文小瓊

［收稿日期］2023-11-10

［摘 要］文章從大數據時代的視角出發，探討高校檔案資源建設，首先闡述大數據對高校檔案資源建設的優勢，其次分析大數據時代高校檔案資源建設面臨的難題，如檔案數字化基礎設施不健全、檔案數字化服務功能薄弱以及缺乏合適的用人機制等，最后提出大數據時代高校檔案信息資源建設的方向與路徑，包括健全檔案數字化基礎設施、加強檔案資源共享模式建設以及提高檔案管理人員專業化水平。

［關鍵詞］大數據；高校；檔案資源；資源建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.10.061

［中圖分類號］G271；G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）10-0-03

0? ? ?引 言

大數據技術的興起為高校檔案管理提供了新的機遇，通過大數據分析和處理，高校可以更高效地管理、利用檔案信息。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出：到2025年，檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化取得實質性進展；大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸、電子檔案應收盡收，市地級以上國家檔案館全部具備電子檔案接收能力，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提高。當前，各級檔案部門正在主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰略，在國家相關政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求，實現對國家和社會具有長久保存價值的數據歸口管理。基于此，高校也要加強檔案資源建設，提高檔案資源利用效率。

1? ? ?大數據對高校檔案資源建設的優勢

1.1? ?提高信息管理和檢索效率

大數據技術能夠處理和分析大規模、多樣化的檔案信息，實現檔案資源的高效管理和檢索。通過大數據分析算法，高校可以快速準確地定位需要的信息，提高檔案檢索的速度和準確性，從而更迅速地響應各類查詢需求，提供更加便捷的服務。通過自動化的數據處理和分析工具，高校可以大幅提高整個檔案管理的效率，包括檔案的存儲、檢索、歸檔等環節，這有助于高校檔案館更迅速、準確地滿足用戶需求，提高服務水平［1］。

1.2? ?加強智能決策支持

大數據分析技術可以為高校提供更全面的檔案信息圖譜，揭示內在聯系和規律。通過檔案數據的深入挖掘，高校管理層可以作出更為明智的決策，優化資源配置，規劃發展方向。大數據的智能決策支持功能能夠為高校檔案資源的戰略規劃和管理提供科學依據。大數據技術可以深度挖掘檔案中有價值的信息，通過數據分析，揭示檔案的潛在聯系，這不僅有助于更好地呈現高校歷史、發展軌跡，還能夠為學術研究提供更多數據支持。

1.3? ?強化信息安全和合規保障

高校利用大數據平臺可以加強電子檔案的安全管理，實施嚴格的權限控制和數據加密，確保檔案信息的機密性和完整性。同時，大數據技術也有助于高校遵循相關法規，提高檔案管理的合規性。這對保障敏感信息不被非法獲取具有重要的意義。大數據技術還可以提高檔案信息的安全性和可信度。通過采用先進的加密技術和權限控制機制，高校可以確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的安全性。此外，大數據技術也可用于確保檔案的真實性和完整性，防范檔案被竄改或丟失，這是檔案資源建設的重要保障，尤其對于高校檔案館保存重要歷史文獻和文件具有重要的價值。

2? ? ?大數據時代高校檔案資源建設面臨的難題

2.1? ?檔案數字化基礎設施不健全

在數字化檔案資源建設過程中，高校需要使用一些設備來支持數字檔案掃描、儲存、傳輸和管理，包括掃描儀、刻錄機、數碼照相機、投影儀等。高校在這些設備的配備方面存在不足，特別是在掃描儀等數字化設備的配備方面，導致高校數字化檔案資源建設進度受到影響。缺乏足夠的數字化設備，導致數字檔案制作速度慢，且效率低下。數字化檔案通常需要在不同地點之間傳輸，如果網絡基礎設施不健全，數據傳輸速度會變慢，數據丟失問題也會出現［2］。

