基于內(nèi)部控制視角下的公立醫(yī)院采購管理實踐與思考

摘 要：隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革進一步深化、醫(yī)院的競爭日益激烈。醫(yī)院在激烈的競爭中求發(fā)展，必須開源節(jié)流，控制營運成本。采購領域是醫(yī)院成本的源頭，同時也是醫(yī)院經(jīng)濟管理的重點，它涉及部門多、環(huán)節(jié)多，是一項需長期加強的管理工作，需要醫(yī)院各部門之間協(xié)助配合，共同加強資源的合理管控，有效地降低采購成本。文章通過分析H人民醫(yī)院采購活動現(xiàn)狀，查找不足，提出有針對性的管控措施，降低運行成本，提升醫(yī)院精細化管理水平。

關鍵詞：醫(yī)院 采購管理 內(nèi)部控制 實踐 成效

中圖分類號：F224 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-249-02

醫(yī)院采購包括藥品、醫(yī)療器械與設備、后勤物資等，具有涉及品種多、采購分散、采購方式多樣化及管理協(xié)調(diào)難等特點。建設節(jié)約型、效益型醫(yī)院，實現(xiàn)醫(yī)院人流、物流、資金流最佳配置是現(xiàn)代化醫(yī)院管理者關注的課題[1]。H人民醫(yī)院2022年選拔人才，成立招標辦，完善采購管理制度、規(guī)范采購行為，開展事后監(jiān)督評價，對采購貨物、服務、工程等全流程實施控制，有效降低了醫(yī)院運行成本，提升了醫(yī)院內(nèi)部管理水平，成效明顯。

一、公立醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀

（一）采購制度不完善，專職人員缺失

醫(yī)院采購制度大多照搬政府部門制度，與醫(yī)院實際業(yè)務運行粘合性不強，實際執(zhí)行與制度存在一定的脫節(jié)。醫(yī)院采購工作根據(jù)科室職責權(quán)限，歸屬不同的科室管理，很多采購人員受限于科室人員學歷背景及知識結(jié)構(gòu)，對采購政策理解不到位、對資產(chǎn)物資及服務的實際需求和標準了解不充分，難以保障采購預算的合法性和合理性，極易成為醫(yī)院采購管理中的風險點。

（二）各采購相關部門之間溝通不暢，影響采購效率

采購環(huán)節(jié)涉及多部門，溝通、協(xié)調(diào)不暢影響采購效率。如在采購項目進行中，由于各部門分工協(xié)作不明晰，導致設備安裝過程中涉及水、電、消防、網(wǎng)絡等協(xié)調(diào)不暢，相互推諉、驗收不及時或者流于形式等，影響采購效率。

（三）采購預算編制流于形式，預算控制價格虛高

采購計劃安排不合理，歸口管理部門未與使用科室進行充分溝通，沒有對現(xiàn)有的資產(chǎn)及配置情況進行評估，采購預算定價市場調(diào)研不充分，造成預算編制不科學。使用科室提出申請采買時并未對照年初預算，導致無預算購買情況發(fā)生，而等年初上報預算的科室使用預算額度時，出現(xiàn)已經(jīng)超預算無法采購現(xiàn)象，引發(fā)預算執(zhí)行隨意和審批不嚴謹風險，弱化了采購影響預算的剛性約束力和管控力。

（四）實物資產(chǎn)管理重視不夠，賬實不符

由于醫(yī)院對實物資產(chǎn)管理重視程度不夠，采購由各個部門分散實施，如日常零星物資、服務等未履行相應的手續(xù)直接采買，導致個別價格虛高。另外資產(chǎn)盤點不及時、賬實不符，原因未及時查找。衛(wèi)生材料分高值和普通材料，高值耗材全部是收費耗材，普通耗材中一部分是可收費耗材，一部分為不可收費耗材。高值耗材是臨床科室給病人使用后供貨商按月統(tǒng)計使用高值耗材金額，開具發(fā)票后辦理入庫、出庫手續(xù)，造成收入和支出口徑存在一定差異。低值收費耗材以領代銷模式加上科室管理較亂，二級庫盤點賬實不一致現(xiàn)象較普遍，一部分原因是科室漏費，一部分原因是正常損壞未及時處理。還有部分是醫(yī)療服務價格包含材料和不包含材料的，不允許再單獨計費和允許單獨計費的科室未區(qū)分開，信息系統(tǒng)內(nèi)不能及時核銷，科室又沒有手動清除，造成賬實不符。

