數字化轉型下智慧共享財務管理體系建設研究

劉國棟

摘要：隨著信息技術的飛速發展和全球數字化浪潮的興起，企業面臨著前所未有的機遇與挑戰。在這一大背景下，財務管理作為企業決策的重要支撐，也需要實現從傳統到數字化的深刻變革。本文旨在探討數字化轉型下建設智慧共享財務管理體系的必要性與戰略價值。建設智慧共享財務管理體系成為企業提升財務運作效率、優化決策流程的當務之急。這不僅能夠加強不同業務部門之間的協同，打破“信息孤島”，更能提高財務數據的實時性和準確性。同時，通過引入大數據、機器人等先進技術，智能化財務系統的建設將為企業提供更為智能、精準的決策支持，促使企業更具市場競爭力。

關鍵詞：數字化；智慧共享；財務管理；大數據；機器人

DOI：10.12433/zgkjtz.20240929

一、智慧共享財務管理概述

（一） 定義

數字化轉型下的智慧共享財務管理是指借助先進的數字技術和信息化手段，將企業財務管理的各個環節進行整合和優化，實現信息的高效共享和智能化決策的一種管理模式。其核心在于整合各財務業務模塊，建立數字化平臺，實現數據實時共享、業務流程智能化處理，以推動企業財務管理的全面升級。

（二）核心意義

1．業務層面價值

在業務運營中，數字化轉型下的智慧共享財務管理帶來了革命性的變化。通過打破傳統財務數據的孤立狀態，實現財務數據的實時共享，企業能夠更加精準地了解經營狀況，有效降低操作成本。此外，通過智能化的財務系統，企業可以實現更高效的財務流程，包括報賬、發票管理等，提升業務處理的效率，從而釋放更多精力專注于核心業務。

2．決策層面優勢

在決策制定層面，數字化轉型下的智慧共享財務管理體系為企業提供了更為精確和全面的數據支持。通過大數據分析，企業可以更準確地了解市場趨勢、客戶需求等信息，為制定戰略規劃提供有力支持。智能化的財務系統還能夠實現財務數據的智能化分析和預測，為領導層提供更為科學的決策依據，從而增強企業在市場競爭中的應對能力。

二、數字化轉型下智慧共享財務管理面對的挑戰

（一）經驗不足

首先，財務人員在數字化領域的實際操作經驗相對較為匱乏。由于數字化轉型是近年來迅猛發展的新興領域，許多財務人員對于新技術、新工具的使用和應用尚未形成深刻的認識和經驗積累，財務人員需要不斷學習和適應，以跟上數字化轉型的步伐。

其次，企業在智慧共享財務管理體系建設過程中，面對的不僅僅是技術層面的問題，還包括組織架構、流程設計等方面的挑戰。財務人員需要具備更多的全局觀和戰略眼光，但由于傳統財務管理注重的更多是日常的賬務處理，對于整體戰略和數字化轉型戰略的認知和理解較薄弱。

最后，由于數字化轉型需要團隊協同合作，財務人員面臨與其他部門協同的挑戰。缺乏足夠的協同經驗和有效溝通機制導致“信息孤島”，財務與其他部門之間難以形成緊密的協作關系，影響數字化轉型的整體推進。此外，智慧共享財務管理體系需要財務人員對數據隱私、信息安全等方面有更深層次的認知。缺乏經驗使得財務人員在保障數據安全和隱私的問題上出現盲區，從而帶來潛在的風險和問題。

（二）業務與財務部門溝通困難

首先，業務與財務部門往往存在著不同的專業術語和業務語境，導致雙方難以達成共識。財務人員通常側重于財務報表、會計準則等專業領域，而業務人員更注重產品銷售、市場需求等業務方面。這種專業術語的差異使得業務與財務之間的溝通顯得復雜而困難。

其次，信息共享的不足是業務與財務部門溝通的另一大問題。傳統上業務和財務往往獨立運作，信息流通存在壁壘，導致業務人員難以獲取實時的財務數據，財務人員也難以準確了解業務的最新情況。這種信息不對稱導致部門之間的溝通效率低下。

最后，業務與財務部門在目標和指標上存在差異，增加了溝通的復雜性。業務部門通常注重市場份額、銷售額等業務指標，而財務部門更關注財務健康、成本效益等財務指標。這種差異導致很難就共同的業務目標形成一致的認知，從而使得數字化轉型的方向和目標難以明確和共享。

（三）系統運行問題

一是技術系統的復雜性使得企業在實施數字化轉型時容易面臨系統運行不穩定的問題，主要是由于涉及大量的硬件、軟件以及各類集成組件，系統的運行容易受到外部環境、設備故障等多種因素的影響，降低了系統的可靠性。

