新時代數字檔案信息服務的問題及優化策略研究

邱夢夢 常碩 羅雨晗

摘要：在信息化的數字化新時代，數字檔案成為用戶需求的主力軍，數字檔案信息服務的建設要致力于與時俱進，以用戶的需求為導向，致力于為用戶提供更加方便快捷的信息服務。文章針對新時代數字檔案的信息服務存在的服務人員專業度不夠高、檔案館的基礎設施建設資金投入不足、檔案館對特色信息資源的重要性認識不足的問題，從用戶需求的角度出發，提出了數字時代我國檔案信息服務的調整對策：提升檔案人員的整體素質，為用戶提供個性化服務，加大數字檔案資金投入力度，更新檔案館基礎設施，增強館藏特色信息資源，提高用戶查找效率。

關鍵詞：信息服務；數字檔案；創新；優化策略

中圖分類號：G270? 文獻標志碼：A

0 引言

《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》的第5部分“加速數字發展，構建數字中國”指出：“面向數字，激發數據元素潛力”“從總體上推動生產方式、生活方式和管理方式的轉變”［1］?？梢钥闯觯瑪底只跐B入中國的各個領域，檔案事業的數字化也在發展綱領的要義當中。伴隨著經濟、政治、文化、社會等各個領域以及社會各個方面的體制改革、經濟發展和體制改革中檔案工作的新發展新要求，隨著人民群眾民主意識和法律意識不斷提高，檔案工作在我國各方面事業建設中發揮著越來越重要的作用。隨著科技的進步，人類的生活方式也隨之改變，閱讀檔案的方式也從之前的純紙質時代邁向了數字化的電子檔案時代。尤其是5G時代的到來，更是為信息服務提供了新平臺。人們的社交方式和獲取信息的方式也發生了翻天覆地的變化，但是當前數字檔案信息服務的發展仍然存在很多不足和缺陷，不能很好地適應當前經濟的發展和人們的生活方式。積極地進行探索和創新，為大眾提供更加優質的信息資源和服務，不僅有利于經濟水平的提高，而且有利于滿足人們的生活需求，進而促進社會的進步。新時代數字檔案的信息服務對于當前用戶獲取信息極為重要，數字檔案的信息服務是促進社會主義現代化建設和社會和諧的重要組成部分，對檔案的建設有著十分重要的意義。

1 檔案信息服務的定義

檔案信息服務是指在檔案館或其他檔案機構中，運用電腦、互聯網技術和特殊的資訊科技，為社會提供資料。在現代文明發展中，檔案信息服務已經成為人類文明進步的重要標志，為社會各個領域提供越來越多有效的信息資源：（1）為企業、事業單位和組織等單位提供有關企業、事業單位管理與經營活動的決策資料、經營管理決策資料和其他相關資料及利用這些資料發展生產活動。（2）為公民和其他組織提供涉及個人成長成才和維護自身合法權益等有關法律知識與其他知識。（3）為國家機關、企事業單位和人民群眾提供法律法規與經濟管理方面的檔案信息服務，包括檔案法律法規宣傳普及活動。由此可見，檔案信息服務涉及社會的方方面面，時代的發展離不開檔案信息服務的進步。

2 數字時代對檔案信息服務的影響

隨著信息化時代社會經濟、科技、文化等方面發展水平不斷提高，信息的多元化和用戶需求的多角度化成為當今時代的特點。傳統檔案館功能定位已不能滿足現代社會發展要求和用戶獲取檔案方便快捷的需求［2］。數字檔案能夠為用戶提供更加有針對性和先進的信息，以往的檔案獲取方式只能通過去檔案館才能獲取，有了電子檔案，用戶在家就能快速獲取所需檔案，極大地提高了獲取信息的效率。同時，數字時代的到來提高了大眾對檔案的認知，讓社會對檔案的存在和作用有了進一步的了解，這對于檔案數字化來說是一個很好的發展機遇。數字時代對檔案信息服務的發展起到一個推波助瀾的作用，因此，檔案相關部門要利用好這個數字平臺，致力于數字檔案的發展進程，為用戶提供更加方便快捷的信息服務。機遇和挑戰往往是共存的，如果檔案館不能抓住大環境帶來的機遇、順應時代的發展、滿足用戶現階段的個性化需求，就要面臨被社會淘汰的風險。

