高校會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

摘 要：會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要組成，采用人工方式對紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行管理，因信息不共享，會(huì)造成難以查詢辦理進(jìn)度，不利于管理等問題。針對高校會(huì)計(jì)檔案管理的需求，文章基于Spring Boot技術(shù)設(shè)計(jì)和開發(fā)了一個(gè)高校會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)，對會(huì)計(jì)憑證的轉(zhuǎn)移過程以及后續(xù)利用進(jìn)行信息化管理。試運(yùn)行結(jié)果表明，此系統(tǒng)穩(wěn)定性良好，功能上能夠滿足財(cái)務(wù)部門對會(huì)計(jì)憑證管理的實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證管理全過程管理，切實(shí)提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Spring Boot 會(huì)計(jì)憑證 管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：F230" 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）08-066-02

一、引言

作為詳細(xì)記錄賬簿的重要依據(jù)，會(huì)計(jì)憑證的完整性和準(zhǔn)確性與財(cái)務(wù)核算之間有密切相關(guān)。不少高校存在會(huì)計(jì)憑證電子版與紙質(zhì)版并存的情形[1]，在轉(zhuǎn)移紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證以及后續(xù)的利用時(shí)采用人工方式，會(huì)計(jì)憑證的處理信息無法保存，信息無法共享，信息的利用效率低下。例如：各類會(huì)計(jì)憑證在預(yù)歸檔之前，需要在會(huì)計(jì)、出納、復(fù)核、會(huì)計(jì)檔案管理員等多位財(cái)務(wù)人員之間采用人工的方式逐級(jí)流轉(zhuǎn)，檢查憑證相關(guān)的發(fā)票、支撐材料、簽字信息等是否齊全。在多次流轉(zhuǎn)過程中，由于缺乏信息共享，財(cái)務(wù)人員并不清楚某一張憑證當(dāng)前由誰處理，也不清楚該憑證的處理結(jié)果，需要逐個(gè)詢問相關(guān)人員才能了解具體信息，溝通成本過高；各類會(huì)計(jì)材料在整理完畢，完成預(yù)歸檔之后，會(huì)因工作原因需要借出，由于采用人工的方式登記借閱信息，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員需要查閱借閱登記表才可能知道資料由誰持有，是否歸還；同時(shí)由于采用人工方式管理會(huì)計(jì)資料，導(dǎo)致無法對收集的會(huì)計(jì)資料信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、再利用，不利于管理且工作效率低。

針對這個(gè)問題，本文采用Spring Boot[2]技術(shù)，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)一個(gè)會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)。在這個(gè)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員登記移交會(huì)計(jì)憑證、記錄處理步驟，可查看會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)移的進(jìn)展，可查詢會(huì)計(jì)憑據(jù)的歷史記錄，按條件進(jìn)行分類，對會(huì)計(jì)憑證流轉(zhuǎn)進(jìn)行全過程管理，解決會(huì)計(jì)憑證管理痛點(diǎn)，助力高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，首先要根據(jù)高校財(cái)務(wù)需求，對流程和功能設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)功能能解決用戶實(shí)際問題；其次，為保障系統(tǒng)質(zhì)量、后續(xù)維護(hù)，系統(tǒng)應(yīng)采用分層及模塊化設(shè)計(jì)，降低各個(gè)功能模塊之間的耦合度；最后，系統(tǒng)還需要確保信息傳遞具有實(shí)時(shí)性，確保系統(tǒng)財(cái)務(wù)信息安全，按用戶權(quán)限、按實(shí)際使用需要獲取。

（一）總框架設(shè)計(jì)

系統(tǒng)總架構(gòu)根據(jù)需求與系統(tǒng)的復(fù)雜度，使用了三層結(jié)構(gòu)，即Web表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層[3]。

Web表現(xiàn)層：系統(tǒng)使用vue.js實(shí)現(xiàn)該層，運(yùn)行于瀏覽器端，負(fù)責(zé)接收用戶輸入，為用戶提供登錄、會(huì)計(jì)憑證展示、會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)移、會(huì)計(jì)憑證查詢、借閱、歸還等視圖，用于展示數(shù)據(jù)處理結(jié)果，并實(shí)現(xiàn)路由、權(quán)限、狀態(tài)保存等不可見功能，并將用戶各類操作數(shù)據(jù)傳送至業(yè)務(wù)邏輯層。

