檔案管理的基礎工作與檔案管理的現代化研究

摘要：本文分析了檔案管理基礎工作及檔案管理現代化的必要性，指出現階段檔案管理基礎工作、檔案管理現代化面臨的問題，包括檔案管理缺乏流程化、標準化管理，從業人員素養尚待提升，現代化技術和工具不足等，提出對應的解決策略，希望為檔案管理提質增效作出貢獻。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；現代化建設；檔案工作

隨著時代發展，檔案內容越來越豐富。因此，做好檔案管理的基礎工作，提升檔案管理現代化建設水平，可以使檔案管理成為單位高效運轉的保障，提高單位的競爭力。其中，建立現代化制度、融入現代化技術、提升檔案管理人員綜合素養是三個關鍵點。

一、檔案管理的基礎工作及檔案管理現代化的必要性

（一）檔案管理基礎工作及現代化建設的內容

第一，檔案管理的基礎工作。主要包括檔案收集、篩選、分類、立卷、調檔、檔案借出和歸檔、檔案更新和銷毀、檔案利用等具體內容。檔案管理的基礎工作和單位業務是同步的，是貫穿單位各類業務始終的。

第二，檔案管理現代化的內容包括理念現代化、制度現代化、技術現代化、管理現代化。檔案管理現代化是時代發展的必然趨勢，提升檔案管理水平是單位業務可持續開展的重要保障。

（二）做好檔案管理基礎工作及現代化建設的必要性

第一，為單位現有工作提供參考。檔案管理是單位日常工作的重要內容，其形式多種多樣，能夠為單位領導提供科學的決策依據。[1]任何單位的人力資源管理、經濟管理、技術管理、資產管理都離不開相關檔案提供參考。只有做好檔案管理的基礎工作、實現檔案管理現代化，才能保證為決策者提供詳細的數據資料，使他們所做的決策科學化，避免決策失誤給單位造成損失。

第二，提高檔案管理效率。檔案現代化建設是檔案管理轉型的必然要求，是檔案管理工作得以創新、檔案管理水平得以提升的重要前提。[2]例如，當有關部門需要某份檔案時，可以通過管理平臺直接調取相關數字檔案，避免傳統檔案管理從眾多檔案當中篩選目標檔案的時間成本，避免檔案篩選過程中出現的磨損和遺失。

第三，提高檔案的安全性。如今在大數據技術背景下，各單位存在平臺上的很多檔案數據面臨黑客或者其他不法分子的攻擊、劫持和篡改。也有人利用現代信息技術篡改個人檔案，類似此類弄虛作假的行為不斷增加。一些大型國企的檔案甚至面臨境外競爭對手的惡意篡改。因此，實現檔案管理現代化可以提高平臺安全水平，降低檔案被篡改、劫持風險。

第四，提高檔案利用率。通過檔案管理基礎工作以及檔案管理現代化建設，可以使檔案工作伴隨單位所有業務始終，但凡有需要檔案者，管理人員都可以隨時隨地提供，讓各類檔案得到高效利用，提升了檔案的管理價值。

二、檔案管理基礎工作與檔案管理現代化存在的問題分析

（一）檔案管理缺乏流程化、標準化管理

流程化指的是將某項工作分解為不同環節，確保工作長遠目標得到有效分解，實現工作的全過程監督和管理。標準化指的是，經過上級主管部門與機構的批準，通過特定的方式公布具體要求，將其作為社會各界需要共同遵循的依據與準則。[3]目前，在檔案管理基礎工作和檔案管理現代化建設過程中，存在流程化不足、標準化缺失的問題。

第一，檔案收集、更新不及時。檔案管理當中檔案收集不及時，會導致檔案內容缺失。在數字時代，檔案收集不及時，會導致有關資料、數據更新滯后，嚴重影響單位決策。

第二，檔案填寫不規范。檔案內容不全、字跡不清晰、紙面不整潔，給后續檔案利用造成一定的不良影響。例如，人事檔案填寫不清晰，會導致后續人才選拔利用時，無法通過人事檔案深度考評。

第三，檔案內部借調時，沒有經過相關程序，檔案被隨意取走，而且歸還不及時，造成檔案的缺失，降低了檔案的價值。不僅如此，人事檔案被篡改、業務檔案弄虛作假等現象也屢屢出現。

第四，檔案安全管理不規范。主要是內部管理缺乏相應的制度約束，致使網絡拓撲不完整、平臺有漏洞，無形中增加了檔案資料泄露的風險。另外，檔案管理當中沒有根據檔案材質實行相應的管理，影像資料存在于強磁環境下內容出現缺失。

（二）檔案管理從業人員素養尚待提升

目前，很多單位的檔案管理人員并非專業出身，由將退休人員、老齡員工等負責，專業化水平不足，直接導致檔案管理低效化。如何有效提升檔案管理人員的專業素養，已經成為提升檔案管理基礎工作質量、提升檔案管理現代化建設水平的關鍵。