3 數字檔案信息服務的問題分析

3.1 服務人員的整體素質不高

目前數字檔案信息服務在人員上存在3個問題：（1）檔案服務人員掌握的專業知識還遠遠不夠。在數字媒體的時代，數字檔案的管理和提供利用相較以往的模式，需要操作的設備變得更加先進，難度自然也會加大，需要檔案人員掌握更先進的技術，才能更好地進行檔案的共享和信息服務。由于技術上的不足，服務人員不能為用戶提供準確的信息服務，進而導致用戶查找所需檔案的體驗感不佳。（2）檔案工作人員還存在服務意識淡薄的問題。很多工作者每天只是做著重復的檔案整理工作，對于用戶存疑的地方只是簡單解答，而沒有主動地了解用戶的需求，也沒有主動地向用戶介紹檔案館專業設備的操作方法，甚至當用戶有困難時找不到服務人員。（3）檔案館對專業人才的引進不足。檔案工作者的專業相關性也是影響其整理素質的一個重要原因。而調查結果顯示，目前檔案館由于大量老員工的任職，沒有吸納新一代的專業檔案人員，而很多老員工并沒有接受專業的技術培訓，專業知識掌握也遠遠不夠，同時學習新技能的能力也不如新一代的檔案人員，這就導致服務人員缺少新鮮血脈的注入，服務的效果不好。

3.2 檔案館的基礎設施建設資金投入不足

當前，我國檔案事業正處于轉型期，對數字檔案的資金投入力度不夠，是制約檔案數字化進程的重要因素。在新一輪基礎設施建設中，各地普遍要求對數字檔案進行硬件改造、軟件升級。但各地經濟發展水平不平衡，投入也不盡相同。此外，由于財政撥款有限，資金來源主要依靠財政撥款和銀行貸款。在這兩種方式都不能滿足檔案館發展需要的情況下，許多檔案館不得不采取集資的辦法來發展檔案事業。在當前市場經濟條件下，對檔案數字化資金投入力度不夠主要有以下幾個原因：（1）數字檔案建設是一項復雜的系統工程，投資大、周期長；（2）數字檔案室的設備需要投入大量資金，這些資金主要依靠社會籌集；（3）數字化工程需要一定的技術人才及專門的技術力量和管理手段，這些都需要投入資金；（4）數字檔案室是一項綜合工程，要具備計算機、網絡、通信等技術。

3.3 檔案館對特色信息資源的重要性認識不足

特色信息資源是一個檔案館競爭優勢的重要體現，也是用戶選擇檔案館的重要依據。隨著互聯網的發展，檔案的收集變得越來越方便，很多數字檔案館遺忘了“特色信息資源”對檔案館的重要意義和對用戶的吸引力，一味地將很多檔案收集起來，而不是有針對性地獲取符合檔案館特色的信息資源。這導致用戶在獲取信息資源的時候需要自己甄別檔案，查找所需檔案的過程變得更加煩瑣。因此，缺少特色的信息資源是制約當前數字檔案發展的一大障礙，也是難以抓住用戶“胃口”的主要問題所在，相關部門應當把檔案館特色信息資源的建設放在重中之重。

4 數字檔案信息服務的提升策略

4.1 提升檔案人員的服務能力，為用戶提供個性化服務

檔案工作雖然現在越來越依賴于計算機技術，但是仍然離不開檔案工作人員的專業素養。在市場經濟體制下，為了適應新時期檔案事業發展的需要，提高檔案工作人員的專業素養勢在必行，這樣才能更好地服務于當前的檔案事業。提升檔案人員的職業素養，服務人員首先要不斷學習專業技能；其次，要增強檔案工作者的服務意識，為用戶制定個性化服務；最后，檔案館要引進專業人才。

