科技項目經(jīng)費全過程管控探究

摘 要：為了更好地解決科技計劃項目科研經(jīng)費管控中存在的問題，文章立足規(guī)范管理科技項目經(jīng)費的重要性，針對經(jīng)費管理常見問題及不利影響進行深入分析，在促進科技計劃項目經(jīng)費的規(guī)范、高效管理及使用方面開展研究，提出切實、可行的解決措施，為推動高水平科技自立自強、加快形成新質(zhì)生產(chǎn)力保駕護航。

關(guān)鍵詞：經(jīng)費管理 全過程管控 管理自主權(quán)

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-077-03

為貫徹落實《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國辦發(fā)〔2021〕32號）精神，擴大科研項目經(jīng)費管理自主權(quán)，項目承擔(dān)單位要落實好科研項目實施和科研經(jīng)費管理使用的主體責(zé)任。為確保科研項目經(jīng)費管理自主權(quán)接得住、管得好，科技項目經(jīng)費全過程規(guī)范管控迫在眉睫，下面筆者結(jié)合云南省科技計劃項目經(jīng)費管理要求，從項目承擔(dān)單位角度，就如何規(guī)范做好該項工作進行闡述。

一、規(guī)范管理科技項目經(jīng)費的重要性

科技計劃項目管理方面，在立項環(huán)節(jié)助力項目研發(fā)團隊順利通過專家評審、在研發(fā)過程中促進科研經(jīng)費使用效益最大化、在驗收階段為項目決算乃至順利通過驗收提供堅強的財務(wù)支撐。

擦亮企業(yè)品牌效應(yīng)方面，在《高新技術(shù)企業(yè)認定管理辦法》《優(yōu)質(zhì)中小企業(yè)梯度培育管理暫行辦法》及《促進新型研發(fā)機構(gòu)發(fā)展實施方案》等評價、認定規(guī)定中，均要求企業(yè)研究開發(fā)費用總額占同期銷售收入總額的一定比例。

申請研發(fā)投入后補助方面，在《云南省研發(fā)經(jīng)費投入獎補辦法》中規(guī)定，要求獎補對象研發(fā)經(jīng)費投入達到一定額度以上，科技主管部門依據(jù)企業(yè)研發(fā)經(jīng)費投入情況分配研發(fā)經(jīng)費投入獎補資金。

研究開發(fā)費用稅前加計扣除政策，采取“真實發(fā)生、自行判別、申報享受、相關(guān)資料留存?zhèn)洳椤钡霓k理方式，需提供稅務(wù)局留存?zhèn)洳橘Y料中包含“研發(fā)支出輔助賬及匯總表”等經(jīng)費支出核算資料。

二、科技項目經(jīng)費管理常見問題及不利影響

（一）經(jīng)費管理責(zé)任部門認識不到位，職責(zé)不明確，責(zé)任不清晰，經(jīng)費管理存在推諉甚至過程缺失

在科技計劃項目開展過程中，以項目負責(zé)人為核心的項目研發(fā)團隊、承擔(dān)單位科研管理部門及財務(wù)部門合理、規(guī)范管理使用項目經(jīng)費的主觀能動性較差。項目負責(zé)人的科研素養(yǎng)及契約精神不強，表現(xiàn)為兩種情況：一是認為經(jīng)費管理由財務(wù)部門安排使用，項目研發(fā)團隊負責(zé)完成技術(shù)指標即可；二是不按項目資金管理辦法合理、規(guī)范使用經(jīng)費，隨意支出，甚至出現(xiàn)違規(guī)行為。科研管理部門未對科研申請書、協(xié)議書等項目立項申報材料進行審核，存在項目過程管理、中期檢查、結(jié)題管理缺位，未搭建項目研發(fā)團隊與財務(wù)部門之間的業(yè)財溝通橋梁，導(dǎo)致研發(fā)進度與經(jīng)費支出金額不匹配。財務(wù)部門未嚴格對照經(jīng)費預(yù)算書審核研發(fā)支出報銷內(nèi)容，導(dǎo)致經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行偏差較大，不利于項目順利通過驗收。

