財務共享服務中心“流程再造”的重要性探討

【摘要】全球經濟一體化的發展和跨國公司運用財務共享服務中心，促使我國企業財務管理進行變革和整合，降低財務成本、提升會計處理效率和會計信息的可靠性，提升了集團管控力度。運用大數據、人工智能、可視化等技術推開了會計管理模式的新大門。十余年來財務共享服務運營得到了提高和強化，但對于作業流程和會計制度的規范化和標準化還有欠缺，如作業流程設計、開發運用尚有缺陷，分公司未正確全面執行規定制度。本文從財務共享中心的建設為原點，重點闡述流程再造的目標和關鍵步驟。并闡述流程再造同時建立標準化制度，使執行流程有章可循、質量可控。

【關鍵詞】財務共享服務中心；流程再造；標準化

一、引言

1.集團管控財務共享服務的動因

財務共享服務產生的動因和原因是全球化、全國化給跨國、跨地域集團公司財務管理帶來的挑戰和機遇。總結就是“一高三低”的矛盾：財務處理成本居高不下、會計工作效率低下、會計信息可靠性不足、集團對下屬企業管理失控。因此財務共享服務是管理變革的基礎和動因。

2.財務共享服務中心的實現路徑

由于企業所處行業不同、業務復雜度不同、信息系統建設能力和財務管理能力不同，因此各企業可以選擇不同的運營模式。但財務共享服務中心總體實現路徑一般有七個步驟：明確財務共享服務的戰略定位；調整財務部門的職能分配；確定財務共享服務中心選址；明確財務共享中心的運營模式；建設財務共享服務相關制度；實施流程再造；完善信息系統建設。

要充分意識到流程、組織、系統、人員、觀念再造的重要性，所以本文對流程再造、信息系統再造涉及的內容和標準化進行探討。

二、業務、財務流程再造

企業信息系統就是“數據道路和數據倉庫”“要致富，先修路”，因此要特別重視業務和財務流程再造。

流程再造是梳理原先割裂的各個系統，將ERP、CRM、SAP等系統融合和串聯起來；并在作業層面和系統層面進行優化和再造；突破各系統的數據壁壘和數據孤島，使各系統之間的數據資源得到釋放。

1.財務共享服務中心流程管理的基本要求

財務共享服務流程應當重點關注業務與財務銜接的責任分工問題。財務系統建設有四大原則：規范化、流程化、持續化、系統化。

規范和固化各系統的流程，首要目標是規范業務流程完全受系統控制，將線下流程優化到線上系統進行規范化的管理。其次，優化系統流程能提升工作效率，并且能實現管理快速復制。當作業流程的規范化嵌入全面預算、內控、稽核功能，必須按流程、按權限、按制度去實施，降低人為操縱和舞弊，最終幫助實現企業制度實施的標準化。持續提高則能讓企業管理不斷提升，持續優化系統流程的功能和能力可以實現隱性知識的顯性化。

2.財務共享服務中心流程再造的重要性

（1）財務共享服務中心的核心是流程、信息、控制、交流的共享

實施流程再造需要重新審視業務環節，合理設計標準化的業務流程，設計業務流程時應當綜合考慮財務共享建設目標、控制需求和效率，以及信息系統執行的可行性。

財務共享服務流程按使用主體不同分類為：業務操作流程、財務操作流程、內部運營管理流程。其中財務操作流程是財務人員處理業務的操作流程，主要涵蓋以下系統：報賬系統、影像系統、檔案系統、全面預算系統、司庫和資金系統、固定資產（含無形資產、待攤費用、使用權資產）系統、主數據系統、核算系統（SAP）、關聯交易系統、數據分析系統、合并報表系統等。另外，財務操作系統之間又有相互聯系：主數據系統中的銀行賬號、科目管理串聯了司庫系統、ERP、CRM系統；報賬系統串聯到合同管理系統、采購系統、物流系統、在建工程和研發系統。形成多層次的作業流程，使作業、預算、管理、決策、評價的流程、數據、結果、報表信息得以實時共享。

（2）流程再造決定了財務共享服務中心的質量

科學、標準的流程設計可以提高財務共享服務的運作效率。應當根據業務實際情況，持續梳理流程，分析、鑒別、改進、優化現有流程，制定嚴謹、統一、精簡的標準化流程，使流程持續優化，確保財務共享服務中心的運作質量。并按流程進行專業化分工，保障財務共享服務的高效運作。

（3）流程再造是提升財務共享服務中心成本優勢的源泉

流程再造的本質是降低各項成本。流程再造的持續優化和財務共享服務的標準化，使得各流程、各崗位之間的接口更為標準，流程運轉更為高效和清晰。

3.財務共享服務中心流程再造的目標

（1）優化組織模式

流程再造體現各信息系統以流程為中心的管理目標。首先要將金字塔型組織結構轉變為扁平化，減少復雜層級結構、融合被分割的條塊。其次，將重心聚焦在拆除部門間的壁壘，加強部門間的橫向溝通，提升流程效率。