4.1.1 服務人員要不斷學習專業技能

隨著數字檔案事業在社會經濟發展中扮演著越來越重要的角色，檔案管理人員必須具備較高的專業知識儲備和較強的業務能力。檔案服務人員必須做到與時俱進，不斷更新自己的知識儲備和技能水平，這樣才能更好地為企業提供優質服務。此外，信息服務平臺還應重視檔案管理人員的業務培訓，以不斷提高檔案管理工作水平和效率。具體而言，針對信息服務部門的各項檔案業務活動，可通過組織開展培訓、交流研討等形式定期對檔案管理工作人員專業知識及技能水平進行培養。

4.1.2 服務人員要增強主動的服務意識

新修訂的《中華人民共和國檔案法》提出，檔案要“為中國特色社會主義事業服務”和“便于社會各方面的利用”［3］。新時期檔案管理是一項復雜的科學事業，需要廣大工作人員認真學習黨和國家有關檔案與信息工作的方針、政策和法律法規，樹立起服務意識，做好信息服務工作。但是目前很多檔案館的信息服務工作還是以簡單的幫查閱服務為主，沒有積極主動地了解用戶的信息需求。因此，檔案人員首先要樹立起為用戶服務的意識，不僅在用戶需要幫助的時候及時給予有效的解決方案，還要能夠主動走近用戶，了解用戶的需求，解答用戶的疑惑。在平時工作中認真研究和了解檔案工作的具體內容，為用戶提供更加完善和高效的檔案管理服務。要有強烈的責任感與使命感。要認識到這份工作肩負著為企業經濟發展和社會進步服務，促進科學發展的責任與使命。

4.1.3 檔案館要引進專業人才

在數字化的時代，如果檔案館還是遵循過去的一套服務標準將被整個社會所淘汰，因此檔案部門要通過引進專業人才改善整體隊伍的專業素養［4］。在對服務人員進行培訓的同時，要篩選出不符合檔案館發展前景的老員工，進而引進專業的技術人員?？梢酝ㄟ^社會招聘和校園招聘的方式挑選具備專業知識和實踐能力的人才，比如引進計算機專業的人才可以解決設備上的問題，引進檔案相關專業的人才可以幫助用戶有效查找所需檔案，普及相關知識。增強檔案館服務人員的整體素養是提高檔案館核心競爭力的命脈，應當受到檔案部門的重視。

4.2 加大數字檔案資金投入力度，更新檔案館設施

當前，我國正處于改革開放和現代化建設的關鍵時期。隨著經濟社會的快速發展，信息技術的迅猛發展使得電子文件、電子數據等大量產生并積累起來。然而，我國數字檔案館基礎設施不健全，基礎設施老化問題嚴重，館藏資源不足與人們日益增長的服務需求不相適應的矛盾日益突出。因此，要加大數字檔案的資金投入力度，這樣才能有更多的資金來健全檔案館的基礎設施，為用戶提供更加方便快捷的服務，吸引更多的用戶選擇數字檔案。值得注意的是，資金的投入要用到刀刃上，對于不同部門資金的投入也要進行合理的規劃，盲目地投入會失去大眾的信任，不利于將來資金籌集工作的進行。

對于數字圖書館資金的籌集不是一項簡單的任務，需要的資金量也不是一筆小數目，需要得到社會各界的支持，筆者認為可以依靠社會的公眾力量進行。數字圖書館的建立本身就是為了服務于社會，獲取大眾的資金就要為大眾辦實事，因此在基礎設施的建設方面要盡可能以大眾的需求為導向，為用戶提供更加先進便捷的設備，這樣才能吸引更多資金的投入，更好地服務于社會。

4.3 增強館藏特色信息資源建設，提高用戶查找效率

數字檔案的特色信息資源是檔案館是否具有競爭優勢的重要體現，也是用戶衡量信息服務好壞的重要準則。特色信息資源也是對社會資源進行有效利用的方法，對檔案事業的發展具有十分重要的促進作用，因此數字檔案館要從不同的角度和手段入手來增加館藏的特色信息資源建設。

4.3.1 明確服務對象

建立特色信息資源服務系統，明確特色資源的定位是關鍵，思考面向的受眾群體，然后再思考系統的構建路徑，這樣才能讓系統順利構建［5］。這是保證后續的工作不做無用功，為合適的人群提供合適信息資源的關鍵所在，也是檔案館為服務對象提供信息服務的初心和使命所在。明確服務對象也是建設特色信息資源的其中一部分，能夠極大縮短檔案工作者對檔案整理的效率。因此，檔案館建立特色信息資源要將目標客戶放在首位，調查了解其需求，再整理相關的檔案，這樣才能精準提供特色信息服務，提高用戶的查找效率。