（五）內(nèi)外部監(jiān)督評價機制不健全

對供貨商和內(nèi)部使用科室的監(jiān)督評價機制缺失。醫(yī)院合同訂立審核經(jīng)多個部門，內(nèi)容相對較全，但合同里履行是否到位，缺乏部門監(jiān)督。醫(yī)院未對全部資產(chǎn)、服務等實施監(jiān)控和科學分析，如保潔、洗滌是否滿足全院科室使用要求、崗位人數(shù)是否按照合同配備、節(jié)能降耗設備實施效果是否達到合同承諾要求等。科室申請購置的醫(yī)療設備，經(jīng)濟效益和社會效益未達到購置申請前的論證報告效果，沒有落實獎懲。

二、內(nèi)控視角下H人民醫(yī)院采購管理實踐

（一）成立組織，梳理問題

組建招標采購管理小組，明確職責權(quán)限。招標采購小組要了解醫(yī)院各個項目采購業(yè)務進展情況，監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)招標采購工作。采購小組按照制度開展工作，梳理醫(yī)院各部門現(xiàn)有采購方式和實施過程中存在的問題及薄弱環(huán)節(jié)，針對問題點對點進行溝通，制定防范措施。

（二）開展培訓，完善制度

開展內(nèi)控和采購相關法律法規(guī)制度的培訓，普及采購業(yè)務知識。結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定細化的采購管理制度和流程，確保采購計劃、組織實施、評價與監(jiān)督等管理活動有章可循、有據(jù)可依，并保證采購管理制度在醫(yī)院各部門之間應用的一致性。采購管理小組對醫(yī)院現(xiàn)有的采購程序進行規(guī)范，確保采購與審批、詢價與敲定供應商品、合同的起草與審查、采購與驗收、驗收與保管、驗收與會計記賬、付款申請與付款執(zhí)行等關鍵崗位相互制衡。

（三）建立采購工作的領導協(xié)調(diào)機制、明確涉及采購部門職責

采購工作領導小組在具體工作中，為各部門搭建長效的溝通平臺，聽取各部門的報告，通過提出問題和分享各部門的管理經(jīng)驗，明確下一步計劃。采購領導小組要及時解決協(xié)調(diào)采購計劃、組織實施、評價監(jiān)督中的問題，提高采購效率。資產(chǎn)驗收和付款環(huán)節(jié)時間跨度長，滿足使用條件的，驗收小組要及時驗收，驗收時要對照采購文件和合同條款逐一對照，避免出現(xiàn)型號規(guī)格不一、維保期間不符等情況。對驗收合格的資產(chǎn)或服務，財務部門按照合同及時付款，共同維護醫(yī)院和供應商的合法權(quán)益。

（四）加強采購預算管理

預算管理是實現(xiàn)成本控制的重要手段，預算控制要在采購發(fā)生之前做充分的調(diào)研，調(diào)查目前醫(yī)院現(xiàn)有的服務和資產(chǎn)是否飽和，同時結(jié)合醫(yī)院科室業(yè)務發(fā)展目標，考核采購的合理性。采購預算應由實際使用科室提出申請，由歸口管理科室匯總后報采購管理部門，采購管理部門與審計部門核實醫(yī)院是否有同類設備、使用是否達到飽和、市場同類設備價格等信息，形成調(diào)研報告，對確需購買的提交財務部門，財務部門查詢預算額度、確定采購資金來源，最后經(jīng)預算管理委員會批準后納入年度采購預算。從預算編制入手，細化采購項目、預算編制子目具體細化到科室，對采購項目要進行充分的評估和調(diào)研，制定切實可行的采購預算。強化預算執(zhí)行的約束力，做到預算編制、執(zhí)行有效銜接，對預算外的采購項目，應先履行預算調(diào)整審批程序，做到先審批后采購。

（五）采購鏈條信息化，采購價格透明

醫(yī)院授權(quán)采購業(yè)務，采購管理監(jiān)督小組實時查詢醫(yī)院采購資產(chǎn)內(nèi)部執(zhí)行的現(xiàn)價和歷史價格，歷史采購價格和現(xiàn)價信息系統(tǒng)內(nèi)自動對比校驗提示。同時要求采購管理小組調(diào)研市場價格及周邊醫(yī)院價格，通過比價制定合理的招標控制價格，形成合理招標采購控制價格。招標采購監(jiān)督小組全程參與醫(yī)院采購資產(chǎn)和服務購買的各個環(huán)節(jié)。醫(yī)院采購環(huán)節(jié)涉及供應商選擇、采購方式和程序、采購預算價格、授權(quán)與審批，醫(yī)院等各部門執(zhí)行統(tǒng)一的標準，通過控制采購價格和提高采購的透明度，確保采購的資產(chǎn)和服務物有所值，有價可循。

采購預算管理系統(tǒng)內(nèi)總額控制，每個部門要及時關注采購進度和剩余額度，且實際采購數(shù)量和質(zhì)量完成后，預算資金剩余暨結(jié)余情況分析實時可查。向一個供應商購買的工程和服務，只要達到公開招標限額就應當進行公開招標，增加采購工作透明度。特殊情況下不能公開招標的，應當嚴格執(zhí)行有關公示和審批程序。

