訴訟檔案信息化建設的實踐與探索

摘 要：部分法院在很長一段時間內由于受到“重辦案，輕檔案”觀念的影響，未能足夠重視訴訟檔案的信息化建設。因此，訴訟檔案信息化建設工作在國內的實踐進度始終保持較慢狀態，究其原因在于多個方面，包括不明確訴訟檔案信息化范圍、滯后的相關配套制度建設等。為改善現狀，一方面應促進訴訟檔案管理人員提升自身信息化能力，另一方面在制度建設環節也應加大力度，使得訴訟檔案信息化的范圍能夠更加明確，由此可推進訴訟檔案信息化，提升檔案服務水平。

關鍵詞：訴訟檔案 檔案管理 信息化

中圖分類號：F062.5；G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-052-03

從改革開放開始，國內的法治建設任務歷經40余年的發展取得了顯著進步，伴隨著越來越多的各類訴訟案件，各級法院需要處理與日俱增的訴訟檔案，因其內容具有較強的專業性，且材料種類豐富、多樣，無論在收集、整理環節，還是在利用環節，均呈現出鮮明特點。訴訟檔案管理工作部門與工作人員面對不斷增加的收案數量、不斷增大的訴訟檔案規模，承擔的工作壓力越來越大。隨著電子檔案管理模式的出現，法院檔案工作也應實現由傳統模式向現代化管理模式的轉變。

一、現階段的訴訟檔案信息化建設

訴訟檔案是國家重要的專門檔案之一，是真實記載人民法院所有訴訟活動的、具有保存價值的各種訴訟文書材料的總和。結合統計數據來看，地方各級人民法院、專門人民法院在2022年共計受理3370.4萬件案件，其中有3081萬件案件被執結、審結。相比于上一個五年的數據統計結果來看，地方各級人民法院、專門人民法院無論在受理案件數量上還是在審結與執結案件數量上均有明顯提升。2018年至2022年，地方各級人民法院與專門人民法院受理案件1.47億件，審結、執結1.44億件，比上一個五年分別上升64.9%、67.3%。訴訟案件數量的增加也體現在不斷擴大的訴訟檔案規模里，每個案件都如實記錄在訴訟檔案中，這些不斷增多的訴訟檔案是對國家和社會具有保存價值的歷史記載，也是人民法院進行審判工作的重要依據和必要條件，需要有更加規范、高效的管理方法。

訴訟檔案數字化工作于2013年正式由最高法牽頭開展，法院信息化建設工作體系也相應納入了訴訟檔案數字化工作。以最高人民法院與國家檔案局聯合出臺的《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》為依據可以發現，以紙質檔案為對象進行數字化相關工作時，不僅需要達到一定要求，同時也需要符合相應標準。自此，國內各級人民法院開展了訴訟檔案電子化、數字化工作，整體增強了訴訟檔案管理工作的規范性，提高了工作效率，也為司法公開提供有力推動。

二、國內訴訟檔案信息化工作不足

開展訴訟檔案信息化工作的過程中需要面臨的任務較為復雜，整體上看，此項工作屬于系統工程，具有動態性，其不僅涉及單獨的某一個項目，更是需要兼顧若干項目。從實際操作層面看，訴訟檔案信息化工作貫穿案件的所全部流程之中，具體包括訴訟文件形成、整理、立卷、歸檔、檢查、接收、整合、保管、利用和監督指導等多方面內容。現階段，訴訟檔案信息化工作問題主要包括如下幾點：

（一）部分法院并未充分重視訴訟檔案的信息化建設

部分法院在很長一段時間內始終秉持“重辦案，輕檔案”與“重實體，輕程序”思想，這類傳統思想使得辦案過程存在普遍的認識誤區，限制了訴訟文書材料立卷的整體質量，使得國內的訴訟檔案管理缺乏規范性、創新性、科學性。近年來，陽光司法、司法公正理念的出現對這一問題的解決產生了一定積極作用。最高法于2013年發布了規定，奠定了訴訟檔案信息化工作在國內開展的開端基礎。人民法院在相關政策的引導下，開始關注訴訟檔案立卷規范性，但依然存在較多法院未能準確看待訴訟檔案信息化管理工作的意義，訴訟環節涉及的過程性文書材料信息化水平不高，對紙質版訴訟檔案的依賴性依然較強。與此同時，部分法院因人員素質、經費等因素的限制，制約了訴訟檔案數字化處理程序的推進，甚至部分法院還在使用紙質檔案管理系統，信息化程度較低，檔案管理效率低下，電子訴訟檔案缺乏完整性。部分法院對紙質檔案的重視度依然高于電子檔案，此種傳統、落后的思維模式導致這些法院對檔案的價值難以真正識別，使得訴訟檔案信息化建設工作不到位，無法實現訴訟檔案信息化建設的目標。