4.3.2 優化館藏結構

調查發現，傳統的檔案館通常為了豐富檔案類別，選擇征集多種類型的檔案，而不考慮什么樣的檔案在檔案館能夠發揮更大的價值，這樣很容易造成“重藏輕用”的局面，進而增加了用戶在獲取檔案信息過程中的難度。因此，檔案館要優化館藏結構，注重館藏的資源配置和存放，在檔案的征集過程中注重檔案類別的甄選，不要盲目征集，檔案的征集類別要有一定的邏輯性，為檔案館的特色信息資源服務。同時，將相關聯的檔案卷宗整理到一起，將檔案的重合部分及時舍棄其中的一部分，并且將發展脈絡相關聯的檔案進行歸類和收集，以便用戶利用。還可以建立專門的信息服務系統，這需要收集大量的信息資源，再對信息進行分類和歸納，進而開發出更多有價值的信息，打造不同類別的資源共享系統，讓用戶一目了然獲得所需信息資源。不同的檔案館可以結合館藏條件進行信息資源開發工作方法的選擇。

5 結語

數字檔案對于當今時代的發展和進步具有十分重要的意義，信息技術的發展和人們對檔案的需求，對于檔案信息服務的收集、整理、利用工作提出了更高的要求。因此，信息服務的工作要以大眾的需求為導向，在強調社會大眾對公共信息服務實用性需要得以實現的同時，也要強調社會大眾對公共信息服務的便利性要求［6］。數字檔案在發展過程中面對機遇的同時也會迎接更多的挑戰，數字檔案的信息服務工作還會隨著今后的數字中國建設進程、數字政府建設步伐以及檔案事業的發展而面臨全新的發展局面，因此數字檔案事業仍然需要檔案工作者和專家理論與實踐相結合，以最大限度地適應人們對檔案資料的個性化、多元化要求，不斷提升檔案資源服務社會發展、服務民生發展的水平，為我國檔案事業的持續發展保駕護航［7］。

參考文獻

［1］佚名.中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要［N］.人民日報，2021-03-13（001）.

［2］吳敬仰.新時代數字檔案館檔案信息服務研究［J］.蘭臺內外，2022（20）：13-15.

［3］中華人民共和國國家檔案局.中華人民共和國檔案法［EB/OL］.（2020-06-20）［2023-05-21］.https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151 fde470c996bec0d50601505.shtml.

［4］王川.基于社交媒體的數字檔案信息服務策略［J］.中國科技信息，2021（7）：40-41.

［5］馬仁杰，穆源真.論“數智”時代我國檔案信息服務策略的調整［J］.大學圖書情報學刊，2023（3）：102-106.

［6］李航.創新信息服務方式，提升公共服務發展水平［J］.新理財（政府理財），2022（8）：32-34.

［7］劉致放.電子信息領域特色信息資源服務體系建設研究［J］.電子世界，2020（12）：71-72.

（編輯 李春燕）

Research on the problems and optimization strategies of digital archival information service in the new era

QIU? Mengmeng， CHANG? Shuo， LUO? Yuhan

（Guangxi Minzu University， Nanning 530006， China）

Abstract：? In the new era of digitization， digital archives have become the main force of user needs. The construction of digital archives information service should be committed to advance with the times， oriented by user needs， and committed to provide users with more convenient and fast information services. In view of the problems of insufficient professional degree of service personnel， insufficient investment in infrastructure construction of archives and insufficient recognition of the importance of characteristic information resources existing in digital archives information service in the new era， from the perspective of user needs， this paper puts forward the adjustment countermeasures of digital era Chinese archives information service： to improve the service capability of archivists， provide users with personalized services， increase the investment in digital archives， update the infrastructure of archives， enhance the collection of characteristic information resources， and improve the search efficiency of users.

Key words： information service; digital archives; innovation; countermeasure and suggestion

作者簡介：邱夢夢（1999—），女，碩士研究生；研究方向：檔案學。