人力資源管理信息化的價值及實施策略

摘 要：21世紀，傳統(tǒng)經(jīng)營理念和模式已經(jīng)不再適用于我國企業(yè)人力資源管理，在未來人力資源管理中怎樣選拔和培養(yǎng)人才、激勵人才，已成為我國許多企業(yè)的一項重要任務(wù)。如何提升人力資源管理效能，并做到科學(xué)化、精細化管理是我國企業(yè)面臨的一個全新挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：人力資源；管理；信息化；價值；實施策略

前言

知識經(jīng)濟的產(chǎn)生，使人類社會在生產(chǎn)方式、生活方式、思維方式等方面都發(fā)生著巨大的變化。信息化已經(jīng)逐漸深入到企業(yè)生產(chǎn)、流通以及組織管理方式當中，有效的人力資源管理是企業(yè)維持持續(xù)競爭力以及長遠發(fā)展優(yōu)勢的重要因素之一。所以，人力資源管理在戰(zhàn)略規(guī)劃、組成結(jié)構(gòu)、管理方法和途徑等方面也應(yīng)隨之進行改變，以滿足企業(yè)信息化需求。這種變革最主要的方式就是人力資源管理信息化。

一、人力資源管理信息化的價值

（一）提高工作效率

信息化有助于人力資源部門簡化流程，提高效率，如招聘流程的自動化、員工考勤管理及績效評估，降低了人力資源管理時的繁瑣作業(yè)，使工作效率更高。

（二）數(shù)據(jù)驅(qū)動決策

信息化系統(tǒng)可以協(xié)助人力資源部門對員工數(shù)據(jù)進行采集、分析與使用，并通過多種報表與分析工具提供數(shù)據(jù)支持，使人力資源決策更加科學(xué)、精準，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃與業(yè)務(wù)決策做出貢獻[1]。

（三）提升員工參與度

在信息化平臺的支持下，可搭建員工自助服務(wù)系統(tǒng)，使員工更方便地申請假期、查詢薪酬福利信息、參加培訓(xùn)，提升了員工參與度及滿意度。

（四）強化人力資源管理支持

信息化系統(tǒng)有助于人力資源部門為業(yè)務(wù)部門提供更完善的支持，如銷售團隊績效考核和技術(shù)人才職業(yè)規(guī)劃，從而對企業(yè)的核心業(yè)務(wù)給予更加有的放矢的扶持。

（五）降低成本

通過信息化系統(tǒng)能夠降低人力資源管理時間成本以及紙質(zhì)材料成本等，還能夠避免部分人為失誤與疏漏，從而間接降低企業(yè)管理成本。

二、人力資源管理信息化的具體實施策略

（一）制定信息化發(fā)展規(guī)劃

從企業(yè)本身發(fā)展需要出發(fā)，結(jié)合當前管理體系，編制人力資源管理信息化長遠發(fā)展規(guī)劃至關(guān)重要。從企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)需求以及信息流程等方面確定了信息化系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計。其中包括明確系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)流向和信息交互模式，以保證系統(tǒng)能有效地支撐人力資源管理中的所有操作。從企業(yè)實際出發(fā)，結(jié)合今后發(fā)展的需要來選擇適合自己的信息化技術(shù)平臺。其中涉及硬件設(shè)備、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的選型，應(yīng)保證系統(tǒng)從性能上、穩(wěn)定性上以及靈活性上都能符合企業(yè)需要。考慮不同信息化系統(tǒng)之間的集成和接口，確保人力資源管理信息化系統(tǒng)與其他企業(yè)系統(tǒng)（例如財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)）能夠良好地協(xié)同工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流通。確定了人力資源管理信息化系統(tǒng)實施步驟及時間節(jié)點，主要從需求分析、系統(tǒng)選型、開發(fā)定制、測試驗證、上線運行階段進行布置與規(guī)劃。在執(zhí)行過程中還要合理安排人力資源及資金投入以確保工程順利推進。信息化發(fā)展規(guī)劃需符合企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃，保證信息化系統(tǒng)能有效地支撐企業(yè)發(fā)展目標及戰(zhàn)略重點的實現(xiàn)，是企業(yè)發(fā)展強有力的好幫手。在規(guī)劃時，需考慮信息化系統(tǒng)投資成本及長期運營成本等因素，以保證投入和回報的均衡，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)效益最大化。規(guī)劃需兼顧信息化系統(tǒng)的靈活性與可擴展性，保證系統(tǒng)能滿足企業(yè)發(fā)展需求，具有較好的可更新性與擴展性，能隨企業(yè)發(fā)展而持續(xù)優(yōu)化與提升。所以，信息化發(fā)展規(guī)劃的編制是一項系統(tǒng)工程，它既要綜合考慮企業(yè)自身條件以及未來發(fā)展的需要，又要時刻注意整體戰(zhàn)略規(guī)劃，保證信息化系統(tǒng)可以有效地支撐企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營[2]。