二是不同業務部門使用不同的系統和工具，導致系統集成問題。各個業務部門會采用獨立的系統和工具，而這些系統之間缺乏有效的集成機制，導致數據不一致、信息傳遞滯后等問題，影響整個智慧共享財務管理體系的運行效果。

三是安全性問題。隨著數字信息的增加，財務數據的安全性問題變得尤為重要。系統面臨網絡攻擊、數據泄露等潛在風險，這不僅威脅到財務安全，也對客戶信任感造成不良影響。

四是系統運行問題還包括系統性能瓶頸、數據質量問題等。由于業務規模的擴大，系統會面臨性能瓶頸，響應速度變慢，影響用戶體驗。同時，由于數據量的增加，數據質量問題變得更加突出，包括數據準確性、完整性和一致性等方面的挑戰。

三、數字化轉型下智慧共享財務管理建設策略

（一）打造信息化大數據集成平臺

首先，企業應建設一套信息化大數據集成平臺，以實現業務和財務數據的集中管理和實時共享。該平臺能夠整合不同業務部門和財務系統的數據，建立一套標準化的數據模型和統一的數據標準，從而降低信息障礙，提高數據的一致性和準確性。

其次，信息化大數據集成平臺應具備強大的數據處理和分析能力。通過引入先進的大數據技術，平臺處理海量的數據，并通過數據挖掘、分析等手段為業務和財務人員提供更深層次的洞察。這有助于業務人員更好地理解財務數據的背后含義，促進雙方更加有針對性的溝通。

再次，平臺需要支持靈活的數據查詢和報表生成功能。為了滿足不同業務部門的需求，平臺應提供直觀、易用的界面，支持用戶根據需要自定義查詢和報表，從而更好地滿足不同層級、不同職能的人員的需求，促進信息的共享和傳遞。同時，平臺的安全性和隱私保護措施也是不可忽視的。在構建平臺時，企業需要采取有效的安全措施，包括加密技術、身份認證、訪問控制等，以保障財務數據的安全性，確保敏感信息不受未經授權的訪問。

最后，企業還應通過培訓和推廣活動，提高業務和財務人員對信息化大數據集成平臺的認知和使用能力。通過培養人員對平臺的熟練應用，更好地推動人員的有效溝通，形成更緊密的協作關系。

（二）引入PRA機器人，提升效率

首先，企業選擇適用于業務與財務流程的PRA機器人，并將其引入相關環節。PRA機器人能夠模擬人類進行操作，通過自動執行重復性、規律性的任務，解放業務與財務人員的時間，使其能夠更專注于高價值的決策性工作。例如，PRA機器人用于自動處理報賬、票據核對、數據錄入等日常繁瑣的任務。

其次，PRA機器人可以實現不同系統間的無縫集成。通過與財務系統、業務系統等進行集成，PRA機器人在不同系統之間快速傳遞和同步數據，提高信息的實時性和準確性。這有助于消除因系統不一致而導致的溝通障礙，促進業務與財務數據的協同處理。

再次，企業通過定制化和培訓，使PRA機器人更好地適應特定的業務與財務流程。定制化可以確保PRA機器人更好地滿足實際需求，適應不同的業務規則和流程。同時，培訓業務與財務人員，使其能夠更好地與PRA機器人協同工作，提高工作效率。同時，引入PRA機器人也需要強調信息安全和隱私保護。企業在引入PRA機器人的過程中，需要確保其符合相關法規和標準，采取措施保障數據的安全性，防范潛在的信息泄露和風險。

最后，企業建立監控和反饋機制，定期評估PRA機器人的運行效果，并根據反饋結果進行調整和優化。這有助于確保引入PRA機器人的策略能夠不斷適應企業發展和變化的需求。企業提升業務與財務之間的溝通效率，實現任務自動化和數據協同處理，釋放人力資源，提高工作效率，為企業的數字化轉型注入更多的活力。

（三）構建智能業財系統

1. 智慧報賬系統

智慧報賬系統通過自動化報賬流程，實現了從費用申請到財務核算的全流程數字化。員工只需在系統中輸入信息，系統便能自動驗證報銷單的合規性，自動生成報賬記錄，并進行財務核算。這不僅減輕了員工手動填寫報賬單的負擔，還降低了報賬過程中的錯誤率。系統具備智能識別費用項目的功能，通過先進的圖像識別技術，能夠自動識別票據上的費用項目，并將其與財務體系對接，實現快速而準確的費用核算。這有效地減少了因手工錄入導致的錯誤，并提高了費用核算的準確性和實時性。智慧報賬系統能夠實時生成財務報表，為企業提供及時的財務數據支持。通過數字化的方式，管理層隨時了解財務狀況，作出更加迅速和準確的決策。這對于企業在競爭激烈的市場中更好地把握經營方向具有重要意義。

