展示的相關規范、標準、協同流程和各種制度安排。例如，在標準和規范方面，涉及數字化檔案內容展示標準、互動技術標準、無障礙標準等；在流程方面，包括數字化檔案陳展管理流程、實物檔案陳展管理流程等；在典型制度安排方面，包括數字檔案信息安全與隱私保護制度、互動設備和系統的維護更新制度等。

3.4.4技術。該治理域主要聚焦在除了智慧館舍、庫藏和陳展業務以外，檔案日常管理中涉及的通用性或專題性技術的相關規范、標準、流程和各種制度安排。例如，數字化檔案信息安全保護規范、檔案信息技術系統的建設、維護和更新；技術研發、應用部署、系統維護等流程以及智慧檔案系統項目管理制度、技術創新制度等。

3.4.5人員。該治理域主要聚焦于智慧檔案建設中檔案管理機構內部人員的組織、培訓、激勵和考核，人員相關技術培訓和個人發展相關的規范、標準、流程和各種制度安排。例如，職稱評定、專業技能認證、繼續教育，人員招聘、培訓、評估和晉升流程，人才培養制度、績效考核制度等。

3.4.6服務。該治理域主要聚焦于智慧檔案建設中檔案利用與服務的規范、標準、流程和各種制度安排。例如，服務規范、服務水平標準，服務需求收集、服務設計、服務實施和服務評價流程；人才培養制度、績效考核制度；服務質量管理制度、用戶滿意度調查制度、服務改進制度等。

3.5? 具體的制度安排

3.5.1引導類典型制度安排。包括政策與流程類制度安排。例如，數據保護政策、信息安全政策、合規性要求等；技術標準與規范類制度安排。例如，制定一系列技術標準和規范，以引導智慧檔案的技術應用和開發，包括數據格式標準、安全技術標準和接口規范等；培訓與教育引導類制度安排。例如，開展定期的培訓和教育活動，提高員工的信息素養和技能等。

3.5.2評價類典型制度安排。建立治理有效性評估機制，對智慧檔案的信息技術治理有效性進行定期評估。例如，對政策執行情況、技術應用效果、員工表現等進行評估，以期通過有效性評估能夠及時發現存在的問題和采取改進措施。建立風險評估機制，定期對技術風險、合規風險、安全風險等進行風險評估，識別和評估信息技術治理面臨的風險，進而制定相關的風險應對策略以減少風險出現的概率。建立檔案用戶滿意度評估制度，可以通過問卷調查、用戶訪談等方式定期收集用戶反饋，評估用戶對智慧檔案的滿意度。

3.5.3監控類制度安排。建立實時監控系統，對智慧檔案的場館環境、庫藏等進行實時監控，包括系統性能監控、安全事件監控等。定期進行審計和合規檢查，確保智慧檔案的信息技術治理符合相關法律法規和政策要求，包括內部審計、外部審計等。通過審計和合規檢查，可以發現潛在的合規問題并及時進行整改。建立數據質量監控系統，對檔案數據的質量進行定期檢查和監控，包括數據準確性、完整性、一致性等方面的監控。通過數據質量監控，可以確保檔案數據的可靠性和可用性。

總之，智慧檔案的信息技術治理框架從引導類、評價類和監控類分別設計了具體的制度安排。這些制度安排旨在引導和規范智慧檔案的信息技術治理，評估其效果和風險，并對其進行實時監控和審計。通過實施這些制度安排，能夠保障智慧檔案信息技術治理得到有效實施，促進檔案工作高效優質開展。

結束語

本文引入技術治理理念，應用于分析智慧檔案建設中信息技術應用存在的問題與挑戰，總結智慧檔案建設中引入信息技術治理的必要性。在此基礎上，提出一個面向智慧檔案建設的信息技術治理框架，分析包括利益相關群體、治理主體、治理目標、治理決策域和具體制度安排等五大核心治理要素；厘清包括安全性目標、合規性目標、價值性目標、質量性目標和可達性目標在內的五類治理目標；歸納總結六大核心治理域；提出按引導類、評價類和監控類分別設計具體的制度安排。本文提出的信息技術治理框架旨在幫助各級檔案管理機構科學應對信息技術帶來的挑戰，最大化信息技術應用的價值，控制和降低智慧檔案建設中的技術風險。

參考文獻

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[6]王娟，鄭浩，高振等.“雙減”背景下在線教育智慧治理框架構建與實踐路徑[J].中國電化教育，2022，（02）：38-46.

作者簡介：于瑾，1979年，碩士，海南師范大學檔案館館員，研究方向：檔案管理； 劉曉文，1978年，博士，海南師范大學信息科學與技術學院教授，研究方向：信息系統與信息管理。