人力資源管理信息化的價值及實施策略

摘 要：21世紀，傳統經營理念和模式已經不再適用于我國企業人力資源管理，在未來人力資源管理中怎樣選拔和培養人才、激勵人才，已成為我國許多企業的一項重要任務。如何提升人力資源管理效能，并做到科學化、精細化管理是我國企業面臨的一個全新挑戰。

關鍵詞：人力資源；管理；信息化；價值；實施策略

前言

知識經濟的產生，使人類社會在生產方式、生活方式、思維方式等方面都發生著巨大的變化。信息化已經逐漸深入到企業生產、流通以及組織管理方式當中，有效的人力資源管理是企業維持持續競爭力以及長遠發展優勢的重要因素之一。所以，人力資源管理在戰略規劃、組成結構、管理方法和途徑等方面也應隨之進行改變，以滿足企業信息化需求。這種變革最主要的方式就是人力資源管理信息化。

一、人力資源管理信息化的價值

（一）提高工作效率

信息化有助于人力資源部門簡化流程，提高效率，如招聘流程的自動化、員工考勤管理及績效評估，降低了人力資源管理時的繁瑣作業，使工作效率更高。

（二）數據驅動決策

信息化系統可以協助人力資源部門對員工數據進行采集、分析與使用，并通過多種報表與分析工具提供數據支持，使人力資源決策更加科學、精準，為公司戰略規劃與業務決策做出貢獻[1]。

（三）提升員工參與度

在信息化平臺的支持下，可搭建員工自助服務系統，使員工更方便地申請假期、查詢薪酬福利信息、參加培訓，提升了員工參與度及滿意度。

（四）強化人力資源管理支持

信息化系統有助于人力資源部門為業務部門提供更完善的支持，如銷售團隊績效考核和技術人才職業規劃，從而對企業的核心業務給予更加有的放矢的扶持。

（五）降低成本

通過信息化系統能夠降低人力資源管理時間成本以及紙質材料成本等，還能夠避免部分人為失誤與疏漏，從而間接降低企業管理成本。

二、人力資源管理信息化的具體實施策略

（一）制定信息化發展規劃

從企業本身發展需要出發，結合當前管理體系，編制人力資源管理信息化長遠發展規劃至關重要。從企業組織結構、業務需求以及信息流程等方面確定了信息化系統總體架構設計。其中包括明確系統模塊結構、數據流向和信息交互模式，以保證系統能有效地支撐人力資源管理中的所有操作。從企業實際出發，結合今后發展的需要來選擇適合自己的信息化技術平臺。其中涉及硬件設備、數據庫系統、操作系統、網絡架構的選型，應保證系統從性能上、穩定性上以及靈活性上都能符合企業需要?？紤]不同信息化系統之間的集成和接口，確保人力資源管理信息化系統與其他企業系統（例如財務系統、生產系統）能夠良好地協同工作，實現數據的共享和流通。確定了人力資源管理信息化系統實施步驟及時間節點，主要從需求分析、系統選型、開發定制、測試驗證、上線運行階段進行布置與規劃。在執行過程中還要合理安排人力資源及資金投入以確保工程順利推進。信息化發展規劃需符合企業總體戰略規劃，保證信息化系統能有效地支撐企業發展目標及戰略重點的實現，是企業發展強有力的好幫手。在規劃時，需考慮信息化系統投資成本及長期運營成本等因素，以保證投入和回報的均衡，實現信息化系統效益最大化。規劃需兼顧信息化系統的靈活性與可擴展性，保證系統能滿足企業發展需求，具有較好的可更新性與擴展性，能隨企業發展而持續優化與提升。所以，信息化發展規劃的編制是一項系統工程，它既要綜合考慮企業自身條件以及未來發展的需要，又要時刻注意整體戰略規劃，保證信息化系統可以有效地支撐企業發展與經營[2]。