（二）訴訟檔案管理缺乏秩序，可追溯性不足

盡管《人民法院訴訟文書材料立卷規范》已提出對檔案工作各個環節應達到的要求，但未能有效落實，依然存在次序混亂的排列情況以及不全面的項目填寫問題，對訴訟檔案的質量產生嚴重影響。與此同時，部分工作人員未能充分認識自身的職業責任，換崗頻繁，交接不完備，部分檔案未能按期歸還，部分卷宗未能及時歸檔，檔案遺失或殘缺問題較多，使得檔案管理工作缺乏秩序，較為混亂。并且，在檔案管理中，需要有規范的流程及檔案流轉記錄，而在一些地區法院中，檔案管理流程不規范，檔案流轉記錄不完整，訴訟檔案從部門或個人轉移過程中沒有各種情況的完整記載，使得出現問題時較難追溯相關流程及具體情況，影響了案件的查閱和管理。

（三）訴訟檔案信息化未區分重要程度

部分法院在開展訴訟檔案信息化工作時，進度遲緩，在信息化、數字化處理時未能清晰區分訴訟檔案的類型。盡管不同法院在重視訴訟檔案信息化建設方面的程度有所不同，但不明確訴訟檔案信息化范圍這一問題在各法院中普遍存在。訴訟檔案鑒定環節以充分實現檔案利用價值為最終目的，通過對訴訟檔案查考利用價值，劃定不同保管期限，而在信息化、數字化管理期間需要對訴訟檔案在未來的實際利用率加以考慮，根據不同保管期限及利用率制定訴訟檔案的信息化、數字化方案。訴訟檔案信息化在國內目前缺少明確范圍，倘若不加區分地處理不同保管期限、不同密級訴訟檔案，則會令工作成本在無形之中增加，部分訴訟檔案難以達到較高的利用效率。

（四）訴訟檔案管理制度缺乏時效性與針對性

當前，法院的檔案管理工作主要依據《人民法院訴訟檔案管理辦法》，該《辦法》自2014年1月1日實施。此后，隨著我國的法制社會發展速度不斷加快，紙質訴訟檔案管理模式無法令訴訟檔案的現代化保管需求得到滿足。雖然電子化、數字化訴訟檔案從10年前便開始進入改革階段，但操作流程依然未達到健全水平，技術標準不夠清晰，范圍不夠明確，難以適應社會司法改革、審判工作的實際需要。與此同時，地方各級人民法院、專門人民法院具體情況不盡相同，盡管該《辦法》規定了訴訟檔案的排序、收集等要求，但在實踐過程中，依然存在規定與實際情況不匹配或執行有困難等問題。整體看，訴訟文書檔案管理工作依然存在管理混亂、項目不完備等問題，這對數字化時代管理和保護訴訟檔案無疑構成了阻礙。

（五）訴訟檔案信息化建設缺乏統一標準

訴訟檔案自身所處的規范化水平、標準化程度會影響信息化建設水平，二者之間的關聯性極為緊密。為進一步提高檔案信息的規范化水平，不僅應確保所用信息語言的一致性，同時也應借助信息技術的高效性。如果在此領域的標準不清晰，則無法有效引導信息化發展趨勢，混亂的電子化局面必然會出現。在訴訟檔案的信息化過程中，如果沒有信息化標準作為依據，則無法規范訴訟檔案的命名規范、分類標準和存儲方式等內容，使得檔案管理混亂無序，造成檔案信息化工作重復或遺漏，影響檔案的管理效果和使用效果。

（六）訴訟檔案信息化建設理念缺乏先進性

雖然訴訟檔案本身的意義與價值近年來得到更多關注，但國內部分工作人員在認知檔案時的水平依然較低，將檔案視作無足輕重的要素，忽視檔案的價值，使得訴訟檔案管理難以推陳出新，信息化建設進展緩慢，限制了檔案信息化建設速度，使得檔案信息在交流過程中遇到阻礙，不利于提升檔案管理的效率和質量，難以達成檔案信息化建設目標。

三、人民法院完善訴訟檔案信息化管理工作體系的對策

（一）訴訟檔案管理人員應增強信息化能力

《人民法院檔案工作規定》指出，各級人民法院應安排專門負責檔案工作的工作人員來開展具體工作，根據法院本身的屬性可以在人數上有所區分，隨著相關規定的調整、優化、完善，處于發展進程之中的訴訟檔案信息化建設工作也應向著更加規范的趨勢逐步發展，高級人民法院檔案機構配備的檔案信息化技術人員數量不少于1人。但此規定中除對高級人民法院檔案信息化技術人員數量提出要求外，有關其他法院其可配備的檔案信息化技術人員的數量并不清晰。基于此，可著眼于制度層面，明確專業檔案信息化人員資質、數量的參考標準，以便法院配備訴訟檔案信息化人員提供制度依據。需要指出的是，當前人民法院面臨的時代是科技日新月異的新時代，檔案工作重心逐漸發生轉移，深層次檔案信息加工、處理以及oWx+uLuHIFpKlk10THmcRQ==信息研發等環節需要得到更多關注。作為訴訟檔案管理人員，其一方面應具有檔案專業知識和一定法律知識，另一方面應具備并具有較高水平的信息化素養，足夠的規劃意識以及較強的規劃能力，向復合型人才的方向不斷提升自我，以便于承擔更多元化的專業工作項目。

