數字化時代下施工企業物資管理的挑戰與應對

【摘 要】在數字化時代背景下，施工企業物資采購管理面臨諸多挑戰，如信息交流障礙、數據孤島問題、資源信息匯總困難以及采購招標流程的數字化技術應用等。這些挑戰對企業的運營效率和成本控制提出了更高的要求。論文深入探討了在現代信息技術支持下，施工企業如何優化物資采購管理流程，通過開發和優化供應商數據庫、制定信息化物料方案、落實統一化管理、優化資源信息管理方案以及加強數字化技術應用等策略，以提高管理效率，降低成本，從而在競爭激烈的市場中保持企業的競爭力。

【關鍵詞】施工企業；物資采購管理；數字化時代；信息技術；資源優化

【中圖分類號】F274；F426 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2024）04-0126-03

1 引言

隨著信息技術的快速發展，數字化轉型已成為施工企業提升核心競爭力的關鍵途徑。物資管理作為施工企業運營中的重要環節，其管理效率和成本控制直接關系到企業的經濟效益和市場競爭力。然而，傳統的物資管理模式在信息流通、數據集成和資源優化等方面存在顯著短板，急需通過數字化技術進行革新。

2 企業物資管理中的數字化應用優勢

在數字化時代，施工企業的物資管理面臨著前所未有的挑戰與機遇。數字化應用為施工企業提供了一套全面的解決方案，旨在優化物資采購、供應鏈管理以及庫存控制等關鍵環節，從而提升整體的管理效率和減少成本。

第一，通過采用物資管理信息化系統，施工企業能夠實現業務流程的集成，從根本上改變了以往物資管理中存在的信息孤島問題。集成化的信息系統促進了不同部門間的數據共享與通訊，確保了信息的即時更新和準確性，極大地提高了決策的效率。此外，系統還支持跨部門的協作，使得項目管理、財務管理以及物流管理等不同功能間能夠高效協同，加強了企業內部的整合能力。第二，數字化還使得施工企業能夠對物資采購和供應鏈流程進行精準控制。通過引入先進的技術，如大數據分析和云計算，企業可以實時監控物資的需求、采購、運輸以及存儲情況，從而有效預測并優化庫存水平，減少庫存積壓和浪費。信息化系統還支持標準化的物資管理流程，通過自動化的工具和模板，減少了手動操作的錯誤和不一致性，保障了流程的規范性和一致性。第三，數字化應用提高了施工企業對于風險的控制能力。通過集成化的信息系統，企業可以更好地追蹤物資的流向，實時監控供應鏈中的潛在風險，并采取預防措施，從而降低了項目延誤和成本超支的風險。信息化還支持對供應商的績效進行評估，幫助企業選擇更可靠的合作伙伴，進一步提升了供應鏈的穩定性和效率。第四，數字化應用促進了員工技能和素養的提升。隨著信息系統的廣泛應用，員工需要掌握相關的技術知識和操作技能，這不僅提高了員工的工作效率，也為個人職業發展開辟了新的道路。同時，通過系統化的培訓和學習，員工的綜合素質和專業能力得到了顯著提升，更好地滿足了施工企業對于高素質人才的需求。第五，數字化為施工企業帶來了可持續發展的優勢。隨著技術的不斷進步和更新，物資管理信息化系統提供了靈活的擴展性和適應性，能夠及時響應市場變化和業務需求的演變，確保了企業在激烈的市場競爭中保持持續的競爭力。

因此，數字化在施工企業物資管理中的應用，通過提供集成化的業務流程、精準的供應鏈控制、有效的風險管理以及持續的技能提升等多方面優勢，極大地提升了企業的管理效率和市場競爭力。

3 數字化時代下施工企業物資管理面臨的挑戰

3.1 溝通協作的數字障礙

盡管信息化建設旨在提升管理效率和減少成本，但實踐中存在的信息不對等和技術應用不深入的問題，常常導致管理流程的低效和資源的浪費。施工企業在物資采購的初始階段，出于對成本控制的考慮，往往會選擇隱藏關鍵信息以避免供應商基于信息優勢而提高價格。這種策略雖然短期內可能避免了成本上升，但長期來看，由于缺乏開放和透明的信息交流，往往導致采購決策偏離市場實際需求，引發額外的管理問題。

在物資管理的過程中，信息技術的應用往往呈現出一定的形式化傾向。例如，盡管ERP（企業資源計劃）系統被廣泛應用于物料管理，但在實際操作中，采購部門與財務部門之間的信息傳遞并沒有完全數字化，仍舊依賴于傳統的紙質文件，如紙質發票等，降低了信息處理的效率，未能充分利用信息技術帶來的優勢。ERP系統的應用也面臨著更新升級和使用廣度的問題。有的施工企業在部署ERP系統時，沒有對系統進行定期的升級和維護，導致系統功能不能滿足企業發展的需要。同時，ERP系統的應用權限通常限于倉儲管理和財務管理，而對于采購和質檢部門的支持較少，限制了整個物資管理流程的效率和效果。