（二）確定信息化需求和目標

明確信息化需求與目標，對于企業人力資源管理信息化的發展具有十分重要的意義。企業應充分調查與分析現有人力資源管理情況，摸清各業務流程存在問題與瓶頸，確定信息化系統可解決痛點與提升空間。本文在深入細致地進行需求調研的基礎上，確定了各部門、各崗位對信息化系統提出的具體要求，并充分考慮到了今后業務開展對信息化系統所提出的新要求。企業有必要對人力資源管理信息化目標進行明確界定，其中包括所達到的作用與收益。這些目標可涉及但不僅僅局限于提高效率、降低成本、提升員工體驗和強化組織管理。目標應具體、可行和可量化衡量。企業在制定信息化需求與目標時，需要清楚地認識到信息化系統在員工與組織管理方面的支撐作用。其中包括該體系對招聘、培訓、績效管理和員工關系的支持率及該體系擔負的作用與職責[3]。保證信息化系統真正能成為人力資源管理的得力幫手，促進管理效能的提高。清晰地界定需求與目標，對后續信息化系統的選擇與實現也是非常關鍵的。企業只有明確界定了需求及目標才可以更好地選擇與其相匹配的信息化系統，并在實現過程中更好地引導開發及定制，保證系統真正符合企業需求。企業在界定信息化需求與目標時需重視全員參與、全面溝通與協調各個部門需求等問題，以保證信息化系統設計與實現能真正地服務企業大局，從而為企業長期發展與持續優化提供扎實的支撐。

（三）選擇適合的信息化系統

根據企業規模、行業特點和管理需求選擇適合自己的人力資源管理信息化系統至關重要。不同規模的企業對人力資源管理系統的需求是不一樣的。小型企業在提高效率和降低成本方面可能更加注重簡單明了和易于利用的系統；規模中等的企業可能需要較多功能，以支持復雜的組織管理和員工發展；對大型公司而言，他們或許需要一個更加定制化的系統，以滿足其龐大的員工基數和復雜的業務流程的需求。每個行業的企業在人力資源管理方面都可能存在不同，比如零售業需要更加注重員工的調度和培訓，制造業需要更加注重生產效率和安全管理，金融業需要更加注重績效考核和合規管理。因此對人力資源管理信息化系統進行選擇時，需充分考慮產業特點，確保系統能夠滿足產業需求。企業在人力資源管理方面的具體管理需求同樣也會影響到系統選擇。例如有的企業可能對招聘管理的職能提出了更高的要求，有的企業則可能更重視績效管理和薪酬福利管理。因此在選擇信息化系統時，需要與企業內部各部門充分溝通，了解他們的具體需求，以確保系統能夠滿足管理的需求[4]。企業可以選擇購買技術相對成熟、功能完善、能夠迅速滿足企業基本需求的人力資源管理軟件。另外，對于一些有特殊需求或者對于信息化系統有嚴格定制的企業，也可以考慮定制開發以確保系統能夠完全符合企業的實際情況。此外，利用云端服務也可以成為一個選擇，可以降低前期投資成本、提高靈活性，并且可以使企業根據業務變化對系統規模和功能進行調整。無論采用何種方式，均應全面開展需求分析、市場調研和盡職調查，確保選用的信息化系統能夠真正滿足企業管理的需求，有助于企業管理水平和運營效率的提升。

（四）組織變革和人才培養

人力資源管理信息化給企業帶來了非常深刻的意義。一是可能使管理流程、組織架構、工作流程等方面發生較大調整。在這一形勢下，組織變革成為必然，以使得企業能夠適應全新的管理模式，實現信息化所帶來變革的最大化。二是要保證信息化轉型的順利實施，企業要注重人才培養，提高員工信息化系統運用與操作能力，作為信息化轉型所需的人力資源支持。企業實施組織變革需要組建變革管理團隊、確定變革目標及方向、主動與員工交流、提高員工對變革的認同及支持程度。與此同時，企業也需要進行全方位的變革教育與訓練，督促員工主動融入變革步伐中去，培養員工適應變革、創新意識等能力。在人才培養方面，企業要通過開設信息化系統專業培訓課程、編制詳細的操作手冊或者引入外部培訓資源等方式促進員工技術與操作水平的提高，以保證其能夠熟練運用信息化系統。另外，還可以通過激勵機制與績效考核來激勵員工主動參與信息化系統推廣應用，增強其信息化轉型支持度與熱情。組織變革與人才培養構成信息化轉型的關鍵環節。企業需密切注意這兩方面才能保證信息化系統順利推廣應用。企業只有以組織變革與人才培養為支撐，才能有效地進行信息化轉型、提高管理水平與運營效率以獲取持續競爭優勢。所以，保證組織變革順利進行，提高員工信息化能力是重中之重。

