基于釘釘平臺的高校無紙化辦公流程設計與應用研究

作者簡介： 歐陽兆奇，男，漢族，河南南陽人，碩士研究生，助教，研究方向：計算機技術應用。

摘要：隨著高校的快速發展，師資隊伍壯大、管理模式升級的同時，工作模式也從傳統辦公模式向無紙化辦公模式轉變。本文基于普通民辦高校近兩年的無紙化辦公推進工作的經驗和實踐反饋，通過實例分析無紙化辦公設計規則，研究基于釘釘平臺的無紙化辦公流程的設計過程，結合實際運用效果總結了無紙化辦公的評價方法和應用范圍。通過研究，得到以下結論：（1）流程優化主要優化審批層級；（2）審批角色設置至關重要，應采取 “頂層固定、中下層設組”的方法；（3）無紙化辦公流程的評價方式多樣，包括下沉調研、集中討論和意見征集；（4）無紙化辦公的應用范圍應根據工作內容進行劃分，不是所有工作都適合無紙化。

關鍵詞：無紙化辦公；釘釘；高校；設計

信息時代背景下，國家經濟高速發展，各行業辦公模式也發生重大變化。在計算機技術和網絡技術發展的過程中，傳統辦公模式逐漸向無紙化辦公模式轉變，突出表現是各行業積極探索自己的無紙化辦公模式，并探究如何最大限度提高工作效率，節約人力成本。

在信息時代背景下，高校教育行業的辦公模式也逐漸向無紙化辦公模式轉變。其中，提升教學質量、改進管理模式、節約資源降低成本是高校教育行業辦公模式尋求突破的主要研究方向。本文基于釘釘智能移動辦公平臺，通過研究高校教學工作和管理工作兩大部分的無紙化辦公流程的設計，探究無紙化辦公模式在高校教育行業的應用。

無紙化辦公模式具有低耗材、快速交接、批量處理、遠程監管、不固定辦公場所的特點。通過無紙化辦公模式的實踐，能夠實現文件收集、效率監督、行政審批的自動化管理，從而提高辦公效率，提升在線服務能力，推動數字化校園建設，對高校教學和管理能力現代化建設具有重要意義。

目前，市面上提供的無紙化辦公服務可分為兩種類型：一種是軟件公司為客戶量身定制的辦公系統；另一種是共享型無紙化辦公平臺。與定制開發的辦公系統相比，釘釘共享無紙化辦公平臺在提高學校教學和辦公效率的同時，能有效控制建設成本、節約運維費用，更符合高校的發展需求。基于釘釘智能辦公平臺，探究高校無紙化辦公流程的設計與應用，能為提高學校教育教學管理水平、推動傳統辦公模式轉變提供有價值的參考。

一、國內無紙化辦公研究現狀

當前國內關于無紙化辦公的研究主要集中在檔案管理[1]、財務管理[2]、無紙化模式探究[3]、計算機技術應用[4]、無紙化辦公系統研發[5]幾個方面，主要涉及企業、醫院、行政機關和高校。其中，關于高校無紙化辦公的研究也主要有日常教學管理[6]、檔案管理[7]、無紙化辦公系統研發，[8]少有針對共享型無紙化辦公平臺在高校應用的相關研究。釘釘作為國內最大的共享辦公平臺，擁有巨大的使用人群，尤其在無紙化辦公領域有著無可比擬的領先優勢。[9]利用釘釘共享型無紙化辦公平臺研究針對高校的無紙化辦公流程設計與應用，對高校無紙化辦公模式的推廣具有一定的實踐意義。

二、研究方法

（一）工作實踐法

工作實踐法是指研究者切實參與到某一項工作中，能夠全面掌握該項工作的具體流程和相關數據，對研究者的具體職務有一定的要求，能夠使研究者在實踐的過程中獲取與該項工作相關的主要信息。為了解決研究者自身經驗、視野以及思維方式的局限性，使研究成果更加科學，本文針對工作過程中存在的問題進行了針對性的分析和研究。

（二）個案研究法

個案研究法是指在研究目標中確定一個特定的對象，對其進行調查和分析，闡明其特征并3c148bade06befced4156f267dcf3d87探究其形成過程的一種研究方法。本文主要涉及個人調查。因為學校各學院 （系、部）和各行政處室都有明確的權責劃分，部門內部的工作一般會指定給由2—3人組成的小組進行推進。一些具有一定專業技術需求的工作也會指派給某些特定人群，如網絡運維、后勤維修、公務用車等。所以，通過對特定個體的調查和分析也能得到某項工作較完整的信息。