（二）未建立有效的聯(lián)動機制，科技項目信息不對稱，導(dǎo)致未及時、準確、規(guī)范核算研發(fā)經(jīng)費

項目經(jīng)費管理工作是一個系統(tǒng)工程，更是一個時效性很強的工作，由于項目研發(fā)團隊、科研管理部門及財務(wù)部門各自為政，交流溝通不暢，出現(xiàn)如下工作場景：研發(fā)費用開支時，項目人員未標注歸集項目名稱等關(guān)鍵信息，導(dǎo)致財務(wù)部門未按照單獨核算要求及時開展經(jīng)費核算工作，再加之整個項目起止期間，各相關(guān)部門管理缺位，一個不可逆轉(zhuǎn)的經(jīng)費管理問題出現(xiàn)了，項目驗收時無法提供自財務(wù)核算系統(tǒng)生成的項目輔助明細賬、支出臺賬及經(jīng)費決算書等支撐材料。

（三）立項時項目經(jīng)費預(yù)算編制偏高，相關(guān)性及合理性欠缺

通常，《科技計劃項目申報指南》中均作“申請資助經(jīng)費與自籌經(jīng)費的比例不低于1：2”等支持強度要求，企業(yè)項目立項策劃時，為爭取到更多的經(jīng)費支持，項目負責(zé)人未按照“目標相關(guān)性、政策相符性、經(jīng)濟合理性和任務(wù)完成可行性”原則編制預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算虛高，可執(zhí)行性差，進而影響項目順利通過驗收。

另外，各單位研發(fā)經(jīng)費投入總額均以項目任務(wù)書的形式分解至各科技項目，由單個科技項目經(jīng)費支出匯總構(gòu)成，若存在未規(guī)范開展科技項目研發(fā)投入管理情形，則不能提供符合高新技術(shù)企業(yè)申請及復(fù)審、研發(fā)費用加計扣除、研發(fā)經(jīng)費投入后補助申請工作等相關(guān)財務(wù)支撐材料，享受稅收優(yōu)惠及獲得政府扶持資金，科技項目的經(jīng)濟效益不能最大化釋放。

三、科技項目經(jīng)費全過程管控建議

鑒于云南省科技計劃項目從立項到項目驗收均有系統(tǒng)規(guī)范的管理要求，按照該類項目資金管理模式開展科技項目經(jīng)費管理工作，可以同時滿足高新技術(shù)企業(yè)申請及復(fù)審、研發(fā)費用加計扣除、研發(fā)經(jīng)費投入后補助申請工作相關(guān)要求；另外，規(guī)范核算每個項目的經(jīng)費支出，最終以項目決算書為載體反映出來，這一切均離不開項目研發(fā)團隊、科研管理部門及財務(wù)部門的有效聯(lián)動機制。

綜上，下面筆者就科技計劃項目經(jīng)費全過程管控闡述如下：

（一）提高認識，制定和完善單位內(nèi)控制度

一是項目研發(fā)團隊、科研管理部門及財務(wù)部門要各行其責(zé)，認真履行好經(jīng)費管理及使用職責(zé)，充分認識到經(jīng)費管理的重要性，認真學(xué)習(xí)科技計劃項目資金管理辦法，提高經(jīng)費管理素養(yǎng)；二是結(jié)合單位所屬行業(yè)特性及科技項目特點，制定和完善科技項目管理及資金管理等內(nèi)控制度；三是設(shè)置科研財務(wù)助理，為科研人員在項目資金預(yù)算編制和調(diào)劑、經(jīng)費支出、財務(wù)決算和驗收等方面提供專業(yè)化服務(wù)。