2. 智能票據系統

智能票據系統通過圖像識別技術，能夠自動識別票據上的關鍵信息，包括金額、日期、商家等，實現了對票據內容的全面數字化。這不僅提高處理速度，還避免了因手工錄入而可能產生的錯誤，為財務人員提供更為準確的數據。智能票據系統支持與其他系統的集成，能夠自動將票據數據同步至財務系統，實現業務與財務數據的無縫對接。這有助于消除業務與財務之間信息共享的障礙，減少信息傳遞滯后，提高人員協同處理的效率。智能票據系統還提供實時的票據跟蹤和管理功能。通過系統的數據分析和監控，企業隨時追蹤票據的審核和報銷進度，降低報銷流程的耗時，使整個流程更加透明、高效。同時，智能票據系統也可深入挖掘發票池等其他功能，不僅可實現采購、銷售、費用等增值稅的相關業務的協同賬務處理，還可在稅務籌劃方面做到快速的響應及決策，這使得企業在稅務處理環節、會計核算環節、實際業務環節實現數據的有效鏈接及閉環管理。

3. 智能審核系統

智能審核系統通過自動化的方式，對財務數據進行全面審核，系統根據預設規則和算法，對財務數據進行實時監測和分析，快速發現潛在的異常和錯誤，有助于在錯誤發生之前及時發現，提高審核的及時性和準確性。系統支持對財務數據的多維度審查，包括金額、時間、業務類型等。通過綜合考慮多個因素，智能審核系統能夠更全面地評估財務數據的合規性，減少了漏審和誤審的風險，提高了審核的精確度。智能審核系統還具備學習能力，能夠根據歷史審核經驗不斷優化審核規則。通過對大量數據的學習和分析，系統不斷優化自身的審核算法，適應企業不斷變化的財務環境，保持審核的靈活性和適應性。

4.智能財務分析系統

智能財務分析系統根據監管需求、對外披露需求、業務管理需求等，通過預設及搭建符合企業需求的財務分析模型，智能提取相關數據，從不同維度對企業的經營情況進行分析，快速地發現經營存在的問題、潛在的風險、業務結構的安排、投融資的控制以及企業未來發展的方向等，有助于財務賦能企業發展、支持企業戰略，強化財務人員在頂層架構設計中的參與度。智能財務分析系統不僅支持內部歷史數據的分析，還將外部同行業數據、相關區域政策文件、產業鏈及上下游等相關數據綜合研判，對企業的現狀運用SWOT、因素分析法等方法全方位分析。這不僅提高財務對企業戰略引導作用，還強化對企業合規及風控的參與度。

（四）推動財務人員轉型升級

在數字化轉型的背景下，財務人員具備更強的信息技術能力，能夠熟練運用財務軟件、數據分析工具等。通過系統的培訓計劃，使財務人員掌握新技術，提高數字化工具的使用能力。要求各部門之間更緊密協作和溝通，要鼓勵財務人員參與業務部門的決策和規劃，財務人員應積極參與業務部門的討論，了解業務流程，更好地為業務決策提供財務支持。這有助于打破業務與財務之間的信息壁壘，促進更緊密的協同工作。

財務人員不僅需要深厚的財務專業知識，還應具備一定的業務理解能力，鼓勵財務人員進行跨領域學習，拓寬業務知識。通過了解業務模式、市場環境等，財務人員能夠更好地為財務決策提供有價值的信息。企業通過激勵計劃、交叉培訓等方式，鼓勵財務人員主動學習拓展相關領域知識。同時，推動財務人員參與數字化工具的開發和優化。財務人員對于數字化工具的使用體驗和需求是關鍵因素之一。企業可以設立專門的團隊，由財務人員參與數字化工具的設計和優化過程，確保工具更符合實際業務需求，提高財務工作效率。企業通過設立與數字化轉型相關的績效指標，將財務人員的數字化轉型能力納入績效考核體系。這有助于激勵財務人員更加積極地參與數字化轉型，推動個人職業發展和企業整體業績的提升。

四、總結

綜上所述，企業在數字化轉型進程中，通過引入智能化系統、強化數字化工具，能夠優化財務流程、提高效率，實現財務數據的準確管理。然而，數字化轉型是一個持續演進的過程，仍需不斷改進和創新。未來，隨著技術的發展和業務環境的變化，企業需要持續關注新技術的應用，不斷優化智慧共享財務管理體系，以適應不斷變化的市場需求，實現財務管理的智慧化、共享化，推動企業持續創新和健康發展。

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