規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的有效策略

經(jīng)歷了三年疫情以及技術(shù)改革所帶來(lái)的沖擊后，醫(yī)藥企業(yè)迎來(lái)了全新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也暴露出企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)的盈利情況不容樂(lè)觀。為了在全新的市場(chǎng)環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理模式的優(yōu)化升級(jí)，醫(yī)藥企業(yè)要不斷進(jìn)行反思總結(jié)，從而提升企業(yè)自身的內(nèi)驅(qū)動(dòng)力。從醫(yī)藥企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況來(lái)看，建議企業(yè)要從財(cái)務(wù)角度入手，用真實(shí)有效的數(shù)據(jù)明確企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題，并為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展指明方向。當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)都深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理改革創(chuàng)新的重要性，并積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備推動(dòng)財(cái)務(wù)管理優(yōu)化升級(jí)，但仍與預(yù)期效果存在一定差距。因此，筆者建議從醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)管理檔案入手，深挖各類(lèi)有效數(shù)據(jù)，從而提高財(cái)務(wù)管理水平，進(jìn)而更好地賦能企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理概述

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理指的是企業(yè)分析整合內(nèi)部各類(lèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，并由此對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況做出科學(xué)系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，同時(shí)依托于檔案中的數(shù)據(jù)資料調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的戰(zhàn)略和方向。從醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理來(lái)看，其中主要涉及到資金使用憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬目等相關(guān)的數(shù)據(jù)資源，上述資料能夠集中反應(yīng)企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)狀況。醫(yī)藥企業(yè)大都是由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，包括收集、整理、保管、利用各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案，以確保數(shù)據(jù)資料的安全和保密。財(cái)務(wù)檔案整理一般會(huì)遵循一定的立卷歸檔制度，將會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類(lèi)排序，以最大限度地確保資料的完整性。

加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，有助于醫(yī)藥企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。首先，財(cái)務(wù)檔案中涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)開(kāi)支的各類(lèi)財(cái)務(wù)信息，通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行分析匯總，能夠?yàn)槠髽I(yè)日后的經(jīng)營(yíng)決策提供參考。其次，當(dāng)前醫(yī)藥行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，就要明確自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展中存在的問(wèn)題，并采取有效手段改革創(chuàng)新。而要想達(dá)成上述目的，需要以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為支撐，幫助企業(yè)合理規(guī)劃未來(lái)的前進(jìn)方向，明確企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重點(diǎn)。

二、醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前，許多醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理缺乏足夠的重視。首先，部分醫(yī)藥企業(yè)沒(méi)有把財(cái)務(wù)檔案管理納入到業(yè)務(wù)考核范疇，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作態(tài)度散漫，甚至出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺少、遺漏等問(wèn)題。

其次，財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有得到相關(guān)檔案管理部門(mén)的重視，其沒(méi)有定期對(duì)醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行督導(dǎo)檢查，因此無(wú)法保障財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)化應(yīng)用。上述情況導(dǎo)致醫(yī)藥企業(yè)缺少對(duì)財(cái)務(wù)信息的科學(xué)管控，一旦翻閱調(diào)集相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。這不僅增加了工作人員的實(shí)際工作量，降低了財(cái)務(wù)管理效率，同時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)缺失或遺漏等問(wèn)題無(wú)法為醫(yī)藥企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考。

最后，不少醫(yī)藥企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有給予足夠的重視，缺少軟硬件方面的配套支持，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)無(wú)法及時(shí)有效地保存相關(guān)數(shù)據(jù)資料。同時(shí)，部分醫(yī)藥企業(yè)雖然開(kāi)展了財(cái)務(wù)檔案管理工作，但檔案管理的技術(shù)手段相對(duì)落后，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，這不利于財(cái)務(wù)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案管理專(zhuān)業(yè)水平不高

