以流程引擎提升高校網上辦事大廳教務服務質量的探索與實踐

趙雅楠　葉艷明　高揚

摘要：網上辦事大廳以流程引擎為核心，通過對學校業務的重新整合和流程再造，簡化辦事流程，提高辦事效率。文章以北京科技大學學籍變更申請流程為例，通過向教務部門了解學籍變更事項的現狀，調研各學院教務工作人員、輔導員以及學生對該事項辦理的需求，對該事項線下辦理流程進行梳理，借助基于流程引擎的網上辦事大廳，搭建流程事項、配置權限、發送消息通知，實現信息共享與協同辦公，極大地提高了師生需求的響應能力，實現速度快、成本低的辦事模式。

關鍵詞：流程引擎；辦事大廳；教務服務；學籍變更

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2024）14-0014-04 開放科學（資源服務）標識碼（OSID） ：

0 引言

2018年4月，教育部發布了《教育信息化2.0行動計劃》。文件中提到了：要推進教育“互聯網+政務服務”，實現“一張表管理”和“一站式服務”，切實讓百姓少跑腿、數據多跑路。2023年2月，懷進鵬部長在世界數字教育大會的演講中也提到：發展數字教育，重在應用為王、服務至上。正是在這個大背景下，高校的信息化建設開始轉向重視師生體驗、優化業務流程方面發展。越來越多的高校開始建設一站式網上辦事大廳，學校整體的行政管理與服務開始由管理型、單一型向服務型和復合型轉變。

在教育數字化轉型的趨勢下，網上辦事大廳業務流程建設是可以助推全校師生辦事流程發生重大變革的重要力量[1]。網上辦事大廳可以使得日常服務的手工操作量大大降低。作為業務服務人員，網上辦事大廳能使他們從繁雜的實務工作中解脫出來，將更多的時間投入職能工作研究中，進而提高自身的工作思考[2]，再反饋到網上辦事大廳的流程中，對流程進行優化，充分發揮網上辦事大廳流程平臺復用的最大化價值。

本文的研究從高校教務服務工作入手。教務服務工作多數是沒有信息系統支撐的，例如學生請銷假、在讀證明、轉導師申請、轉專業申請、休退學申請等。這些流程中涉及大量的跑腿簽字環節，既耗費了師生的精力又增加了辦事的難度。網上辦事大廳以流程引擎為核心，通過對學校業務的重新整合和流程再造，可以快速構建服務，簡化辦事流程，進而，減少辦事過程中“來回跑、不斷找”的現象，為全校師生提供更加便捷、具有豐富功能的網上辦事大廳應用和身份認證，解決各部門的管理和服務問題，同時辦事大廳還能夠突破部門之間的界限，完善服務流程，不管是教工還是學生都能夠感受到流程再造帶來的便利，并在事項辦理過程中自覺優化流程推進工作進度，形成良性閉環生態[3]。

接下來，本文將以北京科技大學（以下簡稱“北科大”） 學籍變更申請流程為例，通過對該流程進行梳理，借助基于流程引擎的網上辦事大廳，對流程進行整合和再造，提高教務服務的質量，實現信息共享與協同辦公。

1 研究方法與內容

網上辦事大廳賦予師生用戶的，不僅僅是一個系統、一個應用。作為用戶，我們可以開放思維，通過網上辦事大廳平臺提供的碎片化的服務、應用化的組件以及自動化的接口，像搭積木一樣，依據學校的實際情況，梳理線下的辦事流程以及辦事過程中需要填寫的表格，借助可視化的工具，創建線上審批流、權限配置、消息通知、流程跟蹤、資料歸檔[4]。以流程驅動數據流轉和服務定制，實現教務管理的規范化、標準化與自動化[5]。

1.1 業務線下流轉的流程梳理

1.1.1 網上辦事大廳整體需求分析

1） 系統功能需求。網上辦事大廳的服務對象是全校師生，它可以將管理服務流程中的資源提取與業務整合融入一起，為師生提供一站式的服務。系統要將用戶與權限管理、流程監控、流程處理、表單服務這四項基本功能賦予業務管理服務者。