（2）實現財務信息共享

組織結構優化成扁平化后，部門間職能分割依舊會有意無意造成的信息孤立、信息不對稱局面。流程再造首先需要將數據信息加以共享作為原則，確保流程管理、數據分析的關鍵信息數據在源頭一次性輸入，在傳輸過程不丟失、不沉淀。之后采用標準化的數據加工方式加工、存儲。最后根據不同的授權范圍供各部門、各崗位在權限內查詢、使用，以此實現數據的充分共享。

（3）保證公司資金鏈周轉順暢

流程再造要結合成本預算和現金流預算、剛性和柔性并存的原則，使用司庫系統保證資金鏈周轉流暢，充分利用集團資金優勢，統籌使用、減少資本的閑置和低效使用。另外，有效管理應收款項，特別是長賬齡欠費、客戶突發信用降低的管控，預先控制壞賬風險。

（4）優化整合財務職能

通過整合流程來優化、融合財務職能，不僅關注企業與銀行間的業務職能。同時加強在資本投資的決策、使用和存量的調整等方面的控制職能，以此提高企業的財務能力。

4.財務共享服務中心流程再造的關鍵步驟

（1）業務流程分析

業務流程分析就是透過現象看本質，從特性中找到共性。具體步驟是先通過現場調查，并通過客觀、理性的分析，再歸納、總結出關鍵的業務流程，最后將基礎業務流程、權限審批流程和管理決策流程相剝離，實現分級分責管理。判斷流程分析結果優良的標準是整個流程自動化操作后，比較流程再造前后的成本效益。

（2）流程的優化和重構

優化和重構業務流程是指在分析現有流程之后，匯總用戶的需求，結合生產管理需要和內控要求，發現可以優化和重構的流程環節，重新優化為新流程，在測試使用后進一步修訂。循環往復、螺旋上升、持續優化和重構流程。流程優化需求主要來源于三方面：問題導向、績效導向、變革導向。

（3）逐步完善業務流程

流程管理不是一蹴而就的，應當順應企業戰略目標的轉變、組織結構的變化、業務領域的拓展等因素，持續不斷的優化。管理者需要有洞察業務流程環節問題的能力，需要有改進、變革流程的技能技巧，更需要有持續改進的意識，從而不斷分析、持續優化、再造流程。

5.財務共享服務中心再造流程的核心

構建財務共享服務流程的關鍵，就是利用信息技術保證實物流、信息流、資金流的有機融合和同步。根據三流同步，再造作業先后序列，設計、優化新的業務流程。根據內控和管理需求，在流程再造時增加控制點，確保進出信息的一致性、完整性、正確性和合規性。

（1）核心業務的種類

財務共享有三個主要流程：采購和付款、費用報銷、銷售和收款。本文僅探討、研究銷售和收款流程的標準化。

（2）銷售和收款管理流程

不同企業的銷售和收款業務的具體處理流程有差異，但總體特征是程序復雜、涉及單據和記錄繁多、工作量大且容易出錯。以一般制造業為例，銷售涉及的主要業務活動包括：接受客戶訂單、評估客戶資信、設定賒銷信用區間，開具出庫單、運輸發貨、開具銷項發票、確認銷售收入、處理銷售退回、收回錢款、售后服務等。銷售和收款流程以銷售合同的簽訂和網絡訂單的錄入為起點展開。

網絡訂單在電子商務系統處理，合同錄入、審批、履約、變更在合同管理系統處理。①業務部門對客戶進行前期的信用評審，根據系統中的合同報價功能和合同標準化模板，提供應標合同，支付投標和中標保證金，并最終獲得訂單。②客戶主數據管理：先在主數據系統錄入客戶信息、稅務和銀行信息、客戶類型、客戶關聯公司類型，上傳相關證照。由財務部門錄入SAP會計科目和統御科目。為了方便業務聯系和財務對接，還需要登記客戶聯系方式。③在合同管理系統錄入合同信息、履約計劃，經法務和財務部門審批，并根據合同業務類型和交易金額由內控相關權限人員審批，各方蓋章后上傳簽章頁、簽訂并錄入銷售合同。④根據分公司開具發票的申請單，經分公司主管領導審批，由財務部門檢查相應的合同條款和開具申請單，并財務部門審批后由財務人員開具發票，發送電子發票到指定的內外部郵箱。⑤在業務達到收入確認條件后，由分公司在ERP系統填寫收支確認單，提供業務訂單、電子合同、電子發票，經主管領導審批，財務人員審批，共享人員制證、復核、生成憑證。⑥在ERP系統中同步司庫系統的收款數據，分公司認領收款，與應收賬款核對，經財務人員審批，共享人員通過EDA系統在SAP系統制證、復核。⑦根據應收賬款的類型和賬齡不同分析壞賬，并計提壞賬準備。⑧對賬反饋。企業內部對賬則是將司庫系統收款信息同步到ERP系統共享給業務部門，業務部門認領收款并核銷應收賬款或確認為預收賬款。企業外部對賬則是定期與客戶對賬，發現可能存在的錯誤和風險點，對長賬齡應收賬款進行更強力的管理。

