中小企業(yè)原材料采購內(nèi)控體系優(yōu)化研究

高質(zhì)量發(fā)展就是要實干興邦，發(fā)展實體經(jīng)濟成為第一要務(wù)。面對波詭云譎、變幻莫測的市場，提高企業(yè)管理水平，完善企業(yè)原材料采購內(nèi)控體系迫在眉睫。

一、中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)控環(huán)境問題

優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境建設(shè)是原材料采購內(nèi)控的首要任務(wù)。

1.組織機構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)分配不清

很多中小企業(yè)的管理決策者目光短淺，只追逐眼前利益，眼光只放在企業(yè)目前的生產(chǎn)與銷售狀況、盈利情況等直接作用于企業(yè)的簡單因素，而忽視了長遠發(fā)展。構(gòu)建一個良好的內(nèi)控環(huán)境，才是企業(yè)內(nèi)控管理的長久之計。有些企業(yè)原材料采購申請流程要求，先審批，再采購，然而在實際工作中，有些采購人員為了所謂的“效率”，往往先入庫再補辦相關(guān)審批流程，如此一來，審批流程就流于形式，導(dǎo)致材料庫存數(shù)量與實際數(shù)量不符，大量的貨物入庫造成庫存壓力劇增，加大企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)壓力。除此以外，還存在權(quán)責(zé)分配不清現(xiàn)象，內(nèi)控環(huán)境混亂。譬如，某些材料應(yīng)由部門主管進行審批，但實際上存在越過主管領(lǐng)導(dǎo)，直接由總經(jīng)理審批的現(xiàn)象。一旦中間出現(xiàn)差錯，無人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。長此以往，內(nèi)控環(huán)境越來越糟糕，無法發(fā)揮內(nèi)控的真正作用。

2.企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范

許多中小企業(yè)是家族企業(yè)，任人唯親，或者一些中小企業(yè)的董事會被大股東操控，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范。家族企業(yè)中剪不斷的裙帶關(guān)系，一言堂的狀況普遍，而大股東很可能因為自己的利益關(guān)系，或者自己的好惡，影響董事會的決策，從而直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。再如，倘若經(jīng)理持有較多的股份，也可能利用大股東的身份插手其他部門的管理，從而擾亂企業(yè)的日常運營。

3.經(jīng)營者管理理念落后

市場環(huán)境日新月異，要求企業(yè)管理者要與時俱進，不能墨守成規(guī)。許多中小企業(yè)管理層思想固化，不能及時學(xué)習(xí)新的知識，不能對企業(yè)的戰(zhàn)略不斷進行改革和創(chuàng)新，原材料采購制度也無法有效貫徹。

4.采購人員整體素質(zhì)偏低

中小企業(yè)采購部門的采購人員學(xué)歷層次整體不高，不具備專業(yè)的素養(yǎng)與能力。僅僅依靠入職培訓(xùn)學(xué)習(xí)的知識，遠遠不足以推進原材料采購內(nèi)控的有效實施。

5.采購人員績效考核制度不完善

原材料采購人員的薪酬一般由基本工資、績效、補助和獎勵構(gòu)成，考核直接影響薪酬，但一些中小企業(yè)并未將采購人員的考核與其薪酬掛鉤，打擊了采購人員的積極性，從而阻礙了原材料采購工作的順利開展。

（二）風(fēng)險防范問題

中小企業(yè)內(nèi)控防范意識比較薄弱，缺乏系統(tǒng)的評估體系，還依靠人為經(jīng)驗來進行內(nèi)控風(fēng)險防范，很容易導(dǎo)致個人意志影響決策。所以，建立原材料采購內(nèi)控體系迫在眉睫。

（三）內(nèi)控活動問題

許多中小企業(yè)缺乏原材料采購計劃管理制度，集中一次性采購很可能阻礙企業(yè)原材料采購效率，增加庫存積壓；沒有建立完善的供應(yīng)商管理體系，往往會滋生貪污舞弊，更有甚者，會影響到企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。

（四）信息系統(tǒng)問題

內(nèi)外部信息系統(tǒng)的溝通十分重要，信息的溝通、傳達、反饋是否順暢，對原材料采購內(nèi)控體系影響重大。

（五）內(nèi)部監(jiān)督問題

一些中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督流于形式，內(nèi)部審計不能抓住問題的關(guān)鍵，面對貪污舞弊，或者突發(fā)緊急狀況，應(yīng)對不及時，給企業(yè)造成很大的損失。