2.2? ?檔案服務功能薄弱

目前，我國高校檔案網站一般只提供電子郵件服務、表格下載服務、少量的信息咨詢服務及簡單的信息檢索服務，服務方式比較單一。第一，技術支撐不足。目前，高校缺乏先進的技術支持，如數字化工具、數據庫系統、云計算等，導致檔案資源建設低效、信息檢索不便以及無法充分發揮檔案數據的潛力。第二，服務功能薄弱。服務功能薄弱表現為信息檢索困難、無法提供個性化服務、缺乏與其他系統的集成等。在大數據時代，檔案應當成為高校學術研究、教學支持和決策制定的重要依托，如果服務功能薄弱，將影響檔案的價值和應用廣度。第三，信息安全和隱私保護不足。大數據時代，高校運營發展涉及大量敏感信息，包括個人身份信息、學術研究成果等。高校的檔案系統如果缺乏足夠的信息安全保障能力和隱私保護能力，會導致信息泄露、竄改、濫用等問題，嚴重影響高校聲譽。信息安全不足也違反相關法律法規，帶來法律責任和

風險。

2.3? ?缺乏合適的用人機制

高校檔案資源建設過程中的用人機制存在明顯不足，表現為專職工作人員少、整體水平參差不齊、專業知識水平偏低、業務更新意識較差等，導致檔案人員難以滿足新時代背景下高校檔案信息資源建設要求。缺乏合適的用人機制還會導致人才流失、工作效率低下以及檔案管理質量不穩定等問題。高校在電子檔案資源建設方面還存在專職人員缺乏的問題。其中，少部分高校檔案館沒有配備電子檔案資源建設專職人員，大多數高校檔案館沒有專人維護電子檔案數據庫安全，這表明高校缺少專業人員負責電子檔案的開發、維護和安全管理，從而影響了電子檔案資源建設工作的正常進行。另外，高校檔案管理人員的考核機制存在不足，缺乏獎勵和懲罰機制。

3? ? ?大數據時代高校檔案信息資源建設的方向與路徑

3.1? ?健全檔案數字化基礎設施

檔案數字化基礎設施能夠實現檔案信息化管理，加快檔案管理進程，提高工作效率。數字化基礎設施使得檔案信息檢索、存儲、傳遞更為便捷，能節省大量人力和時間成本。數字化檔案系統使得檔案資源更易于訪問和利用。師生可以通過網絡獲取所需信息，不再依賴傳統的紙質檔案，從而提高檔案資源的利用效率，促進教學、科研和管理等方面的發展。基于此，高校要從多方面健全檔案數字化基礎設施。

第一，制定和完善相關規范與標準。制定數字化檔案建設的規范和標準，包括數據格式、存儲標準、安全標準等，這有助于確保不同高校采用的數字化檔案系統和技術能夠兼容，提高系統的互操作性，避免出現信息孤島的問題，同時有助于確保數字化檔案長期可持續利用。第二，強化資金支持和建設合理的硬件設施。高校要投入足夠的資金來購置和維護先進的數字化檔案管理系統、存儲設備、網絡設備等硬件基礎設施，包括建設高效、安全的數據中心，確保數字化檔案的存儲、備份、檢索等需求都能夠得到充分滿足。第三，編制檔案數字化規劃。高校應該編制長期的檔案數字化規劃，明確檔案數字化的目標、范圍、時間表和投資計劃。規劃應考慮到不同檔案種類的數字化需求，確保數字化工作有序推進，以滿足高校的實際需求。第四，高校在搭建檔案管理系統時應確保系統具備安全可靠的數據存儲和傳輸功能，同時要考慮用戶友好性，以便檔案管理人員的使用［3］。

