人民法院無紙化辦案對傳統檔案管理模式的挑戰

近年來，全國各地人民法院不斷推動“智慧法院”建設，不少地區率先實現“全流程無紙化辦案”，推動審判、執行工作模式深入變革，有力提高了辦案質效。由此對傳統檔案管理模式帶來一系列挑戰。

一、無紙化辦案對傳統檔案管理模式的挑戰

（一）對檔案法律效力的挑戰

人民法院電子卷宗是指在案件受理前和案件審理過程中，將尚未裝訂歸檔成卷的紙質案卷材料，依托數字影像技術、文字識別技術、數據庫技術等媒介技術制作而成的具有特定格式的電子文檔和相關電子數據。

無紙化辦案是指從立案、審理、結案、卷宗歸檔等各個環節實現網上辦理，辦案過程全流程網上留痕的新型審判模式。區別于傳統紙質卷宗辦案，整個過程承辦人不接觸紙質材料，所有紙質材料通過隨案同步生成電子卷宗，全程通過電子卷宗進行審判活動。但是和傳統的紙質檔案經數字化掃描后形成的檔案影像卷即電子檔案相比，目前電子卷宗的法律效力欠缺位階較高的立法支持。現階段，在《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民事訴訟法》《中華人民共和國刑事訴訟法》和《中華人民共和國電子簽名法》等相關法律法規中只能找到關聯論述，沒有明確條文。最高人民法院下發的《人民法院在線訴訟規則》對在線訴訟中電子卷宗的應用也作出了概括性規定，但對于電子卷宗、電子檔案與傳統紙質卷宗、傳統紙質檔案的效力同等性并未作出明確規定。此外，電子卷宗中的電子材料結案后通過審判系統直接轉為電子檔案的法律效力也存在爭議。

根據《中華人民共和國民事訴訟法》規定的“原件”規則，書證和物證應當提交原件，但在電子卷宗中提交的書證、物證均不是原件形式，對現行相關訴訟法律規范造成沖擊[1]。雖然《民事訴訟程序繁簡分流改革試點實施辦法》第二十二條、《人民法院在線訴訟規則》第十二條等明確了電子化材料的“視同原件”效力，但其具體適用受到較為嚴格的審核限制。而且，“視同原件”效力主要解決的是電子化材料的形式真實性問題，其證據能力和證明力是否真正能夠與“原件”的法律效力具有同等性，仍需在相關訴訟立法中進一步予以明確。其次，關于電子卷宗的真實性判定難題。在電子卷宗中，大量的電子訴訟材料系由當事人自行上傳，受審查確認方式的有限性等影響，往往難以辨別真偽，導致實踐中有很多當事人向人民法院請求對證據進行線下實體確認，在一定程度上影響了無紙化辦案效率。

（二）對檔案學術倫理的挑戰

檔案的本質屬性是原始記錄性，無紙化辦案產生的電子材料來自兩個方面——原始產生和過程產生。原始產生主要是指在訴訟中當事人、第三人和人民法院直接產生的電子材料，例如當事人通過在線立案平臺、手機端立案上傳的以word、pdf、圖片、音頻、視頻等不同形式提供的電子材料，審理過程中提供的存儲在光盤、U盤、硬盤等載體需要讀取的數據文件，人民法院通過電子送達形成的送達記錄和電子簽章后生成的電子法律文書等材料。過程產生主要是對當事人通過現場、郵寄立案提供的紙質材料進行立案掃描，對審理過程中當事人新增紙質證據和人民法院案件調查中產生的紙質材料進行補充掃描，最終實現電子卷宗隨案同步生成。

無紙化辦案中的電子材料不再是全部由原始紙質材料掃描形成，而是原始產生和過程產生均存在，結案歸檔后形成的紙質檔案不再和電子檔案一一對應而是成為電子檔案的補充說明。無紙化辦案中最后形成的電子檔案既不是簡單的對紙質檔案的數字化掃描也不是完全依據電子卷宗一鍵轉檔，而是刪減后的電子卷宗加上紙質材料數字化掃描形成的電子材料的集合體，某種意義上可以將紙質檔案看成電子檔案的附件，這種模式下電子檔案才是完整性的檔案記錄。紙質檔案只保存本就是原始產生的紙質材料，對于直接生成的電子卷宗材料不再打印入卷，這就導致例如在線庭審中包含電子簽名的筆錄、電子簽章系統審批通過的法律文書、在線立案以電子形式提交的訴訟材料等在紙質檔案里均不再存在。