（二）制度建設與檔案價值鑒定并重，建立檔案流轉記錄

法律本身的滯后性導致社會生活中必然存在部分事務難以得到及時規范、制約。結合訴訟檔案信息化工作目前的開展現狀來看，基于現有制度的基礎條件進行制度完善勢在必行。此外，應對訴訟檔案信息化處理的具體范圍加以明確，鑒定工作應增強科學性，根據不同類別各自的要求準確鑒定。通常情況下，案件發生時間在近三年之內的訴訟檔案會被反復利用，這部分檔案信息應在信息化工作中被視作重點。相比而言，撤訴案件、調解案件的卷宗材料被利用的概率較低，因此可以被視作信息化管理的可選對象。部分訴訟案件超出應保管期限，則無需納入信息化管理對象的范疇之內。由此便可以確定訴訟檔案信息化管理的優先范圍，并且可以使訴訟檔案信息化管理工作具備明確目標，遵循利用為先原則，控制此項工作的成本，便于工作效率的提升。

在完善制度內容時，需要考慮在訴訟檔案管理中，建立檔案流轉記錄，完整記錄訴訟檔案從部門或個人轉移過程中的各種情況，以保證檔案管理的規范性和透明度，避免檔案遺失或遺漏，確保檔案的完整性和準確性，使得檔案可追溯、可查詢。

（三）提高訴訟檔案立卷質量，增強訴訟檔案管理的安全規范性

“重辦案，輕檔案”以及“重實體，輕程序”這類傳統認識誤區應有所轉變，當前法院訴訟文書材料立卷環節整體質量較低，并且在管理方面較為混亂，為改變現狀不足，應進一步厘清訴訟文書材料立卷規范，明確訴訟文書材料歸檔范圍，由此可為訴訟文書立卷質量提供保障。人民法院的案件流程管理體系應在內容方面有所增加，納入訴訟分數評比效果、案件卷宗評查效果等內容，使得卷宗歸檔可以更加規范、嚴格。與此同時，訴訟檔案管理制度的運行效果需要增強，對外調閱卷宗、對內調閱均應增強規范性。需要注意的是，只有令訴訟文書材料立卷具有更高質量的情況下，訴訟檔案信息化管理工作才能夠更好地開展。

訴訟檔案安全管理包括檔案系統安全、檔案數據安全，需要采取安裝防火墻、加密傳輸數據等安全措施來防范黑客攻擊和病毒感染，制定嚴格的用戶權限管理制度，根據不同用戶設置不同的訪問權限和操作權限，開展密碼保護等知識的宣傳和培訓，加強員工的安全意識和培訓，以增強訴訟檔案的安全規范性。

（四）訴訟檔案信息化工作采用智能化和自動化技術，提高技術應用水平

數字化檔案管理已經成為法院提高案件處理效率和質量的一個重要手段，并在案件審理的速度、精確度、可靠性和安全性方面取得了顯著的改善。開展訴訟檔案信息化工作離不開技術手段的應用，從實際操作層面看，各級人民法院需要對前期準備環節更加重視，提高數字化檔案資料庫的構建水平，無論在整理環節還是在歸檔環節，均應引入電子化形式，由此為后續的信息化建設工作得以順利開展提供支撐。在實際操作中，建立電子訴訟歸檔系統可以對電子文檔進行分類、整理、存儲和檢索，方便使用者查找和使用。紙質卷宗可通過打印、掃描形成電子信息，應及時核對錄入的電子信息，保障后續電子訴訟檔案管理工作的順利推進。此外，人民法院應針對各項技術標準規范的具體內容加以優化，擴大應用電子檔案管理系統的范圍，對電子化訴訟檔案進一步細化區分。通過檔案查詢終端系統的規范化運行，使電子檔案管理工作能夠在良好的環境之中順利推進。在案件處理環節，借助網絡平臺提高工作效率，使電子檔案資源整合更加便捷，共享電子檔案資源能力增強，集中統一管理電子檔案來為數據分析、編研等工作提供幫助。高清電子掃描設備、電子簽章技術與系統等均應擴大應用范圍，使得電子化卷宗管理模式能夠愈發健全，在采集、歸檔、流轉等環節均可以提高效率、確保精準度，為訴訟檔案的原始性提供保證，進而對司法權威、公正加以有效維護。

司法公正以訴訟檔案為載體，先進技術的應用，不僅提高了訴訟檔案管理的效率和質量，也為我們提供了在數字化時代管理和保護訴訟檔案的新思路和新方法。唯有長期探索、持續完善，方可令訴訟檔案信息化管理工作進一步完善。為此，應提高信息化技術的利用率，依托于信息化技術本身的多重優勢來增強法院檔案管理團隊的綜合水平，使得檔案信息化制度能夠更加健全，真正實現保障國家司法改革、法制建設的實際效果。

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（作者單位：大連市中級人民法院審判事務服務中心 遼寧大連 116012）

（作者簡介：郭涵琳，女，研究生，遼寧省大連市人，現就職于遼寧省大連市中級人民法院。）

（責編：若佳）