（二）以“一人+兩表一單”為主線，規(guī)范開展項目經(jīng)費全過程管控工作

“一人+兩表一單”模式，即一個具有契約精神的項目負責(zé)人，再加上項目資金預(yù)算表→報銷單據(jù)→項目資金決算表。其中：項目負責(zé)人作為資金使用的直接責(zé)任人，在科技計劃項目“立項→實施→驗收”整個生命周期，均應(yīng)恪守科學(xué)道德準則，發(fā)揚科學(xué)家精神，強化契約精神，堅守科研誠信底線，對資金的合規(guī)性、合理性、真實性和相關(guān)性負責(zé)，是項目經(jīng)費管理大片中不可替代的“1號”角色；項目資金預(yù)算表作為經(jīng)費管理工作中的“綱”，對研發(fā)期間可能發(fā)生的所有支出進行分析預(yù)測，其編制的科學(xué)性、規(guī)范性及合理性，是保障科研經(jīng)費合理配置和高效利用的基石；報銷單據(jù)作為項目資金預(yù)算表中各預(yù)算科目的過程表達載體，是聯(lián)系研發(fā)人員與財務(wù)人員的紐帶，其附件單據(jù)的相關(guān)性、合規(guī)性，關(guān)乎科研資金的使用效率；項目資金決算表作為資金預(yù)算表中各明細預(yù)算科目執(zhí)行結(jié)果的集中呈現(xiàn)，是在科學(xué)編制項目資金預(yù)算表的基礎(chǔ)上，加之規(guī)范的使用科研經(jīng)費，按照要求準確編制即可。

下面，從項目立項→研發(fā)→驗收全過程管控進行詳述：

1.項目立項（資金預(yù)算表）管控階段。（1）充分重視項目資金預(yù)算書（項目資金預(yù)算表及預(yù)算編制說明）編制工作。項目負責(zé)人與科研財務(wù)助理認真學(xué)習(xí)科技項目資金管理制度、科技計劃項目申報指南，在掌握領(lǐng)會編制要領(lǐng)、要求的基礎(chǔ)上，圍繞項目研究內(nèi)容，按照“目標相關(guān)性、政策相符性、經(jīng)濟合理性及任務(wù)完成可行性”原則共同編制一個科學(xué)、合理、規(guī)范、可執(zhí)行的預(yù)算書。其編制要點為：一是依據(jù)研發(fā)任務(wù)的規(guī)律、特點、性質(zhì)及工作量，在考慮現(xiàn)有基礎(chǔ)及前期投入和支撐條件上，考量項目預(yù)算與同類或相近科研活動支出水平的匹配性，對預(yù)算的總量、強度、結(jié)構(gòu)等進行科學(xué)研判，制定一個經(jīng)濟、合理的經(jīng)費預(yù)算盤子，切勿為獲取高額的財政支持資金，而編制虛高的預(yù)算，這既不利于順利通過預(yù)算評審，還會成為經(jīng)費合規(guī)使用及項目驗收的攔路虎。二是項目預(yù)算科目的開支范圍、開支標準等應(yīng)符合國家相關(guān)財務(wù)制度及科技項目資金管理辦法規(guī)定，充分關(guān)注如下要素：預(yù)算支出與研發(fā)任務(wù)是否相關(guān)？設(shè)備費及材料費等購買類預(yù)算支出按稅法規(guī)定是否能抵扣進項稅額？材料實物用量、人員投入工作量是否虛高？差旅費、會議費及勞務(wù)費的測算標準是否超標？會議費開支范圍是否準確，是否包含參加會議費用？勞務(wù)費及專家咨詢費開支范圍是否包含參與本項目及所屬課題研究和管理的相關(guān)人員？間接費用預(yù)算是否按照不超過直接費用扣除設(shè)備費后的一定比例進行測算？三是采取“1個項目承擔(dān)單位+N個項目參加單位+N個子課題”模式開展研發(fā)任務(wù)的科技項目，項目負責(zé)人需根據(jù)研發(fā)內(nèi)容，統(tǒng)籌規(guī)劃各研發(fā)單位資金預(yù)算額度，在各子課題之間合理分配資金，組織各參加單位根據(jù)各自承擔(dān)的子課題分別編制預(yù)算書（簡稱分預(yù)算），經(jīng)所在單位審核并簽署意見后，由項目承擔(dān)單位匯總編報預(yù)算書（簡稱總預(yù)算）。此舉旨在明確各單位、各課題組的經(jīng)費管理及使用責(zé)任，為研發(fā)內(nèi)容的圓滿完成提供資金保障。至此，一個科學(xué)、可執(zhí)行的預(yù)算書，連同項目申請書、可行性研究報告等立項申請資料，報送至科技主管部門，由其組織項目預(yù)算評審專家對預(yù)算書進行專業(yè)化的咨詢和評判。科學(xué)、規(guī)范地編制項目經(jīng)費預(yù)算書，是項目成功立項、合理開支研發(fā)經(jīng)費、乃至項目順利通過驗收的堅實基礎(chǔ)。（2）按照單獨核算要求建立科技項目庫，規(guī)范開展經(jīng)費管理及核算工作。項目獲批立項后，科技項目管理人員按照《科技計劃項目合同書》預(yù)算資金來源類別編制項目名稱（即：XX項目XX子課題自籌資金、XX項目XX子課題財政資金等），及時發(fā)起科技項目財務(wù)核算入庫審批流程，并同步將項目合同書提交至財務(wù)部門；財務(wù)人員按照審批通過后的項目名稱，在財務(wù)核算系統(tǒng)錄入科技項目核算庫，結(jié)合《科技計劃項目合同書》、項目資金預(yù)算書中列示的明細預(yù)算科目，合理設(shè)置研發(fā)支出明細科目，搭建項目經(jīng)費單獨核算、專款專用財務(wù)核算平臺，準確、規(guī)范開展項目經(jīng)費管理及核算工作。在該管控環(huán)節(jié)，項目研發(fā)團隊、科研管理部門、財務(wù)部門應(yīng)充分關(guān)注項目資金預(yù)算與研發(fā)內(nèi)容的契合度，明細預(yù)算科目支出測算的科學(xué)性、合規(guī)性、合理性，堅決杜絕出現(xiàn)“編報虛假預(yù)算，套取財政資金”的經(jīng)費管理問題。