在電子卷宗深度應用和無紙化辦案的大背景下，最高人民法院開始倡導以電子卷宗為主、紙質卷宗為輔的歸檔模式改革，但現階段電子卷宗轉檔生成電子檔案應包括的具體內容尚未明確。《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》指出：當事人向人民法院提供證據，應當提供原件或者原物。如需自己保存證據原件、原物或者提供原件、原物確有困難的，可以提供經人民法院核對無異的復制件或者復制品。以往人民法院均是收取當事人原件，結案后入紙質材料入卷歸檔。無紙化辦案模式下，紙質原件是否入卷不再強制要求，特別是北京、杭州和廣州三家互聯網法院以強大的信息系統做依托，在立案階段就不再接收紙質材料，基本實現了無紙質檔案無庫房的檔案生成模式。其他地區人民法院在無紙化辦案中也在不同程度做出探索，例如江蘇地區的人民法院全面實行電子發票和電子送達，不再向當事人提供傳統紙質訴訟費等繳費發票，提供電子發票供其自行保管使用；對于同意電子送達的當事人，全程采用電子送達，不再通過郵政提供紙質文書的線下郵寄。由于各地情況不一，這就導致無紙化辦案以后，不同地區不同人民法院的電子和紙質檔案包含的內容同樣也產生差異。

隨著后續無紙化辦案改革持續深入，作為附件的紙質檔案將逐漸減少甚至消失，最終將會出現無配套紙質檔案的純電子檔案。作為檔案學核心理論之一的來源原則明確指出尊重來源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內的原始整理體系。而無紙化辦案造成紙質檔案和電子檔案的完全剝離，導致全宗不再完整，對來源原則的挑戰值得關注。

（三）對檔案歸檔模式的挑戰

無紙化辦案全面鋪開后，傳統的“雙套制”管理模式弊端顯露，不利于各級法院踐行智慧法院理念[2]。目前各地人民法院在案件結案后按照規定在審判系統內對電子卷宗內容進行排序，刪除重復或者不需入卷的電子材料，經過整理后提交歸檔生成電子檔案。案件相關的紙質材料按照敲碼、打孔、裝訂等工序，形成紙質檔案后同步歸檔。

同傳統歸檔模式相比，電子卷宗一鍵轉檔仍要進行紙質材料的裝訂、打孔、敲碼，相當于是將原紙質檔案歸檔變為紙質和電子并存，只是紙質檔案的內容和厚度會大幅度下降，但是該完成的裝卷流程并未消失。同時一鍵轉檔操作人員在轉檔完成后，檔案室工作人員要進行電子檔案和紙質檔案的雙重接收。司法改革以后，司法行政人員在人民法院占比壓縮到15%，專門從事檔案工作的在編人員在中、基層人民法院大都是1至2人，逐年增加的案件量對后續人民法院歸檔質量管理帶來不小的壓力。

（四）對檔案信息化的挑戰

推行無紙化辦案，采用審判系統電子閱卷和電子卷宗一鍵轉檔進行歸檔，需要依靠強有力的信息系統支持。同時掃描數據的驟增對系統安全性、可讀性和存儲容量都帶來新的要求。現階段各地區人民法院審判系統并沒有統一，部分地方是全省統一一個系統，部分地方是全省同時使用多個系統，部分地方是各自使用不同的系統。在這樣的背景下推行無紙化，需要大量的額外經濟支出，同時對于一鍵轉檔的技術要求也較高。

據不完全統計，截至2023年12月，全國法院中實現電子卷宗一鍵轉檔的人民法院，有相當一部分因電子卷宗、電子檔案編目之間存在差異，需人工逐一核對調整。以筆者所在的蘇州地區為例，結案后電子卷宗在一鍵轉檔過程中，原始電子卷宗大量的電子材料無法直接匹配到電子檔案目錄中，需要人工一一拖拽匹配。由于訴訟案件包含的字段廣、范圍大，而且每個案件包含的字段內容還不一樣，導致電子卷宗轉檔歸檔及時率反而不及傳統裝卷紙質檔案歸檔。不少書記員反映在電腦上一件件的核對和調整電子材料順序，反而沒有傳統裝卷對紙質材料進行手工理卷方便。

無紙化辦案對電子材料的生成質量要求較高，電子材料的成像效果直接影響司法審判效率和后續電子卷宗歸檔。當事人通過網絡、微信小程序或者自助設備提交立案材料，立案人員非專業掃描人員，對于該材料是否符合電子卷宗成像和電子檔案技術標準并不清楚，僅通過材料是否清晰、是否符合立案要求判斷能否立案。然而個人提供的材料，例如照片、截圖、非原件的復印件等電子材料很多并不符合后續案件結案歸檔數據要求。