2） 各類型用戶的功能需求。基于辦事大廳的使用情況，我們將用戶分為三類：師生用戶、業務部門辦事員、系統管理員。師生用戶需要填寫和查看的權限。業務部門辦事員需要審批、效能監督、報表查詢和導出的權限。系統管理員需要配置流程、效能監督、分配用戶權限、報表制作等權限。

1.1.2 流程平臺需求分析與架構設計

通過與研究生院、教宿科、財務處、圖書館、學生處、貸款辦以及學院的多次溝通，梳理了研究生學籍變更的流程，以及各個部門在該事項中的需求。

研究生學籍變更分為休學、退學、博轉碩三種情況。近三年，北科大學籍變更的研究生（含留學生）人數較多，各類型人數比如圖1所示。

1） 休學申請。①學生需填寫《休學申請》紙質版，并在所在學院簽字蓋章后，通過辦事大廳提交線上申請。②研究生院培養辦接收簽字蓋章后的紙質版《休學申請》，在辦事大廳線上申請中完成審批，進入圖書館、學生處、貸款辦、教宿科、財務處、信息辦等多部門并行審批環節。③多部門審批完成后，審批結果反饋至學院輔導員處，學生休學申請完成。

2） 退學申請。與休學申請流程基本相似，增加了戶口辦和檔案館的審批環節。

3） 博轉碩申請。與休學流程基本相似，區別在于：研究生院審核完成后，其他各部門無須審核，只需了解學生的學籍變更，并完成本部門對應學生信息的變更。

通過對這三項事項的需求解析，我們對學籍變更事項進行了架構設計，如圖2所示。對于辦事大廳的業務，可分為4個部分，即發起者、平臺本身、審批者以及發起者與所屬部門之間的關系。

在發起者從用戶端進行登錄，輸入學工號密碼后驗證身份，不同的用戶組的權限不同。用戶身份確認后，可以通過數據源帶入個人基本數據信息。發起者也可以委托他人幫助管理，也就是用戶輸入相關信息并通過驗證后即可登錄，不同用戶有著不同的權限功能，保存于不同的用戶組。

1.2 業務線上流轉的表單設計

業務在線上流轉的過程中，需要通過表單來展示用戶信息。本著“盡可能讓用戶少填寫，數據多從業務數據中抓取”的原則，作為表單的設計者，要熟練掌握設計表單所需的各類控件功能，以及外掛控件的使用，熟悉數據源功能，對于申請者的基本信息，采用數據源帶入。

學生在進入申請后，首先看到的是辦理提醒及流程說明，經學生本人確認后，進入采用流程引擎設計的休學申請表單中。

在休學表單中，當申請人發起申請后，系統自動帶入申請人的學號、姓名、聯系電話、學院、專業等基本信息。學生手動填入導師和輔導員信息，方便下一步流程搭建時，能夠及時知會導師和輔導員該生的辦理進度。

基本信息完成后，是請假信息，包括個人休學期限、休學原因以及是否退宿等必填項的填寫。填寫完成后可提交申請。

退學和博轉碩表單內容和設計思路與休學相似。

詳見圖3，學籍變更表單設計流程圖。

1.3 業務線上流轉的流程搭建

線上流轉的流程就是流程控制，要通過控制信息流的指向，引導流程模型依據不同的狀態和對應的指向來控制流程的流向。研究生休學申請的流程狀態模型如圖4所示。

該流程中包含了條件節點判斷、并行節點開始、并行節點合并、狀態遷移動作4個基本元素。在流程設計中，可以對每一個環節進行屬性配置。

休學、退學和博轉碩流程公開透明，申請人、申請人的學院級管理員以及流程中所涉及的部門均可實時查看業務流程進展以及各個審批節點的狀態，還能一鍵催辦，提高辦事效率。

1.4 業務線上流轉的權限配置

通過流程引擎，可以很方便、準確地對每個步驟的審批人進行權限配置。學生學籍變更事項中每個環節的審批人在線下處理過程中的常用方法轉為線上審批后對應的權限配置如下：

1） 限定每個環節的辦理部門和辦理人員。2） 強制短信提醒辦理人員進行業務處理。3） 辦理人員可以依據辦理情況預置審批用語。4） 結合辦理事項做出下一步流程動作設置。5） 超時未審批時，發送短信提醒審批人。

除此之外，對于同一部門有多人審批的情況，可以通過競爭、會簽（并行/順行）來設置審批人的參與方式，主導審批流程走向。可以說線上流轉的權限配置在整個事項中發揮著中樞的作用，它促使流程的運轉更加省時和高效。

