數字化轉型背景下企業檔案管理策略

于睿

摘要：隨著信息技術的快速發展和數字化轉型的推進，企業檔案管理也面臨著全新的機遇和挑戰。傳統的紙質檔案管理方式存在諸多弊端，如檔案存儲空間大、檢索速度慢、易丟失等，嚴重制約了檔案管理的準確性。而數字化檔案管理通過將檔案信息數字化，不僅節省了存儲空間，還可以通過關鍵詞檢索等方式快速找到所需檔案，大大提高了檔案管理的效率。然而，數字化檔案管理也面臨著一些挑戰。本文通過對數字化轉型背景下的企業檔案管理進行研究，探討了數字化檔案管理的意義、內容和實施方案，旨在提高檔案管理的效率和準確性，為企業發展提供有力支持。

關鍵詞：數字化轉型；企業；檔案管理；效率

DOI：10.12433/zgkjtz.20241405

一、企業檔案管理數字化轉型的意義

2021年，中共中央、國務院出臺了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確提出“實施檔案信息化強基工程，在全國檔案信息化基礎性關鍵性領域開展專項建設，推動檔案信息化固本強基邁上新臺階”，并指出，檔案信息化建設是提升檔案治理能力、推動檔案管理現代化的關鍵，在建設數字中國的過程中發揮著重要作用：

一是提高工作效率和生產力。通過數字化轉型，企業可以實現快速的檢索和訪問，減少查找文件的時間和人力成本。員工可以更快地獲取所需信息，從而提高工作效率和生產力。

二是降低存儲成本。電子檔案可以減少物理存儲空間，降低存儲成本。數字化轉型后的檔案可以存儲在云端或電子媒介上，節省物理檔案的維護和管理費用，可為企業節省大量的空間和資金。

三是優化資源利用。電子檔案可以實現共享和協作，避免重復工作和資源浪費。通過有效的檔案管理，企業可以更好地利用資源，提高工作效率，實現經濟效益的提升。

四是增強信息的安全性。電子檔案可以采用加密、權限控制等技術，這有助于減少檔案丟失、損壞或被盜的風險，保護重要信息的安全。信息安全保障有助于維護企業的聲譽和客戶關系，避免企業的經濟損失。

五是提升客戶服務。電子檔案可以提供更便捷的客戶服務。客戶可以通過在線平臺訪問和下載所需的檔案，提高客戶的滿意度和忠誠度。滿意的客戶更有可能成為回頭客，從而為企業帶來更多收入。

六是促進業務增長。電子檔案可以為企業提供更多的商機和業務拓展機會。通過數據分析和挖掘，企業發現潛在的市場需求和業務機會，從而制定更有效的營銷策略，促進業務的增長和創新。

二、企業檔案管理數字化轉型的相關內容

（一）基礎業務的規范與完善

在信息化高速發展的今天，企業檔案管理數字化轉型已成為其提高效率、降低成本的必然選擇。要實現數字化轉型，企業必須建立基礎業務規范與完善的方法，以確保檔案管理的準確性、安全性和可持續性。

第一，建立全面的檔案管理制度是數字化轉型的基礎。明確檔案的工作責任制、檔案的分類、檔號制定規則、存儲、檢索等方面的規范，確保檔案的有序管理和快速訪問。同時，該制度還應包含檔案保密、備份、災備等方面的內容，以保障檔案的安全性和可靠性。

第二，借助先進的信息技術手段，實現檔案的數字化管理。數字化轉型的核心是將紙質檔案轉化為電子檔案，并利用信息技術手段進行管理和存儲。這需要企業投入一定的資金和技術力量，建立起適應實際情況的數字化檔案管理系統，使檔案的檢索、共享和傳遞更加高效和便捷，提升工作效率。

（二）存量檔案的數字化

存量檔案數字化是將企業已有的紙質檔案轉化為電子形式管理。這項工作涉及大量的數據錄入、掃描、整理和分類工作，需要耗費大量的人力和時間。然而，正是這些努力，才能使檔案管理變得更加高效和便捷。存量檔案數字化可使檔案的存儲和檢索變得更加方便。傳統的紙質檔案需要占用大量的空間，而且尋找特定的檔案也需要耗費大量的時間和精力。電子化后的檔案，可以存儲在電腦或云端，不僅節省了空間，還可以通過OCR技術，通過搜索關鍵詞快速找到所需的信息，這極大地提高了工作效率和響應速度。存量檔案數字化也增強了檔案的安全性和可靠性，紙質檔案容易受自然災害的影響，也存在人為破壞或丟失的風險，一旦遭受損失，往往無法恢復。電子化后的檔案可以通過數據備份和加密來保護，即使發生意外，也留有備份，這為企業的信息安全提供了更加可靠的保障。