三、財務共享中心標準化的管理

標準化管理目的是對重復性高、可復制的工作進行統一標準、統一流程，消除重疊機構和重復業務，持續提升財務共享服務中心的工作效率與服務水平。標準化管理原則包括：形成標準、規范的流程，開發信息系統建設，統一制度和文檔管理體系。

1.流程和作業需要標準化

財務共享服務要以財務共享人員集中和區域化集中為契機，建立標準作業制度和流程。將分公司的業務流程和作業標準，盡可能整合為同一套標準（主業和共性業務為主流程，專業公司和特定業務為延伸流程）。財務共享服務中心作業時，必須統一業務流程、單據格式、操作要求、制證規范，從而提升作業效率和作業質量，釋放同質化的核算資源。

2.財務共享制度需要標準化

財務共享服務離不開各類制度的支撐，包括：（1）標準作業程序。（2）崗位職責和崗位手冊。（3）會計核算標準化。（4）費用報銷制度和報銷標準。（5）流程審批制度、質量稽核制度。（6）運營管理制度和績效考核制度等。

3.流程標準化的目標

（1）處理環節操作的標準化

首先制定每個環節操作標準，之后制定上下環節交接的操作標準，使得整個作業流程執行標準化動作。標準化作業最大優點就是提高會計質量。制定標準化的核心是制定報賬流程和財務報賬管理辦法，在內部控制中制定審批權限，最后延伸到規定財務共享服務中心的工作職責、報賬工作考核辦法，確保有章可循的執行標準制度。

（2）用戶需求的響應機制的標準化

建立信息溝通渠道和運維中心，受理用戶需求和問題，分析、解決、追蹤需求，提高響應速度和解決質量，提升用戶滿意度。規范的用戶服務過程，登記記錄問題和解決方法，為流程優化積累素材，提升流程再造的價值。

（3）業務流程和信息系統變更的標準化

變更信息系統和業務流程時，特別是變更關鍵流程時，除了考慮成本效益原則，還要評估風險和可行性。這就要求變更前要標準化調研、上線前要標準化測試和驗收環節，變更后要標準化應急響應措施，確保系統接割后各項業務正常、不間斷地開展。

4.標準化實施程序

（1）標準化管理標準

標準化管理工具建設的起點是梳理工作內容和工作流程，同時建立相應的標準化制度。標準化的程序制度是財務服務共享服務中心內部質量體系實施過程中最為重要的文件。質量管理體系運行的載體依托于標準化的制度流程和服務，因此標準化管理制度的高低，也決定了質量管理體系建立和運行的效果。

標準化的建立步驟：選擇具備一定專業素質的跨組織的成員；梳理現狀和編制管理制度；以核心流程為主體，先確定核心業務流程；依據核心流程的需要，制定相關的工作機制和流程；依據財務共享服務中心的特性，針對必要的管理項目制定管理流程；設計流程框架，根據業務開展的情況，梳理操作流程的先后次序和同步流程。梳理流程時還需要保持業務流程和內容的完整性。為了確保流程的順暢運行，還要重視各業務流程之間的銜接關系；編制制度文件。

（2）標準化的實施

正確運作PDCA管理循環：制定試運行計劃，首先選定試點的業務單元，然后制定整體的試運行計劃；確定運行工作內容并實施。試運行的實施應至少包括培訓、實施、反饋、完善、執行、檢測等內容；及時總結與持續改進。標準化的運行是一個動態過程，每次檢測完畢后，質量檢測小組成員應當及時總結標準化運行過程中的經驗與不足，并改進。

（3）標準化的認證

具備一定條件的財務共享服務中心可以進行ISO9001的認證，這樣既可以強化財務共享服務中心內部的運營與質量管理，也在一定程度上保障了財務共享服務中心核算和服務的質量，同時也可以降低因員工流動造成質量波動的風險。

四、結語

財務共享服務中心既是現代會計管理工作的基石，又是一項重要的財務管理變革。財務共享服務中心建設和發展可以集約化的降本增效，首先要重視自身原先作業流程和目前的困難和問題；其次要結合市場需求、客戶需求，緊抓重要流程再造、延伸到所有流程；然后要注重在建設、運作同時不斷完善標準化的會計管理模式，通過樹立良好的管理和服務意識，構建財務會計管理制度；最后要利用現代化信息技術等手段，將降本增效的作用呈現出來，為企業創造更多經濟價值，促進企業實現戰略目標。

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（作者單位：號百信息服務有限公司）