業(yè)務(wù)邏輯層：系統(tǒng)使用Spring Boot來實(shí)現(xiàn)該層，運(yùn)行于服務(wù)器端，以WebAPI的形式，提供用戶登錄、用戶鑒權(quán)、會(huì)計(jì)憑證管理、會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)移記錄、會(huì)計(jì)憑證借閱歸還以及借閱記錄等接口。該層通過接口接收Web表現(xiàn)層發(fā)送的請求數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)按業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行計(jì)算處理并將處理結(jié)果返回，與Web表現(xiàn)層之間使用HTTP協(xié)議及json格式來完成數(shù)據(jù)交換。

數(shù)據(jù)訪問層：系統(tǒng)使用MySQL存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，采用MyBatis框架實(shí)現(xiàn)該層，它封裝了MySQL數(shù)據(jù)表的讀取、寫入、修改和查詢操作，為業(yè)務(wù)邏輯層提供用戶表、會(huì)計(jì)憑證表、會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)移記錄表、會(huì)計(jì)憑證借閱表等數(shù)據(jù)表格的訪問接口，由業(yè)務(wù)邏輯層調(diào)用。

（二）轉(zhuǎn)移流程設(shè)計(jì)

根據(jù)財(cái)務(wù)部門的實(shí)際工作情況，會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)移的次數(shù)存在不確定性，由上一處理環(huán)節(jié)的用戶指定接收用戶并傳遞憑證，下一處理環(huán)節(jié)的用戶接收、處理、傳遞憑據(jù)，如此反復(fù)，直到憑據(jù)預(yù)歸檔。

三、系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)是會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)的細(xì)化與實(shí)際應(yīng)用，通過對高校財(cái)務(wù)部門的深入調(diào)研，本系統(tǒng)根據(jù)需求設(shè)計(jì)開發(fā)的功能有登錄模塊、會(huì)計(jì)憑證傳遞管理模塊、會(huì)計(jì)憑證查詢模塊、會(huì)計(jì)憑證借閱模塊、會(huì)計(jì)憑證歸還模塊、用戶管理功能模塊。

（一）登錄模塊

會(huì)計(jì)憑證系統(tǒng)使用登錄模塊，驗(yàn)證用戶的身份，并根據(jù)其角色授予相應(yīng)的訪問和操作權(quán)限。當(dāng)用戶非法訪問或會(huì)話過期時(shí)，系統(tǒng)能將用戶頁面重定向?yàn)榈卿浤K。這種機(jī)制確保了會(huì)計(jì)憑證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防止了潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）會(huì)計(jì)憑證傳遞管理模塊

會(huì)計(jì)憑證記錄的完整性、準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性，對正確反映單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有重要的作用。由此憑證傳遞管理模塊是系統(tǒng)的關(guān)鍵模塊，需要保障會(huì)計(jì)憑證信息在傳遞過程中的完整性、準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性，這一模塊的數(shù)據(jù)質(zhì)量直接影響到后面各種數(shù)據(jù)的可靠程度。

憑證傳遞管理模塊有著多個(gè)功能，包括憑證查詢、憑證添加、憑證搜索、憑證分類、憑證數(shù)據(jù)記錄等功能。憑證查詢可以對上一個(gè)用戶提交的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行編號(hào)、內(nèi)容、是否符合要求等進(jìn)行查詢；憑證添加是創(chuàng)建或查找出所需的憑證后將此憑證傳遞添加給指定的下一個(gè)處理人；憑證搜索可以使用憑證號(hào)、日期、所處狀態(tài)進(jìn)行憑證搜索；憑證在系統(tǒng)中會(huì)按照憑證創(chuàng)建的時(shí)間或當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)行分類；憑證數(shù)據(jù)會(huì)記錄與數(shù)據(jù)庫之中，而且用戶對于憑證的處理過程也會(huì)記錄于傳遞日志之中。

在此模塊可以對憑證進(jìn)行審核、查詢、傳遞。這個(gè)模塊之中財(cái)務(wù)人員可對上級(jí)用戶及其上傳憑證進(jìn)行審核、查詢，還會(huì)將這過程中的各種操作記錄到日志中，然后審核結(jié)束還需要傳遞至下一級(jí)的處理人，增加更高的容錯(cuò)率。該模塊根據(jù)業(yè)務(wù)流程制定標(biāo)準(zhǔn)模板，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制，如對重復(fù)錄入給出出錯(cuò)提示并進(jìn)行系統(tǒng)控制，有效保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（三）會(huì)計(jì)憑證傳遞記錄查詢模塊