（五）強化數據管理和安全保障

在推行人力資源管理信息化進程中，維護員工個人信息，強化數據管理與隱私安全控制非常關鍵。企業要想保證數據完整性、可用性、保密性，就要采取一系列的舉措。首先是企業要建立并完善信息保護制度與程序，主要是明確職工個人信息采集與利用標準、規范數據權限管理、建立數據訪問審批機制，從而保證數據合法安全。其次是企業需利用安全可信的信息技術手段對敏感數據進行加密存儲與傳輸，并對數據進行訪問控制和權限管理，以防止非授權訪問與篡改，并且定期開展系統漏洞掃描、安全審計等工作，對可能存在的安全風險及時識別、修復。另外，企業還應該加強對員工信息安全意識的培養，讓其意識到個人信息及敏感數據存在的意義，嚴格按照有關安全操作規范和程序進行操作，以免出現數據泄露、誤用等問題。最后是企業需建立并完善數據備份與恢復機制來處理各種突發事件與災害，確保信息系統在制定緊急預案時連續平穩運行，增強信息系統應急響應能力，盡可能減少數據泄露與誤用風險。企業加強數據管理與安全保障能夠有效地提升信息系統運行的穩定性與可靠性，規避數據泄露與誤用，保障員工個人信息安全隱私，強化企業社會責任感與信譽度，也滿足相關法律法規要求，對企業持續發展打下堅實基礎。

（六）及時有效地進行培訓和推廣

培訓與推廣是人力資源管理信息化推行的關鍵環節。針對不同職位、不同工作內容明確職工對信息化系統使用要求，有的放矢地設置培訓對象及培訓內容?；谂嘤柕木唧w需求，結合系統的功能特性以及員工的實際狀況，必須制定詳盡的培訓方案，方案應涵蓋培訓的時間、地點、方式以及內容的具體安排。設計一套適合職工的培訓教材，內容涉及信息化系統基本操作、功能模塊簡介、常見問題解決方法，突出操作技巧及注意事項。結合實際情況選擇合適的訓練方式，可采取面對面訓練、遠程網絡訓練、視頻錄制訓練等方式來保證信息傳達全面及時。為承擔培訓任務的培訓師提供專業培訓與輔導，以提高他們對系統操作的熟練度及培訓技巧，保證培訓效果。根據培訓計劃及方式組織開展信息化系統使用培訓工作，保證培訓內容全覆蓋，有利于職工迅速掌握、運用新系統。通過內部宣傳、分發宣傳資料和組織推廣活動，在職工中宣傳信息化系統所帶來的好處和方便，調動職工對新系統利用的熱情。培訓結束后，要建立連續支持機制、問題咨詢渠道、反饋機制等，對職工使用中出現的問題要及時解決[5]。

（七）進行系統評估和持續改進

開展系統評估與持續改進，是企業信息化系統實施后至關重要的環節。該流程要求企業持續采集用戶反饋信息與建議，從而綜合評價信息化系統功能、性能與用戶體驗，依據評價結果做出相應調整與完善。通過定期進行用戶滿意度調查、使用情況分析以及系統性能監控，搜集員工及管理人員對于信息化系統使用感受及意見與建議。通過數據分析及系統運行報告來評價信息化系統對于提高工作效率、降低成本、完善管理決策的實際作用，保證系統部署與運用達到預期目的。依據評估結果及時對信息化系統功能設計、界面交互、系統性能、用戶培訓進行調整與完善，保證系統能不斷滿足企業管理需要。在系統更新升級的同時，定期開展員工培訓工作，協助員工熟練運用新功能、新操作方法，建立起一套完整的技術支持體系，及時為用戶排憂解難。依據評估結果及用戶反饋制定周密的持續改進方案，確定改進目標、責任人、時間節點及實施方案，保證改進工作的有序開展及實質效果。企業通過不斷地系統評估與完善，能夠充分發揮信息化系統的效率，優化管理決策，提升企業競爭力，不斷適應業務發展需要，切實促進企業持續發展。

結語

人力資源進行信息化管理既是管理手段也是與時代相適應、與現代經濟發展相協調的管理思想，它為企業創造了巨大價值，其中既有有形價值也有無形價值。與此同時，人力資源管理思想的轉變要以企業發展戰略為基礎，與實際情況相吻合。

參考文獻：

[1]韋煒.事業企業人力資源管理信息化的價值及實施[J].經濟研究導刊，2022（04）：109-111.

[2]張貞雄，許亮亮.新形勢下企業經濟管理的創新策略研究[J].現代經濟信息，2023，38（35）：16-18.

[3]慕海麗.我國企業人力資源管理創新問題探究[J]. 財訊，2022（14）：1-3.

[4]柴藝心.戰略發展下的事業企業人力資源管理優化研究[J].財訊，2021（36）：70-72.

[5]李亞欣.試析信息化在人力資源管理中的應用價值[J].管理觀察，2015（02）：27-28.

作者簡介：張峰（1984.01－），男，漢族，山西大同人，本科，經濟師，研究方向：企業人力資源管理。