3.2? ?加強檔案資源共享模式建設

高校可以利用區塊鏈技術加強檔案資源共享模式建設。2018年5月，兩院院士大會上將區塊鏈技術、人工智能技術、量子通信技術、物聯網技術、移動通信技術列為21世紀的新一代信息技術。2019年10月，區塊鏈正式上升到國家戰略高度。2020年4月，國家發展改革委首次將“區塊鏈”列入新型基礎設施的范圍，明確其屬于新基建的信息基礎設施［4］。區塊鏈技術是一種使用加密技術鏈接的分布式賬本系統，能夠按順序追加組織共識確認的數據塊，具有防篡改性，能夠創建最終的、確定的和不可變的賬本記錄。區塊鏈的基本技術特征包括將一段時間內發生的事務處理編組成區塊，通過密碼學摘 要方式按先后順序連接成鏈，并將該鏈在參與節點間復制和共享，由網絡系統集體維護。區塊鏈的核心價值在于通過技術手段解決了“去信任”的問題，為高校電子檔案資源的共建共享提供了防丟失、可追溯、確權等功能。高校可以借鑒我國政府的組織結構理解，將電子檔案資源協同共享視為“條條”“塊塊”部門之間的關系。在此理解下，各高校檔案館可以視為“條”，具有業務指導關系，且存在電子檔案資源共享的需求；而高校內的教務處、人事處等涉及檔案生成移交的部門可以視為“塊”。高校內各部門對高校檔案館（室）的節點互為公開節點，部門之間的節點為非公開節點，如圖1所示。

3.3? ?提高檔案管理人員的專業化水平

高校檔案管理人員通過專業化培訓和學習，能夠更好地理解和掌握檔案管理的理論知識與實踐技能［5］，從而規范檔案資源建設流程，提高建設效率。人員專業化水平的提高有助于確保檔案資源建設工作符合相關法規和標準要求，減少操作失誤，提高建設效率。隨著數字化時代的到來，高校檔案資源逐漸向數字化方向轉變，具有較高專業化水平的檔案管理人員能夠更好地應對電子檔案資源建設挑戰，包括數據安全、信息檢索和數字化檔案系統維護等方面［6］。基于此，高校要著手提高檔案管理人員的專業化水平。

第一，加強組織支持和資源保障。高校高層管理者應充分重視檔案資源建設工作，為檔案管理人員培養奠定基礎，如投入一定的人才培養經費，并確保經費配備到位，還要為檔案管理人員培養提供必要的設備和技術支持，充分保障人才培養工作落到實處［7］。第二，優化人才隊伍，增強其內生動力。通過競爭上崗、考核激勵等方式，調動現有工作人員的積極性。第三，實施人才戰略，加強引才引智。高校應編制檔案管理人才中長期發展規劃，積極引進緊缺人才和高端人才。采取“引進來”和“走出去”相結合的策略，通過國內外人才交流、合作等方式，打造一支高水平的檔案資源建設工作隊伍，為高校檔案資源建設提供人才

保障［8］。

4? ? ?結束語

在大數據時代，高校在檔案資源建設過程中可以充分利用大數據技術實現信息管理和檢索效率提高、智能決策支持加強、信息安全和合規保障強化等，實現檔案資源的數字化、智能化和安全化建設。然而，高校檔案資源建設過程中也面臨諸多問題，如檔案數字化基礎設施不健全、服務功能薄弱以及缺乏合適的用人機制等。為了解決上述問題，我國高校應采取健全檔案數字化基礎設施、加強高校檔案資源共享模式建設、提高檔案管理人員專業化水平等措施，從而提高檔案資源建設效率。通過這些努力，高校可以更好地順應數字化時代的發展，提升檔案管理的效能和水平。

主要參考文獻

［1］趙彥.大數據時代高校檔案資源體系建設的思考分析［J］.蘭臺內外，2023（22）：10-12.

［2］尹承龍.大數據時代下高校數字檔案資源建設之路［J］.文化產業，2023（14）：124-126.

［3］何秀清.大數據戰略背景下高校檔案信息資源建設方向與路徑探討［J］.皖西學院學報，2022（2）：19-23.

［4］張悅.大數據時代下高校科技檔案資源信息化建設研究

［J］.電子元器件與信息技術，2021（9）：18-20.

［5］王華清.大數據時代高校檔案信息資源服務體系建設研究［J］.山東檔案，2020（5）：54-56.

［6］王昶.大數據時代下高校基建檔案資源信息化建設［J］.中國高新科技，2020（13）：44-45.

［7］張占武.高校檔案信息資源共享在互聯網環境下的有效建設研究［J］.浙江檔案，2021（10）：57-59.

［8］季夢佳，王裕明，俞皓耀.大數據時代下高校數字檔案資源建設新思考［J］.信息系統工程，2020（2）：19-20.