醫(yī)藥企業(yè)大都是由財(cái)務(wù)或是出納崗位的員工負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，因其專(zhuān)業(yè)性不足，導(dǎo)致一系列問(wèn)題出現(xiàn)。首先，由于缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和信息化管理技能，使得醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案收集整理及歸檔保存不符合相關(guān)的工作要求，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案資料無(wú)法得到有效的應(yīng)用，影響了檔案保存的有效性。

其次，醫(yī)藥企業(yè)存在藥物研發(fā)、產(chǎn)品銷(xiāo)售等諸多業(yè)務(wù)需求，其中涉及到大量的資金流轉(zhuǎn)，因此需要針對(duì)其中的各個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)跟蹤財(cái)務(wù)費(fèi)用，然而由于相關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平有限，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)缺失、裝訂不規(guī)范等問(wèn)題頻發(fā)，難以確保檔案資料的準(zhǔn)確性。

最后，財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，對(duì)于超出保管范圍的檔案需要及時(shí)進(jìn)行清除，以免因過(guò)多堆積檔案，無(wú)法科學(xué)保存有效資料。然而由于檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)教育，使得大量的陳年舊賬堆積在檔案資料庫(kù)中，因此導(dǎo)致難以科學(xué)應(yīng)用檔案資料。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

首先，部分醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門(mén)并未制定系統(tǒng)全面的檔案管理機(jī)制，因此導(dǎo)致工作人員對(duì)自身崗位職責(zé)缺乏明確的認(rèn)知，在具體的工作流程中存在諸多問(wèn)題。比如，部分工作人員沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行歸類(lèi)整理，而是統(tǒng)一訂裝保存，這就使得后期實(shí)際使用過(guò)程中存在諸多局限性，難以及時(shí)準(zhǔn)確地找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料。

其次，當(dāng)前許多醫(yī)藥企業(yè)設(shè)置的財(cái)務(wù)檔案管理崗位數(shù)量相對(duì)有限，且沒(méi)有儲(chǔ)備相應(yīng)的管理人員，如現(xiàn)有的檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)離開(kāi)，就會(huì)出現(xiàn)無(wú)人及時(shí)接手檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，同時(shí)也給其他部門(mén)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)埋下一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

最后，檔案管理是長(zhǎng)期且復(fù)雜的過(guò)程，隨著實(shí)踐的推移，所積累的財(cái)務(wù)檔案數(shù)量也會(huì)隨之增加，這無(wú)疑增加了工作交接的難度，甚至?xí)驗(yàn)榻唤硬划?dāng)出現(xiàn)檔案遺失、數(shù)據(jù)混亂等問(wèn)題，進(jìn)而無(wú)法確保財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)應(yīng)用。

（四）電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)不夠完善

隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)藥企業(yè)需要管理和應(yīng)用的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息越發(fā)復(fù)雜。為了確保財(cái)務(wù)檔案管理的有序性，醫(yī)藥企業(yè)需要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，搭建起電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。但從當(dāng)前現(xiàn)有的情況來(lái)看，不少醫(yī)藥企業(yè)仍舊采用軟盤(pán)、光盤(pán)的形式存儲(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，管理手段較為落后。同時(shí)，對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)的資料，工作人員并未按照相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，且沒(méi)有對(duì)采用的存儲(chǔ)軟件系統(tǒng)名稱(chēng)及版本型號(hào)進(jìn)行明確標(biāo)注，因此導(dǎo)致資料管理較為分散，不利于后期的查詢使用。從整體情況來(lái)看，部分醫(yī)藥企業(yè)當(dāng)前所使用的信息管理平臺(tái)難以充分發(fā)揮電子財(cái)務(wù)檔案的積極作用，不僅增加了工作人員的操作使用難度，無(wú)法有效應(yīng)用數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還存在數(shù)據(jù)信息泄漏等安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的有效對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理理念