（三）增量檔案的電子化

增量檔案電子化是將企業檔案管理中的新增部分，以電子檔案的形式存儲和管理。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有諸多優勢。第一，它打破了時間和空間的限制，使得檔案的檢索和共享變得更加便捷、高效。工作人員無論是在辦公室，還是在異地出差，只需輕點鼠標，即可輕松獲取所需的檔案信息。第二，電子檔案的存儲空間相對較小，不再需要大量的實體空間存放紙質檔案，有利于節約資源和保護環境。第三，電子檔案還具備不可更改性、自動數據備份、安全性強等特點，可有效預防檔案丟失或損毀的風險，為企業的長期發展提供有力支持。

（四）檔案管理的智能化

檔案管理智能化是通過應用先進的技術手段，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，并借助人工智能、大數據分析等技術，實現檔案的自動化、智能化管理。這種智能化的轉型，不僅提高了檔案管理的效率和準確性，還為企業提供了更加便捷和可靠的信息存儲與檢索方式。檔案管理智能化使得檔案存儲和檢索更加高效。同時，利用智能化的搜索算法，可以快速定位和檢索所需的檔案信息，大大提高了檔案查找效率。檔案管理智能化還能為企業決策提供了更加準確和全面的依據。通過應用人工智能和大數據分析技術，可以對檔案中的海量信息進行深度挖掘和分析，從中發現潛在的商業價值和趨勢，幫助企業把握市場機遇，提高競爭力。

三、企業檔案管理數字化轉型的方法

（一）加強基礎設施建設

基礎設施如同企業的骨架，承載著數字化轉型的重要任務。只有擁有堅實可靠的基礎設施，企業才能在數字化浪潮中穩步前行。第一，加強網絡基礎設施建設是數字化轉型的關鍵一環。網絡是數字化時代的命脈，檔案管理的數字化轉型離不開高速、穩定的網絡支持。因此，企業應投入資金和人力，升級網絡設備，提高網絡帶寬，確保數據傳輸的高效和安全。以強大的網絡基礎設施為支撐，實現檔案管理的數字化轉型，最終實現信息的快速共享和高效利用。第二，加強數據存儲基礎設施建設是數字化轉型的另一要務。隨著檔案管理的數字化轉型，數據量呈爆炸式增長。因此，企業需要建設可靠的數據存儲設施，以應對海量數據的存儲和管理，這包括硬件設備的升級和擴容、建立數據備份和災備機制等。只有確保數據的安全性和可靠性，企業才能更好地利用數字化檔案，提高工作效率和決策能力。

（二）健全檔案管理制度

在數字化轉型背景下，企業的檔案管理制度應根據國家檔案管理政策、企業發展運營情況的變化而變化，以《數字檔案館（室）建設指南》為基本依據，結合自身的實際情況，制定符合企業發展以及數字化轉型需求的檔案管理制度，包括檔案查閱制度、檔案信息管理規范制度、檔案備份制度、檔案外包管理制度等。

企業還應明確規定各環節的流程，為檔案管理人員的日常工作提供制度層面的指引，使檔案收集、歸檔工作更加規范合理。同時完善檔案庫房內控制度，重點建立健全檔案庫房日常管理、檔案流動過程中安全管理等制度和應急預案，推動檔案安全風險評估、隱患排查治理和應急處置演練常態化。

企業應建立完善的信息安全管理制度，制定并實施相關的信息安全規定，明確檔案管理的責任和權限，加強對檔案數字化轉型過程中的安全管理和控制。同時，加強對員工的培訓和教育，提高他們對信息安全的認知和意識，使其正確處理和保護檔案信息。

（三）實現人力驅動

第一，企業要重視員工的培訓和發展。培訓不僅僅是傳授知識和技能，更重要的是能激發員工的學習興趣和創新意識。通過培訓，員工可以了解檔案管理數字化轉型的最新技術和方法，提升自身的專業能力和素質水平。同時，通過設立獎勵機制，鼓勵員工在檔案管理中提出新的理念和方法，激發其創造力和積極性。第二，實現人力驅動需要建立一個開放和包容的工作環境。企業應該鼓勵員工之間的溝通和合作，打破部門間的壁壘，促進知識的共享和交流。第三，建立檔案文化。在數字化轉型中，檔案管理涉及多個部門和崗位的合作，因此，應不斷加強對檔案工作的宣傳。通過檔案展覽、公眾號或視頻號等方式宣傳，回顧歷史，通過宣傳檔案工作，形成檔案文化，從而提升員工的認同感，最終增強對檔案工作重要性的認知。