3.2 數據孤島與信息融合難題

盡管信息技術為物資管理提供了強大的支撐，但信息的分散與隔離卻嚴重影響了供需之間的有效對接，導致資源配置效率低下，甚至影響到整個生產流程的順暢進行。施工企業中生產部門和物流部門的分離，盡管各自承擔著明確的職責，生產部門聚焦于原材料的需求，而物流部門則負責供應，但信息的不通暢和分離常常導致供應鏈上的多個環節出現問題。例如，信息不同步可能導致物資的過度采購，增加了采購成本，或者相反，由于缺乏及時準確的信息更新，導致庫存不足，影響生產進度。供需雙方提供的信息往往缺乏針對性和實時性，使得實際需求量與供應量之間的匹配面臨困難，頻繁出現物資積壓或是一線部門物資不足的情況，這不僅影響了項目的正常進度，也造成了資源的浪費和效率的下降。

在物資進出庫的信息化管理方面，雖然一些施工企業已經引入了ERP系統來記錄和匯總物資信息，但在實際的管理操作中仍存在諸多不足。例如，進庫信息的管理不到位，容易出現記錄遺漏或失誤等問題，這都會對后續的管理環節帶來負面影響。同樣，出庫方面的信息化管理也不盡如人意，有些單位僅依靠提貨單就能完成提貨，但相關信息卻未能及時反饋至ERP系統中，導致庫存管理混亂，相關部門無法獲得最新的庫存信息。

3.3 綜合資源信息管理的挑戰

與其他行業相比，施工企業的物資管理需求具有其特殊性，尤其是在設備信息的及時更新和資源信息的整合方面，這些挑戰不僅直接影響到與生產單位之間的協作，還可能導致資金和資源的顯著浪費。施工項目通常需要涉及大量、多樣化的設備和物資，其中同一種設備可能來自多個不同的供應商。信息整合不僅涉及設備的規格和性能參數，還包括供應商的可靠性、價格、供貨周期等多方面信息。若設備信息未能及時更新或信息整合不到位，不僅會影響施工進度，還可能因為缺乏有效的比較和選擇而導致成本增加。另外，物資采購管理系統的共享機制和可視化設計存在的不完善之處，也是施工企業面臨的重要挑戰。理想情況下，企業內部的各個部門應該能夠全面地共享和訪問資源信息，以支持跨部門的決策和協作。然而，現實中，許多企業的ERP系統在實施時，并未能實現這種程度的共享，部分關鍵信息的訪問受限于特定部門或個人，影響了整體的運營效率和決策質量。

3.4 采購招標數字化技術應用問題

在數字化時代下，施工企業在采購招標環節嘗試引入信息技術以提高效率和透明度，但實踐中遇到了一系列的挑戰。盡管信息技術的引入旨在簡化和加速招標流程，提升決策的質量，但這一環節的數字化轉型進程卻面臨著不少阻礙。首先，當前的采購招標流程在某種程度上仍舊依賴于傳統的招標模式，即使引入了信息技術的元素，但其核心操作和決策過程依然大量依靠線下活動。這種現狀主要是由于信息化管理手段并未深入招標的各個環節中，導致信息技術的潛力未能得到充分發揮，招標過程的效率和透明度提升有限。其次，在招投標信息和市場信息的整理方面，信息技術的應用也顯得不足。在理想的信息化招標模式中，通過線上平臺能夠直接獲取市場行情和參與競標的企業信息，這對于確保招標的公平性和高效性至關重要。然而，由于仍然大量采用線下招標方式，相關供應商和企業的線上信息相對匱乏，這不僅影響了施工企業及時準確地了解市場和競標者的情況，也增加了潛在的風險和不確定性。

4 數字化時代下施工企業物資管理的應對策略

4.1 開發、優化數據庫

4.1.1 加強供應商數據庫建設與管理

數字化時代下，施工企業面臨如何確保與供應商之間信息交流的通暢性，并在眾多供應商中選擇那些最符合企業發展需求的合作伙伴的挑戰。為解決這一挑戰，施工企業應開發綜合的供應商數據庫，收錄供應商的基本信息，包括其產品質量、交貨周期、價格水平以及歷史合作記錄等多維度的數據。在數據庫建設過程中，需要建立供應商準入制度，通過明確設定供應商準入的標準和條件，如質量認證、信譽評級和供應能力等，施工企業可以有效地篩選出符合要求的供應商，同時也為供應商提供了明確的合作指南和質量標準。進一步地，施工企業還需要定期對數據庫中的供應商進行評估和更新。通過設定一套科學合理的評估體系和考核標準，企業可以對供應商的業績進行量化評價，包括但不限于交貨的及時性、產品質量、服務態度等方面。將這些評估結果納入數據庫，不僅可以幫助企業及時調整供應商策略，還能促進供應商之間的健康競爭，推動整個供應鏈的質量提升。