（三）定性分析法

定性分析是一種分析方法，可以根據研究員的主觀判斷和分析能力來推斷事物的性質和發展趨勢。目前，高校教育行業內少有針對釘釘無紙化辦公平臺在高校應用的相關研究。所以，筆者結合自身實際工作中遇到的問題及解決辦法，對無紙化辦公流程的設計和應用進行探究。

三、無紙化辦公流程設計

流程設計方面主要包含流程優化、流程新設、流程淘汰與合并三個方面。流程應用方面主要是流程適用范圍和相關的評價分析，好的流程既要有較高的工作效率，又要兼顧完善的功能。根據工作內容設計出合適的無紙化辦公流程，再根據該流程在實際應用中得到的反饋對原流程進行修改和完善，這種良性循環制作出的無紙化辦公流程能夠經得起實踐考驗 （詳見圖1）。

圖1 流程制作

（一）流程優化

1.老無紙化流程優化

老流程指較早完成無紙化的相關工作流程，如賬號申請、故障報修、后勤維護、物資申領、請假調休、調課申請、臨時車輛出入等。這些已經無紙化的工作一般都具備以下幾個特點：①即時性，追求高效率；②簡易性，不需要過多的佐證信息；③專業性，工作指派給相關專業團隊負責。根據這些特點再結合流程審批過程可以確定這些老無紙化流程在釘釘平臺中的優化方向。

釘釘辦公平臺的流程可以分為發起、審批、抄送三個部分 （詳見圖2）。其中，發起人一般是教職工和學生，抄送對象一般是負責該項工作的教職工。通常，在沒有出現人員變動的情況下這兩部分無須優化，優化的重點應放在審批中。

圖2 釘釘流程基本模型

釘釘流程的審批是可以自定義層級數的，但審批先后順序固定 （詳見圖3）。針對老無紙化流程審批過程中的優化，應遵循以下幾個原則：①最小化審批層級，縮短審批耗時提高效率；②有且至少有一名審批人是該流程所涉及工作的具體實施人，審批人不能全是管理人員；③當流程涉及到的工作即時性要求較高時，可以省略審批部分，由發起直接到抄送。其中，第三個原則特指的工作主要包括水電搶修、網絡搶修等情景。特殊情況下，如學校正在舉辦大型活動，部分非緊急情景也可遵循第三個原則，由發起人簡述問題并拍照，抄送人記錄并判斷緊急程度以決定維修時間。

圖3 釘釘流程審批過程

2.半無紙化流程優化

半無紙化流程主要指因相關工作規定或流程過于復雜無法完全實現無紙化的流程。如用章申請、上機登記、材料報送等。其中上機登記和材料報送工作規定要求必須有紙質存檔，所以流程完成后仍需發起人進行記錄或去相關部門提交紙質材料。用章申請屬于相對復雜無法完全實現無紙化的流程。因為印章門類眾多，小到部門印章，大到學校公章。且凡是涉及學校公章的情況，往往需要多層審批層級才能到抄送，甚至出現線下找相關負責人簽批比線上流程更快的情況。

面對半無紙化流程，目前主要有兩種措施：①保留半無紙化，線上流程盡量簡化，主要為審批人提供記錄方便；②改良原有工作模式再無紙化，即與相關工作部門負責人進行溝通和商討，從工作內容上簡化相關手續，以達到無紙化流程能完全代替原有工作內容的狀態。

針對不同情況，應采取不同的措施。如學校的實驗室、機房、體育館、會議室等相關流程應采用保留半無紙化的措施，方便管理員記錄留檔。低值易耗品領用、固定資產審批等流程則需商討后決定是否改良原有工作模式再無紙化。正常低值易耗品和固定資產審批一般包括發起人、部門負責人、后勤資產管理員、分管后勤校領導、抄送等部分。流程發起頻繁、審批量大，執行效率偏低。解決的思路是改良原有模式，對發起人進行調整。在釘釘通訊錄中對各學院 （系、部）和各部門均設置資產管理員角色各一名，學院和部門更換該角色人員必須經后勤與資產處備案。角色確定后將全權負責本學院或部門的所有低值易耗品和固定資產的統計，低值易耗品和固定資產審批流程僅對資產管理員可見 （詳見圖4）。這樣可杜絕隨用隨申請、申請理由不明等原因造成的管理資源浪費。

圖4 改良原有工作模式

（二）流程新設

1.角色設置

在新設流程前，有一項重要的預處理工作：角色設置。這些角色根據工作需求可以是發起人、審批人和抄送人。角色內部的人員相互間沒有聯系，只有每個人負責的對應部門，這為流程的設計工作提供了巨大便利 （詳見圖5）。