（六）重視資產(chǎn)的管理，實現(xiàn)資產(chǎn)最優(yōu)化配置

醫(yī)院重視實物資產(chǎn)管理，強化資產(chǎn)成本的控制和管理，實現(xiàn)資源效益最大化。一是控制資產(chǎn)采購成本，能公開招標的一定公開招標，引入價格充分競爭機制。二是提升信息化程度，實現(xiàn)信息互聯(lián)互通，解決資產(chǎn)出入庫價格實施監(jiān)控和庫存盤點核銷問題。另外強化日常監(jiān)管，定期不定期核對庫存，查找原因。因管理原因造成的損失納入科室績效管理，系統(tǒng)原因造成損失的應優(yōu)化信息系統(tǒng)，如對收費耗材使用時掃碼計費，自動識別入庫、出庫，確保收入與成本配比性。這就需要醫(yī)院做到對其現(xiàn)有的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行細致全面的清點和盤查，同時也要建立好臺賬和責任制度，并定期回溯、盤點。與此同時，新模式對資產(chǎn)類別的界定有較大的變化，需要醫(yī)院和相關機構(gòu)及時跟進和掌控，全面掌握其已有的固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)、應收賬款等真實情況。還需要關注二級科目在新模式下重分類的問題[2]。

（七）開展采購活動監(jiān)督評價機制

采購監(jiān)督要做到閉環(huán)管理，不僅要檢查監(jiān)督內(nèi)部采購落實情況，同時還要對采購代理機構(gòu)的行為進行評價和監(jiān)督。采購管理小組重點落實內(nèi)部監(jiān)督審查是否落實、采購申請理由是否充分和是否存在越權(quán)審批等情況、采購項目是否在采購預算范圍內(nèi)，避免導致采購資產(chǎn)采購過剩或者不足，持續(xù)跟蹤資產(chǎn)使用效率效益，落實有錯必究、失責必懲[3]。對外部要開展對采購代理機構(gòu)的考核和評價，建立代理機構(gòu)淘汰機制，避免采購代理機構(gòu)所采購的業(yè)務質(zhì)量低、價格高，不能滿足單位實際需求。采購監(jiān)督小組還要做好日常采購業(yè)務分析工作，每季度質(zhì)控會上通報各部門采購節(jié)約、效率提升、問題解決等情況，由院領導及各相關部門評價各部門采購實施效果。

三、取得的初步成效

H人民醫(yī)院通過采購業(yè)務管理，針對后勤物資、藥品、耗材、基建、服務等不同類別，每季度評價各部門采購情況。采購過程中采用的何種招標方式、競價辦法及采購信息公開范圍等，各環(huán)節(jié)形成分析報告，供領導參考決策。根據(jù)領導決策，結(jié)合采購管理效果，落實獎懲。通過對比2022—2023年的數(shù)據(jù)，醫(yī)院衛(wèi)生材料、后勤物資、電腦耗材、物業(yè)管理、設備維修、基礎設施維修、日常零星維修等采購成本降低了10%～15%，職工滿意度較上年上升了5個百分點，達到98.56%。實施采購管控后，2023年較2022年同期對比情況如下表：

四、結(jié)語

深化醫(yī)院內(nèi)部控制建設，有效控制不合理成本增長，需要從源頭抓起。做好招標采購工作，需多部門合作，嚴把入口關和使用關，加大設備參數(shù)審核、預算價格制定、使用效率評價等環(huán)節(jié)的監(jiān)督。這些都需要領導層重視、充分論證、科學決策，職能部門充分調(diào)研，使用科室積極參與，各部門共同協(xié)作，形成相互監(jiān)督、相互制衡的管理關系。醫(yī)院針對采購管理中存在的各種不足，總結(jié)經(jīng)驗，完善采購機制和內(nèi)部控制制度，加強人才培養(yǎng)，積極推動各部門工作效率地提升，進一步提高采購招標透明度，通過有效管理切實降低醫(yī)院成本，為醫(yī)院健康有序發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1] 嚴家舜，解滿平，張國桃.醫(yī)院物資集中招標采購和供應管理初探[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2009（03）：65-66.

[2] 劉瑩.公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設現(xiàn)狀及完善措施——以北京兒童醫(yī)院為例[J].財務與會計，2022（02）：70-72.

[3] 財政部關于加強政府采購活動內(nèi)部控制管理的指導意見[M].財庫〔2016〕99號.

（作者單位：滑縣人民醫(yī)院 河南安陽 456400）

［作者簡介：關英麗（1981—），女，河南安陽人，高級會計師，本科，研究方向：財務管理。］

（責編：趙毅）