二、原材料采購內(nèi)部控制優(yōu)化措施

面對中小企業(yè)原材料采購內(nèi)控出現(xiàn)的諸多問題，需要采取如下優(yōu)化措施。

（一）優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

1.營造良好的企業(yè)文化

企業(yè)文化對整個企業(yè)的影響是潛移默化、影響深遠的。它是一個企業(yè)的精神支柱，是企業(yè)的風(fēng)向標(biāo)，引領(lǐng)著企業(yè)發(fā)展。企業(yè)文化需要不斷改革創(chuàng)新，要隨著市場的變化和要求，積極做出相應(yīng)的改變，推動企業(yè)發(fā)展。企業(yè)文化是具有人文關(guān)懷的。良好的企業(yè)文化可以使所有員工的力量凝聚在一起，擰成一股繩，勁往一處使。企業(yè)文化的營造離不開管理者的重視，要求管理者不能固步自封，要緊跟潮流，銳意進取。

2.完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)

首先，完善董事會制度，使其能夠真正行使自己的權(quán)力，履行自己的義務(wù)。其次，實行獨立董事制度，可以更好地監(jiān)督董事會。最后，成立監(jiān)事會，進一步監(jiān)督約束董事會。

3.強化內(nèi)部審計制度

設(shè)置獨立的內(nèi)部審計部門，對原材料采購環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督。

4.加強人力資源管理

建立健全人力資源管理機制有利于營造良好的企業(yè)文化氛圍，提高原材料采購人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，培養(yǎng)其工作的責(zé)任感和使命感，有利于提升原材料采購人員的工作積極性，進而推動原材料采購內(nèi)控工作的高質(zhì)量發(fā)展。應(yīng)該以同行業(yè)、同崗位薪資水平為參照，綜合采購人員個人的素質(zhì)與能力，制定適宜的薪資薪酬，以招募和留住人才。

完善采購人員績效考核制度，利用KPI指標(biāo)來定薪酬，如下表所示。

三、優(yōu)化內(nèi)控風(fēng)險評價體系

中小企業(yè)需要設(shè)定采購業(yè)務(wù)風(fēng)險管理目標(biāo)，聘請專業(yè)的團隊或者專家進行評估分析，內(nèi)部組成專業(yè)的小組進行日常防范工作。同時，進行采購業(yè)務(wù)風(fēng)險分析和應(yīng)對。

由上面原材料采購風(fēng)險影響程度表和原材料采購風(fēng)險發(fā)生概率表可以得出采購業(yè)務(wù)風(fēng)險分析應(yīng)對方法。首先，對風(fēng)險的影響進行評估，很小、小、中、大、極大對應(yīng)于數(shù)字1到5；再對風(fēng)險發(fā)生的概率進行評估，較低、低、中等、高、很高量化為數(shù)字1到5。綜合同一事件的兩方面評估，填入風(fēng)險等級矩陣圖中，從而對事件的風(fēng)險進行量化，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。低風(fēng)險可以采取戰(zhàn)略性放棄，暫不處理；中等風(fēng)險，應(yīng)提高警覺，采取相應(yīng)措施，以免風(fēng)險愈演愈烈；對于高風(fēng)險，戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)都要優(yōu)化處理，重點對待，時刻警惕，不可有絲毫懈怠。

（一）加強業(yè)務(wù)活動控制

1.健全原材料采購計劃管理制度

中小企業(yè)采購員編制采購計劃時，要與各個部門保持良好的溝通，了解企業(yè)內(nèi)部庫存動態(tài)，并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)金流量，切實把握好供需存，制定出有效可行的采購計劃。

2.建立采購計劃審批制度

許多企業(yè)原材料采購對于財務(wù)部的審批有所缺失，財務(wù)部作為企業(yè)重要的執(zhí)行部門，掌握著資金的動態(tài)，財務(wù)部的審批流程是不可或缺的。綜上所述，如下圖所示。

3.完善供應(yīng)商選擇和評價制度

中小企業(yè)首先要對供應(yīng)商進行評估劃分，根據(jù)供應(yīng)商競爭力和增值能力劃分為有影響力型、伙伴型、普通型和有競爭力型四種；再將材料從其價值和供應(yīng)風(fēng)險進行分類，分為杠桿型、戰(zhàn)略型、正常型、瓶頸型四種。進而，不同的材料選擇不同類型供應(yīng)商，戰(zhàn)略型材料由伙伴型供應(yīng)商來提供；瓶頸型材料由有競爭力供應(yīng)商提供；杠桿型材料由有影響力供應(yīng)商提供；正常型材料由普通供應(yīng)商提供。利用材料的特性和供應(yīng)商的特質(zhì)進行匹配，物盡其用，才能更大程度上為企業(yè)節(jié)約運營成本，推動中小企業(yè)原材料采購內(nèi)控的實施。