同時，對于結案后已通過一鍵轉檔進行歸檔的案件，增加材料顯得更加煩瑣。傳統紙質檔案歸檔后加材料是對增加的紙質材料直接掃描，二次掛接檔案系統。一鍵轉檔后的案件由于案件狀態已經變更為歸檔，無法直接在系統中變更案件狀態，需要將案件退回結案狀態，添加新的增加材料重新轉檔生成新的電子檔案后再提檔進行歸檔。近年來為了確保審判數據的不可更改性，不少地區由省高院牽頭對電子數據的修改進行了嚴格管理，以江蘇地區為例，對于已經結案歸檔的案件狀態進行變更需要由基層人民法院提交當地中級人民法院經匯總報省高院審核才能修改案件狀態。然而針對基層人民法院上訴案件、發改案件等退回的審理材料和結案后當事人提交的解封申請等后續新產生的材料，這種修改流程無異于增加了不少額外工作量。

二、對相關問題的應對措施

（一）加強頂層設計，完善規章制度

由最高人民法院和國家檔案局聯合牽頭制定相關政策，提供頂層支持。從制度著手，確保人民法院開展無紙化辦案，電子卷宗歸檔有章可循。考慮到各地改革探索步伐不一，可在強化頂層設計的基礎上，選取一定數量的代表性省份，在當地省法院和省檔案局的指導下開展實踐，最后國家層面在吸收總結各地經驗的基礎上統一規劃、統一設計、統一部署，制定自上而下貫徹執行的相應制度和方案。

各地區人民法院同時也要加強和同級檔案主管部門的溝通，現階段各地無紙化辦案和歸檔基本是人民法院獨立承擔，對于后續歸檔內容、方式等轉變和同級綜合檔案館、檔案行政管理部門沒有針對性的溝通。由于法院案件逐年增加，各地法院都面臨庫房脹庫嚴重的問題，如何儲存大量的紙質檔案成為一個大難題。利用無紙化辦案機會，能解決法院長期以來存在的“二次掃描”問題，即立案材料掃描進入審判系統，結案歸檔后紙質材料掃描進入檔案系統，既造成了資源浪費，也帶來了紙質檔案越來越厚無處存儲的問題。

由于審判工作和歸檔工作相比立案的滯后性，無紙化辦案帶來的紙質檔案減少的效果從推行到凸顯效果最快也需要兩三年，因此在進行有關工作的時候要未雨綢繆，提早考慮各地綜合檔案館對紙質檔案、電子檔案入庫移交的具體要求，確保無紙化辦案產生的紙質檔案和電子檔案符合同級綜合檔案館的有關標準。

（二）統一規范標準，建立全流程體系

無紙化辦案除了紙質材料電子化外，還包括電子文件接收、轉化，以及電子卷宗、紙質卷宗、數字化副本的流轉，需要從全流程的角度，統籌規劃各方面、各層次、各要素。電子卷宗歸檔的前提是全流程網上辦案體系，打通各個系統之間電子文件的聯通渠道[3]。一是建立長效機制。卷宗質量提高是一個摸索和不斷提高的過程，需要在技術、流程上持續優化，要在對自身狀況進行認真分析后進行長遠設計。二是摸清資源底數，對標擬用資源進行基礎評估，通過評估明確建設目標、階段內容，作為基礎配備依據。三是設計關于評估的關鍵指標（如掃描率、已掃描案件編目率、掃描質量、編目質量等），建立評估周期等機制，完善評估方法。四是重視數據標準化建設，做好卷宗數據存儲、生成、集成、共享、挖掘等工作，通過數據輔助決策，提高管理的精準化。

流程體系建設是案件歸檔工作標準化、規范化的基礎。要加強組織領導，建立符合實際的組織協調機制。以實際辦案需求為出發點，按照規范，借鑒經驗，制定嚴格的電子卷宗制作標準和紙質卷宗制作標準。同時圍繞電子材料和紙質材料全流程管理，健全雙軌流轉、管理制度，打通流轉過程尤其是歸檔環節的堵點、難點。重點對掃描、編目、數據掛接等環節出臺相應規范，明確職責清單。通過健全保障制度，提供標準化、伴隨式服務，做好技術支持。加強訴訟材料電子化處理工作現場管理，制定嚴格的工作制度保密管理規定，加強手機等電子設備集中管理等相關措施。建立隨機抽查、定期考核、工作通報制度，根據工作反饋情況，及時出臺相關規范性文件等具體的工作指引。

（三）打造兩柜三區，深化檔案輔助事務社會化服務

近年來最高人民法院和有關部門多次對審判輔助事務社會化工作提出要求，2021年最高人民法院印發《關于在加快推進司法責任體系改革和建設中進一步加強人民法院隊伍建設的意見》，進一步強調要“有序推進審判輔助事務集約化社會化管理，切實減輕法官事務性工作負擔”。2019年中共中央政法委員會、最高人民法院、最高人民檢察院印發《關于進一步優化審判輔助人員配置全面提升司法效能的意見》，對司法輔助事務工作，提出要提高集約化、社會化水平。國家檔案局下發的《檔案數字化外包安全管理規范》也對檔案數字化外包安全管理作了明確要求。因此，利用推廣無紙化辦案的契機，將檔案管理的事務性工作從審判核心工作剝離，也符合人民法院和檔案行政主管部門的相關要求。