為了解決人工管理模式中會(huì)計(jì)憑證傳遞信息無法共享的問題，系統(tǒng)提供了相關(guān)傳遞記錄查詢模塊。通過該模塊，財(cái)務(wù)人員輸入單個(gè)會(huì)計(jì)憑證號(hào)，即可查詢出該憑證的全部轉(zhuǎn)移信息，包括發(fā)起人、發(fā)起時(shí)間，每一步驟的經(jīng)辦人、經(jīng)辦時(shí)間，當(dāng)前經(jīng)辦人、當(dāng)前經(jīng)辦時(shí)間以及會(huì)計(jì)憑證完備性狀態(tài)、是否預(yù)歸檔等。

（四）會(huì)計(jì)憑證借閱模塊

會(huì)計(jì)憑證在交由財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員歸檔且裝訂成冊之前，有時(shí)候因工作需要，必須將會(huì)計(jì)憑證借出。此時(shí)，借閱人員須辦理借閱手續(xù)，登記相關(guān)信息。為確保會(huì)計(jì)憑證的安全、便捷管理，系統(tǒng)提供會(huì)計(jì)憑證借閱模塊，旨在通過信息化手段，優(yōu)化憑證借閱流程，提高管理效率，并加強(qiáng)憑證的安全性。該模塊主要設(shè)計(jì)了申請借閱及審批授權(quán)流程：借閱申請、審核確認(rèn)、取件確認(rèn)。

1.借閱申請：用戶通過系統(tǒng)，選擇多個(gè)在庫會(huì)計(jì)憑證，生成借閱申請單。借閱申請單包含借閱人、申請時(shí)間、會(huì)計(jì)憑證信息清單、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱事由、附件等信息。用戶提交后，自動(dòng)生成借閱單號(hào)，并轉(zhuǎn)由審核人員處理。

2.審核確認(rèn)：系統(tǒng)收到借閱申請后，自動(dòng)觸發(fā)借閱審核流程。審核人員會(huì)核實(shí)申請信息是否符合實(shí)際，如有需要，審核人員退回申請，要求用戶補(bǔ)充相關(guān)信息或提供證明文件。

3.取件確認(rèn)：審核通過后，用戶在取件時(shí)，核查借閱申請單信息與實(shí)物是否一致。若一致需在系統(tǒng)中執(zhí)行“完成取件”功能，方能拿走會(huì)計(jì)憑證實(shí)物。

（五）會(huì)計(jì)憑證歸還模塊

為確保憑證的完整性和可追溯性，系統(tǒng)提供會(huì)計(jì)憑證歸還模塊。該模塊旨在提供一個(gè)高效、便捷的歸還流程，以便借閱人能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地歸還借閱的會(huì)計(jì)憑證。

會(huì)計(jì)憑證歸還流程為：歸還申請、審核確認(rèn)、憑證檢查與整理、系統(tǒng)更新與記錄。

1.歸還申請：用戶在歸還會(huì)計(jì)憑證之前，需要通過系統(tǒng)提交歸還申請。申請中應(yīng)包含歸還的憑證號(hào)、歸還日期等信息，以便系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確追蹤和記錄。

2.審核確認(rèn)：系統(tǒng)收到歸還申請后，自動(dòng)觸發(fā)歸還審核流程。審核人員會(huì)核實(shí)歸還申請中的信息，確保憑證編號(hào)和歸還日期等準(zhǔn)確無誤。

3.憑證檢查與整理：審核人員會(huì)對歸還的憑證進(jìn)行實(shí)物檢查。他們會(huì)核對憑證的完整性、是否損壞或缺失等情況，并對憑證進(jìn)行必要的整理。這一步驟確保了憑證在歸還后能夠保持良好的狀態(tài)，方便后續(xù)的管理和使用。

4.系統(tǒng)更新與記錄：一旦憑證檢查與整理完成，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新憑證的狀態(tài)，將其從“已借閱”狀態(tài)更改為“已歸還”狀態(tài)。同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)生成詳細(xì)的歸還記錄，包括歸還人、歸還時(shí)間、憑證狀態(tài)等信息，以便后續(xù)查詢和審計(jì)。

通過以上業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，確保了會(huì)計(jì)憑證歸還業(yè)務(wù)中會(huì)計(jì)憑證的完整性和可追溯性。