2．項目研發(fā)（資金預(yù)算書+報銷單據(jù)）管控階段。（1）科學(xué)、統(tǒng)籌安排經(jīng)費，規(guī)范填制費用報銷單據(jù)。項目負責(zé)人根據(jù)《科技計劃項目合同書》中的研發(fā)內(nèi)容、進度有序開展研發(fā)工作，結(jié)合項目資金預(yù)算表及經(jīng)費預(yù)算編制說明，統(tǒng)籌安排經(jīng)費支出；項目組成員認真整理研發(fā)費用支出原始單據(jù)，對照明細預(yù)算科目開支范圍，規(guī)范填制經(jīng)費支出報銷單據(jù)，明確填列科技項目名稱，提交項目負責(zé)人等進行審批，手續(xù)完備后流轉(zhuǎn)至財務(wù)人員進行賬務(wù)處理。（2）嚴格審核經(jīng)費支出，準確出具記賬憑證。財務(wù)人員按照項目研發(fā)單位（含項目承擔(dān)單位及合作單位）適用的會計準則，對照項目明細預(yù)算科目開支范圍認真審核科技項目經(jīng)費報銷原始單據(jù)，對不符合相關(guān)性、合規(guī)性的單據(jù)應(yīng)予以駁回，提高過程管控質(zhì)量；對審批手續(xù)完備的報銷單據(jù)，用會計語言（會計分錄）及時、準確、規(guī)范記錄至財務(wù)核算系統(tǒng)，直至生成研發(fā)支出科研項目輔助明細賬。（3）動態(tài)跟蹤經(jīng)費支出，用好預(yù)算控制手段，加大過程管控力度。項目研發(fā)期間，財務(wù)部門結(jié)合項目經(jīng)費預(yù)算書，對項目研發(fā)經(jīng)費支出進行核算監(jiān)督，并定期提供項目經(jīng)費進度決算表，同時提請項目研發(fā)團隊、科研管理部門進行預(yù)警控制；每月（季）末，財務(wù)人員將項目過程決算書反饋至項目負責(zé)人（或科研財務(wù)助理人員）及科研管理人員，共同分析項目資金預(yù)算執(zhí)行偏差是否合理，執(zhí)行進度是否與研發(fā)進度相匹配，是否需要進行預(yù)算調(diào)整。如確需對預(yù)算進行調(diào)劑的，項目承擔(dān)單位及項目組務(wù)必關(guān)注科技計劃項目資金中關(guān)于預(yù)算調(diào)劑審批權(quán)限及紅線規(guī)定，根據(jù)實際情況嚴格按照規(guī)定程序，科學(xué)、合規(guī)進行預(yù)算調(diào)劑，后續(xù)科研經(jīng)費開支嚴格按照調(diào)整后的預(yù)算統(tǒng)籌安排支出。在該管控環(huán)節(jié)，項目研發(fā)團隊、科研管理部門、財務(wù)部門應(yīng)認真履行經(jīng)費監(jiān)管、使用職責(zé)，充分關(guān)注經(jīng)費支出的真實性、合理性、相關(guān)性，堅決杜絕發(fā)生如下經(jīng)費管理問題：未對項目資金進行單獨核算；截留、擠占、挪用項目資金；違反規(guī)定轉(zhuǎn)撥、轉(zhuǎn)移項目資金；提供虛假財務(wù)會計信息或票據(jù)，虛列支出；未按規(guī)定執(zhí)行和調(diào)整預(yù)算；其他違反國家財經(jīng)紀律的行為。