圖5 釘釘角色設置

釘釘的角色設置功能在通訊錄，且角色數量沒有硬性要求。所以，設置符合學校需求的角色有利于后期對無紙化流程的維護。例如，部長丙因工作調整不再繼續擔任宣傳部部門負責人，則僅需在部門負責人這一角色中將部長丙替換即可，原來所有需要丙審批的流程將自動更換審批人。

需要注意的是，并不是所有流程都需要利用角色進行審批。一般審批角色設置應遵循 “頂層固定、中下層設組”的原則，這里的頂層一般指書記和校長。高校內部中層及以下人事變動相對頂層較為頻繁，應對中層及以下干部設置角色組以便于日常更換維護，而對于書記和校長一般不做角色設置。

2.流程表單創建

在角色設置完畢后，正式進入流程內容的設計工作。一個完整的流程設計工作主要包含三個部分：①表單設計，即發起人要填寫的必要和非必要內容；②審批流程設計，即發起人提交的表單先后審批順序；③權限設置，即每個審批層級對應的修改表單指定內容的權限 （詳見圖6）。

圖6 完整流程設計

表單設計在流程設計工作中至關重要，表單內容反映了該項流程的主要工作內容和必要信息。表單的模板就是各學院和各部門對應工作的紙質填報信息。以學生請假流程為例，發起人要填寫表單，包括請假學生的姓名、班級、申請日期、請假日期、請假事由和佐證材料 （一般為圖片）等必要信息，缺一不可。

表單的設計在釘釘流程設計功能內由對應的模塊負責，這些模塊有專門的分類和解釋，十分方便。如數字輸入框模塊僅限填寫數字；單行輸入框模塊最多只能輸入50個字；日期區間模塊能自選開始日期和結束日期，可自動計算時長。類似功能模塊種類繁多，具體功能不再一一贅述。

挑選好要選用的模塊后，就要詳細考慮模塊的順序。釘釘提供的流程表單設計功能為豎向排列，每個模塊的排列順序需認真考慮。根據實踐經驗總結，排列順序遵循三個原則：①個人信息在前，他人信息在后；②數字信息在前，文字信息在后；③簡單信息在前，圖片文檔在后。具體排列順序需要根據整個表單的信息進行整體布局，且盡量遵循簡單化的原則，以免表單內需要填寫的內容過多影響流程效率。

3.審批流程設計

審批流程是日常流程運維中經常需要修改完善的地方。由于高校內部教職工人數多、部門多，往往一個審批人可能需要同時負責數項流程的審批工作，那么一個人的調整可能就需要牽動數個審批流程，這是目前無法避免的問題。所以，在審批流程設計之初最好與角色進行關聯。如學生請假流程，在發起人提交表單后，先后的審批人包括輔導員、學院領導、學生處。全校輔導員多達百人，學院領導有數十人，把這些人納入統一的輔導員、學院審批兩個角色內，可以大大節約審批流程設計周期和后期修改時間。

新設流程的審批設計不能照抄傳統工作模式的簽批順序。傳統的工作簽批順序往往是按職級層層遞推，領導層集中在流程的最后。如果領導層開會，流程無法正常執行。無紙化辦公的審批流程設計可以避免這種情況，主要通過以下幾點：①非重要工作在審批流程設計中可以將領導層移至抄送部分；②領導層審批設置至少兩人或簽的方式進行，一般為正副兩名負責人；③有單個校領導審批的流程，在發起人之后增加一個抄送 （抄送人一般為該工作具體實施人）。這是為了讓流程開始時對具體的工作人員進行一個提醒，如若領導層因事沒有及時審批，則工作人員可以在事態緊急的情況下先行辦理規避風險。以上三種設置方式可以組合使用，能有效避免流程停滯的情況。

4.權限設置

流程審批人的權限設置是提高流程效率的關鍵。這里的權限主要指審批人對發起人提交的表單進行修改完善的權限。在日常的使用中經常出現以下情況：①發起人提交的表單中存在細微錯誤；②審批層需要對工作內容進行微調。對于以上情況，需要提前給各個審批層設置好修改權限。

需要注意，權限設置并不是盲目地給出所有修改權限。盲目給出所有權限容易造成審批層因誤操作導致流程停滯的情況。經過實踐總結，賦予審批層權限時應遵循 “四不”原則：①不可修改表單中的個人信息；②不可修改表單中的敏感日期；③不可修改表單中上傳的文件材料；④不可修改表單中的提示信息。“四不”原則的解釋理由如下：發起人的個人信息往往是最不會出錯的，如若開放權限容易造成不必要的麻煩；表單內的敏感日期一般指某一特定活動的發起日期，如會議的舉行日期，這類時間往往是商討后敲定的，一般不會做改動；表單中上傳的文件材料往往涉及重要內容，如若出錯，將流程打回即可，以免越改越錯；有的表單中會有一些提示文字，如實驗室的安全管理規定或承諾說明，這些內容僅作說明功能不需要修改。