（二）確定信息化需求和目標

明確信息化需求與目標，對于企業(yè)人力資源管理信息化的發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)充分調(diào)查與分析現(xiàn)有人力資源管理情況，摸清各業(yè)務(wù)流程存在問題與瓶頸，確定信息化系統(tǒng)可解決痛點與提升空間。本文在深入細致地進行需求調(diào)研的基礎(chǔ)上，確定了各部門、各崗位對信息化系統(tǒng)提出的具體要求，并充分考慮到了今后業(yè)務(wù)開展對信息化系統(tǒng)所提出的新要求。企業(yè)有必要對人力資源管理信息化目標進行明確界定，其中包括所達到的作用與收益。這些目標可涉及但不僅僅局限于提高效率、降低成本、提升員工體驗和強化組織管理。目標應(yīng)具體、可行和可量化衡量。企業(yè)在制定信息化需求與目標時，需要清楚地認識到信息化系統(tǒng)在員工與組織管理方面的支撐作用。其中包括該體系對招聘、培訓(xùn)、績效管理和員工關(guān)系的支持率及該體系擔負的作用與職責[3]。保證信息化系統(tǒng)真正能成為人力資源管理的得力幫手，促進管理效能的提高。清晰地界定需求與目標，對后續(xù)信息化系統(tǒng)的選擇與實現(xiàn)也是非常關(guān)鍵的。企業(yè)只有明確界定了需求及目標才可以更好地選擇與其相匹配的信息化系統(tǒng)，并在實現(xiàn)過程中更好地引導(dǎo)開發(fā)及定制，保證系統(tǒng)真正符合企業(yè)需求。企業(yè)在界定信息化需求與目標時需重視全員參與、全面溝通與協(xié)調(diào)各個部門需求等問題，以保證信息化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)能真正地服務(wù)企業(yè)大局，從而為企業(yè)長期發(fā)展與持續(xù)優(yōu)化提供扎實的支撐。

（三）選擇適合的信息化系統(tǒng)

根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特點和管理需求選擇適合自己的人力資源管理信息化系統(tǒng)至關(guān)重要。不同規(guī)模的企業(yè)對人力資源管理系統(tǒng)的需求是不一樣的。小型企業(yè)在提高效率和降低成本方面可能更加注重簡單明了和易于利用的系統(tǒng)；規(guī)模中等的企業(yè)可能需要較多功能，以支持復(fù)雜的組織管理和員工發(fā)展；對大型公司而言，他們或許需要一個更加定制化的系統(tǒng)，以滿足其龐大的員工基數(shù)和復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程的需求。每個行業(yè)的企業(yè)在人力資源管理方面都可能存在不同，比如零售業(yè)需要更加注重員工的調(diào)度和培訓(xùn)，制造業(yè)需要更加注重生產(chǎn)效率和安全管理，金融業(yè)需要更加注重績效考核和合規(guī)管理。因此對人力資源管理信息化系統(tǒng)進行選擇時，需充分考慮產(chǎn)業(yè)特點，確保系統(tǒng)能夠滿足產(chǎn)業(yè)需求。企業(yè)在人力資源管理方面的具體管理需求同樣也會影響到系統(tǒng)選擇。例如有的企業(yè)可能對招聘管理的職能提出了更高的要求，有的企業(yè)則可能更重視績效管理和薪酬福利管理。因此在選擇信息化系統(tǒng)時，需要與企業(yè)內(nèi)部各部門充分溝通，了解他們的具體需求，以確保系統(tǒng)能夠滿足管理的需求[4]。企業(yè)可以選擇購買技術(shù)相對成熟、功能完善、能夠迅速滿足企業(yè)基本需求的人力資源管理軟件。另外，對于一些有特殊需求或者對于信息化系統(tǒng)有嚴格定制的企業(yè)，也可以考慮定制開發(fā)以確保系統(tǒng)能夠完全符合企業(yè)的實際情況。此外，利用云端服務(wù)也可以成為一個選擇，可以降低前期投資成本、提高靈活性，并且可以使企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)變化對系統(tǒng)規(guī)模和功能進行調(diào)整。無論采用何種方式，均應(yīng)全面開展需求分析、市場調(diào)研和盡職調(diào)查，確保選用的信息化系統(tǒng)能夠真正滿足企業(yè)管理的需求，有助于企業(yè)管理水平和運營效率的提升。