（四）優化管理流程

第一，合理規劃流程是優化管理的基礎。企業在數字化轉型前，應對現有的管理流程進行全面的分析和評估。通過深入了解各個環節的工作流程，找出其中存在的問題和瓶頸，確定優化的方向和目標，如此才能有針對性地進行檔案管理優化工作。第二，借助先進的信息技術工具是優化管理流程的重要手段。在數字化轉型的過程中，企業可以引入一些先進的信息管理系統，如電子檔案管理系統、工作流程管理系統等。這些系統幫助企業實現檔案信息的集中存儲和快速檢索，提高信息共享和協同辦公的效率。同時，通過工作流程管理系統，可以對各環節的工作進行監控和調度，提高工作效率和質量。

（五）運用現代化檔案管理技術

第一，借助電子文檔管理系統實現檔案數字化轉型。通過建立電子檔案庫，企業進行檔案的錄入、存儲、檢索和共享，從而大大提高檔案管理效率。此外，設置電子文檔管理系統的訪問權限，確保檔案信息的安全性和機密性。

第二，加強新一代信息技術在數字檔案建設中的應用，設置長期保存技術和驗證體系，推動檔案管理的創新發展。一是云計算技術。通過云存儲服務商提供的平臺，將不涉及國家秘密的檔案數據上傳至云端，隨時隨地進行訪問和管理。這種方式不僅解決了傳統檔案管理中地域限制和時間限制的問題，還可以減少存儲成本和維護成本；二是人工智能。企業利用人工智能技術實現檔案的自動分類和標注，從而大大減少人工處理的工作量，提高檔案管理的效率和準確性；三是區塊鏈技術。區塊鏈技術可以實現檔案信息的去中心化存儲和不可篡改性，確保檔案信息的真實性和完整性。利用區塊鏈技術構建去中心化的檔案管理系統，實現檔案信息的可追溯和可驗證。通過應用區塊鏈技術，企業可以更好地保護檔案信息安全，防止信息被篡改和泄露，提升檔案管理的可信度。

第三，加強新興技術在智能庫房管理方面的應用，如庫房環境監測、視頻監控報警等；加強檔案信息安全保密技術的應用，注重減少檔案的信息安全風險，如網絡與檔案系統的物理隔離等。

（六）注重檔案信息的安全備份

信息安全備份是將企業檔案中的數字化信息進行定期的備份和存儲，以防止數據丟失或遭受惡意攻擊的方式。在信息安全備份的過程中，可以采取以下方法：第一，在數字化檔案管理中，選擇合適的存儲設備和技術是確保信息安全備份的關鍵，因此，可以考慮使用高性能的服務器、網絡存儲設備和云存儲技術，以確保檔案信息的安全性和可靠性。第二，采取數據加密、訪問控制等技術手段，增強檔案信息的保密性和完整性。此外，備份數據應存儲在不同的地點和介質上，以防止單一存儲設備故障或災害導致的數據丟失。第三，聘請高校科研人員、技術企業的相關人員，組建專業的管理團隊，編寫電子檔案備份中心建設目標、規劃，并制定運營和維護的標準。例如：根據檔案的重要性和敏感程度，制定相應的備份頻率和備份周期。第四，進行適合自身需要的檔案數據異地、異質備份工作。有條件的企業對重要檔案（包括新聞類電影、電視片、照片、錄音、錄像等）實行異地備份，或采用微縮、仿真復制、靜電復印等異質備份方式，將重要的檔案遷移到其他載體上，保障檔案原件的安全與完整。同時，檔案信息管理系統還應開展容災備份等工作，確保檔案“萬無一失”。

（七）積極創新

工作人員一方面應時時關注、參與企業發展，圍繞中心戰略開展工作；另一方面應緊密關注新技術的應用，了解、學習新環境，以檔案數字化轉型為契機，不斷創新、開發、應用適應企業需要的檔案管理方式。如：開發檔案移動服務平臺，開發檔案利用線上審批流程，完善檔案利用查閱功能、專門業務的檔案編研等。此外，管理者還應創造適當的環境，保障學習時間、繼續教育時間、開發經費保障等，切實推動檔案工作的高質量發展。

四、結語

綜上所述，數字化轉型背景下的企業檔案管理工作，面臨著技術革新帶來的諸多挑戰，只有充分認識到數字化檔案管理的意義和重要性，并不斷采取相應的解決方案，企業才能在轉型的浪潮中搶占先機。通過合理開展信息化檔案管理，不斷提高檔案治理效力，為企業發展提供更有力支撐，為維護企業和員工的合法權益發揮更大的效能。

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