（三）流程淘汰與合并

1.舊流程淘汰

舊流程并不是指無用的流程，相反，舊流程一般指執行一個學期后使用頻率仍然較為活躍的流程。在實踐中相當一部分流程在學期末使用頻率會增加，這種現象符合高校的活動規律。例如，每個學年的第一個學期期末往往是無紙化辦公流程最活躍的時候，包括計劃總結報送、用章申請、費用報銷等流程均在一旬內有大量的使用記錄。這也從側面印證了每年年末學校的教學活動最活躍。

舊流程跟不上學校的發展需要被淘汰。這樣的例子有很多，如調課申請，自學校教務處購入教務系統以來，相應的調課操作需要教職工登錄教務系統后才可進行。又如通訊錄管理員權限申請，隨著學校管理制度升級，考慮到信息安全等問題，類似流程也需關停。總之，當舊流程不再具備以前的功能或使用頻率下降，流程即可被關停淘汰。

2.流程合并

沒有被淘汰的舊流程需要整合進新流程中。沒被淘汰的舊流程并不代表不需要改動，隨著學校的發展壯大，也許有少部分流程會被保留，但絕大部分流程不是被淘汰就是被整合進新流程中。例如，釘釘無紙化辦公推進初期，每個學院 （系、部）都有自己的學生請假流程，隨著學校管理制度的完善，明文規定了學生請假的具體流程，所以，可對所有院系的學生請假流程進行合并。

流程合并應該有規劃地進行，學校無紙化辦公流程中有許多相似流程，這都是今后流程優化整合的目標。流程合并也是無紙化辦公流程日常運維的一部分。

四、無紙化辦公流程應用

（一）無紙化辦公適用范圍

無紙化辦公的適用范圍要根據實際工作情景來確定，并不是所有的工作都可以推行無紙化，要結合實際。如教學工作中有相當一部分工作需要簽字確認紙質留檔，有些甚至需要隨堂攜帶。這些工作內容體現了教師的責任和素養，不必強求無紙化。管理工作中，凡是涉及保密規定的相關工作也不可強求無紙化，這些工作有特殊的明文規定，且有專人負責定期檢查，不必納入無紙化辦公范圍內。

對這些工作可以總結如下：①定期檢查歸檔的工作無須無紙化；②涉密涉黨務的工作無須無紙化；③對外的咨詢服務類工作無須無紙化。

（二）流程評價

無紙化辦公流程的評價一般可分為三種方式進行：下沉調研、集中討論、意見征集。

下沉調研需要大量的人力和時間，是最原始的方法，也是收集到的反饋最豐富的方式。一般是派出數位教師對所有二級學院 （系、部）和各部門進行走訪調研，主要收集各領導班子對無紙化辦公推進的意見和建議。這些意見和建議對無紙化辦公推進初期的工作具有重要意義，消除了一些推進工作中的阻力，并使全校教職工達成大力推進無紙化辦公模式的共識。

集中討論主要以會議的形式進行。由主管校領導負責牽頭，先后展開一定數次的無紙化辦公協調會，每次會議都取得階段性的進展，這是無紙化辦公模式推進的內生動力。

意見征集是無紙化辦公初具規模后主要采取的流程評價方式，但不局限于評價流程，可以對各項工作進行反饋。其本身就是一個無紙化流程，旨在積極聽取學校教職工的意見和反饋。

五、結束語

近年來，學校高速發展，師資隊伍逐漸壯大，管理模式逐漸升級。學校的相關工作模式由傳統辦公模式向無紙化辦公模式轉變。通過對實踐工作的總結和分析得出以下結論。

（1）流程優化過程中應盡量減少審批層級的數量，不宜照搬傳統工作模式的簽批順序，應取舍得當，減少流程對單個審批人員的依賴，綜合采取或簽、去審批、加抄送的方式減少流程停滯的概率。

（2）審批角色設置應采取 “頂層固定、中下層設組”的方法，便于后期因人員變動進行維護。

（3）要適當給予審批人員的權限，在保證發起人所提交表單真實性的同時，賦予一定的糾錯權限。

（4）無紙化辦公的應用范圍應根據工作內容進行劃分，凡涉密、涉外、定期歸檔的工作可以不進行無紙化。

（5）無紙化辦公流程的評價根據不同階段，可采取不同的方式進行，以求進一步提高學校教學工作和日常管理的效率，更好協助高校的發展和建設。

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