（四）組織變革和人才培養(yǎng)

人力資源管理信息化給企業(yè)帶來了非常深刻的意義。一是可能使管理流程、組織架構(gòu)、工作流程等方面發(fā)生較大調(diào)整。在這一形勢下，組織變革成為必然，以使得企業(yè)能夠適應(yīng)全新的管理模式，實現(xiàn)信息化所帶來變革的最大化。二是要保證信息化轉(zhuǎn)型的順利實施，企業(yè)要注重人才培養(yǎng)，提高員工信息化系統(tǒng)運用與操作能力，作為信息化轉(zhuǎn)型所需的人力資源支持。企業(yè)實施組織變革需要組建變革管理團隊、確定變革目標及方向、主動與員工交流、提高員工對變革的認同及支持程度。與此同時，企業(yè)也需要進行全方位的變革教育與訓(xùn)練，督促員工主動融入變革步伐中去，培養(yǎng)員工適應(yīng)變革、創(chuàng)新意識等能力。在人才培養(yǎng)方面，企業(yè)要通過開設(shè)信息化系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)課程、編制詳細的操作手冊或者引入外部培訓(xùn)資源等方式促進員工技術(shù)與操作水平的提高，以保證其能夠熟練運用信息化系統(tǒng)。另外，還可以通過激勵機制與績效考核來激勵員工主動參與信息化系統(tǒng)推廣應(yīng)用，增強其信息化轉(zhuǎn)型支持度與熱情。組織變革與人才培養(yǎng)構(gòu)成信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)需密切注意這兩方面才能保證信息化系統(tǒng)順利推廣應(yīng)用。企業(yè)只有以組織變革與人才培養(yǎng)為支撐，才能有效地進行信息化轉(zhuǎn)型、提高管理水平與運營效率以獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢。所以，保證組織變革順利進行，提高員工信息化能力是重中之重。

（五）強化數(shù)據(jù)管理和安全保障

在推行人力資源管理信息化進程中，維護員工個人信息，強化數(shù)據(jù)管理與隱私安全控制非常關(guān)鍵。企業(yè)要想保證數(shù)據(jù)完整性、可用性、保密性，就要采取一系列的舉措。首先是企業(yè)要建立并完善信息保護制度與程序，主要是明確職工個人信息采集與利用標準、規(guī)范數(shù)據(jù)權(quán)限管理、建立數(shù)據(jù)訪問審批機制，從而保證數(shù)據(jù)合法安全。其次是企業(yè)需利用安全可信的信息技術(shù)手段對敏感數(shù)據(jù)進行加密存儲與傳輸，并對數(shù)據(jù)進行訪問控制和權(quán)限管理，以防止非授權(quán)訪問與篡改，并且定期開展系統(tǒng)漏洞掃描、安全審計等工作，對可能存在的安全風險及時識別、修復(fù)。另外，企業(yè)還應(yīng)該加強對員工信息安全意識的培養(yǎng)，讓其意識到個人信息及敏感數(shù)據(jù)存在的意義，嚴格按照有關(guān)安全操作規(guī)范和程序進行操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、誤用等問題。最后是企業(yè)需建立并完善數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制來處理各種突發(fā)事件與災(zāi)害，確保信息系統(tǒng)在制定緊急預(yù)案時連續(xù)平穩(wěn)運行，增強信息系統(tǒng)應(yīng)急響應(yīng)能力，盡可能減少數(shù)據(jù)泄露與誤用風險。企業(yè)加強數(shù)據(jù)管理與安全保障能夠有效地提升信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避數(shù)據(jù)泄露與誤用，保障員工個人信息安全隱私，強化企業(yè)社會責任感與信譽度，也滿足相關(guān)法律法規(guī)要求，對企業(yè)持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