在無紙化辦案模式下，調整傳統檔案歸檔模式，借助第三方社會化力量將檔案輔助事務從審判核心工作中剝離，確保有限的法院工作人員集中在審執業務中。建設智能云柜、智能中間柜和數字化掃描區、集中裝卷區和轉檔區的兩柜三區模式，通過硬件設備的協助，將少量非無紙化案件的中間材料存儲在智能云柜中，大量無紙化案件的紙質材料存儲于智能中間柜中，配備專人進行存取。同時通過第三方派駐掃描人員，將立案掃描和過程材料掃描從法官和書記員工作中剝離，避免無紙化辦案帶來的掃描工作量驟增擠壓原有的審判核心工作。同時成立集中裝卷和電子轉檔團隊，將敲碼、打孔、裝訂和電子卷宗數據導入等重復性、程序性工作交由第三方團隊，原有法院業務人員和檔案管理人員承擔質檢和核驗工作，實現從檔案整理到檔案管理的轉變。

（四）加強技術投入和硬件改造，提升系統數據安全水平

采用無紙化辦案的人民法院電子卷宗系統應具備材料接收、智能編目、全程流轉、電子簽名、安全認證等功能，支持在電子訴訟文件形成和流轉過程數據采集、電子簽名圖形化轉化、生成歸檔數據并按照程序要求向電子檔案管理系統歸檔。該系統應為獨立的系統，能夠提供歸檔接口程序，實現在線移交歸檔等功能。歸檔接口能夠通過信息包方式實現數據交換，以在電子卷宗系統設計推送接口或者在電子檔案管理系統設計捕獲接口的形式，實現歸檔文件自動轉換、歸檔目錄智能掛接、歸檔文件標注核對、歸檔目錄自由選擇，提供案件電子卷轉檔案卷、檔案卷整理功能，實現讓辦案部門一鍵轉檔，檔案管理部門核查后一鍵接收的一體化流程。

同時人民法院要及時擴容存儲空間、更新老舊硬件設備，滿足無紙化辦案對于硬件設備的需求。在進行無紙化辦案的推廣過程中，要重視電子質證系統的研發和使用，保障庭審電子質證穩定運行。由于電子卷宗是借助于網絡空間和電子設備進行流轉、存儲，其在某些特定情況下的安全性可能要弱于紙質卷宗，因為網絡空間和電子設備可能會被黑客攻擊、植入病毒等而減損電子卷宗的安全性[4]。落實電子卷宗冗余備份和區塊鏈認證，同時做好數據安全保密工作，做到信息化發展與網絡安全并重。

無紙化辦案后對數據的安全性、可讀性和保密性要求更高，由于原始紙質材料將大幅度減少甚至不復存在，通過線上線下物理載體多渠道備份，確保數據安全。電子卷宗流轉、使用以及紙質材料電子化過程中，保密工作面臨較大安全壓力，需要制定嚴密的安全防護措施。此外，還要強化信息安全配套設施，同步規劃、建設、運行主動防御體系，加強關鍵信息保護，提升分級保護能力，保證實體安全和信息安全，在數據形成、流轉等環節嚴格把關。使用適當方式制作歸檔原件，確認信息內容的原始性。

三、結語

隨著近年來人民法院信息化建設高速發展，智慧法院搭建日趨完善，實現從紙質辦案到無紙化辦案，從紙質檔案到電子檔案的變革，不僅是為了滿足互聯網時代對信息高速流轉和存儲的要求，更是為了進一步助力人民法院審判工作提質增效。在無紙化辦案的趨勢下，當前人民法院檔案管理面臨電子檔案法律效力缺陷、電子卷宗歸檔模式適用順序錯位等難題，后續應結合審判輔助事務社會化、電子信息系統整合、規范標準建設等進一步深化檔案管理模式的變革，更好地保障一線審執工作。

參考文獻：

[1] 郝樂. 人民法院應用電子卷宗的理論基礎、實踐考察與制度完善[J]. 檔案學研究， 2022（2）： 40-47.

[2] 王林燕. “單套制” 歸檔對檢察機關電子卷宗歸檔的啟示[J]. 蘭臺世界， 2023（4）： 76-78.

[3] 冷立新， 張衛東， 李海軍. 智慧法院背景下檔案管理模式創新研究[J]. 北京檔案， 2020（3）： 25-28.

[4] 謝登科， 周鴻飛. 智慧司法下法院電子卷宗的歸檔模式與實踐檢視[J]. 浙江檔案， 2022（12）： 43-46.

作者單位：蘇州市相城區人民法院