提高醫(yī)藥企業(yè)管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度是提高財(cái)務(wù)管理效率的首要舉措。當(dāng)前醫(yī)藥行業(yè)正面臨轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，借助有效的管理措施推動(dòng)財(cái)務(wù)工作的有效開(kāi)展，并通過(guò)各類(lèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為企業(yè)提供有效的數(shù)據(jù)參考，成為醫(yī)藥企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位的有利法寶。因此，醫(yī)藥企業(yè)要在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造良好的思想氛圍，轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理理念，引導(dǎo)員工正確認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性。

首先，不定期組織開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理培訓(xùn)。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況以及對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作要求，強(qiáng)化其工作技能，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

其次，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，搭建系統(tǒng)完善的財(cái)務(wù)檔案覆蓋網(wǎng)絡(luò)，并結(jié)合當(dāng)下技術(shù)發(fā)展、企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模等要素，推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理制度的優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)而逐步在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起系統(tǒng)完善的財(cái)務(wù)管理制度，從而有效統(tǒng)籌各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的有序推進(jìn)。

（二）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理技能

醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理需要由具備專(zhuān)業(yè)技能的工作人員負(fù)責(zé)。首先，醫(yī)藥企業(yè)要打破以往其他科室員工兼任檔案管理人員的工作模式，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，安排專(zhuān)門(mén)的人員，明確其崗位職責(zé)，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，從而提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。

其次，要逐步引導(dǎo)財(cái)務(wù)檔案管理人員樹(shù)立正確的思想觀念，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而激發(fā)其學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

再次，面對(duì)全新的行業(yè)發(fā)展形勢(shì)，醫(yī)藥企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)。通過(guò)定期專(zhuān)業(yè)授課、外出學(xué)習(xí)等方式，進(jìn)一步提高其技術(shù)能力。

最后，醫(yī)藥企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的監(jiān)督考核。通過(guò)技能比武、績(jī)效考核等方式檢驗(yàn)員工的工作成果，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。

（三）完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理需要規(guī)章制度的約束管控，因此醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。首先，醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)科學(xué)規(guī)范財(cái)務(wù)檔案資料的收集整理，完善財(cái)務(wù)檔案建檔及保管流程，從而增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全性和使用的便捷性，使財(cái)務(wù)檔案管理真正做到有法可依、有章可循。

其次，明確財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)。依據(jù)現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)，將其劃分為會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、票據(jù)管理等不同類(lèi)別。同時(shí)檔案管理人員需定期分類(lèi)錄入整理好的檔案資料，并對(duì)照管理制度建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（四）加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)應(yīng)用

財(cái)務(wù)檔案對(duì)于醫(yī)藥企業(yè)未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，因此需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，從而使數(shù)據(jù)資源為醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考作用。

首先，要完善財(cái)務(wù)檔案的使用制度。嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)藥企業(yè)檔案借閱制度，確保各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案資料在使用后能夠及時(shí)妥善地歸還，以全方位保障財(cái)務(wù)檔案的安全。

其次，要有效監(jiān)督財(cái)務(wù)檔案整理和使用情況，以及時(shí)跟蹤檢測(cè)檔案整理和使用情況，從而提高檔案的使用效率。同時(shí)，優(yōu)化現(xiàn)有的資源設(shè)施，為財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)造便利條件，從而使有工作需要的員工能夠及時(shí)查閱到相關(guān)的資料信息。

最后，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)藥企業(yè)也要嘗試把信息技術(shù)與財(cái)務(wù)檔案管理相結(jié)合，從而提高檔案管理的智能化水平。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)引進(jìn)相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，并在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)辟檔案存放及管理場(chǎng)所，除了常規(guī)的紙質(zhì)檔案管理之外，也要用數(shù)字化平臺(tái)做好電子檔案的存放工作，并依據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求制定相應(yīng)的存放計(jì)劃，從而充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案資料的作用。

結(jié)語(yǔ)：

新形勢(shì)下，醫(yī)藥企業(yè)所面臨的是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的市場(chǎng)環(huán)境，因此需要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度，以此推動(dòng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理模式的改革創(chuàng)新。本文探討了當(dāng)前醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，并據(jù)此提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，以期充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理的作用，從而推動(dòng)醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。