（六）及時有效地進行培訓(xùn)和推廣

培訓(xùn)與推廣是人力資源管理信息化推行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。針對不同職位、不同工作內(nèi)容明確職工對信息化系統(tǒng)使用要求，有的放矢地設(shè)置培訓(xùn)對象及培訓(xùn)內(nèi)容。基于培訓(xùn)的具體需求，結(jié)合系統(tǒng)的功能特性以及員工的實際狀況，必須制定詳盡的培訓(xùn)方案，方案應(yīng)涵蓋培訓(xùn)的時間、地點、方式以及內(nèi)容的具體安排。設(shè)計一套適合職工的培訓(xùn)教材，內(nèi)容涉及信息化系統(tǒng)基本操作、功能模塊簡介、常見問題解決方法，突出操作技巧及注意事項。結(jié)合實際情況選擇合適的訓(xùn)練方式，可采取面對面訓(xùn)練、遠程網(wǎng)絡(luò)訓(xùn)練、視頻錄制訓(xùn)練等方式來保證信息傳達全面及時。為承擔培訓(xùn)任務(wù)的培訓(xùn)師提供專業(yè)培訓(xùn)與輔導(dǎo)，以提高他們對系統(tǒng)操作的熟練度及培訓(xùn)技巧，保證培訓(xùn)效果。根據(jù)培訓(xùn)計劃及方式組織開展信息化系統(tǒng)使用培訓(xùn)工作，保證培訓(xùn)內(nèi)容全覆蓋，有利于職工迅速掌握、運用新系統(tǒng)。通過內(nèi)部宣傳、分發(fā)宣傳資料和組織推廣活動，在職工中宣傳信息化系統(tǒng)所帶來的好處和方便，調(diào)動職工對新系統(tǒng)利用的熱情。培訓(xùn)結(jié)束后，要建立連續(xù)支持機制、問題咨詢渠道、反饋機制等，對職工使用中出現(xiàn)的問題要及時解決[5]。

（七）進行系統(tǒng)評估和持續(xù)改進

開展系統(tǒng)評估與持續(xù)改進，是企業(yè)信息化系統(tǒng)實施后至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。該流程要求企業(yè)持續(xù)采集用戶反饋信息與建議，從而綜合評價信息化系統(tǒng)功能、性能與用戶體驗，依據(jù)評價結(jié)果做出相應(yīng)調(diào)整與完善。通過定期進行用戶滿意度調(diào)查、使用情況分析以及系統(tǒng)性能監(jiān)控，搜集員工及管理人員對于信息化系統(tǒng)使用感受及意見與建議。通過數(shù)據(jù)分析及系統(tǒng)運行報告來評價信息化系統(tǒng)對于提高工作效率、降低成本、完善管理決策的實際作用，保證系統(tǒng)部署與運用達到預(yù)期目的。依據(jù)評估結(jié)果及時對信息化系統(tǒng)功能設(shè)計、界面交互、系統(tǒng)性能、用戶培訓(xùn)進行調(diào)整與完善，保證系統(tǒng)能不斷滿足企業(yè)管理需要。在系統(tǒng)更新升級的同時，定期開展員工培訓(xùn)工作，協(xié)助員工熟練運用新功能、新操作方法，建立起一套完整的技術(shù)支持體系，及時為用戶排憂解難。依據(jù)評估結(jié)果及用戶反饋制定周密的持續(xù)改進方案，確定改進目標、責任人、時間節(jié)點及實施方案，保證改進工作的有序開展及實質(zhì)效果。企業(yè)通過不斷地系統(tǒng)評估與完善，能夠充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的效率，優(yōu)化管理決策，提升企業(yè)競爭力，不斷適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，切實促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語

人力資源進行信息化管理既是管理手段也是與時代相適應(yīng)、與現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展相協(xié)調(diào)的管理思想，它為企業(yè)創(chuàng)造了巨大價值，其中既有有形價值也有無形價值。與此同時，人力資源管理思想的轉(zhuǎn)變要以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略為基礎(chǔ)，與實際情況相吻合。

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作者簡介：張峰（1984.01－），男，漢族，山西大同人，本科，經(jīng)濟師，研究方向：企業(yè)人力資源管理。