（六）預(yù)歸檔庫查詢模塊

為方便財(cái)務(wù)人員了解預(yù)歸檔庫中會(huì)計(jì)憑證的去向，系統(tǒng)提供預(yù)歸檔庫查詢模塊。通過該模塊，用戶可以查詢會(huì)計(jì)憑證是否在庫，或是否在借。若是已經(jīng)借出，則列出詳細(xì)的借閱信息，包括借閱單號(hào)、借閱人、借閱時(shí)間等。

（七）借還歷史模塊

為方便財(cái)務(wù)人員對會(huì)計(jì)憑證的借還歷史進(jìn)行追溯，系統(tǒng)提供借還歷史模塊。通過該模塊，管理員用戶可查詢到所有借閱申請、歸還申請記錄；普通財(cái)務(wù)人員則只能看到自己相關(guān)的借還歷史記錄。

（八）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊

通過該模塊，財(cái)務(wù)人員可以按月按年統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)憑證處理件數(shù)；按月按年統(tǒng)計(jì)每個(gè)人在會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)移過程中的經(jīng)辦次數(shù)；按月按年統(tǒng)計(jì)預(yù)歸檔庫中會(huì)計(jì)憑證的借出、歸還件數(shù)。統(tǒng)計(jì)信息提供表格、折線圖、柱形圖、餅圖等方式進(jìn)行展示。

（九）用戶管理功能模塊

系統(tǒng)提供用戶管理模塊包含賬戶的管理以及角色權(quán)限的管理。根據(jù)需求，系統(tǒng)角色分為三種，分別是財(cái)務(wù)人員、財(cái)務(wù)管理員、超級(jí)管理員。財(cái)務(wù)人員角色由一般財(cái)務(wù)人員進(jìn)行使用，用于日常的辦公，其擁有的功能包含會(huì)計(jì)憑證傳遞模塊、借閱模塊、歸還模塊、各類查詢模塊。財(cái)務(wù)管理員角色擁有的功能涵蓋財(cái)務(wù)人員角色，此外還擁有借閱審核、歸還審核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、用戶管理等功能。超級(jí)管理員角色主要用于系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，擁有用戶管理、密碼重置、系統(tǒng)運(yùn)行日志查看、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)查看等功能。

四、系統(tǒng)試運(yùn)行

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)完畢并通過測試后，在某高校財(cái)務(wù)管理部門試運(yùn)行了兩個(gè)月。在此期間，系統(tǒng)部署在Tomcat 8.5環(huán)境中，全天不間斷運(yùn)行，平均每天轉(zhuǎn)移約300份會(huì)計(jì)憑證，每月借還約120份會(huì)計(jì)憑證，財(cái)務(wù)人員可通過系統(tǒng)查看會(huì)計(jì)憑證的轉(zhuǎn)移進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，借還狀態(tài)，極大減小了溝通成本，提高了工作效率。

五、結(jié)束語

綜上，本文主要是基于Spring Boot、Vue、MyBatis三者結(jié)合的框架進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，該系統(tǒng)有著多個(gè)模塊，每個(gè)模塊中包含著許多的功能既符合了科學(xué)合理的設(shè)計(jì)理念，又使得這些功能滿足財(cái)務(wù)部門對會(huì)計(jì)憑證管理的要求。當(dāng)下的信息時(shí)代，我們結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求，充分利用信息技術(shù)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使用更加方便且準(zhǔn)確的系統(tǒng)而取代原有的人工方式，從而實(shí)現(xiàn)有效減輕高校財(cái)務(wù)部門的工作壓力，提高工作效率。

[基金項(xiàng)目：2023年廣西壯族自治區(qū)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃支持項(xiàng)目（202316205065）]

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[3] 杜成龍.基于MVC模式的三層架構(gòu)研究[J].軟件，2022，43（06）：100-102.

（作者單位：廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué) 廣西南寧 530000）

［作者簡介：馮坤，2102級(jí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工程專業(yè)碩士研究生，研究方向：軟件工程；羅永輝，2102級(jí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工程專業(yè)碩士研究生，研究方向：軟件工程；莫春華，會(huì)計(jì)師，研究方向：會(huì)計(jì)信息化、財(cái)務(wù)管理；通訊作者：羅泉，碩士，高級(jí)工程師，研究方向：軟件工程、人工智能。］

（責(zé)編：賈偉）