1.5 業務整合和數據歸檔

1） 業務整合。為了便于師生操作，業務可以按照專題進行分類整合，師生可以通過進入某個專題頁面，快速找到與自己有關的事項入口。

2） 數據歸檔。業務完成后，所有的數據都會進行電子版歸檔，且保存時間較長，便于各業務部門隨時查看。另外，考慮到個別部門，比如檔案館，學生檔案的郵寄地址可能會有更改，我們還對檔案館開放了數據修改功能，允許部門的管理員對數據進行再次修改，并保存修改記錄。

2 建設效果

自2023年9月28日上線至2023年12月18日，研究生休學共有25人次完成辦理，退學共有9人次完成辦理。通過數據顯示，研究生休退學排在前兩位的原因是：身體狀況和出國交流。那么這部分學生在辦理休退學時，很少是本人到學校來辦理學籍變更手續，多數為委托辦理。對于身體狀況出問題的學生，他們在尋找委托人方面也存在問題，可能羞于讓同班同學知道自己的情況，所以只能委托輔導員辦理，輔導員作為委托辦理人要攜帶各類證明材料在學校各部處之間奔走，輔導員還有自己的本職工作，通常休退學流程辦下來需要至少一周的時間。對于出國交流的學生，他們除了要辦理休退學手續，還需要辦理出國手續，遇到該流程辦理老師不在崗的情況，他們還要多次跑才能完成辦理。自從休退學流程在辦事大廳上線后，申請休退學的學生本人可以在網上進行辦理，不用再委托他人，而且自己可以實時看到辦理進度。申請人的導師和輔導員也可以在線查詢辦理情況，極大地為休學退提供了便捷的辦理環境，同時也縮短了事項辦理時間，平均2天可以完成休退學辦理手續。真正地做到了讓數據多跑路，讓師生少跑腿。

3 結束語

從師生角度來看，他們在辦理業務時，會遇到業務入口多，辦理流程復雜，重復數據多次填寫，等待時間長等問題。基于流程引擎的辦事大廳可以簡化辦事流程，將分散的服務集中化，將管理本位轉為服務本位，以人為本，由數據中心提供基礎的數據，通過用戶反饋迭代優化辦事流程，讓“我為師生辦實事”更加有溫度。

從教務服務部門角度來看，這種基于流程引擎的網上辦事大廳提供了可視化、所見即所得的表單設計能力，無須代碼，用平臺提供的控件即可按照業務的需要，快速搭建流程，極大地降低了流程引擎類服務事項的開發成本，提高了需求的響應速度，同時能夠實現多部門聯合辦公，師生也能看到事項的辦理進度，有效地應對了在教務工作中大量的、個性化的服務流程，讓“我為師生辦實事”更有力度。

從學校信息化整體發展來看，以流程引擎為基礎的網上辦事大廳符合教育數字化轉型的需求，辦事速度快、消息通知實時、辦理流程可監督等功能極大地提升了用戶體驗，具有非常高的推廣價值。以流程引擎為基礎的辦事大廳具有靈活性、可塑性，彌補了教務系統在教務服務與管理方面的不足，與教務系統相輔相成，讓“我為師生辦實事”更有深度。

參考文獻：

[1] 許曉光.高校網上辦事大廳業務流程建設的設計與實現[J].軟件，2023，44（9）：184-186.

[2] 趙婕.基于流程引擎的高校網上辦事大廳設計與實現[J].產業與科技論壇，2023，22（19）：269-270.

[3] 張芳.高校智慧校園的建設實踐及創新應用：以中央財經大學為例[J].現代教育技術，2022，32（4）：113-125.

[4] 孫珊珊.基于流程引擎的高職院校網上辦事大廳的設計與實現[J].電腦知識與技術，2023，19（16）：47-50.

[5] 姜慶偉.基于流程引擎的一站式辦事大廳公車服務研究與實現[J].電子技術與軟件工程，2021（5）：134-135.

【通聯編輯：唐一東】

基金項目：北京科技大學2022 年度研究生教育教學改革項目（項目編號：2023JGC010） ；北京科技大學科技與文明中外人文交流研究開放課題（編號2022KFTS006）