3．項目驗收（資金決算表）管控階段。項目執(zhí)行期滿后，項目承擔(dān)單位科研管理部門及時組織項目研發(fā)團隊、財務(wù)部清理賬目與資產(chǎn)，認真編制項目經(jīng)費決算書（項目經(jīng)費決算表及決算情況說明），組織開展專項審計工作：一是財務(wù)人員從財務(wù)核算系統(tǒng)生成項目輔助明細賬（科技經(jīng)費和自籌經(jīng)費分別列示），協(xié)同研發(fā)人員按“項目參加單位及項目預(yù)算資金來源類別”雙口徑，如實編制項目資金支出費用歸集統(tǒng)計表及經(jīng)費決算表。二是認真對照項目資金預(yù)算書（若進行過預(yù)算調(diào)劑，則按調(diào)整后的預(yù)算金額）開展預(yù)決算執(zhí)行偏差分析，嚴謹、細致撰寫項目資金決算說明，分別按照預(yù)算資金來源類別對各明細預(yù)算科目進行詳細說明：預(yù)算安排及調(diào)劑情況；資金到位及撥付情況；資金使用情況及預(yù)算執(zhí)行偏差原因；省級財政資金應(yīng)付未付、預(yù)計支出及結(jié)余情況，合法、合規(guī)、合理安排省級財政資金結(jié)余經(jīng)費的后續(xù)使用，優(yōu)先安排用于支付應(yīng)付未付本項目的研究費用、本項目團隊科研需求、項目承擔(dān)單位科研儀器設(shè)備更新、實驗室升級改造、項目實施過程發(fā)生的業(yè)務(wù)費、勞務(wù)費等科研活動直接支出，并編制結(jié)余資金用款計劃；最后，客觀評價經(jīng)費管理及使用過程中存在的問題，為后續(xù)科技項目經(jīng)費管理工作總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)提升科研經(jīng)費管控水平。三是針對省級財政資金安排100萬元及以上的科技項目，項目承擔(dān)單位還應(yīng)委托具有資質(zhì)的第三方中介機構(gòu)，結(jié)合科技項目合同書及資金預(yù)算書，對項目經(jīng)費決算書及相關(guān)財務(wù)附件進行審計，發(fā)表客觀、公正、專業(yè)的審計意見，出具專項審計報告。