（二）建立通暢的溝通網(wǎng)絡(luò)

信息溝通不僅僅在縱向上傳下達，還要在橫向部門之間進行溝通。構(gòu)建暢通的溝通網(wǎng)絡(luò)，有利于管理層對員工指令的下達，還利于部門之間的有效溝通。采購部門與財務(wù)部門、采購部門與各個車間之間的溝通等，方便快捷、無障礙地溝通，有助于消除各部門之間的信息差和部門之間的壁壘，有利于原材料采購內(nèi)控的實施。

1.樹立主動溝通意識

中小企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)員工的主動溝通意識。管理者應(yīng)以身作則，發(fā)揮好表率作用。員工有些因為自身性格因素，或者大環(huán)境影響，不愿積極主動與管理者進行溝通，甚至某些員工消極怠工，陽奉陰違，或者認為與管理者的溝通不過是應(yīng)付差事，虛以逶迤，無法真正解決問題，對內(nèi)部溝通機制不信任。這極大地阻礙了原材料采購內(nèi)控的實施。只有增強管理者與員工的溝通意識，建立雙向溝通機制，方可促進原材料采購內(nèi)控的優(yōu)化。

2.創(chuàng)造有利的溝通環(huán)境

中小企業(yè)的管理者不能僅僅關(guān)注員工的工作是否完成，還要滿足員工的精神需求，使員工有被尊重、被需要的社會存在感。管理者可以在工作之余組織一些聚會、聚餐、聯(lián)誼等活動，使員工覺得與管理者之間不僅僅是上下屬的關(guān)系，有被關(guān)心、關(guān)懷的感受，提高員工的集體榮譽感，有利于打破工作中帶來的隔閡，提高員工的幸福感和滿意度。這樣才有利于企業(yè)內(nèi)控環(huán)境的建立與完善。

3.發(fā)揮采購部門的核心作用

中小企業(yè)的采購部門作為重要的管理部門，向下反饋著車間生產(chǎn)部門的材料需求，向上連接著材料結(jié)算、材料審批的職能部門，所以，發(fā)揮好采購部門的溝通職能是至關(guān)重要的。采購部門需要將采購信息準(zhǔn)確無誤地及時傳達與反饋。與此同時，采購部門還可以組織研討會，將原材料采購發(fā)生的問題與相關(guān)部門及時溝通交流，總結(jié)經(jīng)驗保證信息，溝通的準(zhǔn)確和順暢。

4.加強上下級之間的有效溝通

許多中小企業(yè)是家族企業(yè)，或者是大股東控制的企業(yè)，這就很容易造成權(quán)力過度集中，很難傾聽員工心聲，不利于企業(yè)內(nèi)部溝通與交流，企業(yè)決策的制定帶有強烈的個人主觀色彩與傾向，容易做出錯誤決策。所以，應(yīng)當(dāng)設(shè)立意見箱或者專門的郵箱，廣納員工的意見和建議，鼓勵員工吐露心聲。

（三）業(yè)務(wù)監(jiān)控

1.加強企業(yè)管理層監(jiān)督

中小企業(yè)管理層首先要重視原材料采購內(nèi)控體系的運行，要以身作則，自查自糾。同時，為了更好地聽取、采納員工建議，可以設(shè)置總經(jīng)理郵箱、工會郵箱，真正解決原材料采購流程中遇到的問題。并設(shè)立獎懲制度，對于善于發(fā)現(xiàn)問題，并提出有效解決問題的想法和思路的優(yōu)秀員工要給予適當(dāng)?shù)莫剟睿慌c此同時，對于阻礙原材料采購內(nèi)控實施運行、因自身原因?qū)е聝?nèi)控管理缺失的員工要進行懲戒。

2.制定專項監(jiān)督計劃

專項監(jiān)督就是運用專業(yè)的素養(yǎng)和能力對原材料內(nèi)控環(huán)節(jié)的薄弱點、問題聚焦點進行專項調(diào)查、研究、分析，從而找出解決的方法和對策。與此同時，可以發(fā)揮監(jiān)事會等內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)對專項板塊進行檢查，并提出整改建議。

（作者單位：南京揚子檢修安裝有限責(zé)任公司）