4.1.2 制定信息化物料方案

首先，企業需要強化采購工作流程的管理，確保ERP物料管理系統的合理應用。這意味著在物料計劃制定階段，企業應依托ERP系統的物料需求模塊進行細致的需求分析，利用系統提供的數據資源制定出符合實際情況的物料采購計劃。通過這樣的做法，企業能夠更準確地預測和規劃物資需求，避免資源浪費和缺貨的風險。其次，加強企業內部對ERP系統的應用至關重要。這不僅包括保證各部門及時上傳更新物料信息，還涉及整個物料采購流程中的信息共享與協作。當部門之間能夠高效地共享物料信息時，整個采購流程將變得更加透明和高效，有助于提升決策的質量和執行的速度。最后，對物料計劃清單生成模塊的信息化處理及相關的管理與審批流程進行加強，也是提升物資管理效率的關鍵。通過實現審批流程的自動化和信息化，企業不僅能夠加快物料計劃清單的生成和審批速度，還能夠確保采購過程的準確性和合規性。例如，當設計部提出新的物資需求時，ERP系統能夠自動進行庫存核實，并根據庫存現有量調整物料清單計劃，從而確保采購方案的及時性和準確性。

4.2 落實統一化管理

在數字化時代下，施工企業要有效降低交易成本同時滿足市場需求，實現物資管理的統一化管理，這要求企業深化采購管理中的數字化技術應用，解決信息分離的問題，通過一體化的管理手段保證供需之間的高效配合。

第一，企業需要加強資源規劃的整合，利用大數據和物聯網技術等先進信息技術，在生產、財務、供應鏈以及倉儲等關鍵部門之間建立一個便捷的溝通和信息共享環境。這樣可以確保物資采購問題的精準處理，實現從采購到使用的精細化管理，提高管理效率和減少資源浪費。

第二，施工企業應推動統一化管理的實施，通過搭建一體化信息平臺，將各個部門緊密連接起來，實現信息的即時傳遞與協作。這種一體化的信息技術應用不僅提升了工作的聯動性，還增強了決策的及時性和準確性。例如，在采購合同管理方面，通過應用一體化管理技術，可以直接將合同內容數字化，自動執行存貨信息、價格、供應商信息及數量信息等方面的審核，從而提高合同管理的效率和透明度。

第三，對于進出庫管理，構成物資采購管理的關鍵環節，施工企業需要強化信息化管理。入庫環節，應確保質量、數量和種類等方面的檢查滿足標準后，及時將信息上傳至ERP系統，并根據實際情況自動生成報檢單。通過一體化技術，將這些信息及時傳送到質檢部門和供應商數據庫之間，確保質檢部門能夠輕松查詢到物資供應商的相關信息。

4.3 優化資源信息管理方案

針對物資采購過程的特殊性，施工企業需通過進一步的方案優化，確保信息共享的實現，從而避免復雜流程帶來的管理困境。通過建立可視化管理模塊，施工企業能夠支持多部門之間的查詢和信息共享，不僅要包括傳統的采購和倉儲部門，還應拓展至質檢、設計等相關部門。可視化平臺使得各部門能夠實時了解物資的采購狀態、庫存狀況、質量檢驗結果和設計需求，促進了跨部門之間的協作和綜合控制。根據各部門的具體職能和需求，應進行差異化的權限設計，例如，設計部門可以擁有上傳信息的權限，倉儲管理部門具備出入庫信息登記和修改的權限，而質檢部門則被賦予檢查權限。這樣的權限劃分既保障了信息管理的有序性，又保證了各部門能夠高效地完成自身職責，同時實現信息的實時共享。在共享系統的建立與優化過程中，還需完善相關的管理制度，防止越界操作的發生，并確保系統的安全性和可靠性。

4.4 加強數字化技術應用

在數字化時代，施工企業在招標環節的管理上應加強數字化技術的應用，突破傳統運行模式的限制，依托信息技術確保招標過程的公平性與公開性，從而有效提升采購管理的整體水平。首先，實施電子招標采購計劃是提升招標效率的關鍵步驟。通過應用電子招標平臺或與大型招投標平臺合作，施工企業可以實現招標流程的自動化和信息化，這不僅大幅度提高了工作效率，還保證了招標信息的廣泛傳播和公平競爭。電子招標系統還支持在線查詢和比較招標信息，為企業的綜合調控與管理提供了強大的數據支持。其次，利用信息化系統和招標平臺的數據分析功能，企業能夠實時掌握當前的政策變化、市場波動以及物資價格的動態，從而有效地進行成本控制和市場監測。這種預測能力是控制采購成本、優化資源配置的關鍵，也是提升企業市場競爭力的重要手段。最后，施工企業還應注重技術的持續開發和軟硬件設備的優化。定期進行軟件的更新和殺毒操作，以及對硬件設備的檢修，確保信息系統高效穩定運行。

5 結語

綜合來看，施工企業物資管理工作內容繁多、流程煩瑣，信息化技術的應用能夠根據施工企業物資實際需求進行管理，保證優化流程，并保證各個環節運行質量。同時，應用大數據、物聯網等技術實現數據信息、作業流程的共享，保證相關部門人員能夠及時了解物資管理進度，根據報告信息進行訂單跟蹤，及時發現問題并糾正，有效降低成本，維護運營科學性。

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