受托第三方中介機構(gòu)，應(yīng)立足項目基本情況、項目資金管理和使用情況、項目資金管理和使用中存在的主要問題及建議三個主要方面，就如下事項開展專項審計：項目承擔(dān)單位和參與單位情況；項目（子課題）立項情況；項目經(jīng)費管理法人主體責(zé)任落實情況；不同來源渠道資金的預(yù)算安排及調(diào)劑情況；不同來源渠道資金的到位及撥付情況；不同來源渠道資金的財務(wù)核算和資金使用情況；省級財政資金應(yīng)付未付、預(yù)計支出及結(jié)余情況；使用項目資金購置相關(guān)資產(chǎn)的管理情況；審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的整改情況及建議。將科技項目全生命周期的經(jīng)費管理工作情況及存在問題，以文字+圖表的形式，原原本本、詳詳實實地在審計報告中予以反映。

另需特別說明的是：針對下設(shè)多個子課題的項目，項目承擔(dān)單位應(yīng)參照《云南省科技廳科技計劃項目驗收管理辦法》，先自行組織完成子課題驗收，子課題科技項目經(jīng)費管理工作亦應(yīng)嚴格按照項目全過程進行管控。在項目執(zhí)行期滿3個月內(nèi)，科研管理部門將項目經(jīng)費決算書、專項審計報告及相關(guān)財務(wù)附件等驗收經(jīng)費支出支撐資料，連同其他項目驗收申請材料，在科技管理信息系統(tǒng)填報、提交項目驗收申請。

至此，項目順利通過驗收后，始于項目經(jīng)費預(yù)算表，止于項目經(jīng)費決算表的科研經(jīng)費全過程管控工作拉下帷幕。但對于經(jīng)過科技主管部門組織審核，確認有省級財政資金結(jié)余經(jīng)費的項目，又開始了一個結(jié)余科研經(jīng)費全過程管控的新篇章：首先，結(jié)余資金的管理及使用要遵循合法、合規(guī)、合理、公開、透明的原則，項目承擔(dān)單位應(yīng)制定單位內(nèi)部結(jié)余資金管理制度，完善防范舞弊風(fēng)險的內(nèi)控流程設(shè)置，建立經(jīng)費使用監(jiān)管臺賬，按照結(jié)余資金用款計劃，高效、規(guī)范使用資金，不得挪作他用；再有，按照規(guī)定及時在云南省科技管理信息系統(tǒng)中真實、規(guī)范、完整填報項目結(jié)余資金使用情況，實時準備接受科技主管部門的監(jiān)督檢查；最后，關(guān)注項目結(jié)余經(jīng)費使用的時效性，應(yīng)在項目通過驗收后次年的1月1日起兩年內(nèi)使用完畢。

在該管控環(huán)節(jié)，項目研發(fā)團隊、科研管理部門、財務(wù)部門在認真編制項目決算書的基礎(chǔ)上，與中介機構(gòu)進行充分溝通，交換意見，用好外部專家力量，充分關(guān)注審計報告的質(zhì)量，按照科技項目驗收要求，認真整理項目材料，確保驗收資料規(guī)范、齊備。

四、結(jié)語

為確保科研自主權(quán)接得住、管得好，項目承擔(dān)單位應(yīng)認真履行科研項目經(jīng)費管理使用的主體責(zé)任，在科技項目經(jīng)費管理及使用過程中，提高科技項目經(jīng)費全過程管控的主觀能動性，變“要我管”為“我要管”，秉承“重預(yù)算、強管理、善總結(jié)”的理念，以“一人+兩表一單”為主線，規(guī)范、高效開展經(jīng)費管理工作，提高科研經(jīng)費投入產(chǎn)出比，為推動高水平科技自立自強、加快形成新質(zhì)生產(chǎn)力保駕護航。

參考文獻：

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[3] 《云南省科技廳關(guān)于印發(fā)云南省科技計劃項目管理辦法的通知》（云科規(guī)〔2022〕5號）

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[5] 《云南省科技廳關(guān)于印發(fā)云南省科技計劃項目驗收管理辦法的通知》（云科規(guī)〔2021〕3號）

[6] 《云南省科技廳關(guān)于印發(fā)云南省科技計劃項目結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余資金管理細則（試行）的通知》（云科規(guī)〔2023〕7號）

（作者單位：云南省建筑科學(xué)研究院有限公司 云南昆明 650223）（責(zé)編：賈偉）