（三）檔案管理現代化技術和工具不足

目前，各單位檔案管理現代化技術以及相應的軟硬件和工具不足。例如，檔案文檔一體化系統、檔案室智能通風以及調溫設備、大數據技術、云技術等沒有充分地融入檔案管理基礎工作以及檔案管理現代化建設過程，導致檔案管理基礎工作質量不足，現代化建設不盡如人意。

三、做好檔案管理基礎工作與實現檔案管理現代化的路徑分析

（一）實現檔案管理的流程化、標準化

第一，建立健全制度體系。檔案管理必須要以檔案管理責任制、檔案管理流程與標準、檔案管理監督制度、檔案管理人員培訓制度、檔案管理人員激勵制度等為基礎，并通過人力資源通力合作認真落實培訓制度，要讓檔案管理有關的文化深入人心，讓檔案管理人員形成制度意識。這是保證檔案管理規范化、標準化的根本前提。

第二，明確檔案管理基礎工作的內容，并按照基礎工作前后順序對接、梳理具體的流程，針對每個環節形成相應的標準，保證檔案管理基礎工作流程化、標準化。根據國家檔案局有關文件，檔案管理的基礎工作包括檔案文件收集、篩選、分類、立卷、歸檔、維護、更新、利用，以及檔案的調出、調入。在明確檔案管理基礎工作流程的前提下，需要建立健全嚴格的檔案管理工作機制，要通過標準化管理保證檔案資源的有效性，要保證相關責任的充分落實。[4]在明確檔案管理基礎工作、檔案管理現代化建設規范、流程、標準的過程中，主要以國家檔案局發布的有關文件為依據，積極執行其中的有關規定。

首先，及時收集檔案資料，保證相關資料、數據等及時歸集。以單位相關要求為依據，以單位有關業務為維度，對人事、業務、行政管理、技術等方面的檔案資料實行動態收集，要保證有關資料、數據的完整性、系統性。為了達成這一目的，在檔案資料收集中可以執行集中式和分布式兩種管理方案。集中式管理當中，檔案管理人員對接各部門定期收取檔案資料以及相關文件，將檔案集中到檔案室統一管理。分布式管理則是在每個部門選出一名人員負責檔案管理，保證檔案及時歸集，并將其放入部門檔案室加強管理。二者各有利弊，需要結合各單位實際情況加以選擇。若是屬于集團式企業，或者具有上下隸屬關系的事業型單位，選擇分布式管理較為合適，反之，選擇集中式管理。

其次，檔案填寫要規范。單位人事檔案、行政檔案、業務檔案等檔案管理中，很大一部分檔案資料需要人工手填。因此，需要以國家檔案局相關規定為標準，要求填寫者必須字跡工整清晰，紙面清潔，還需要完整填寫有關內容，避免漏項和錯項。相關部門領導和檔案管理人員需要對填寫的內容進行反復核對和檢查，確認無誤才能投入使用以及入檔。

再次，檔案調出、調入、借調、歸檔需要遵循規章制度。檔案管理人員在檔案調出時，需要認真審核檔案，在遵循相關規定的前提下，將檔案系統轉出，減少無頭檔案、無效檔案的發生率。調入檔案時需要一次性將相關要求說明等一次性辦結，避免辦事者跑冤枉路。內外部人員借檔時，認真落實檔案室閱讀有關規定，根據檔案的種類以及秘密程度實施檔案室閱讀、取走借閱等規定，同時聲明閱讀和使用檔案時，不允許損毀、弄臟檔案，更不可篡改檔案。為了提高檔案借閱管理質量，避免檔案被人為篡改，對檔案室進行全過程監控。

最后，實現檔案安全管理規范化、標準化。主要抓住檔案保管的安全管理、檔案數字化平臺安全管理、檔案數字技術安全管理三個方面。要求檔案保管過程中定期檢查檔案，避免檔案老化、腐蝕、遺失，并根據具體業務情況，動態補充、補錄、銷毀檔案。補充、補錄的檔案必須要寫明日期、事項、補充補錄的具體內容，并將其放入相應的檔案，保證檔案的完整性。銷毀檔案需要執行多層級審批，需要建立銷毀檔案清單，由單位領導人、檔案管理負責人、檔案管理人員三級審核，確認無誤后由兩人以上共同銷毀。在檔案管理技術、檔案管理現代化建設當中，要與專業人員聯合，對檔案數字技術、檔案室以及檔案系統的完整性、有效性進行驗收，避免系統存在漏洞的問題。在檔案日常管理中，要做到檔案的分類保管，將紙質檔案、數字檔案分別存放，后者有效空間內不得存在強磁場干擾。

（二）多措并舉提升檔案管理人員的素養

第一，積極實現檔案管理隊伍年輕化。單位需要積極引進檔案管理專業人才，要實現檔案管理隊伍年輕化。為了從源頭上提升檔案管理人員綜合素養，在聘用人才之前，要形成較為系統的崗位勝任力標準，將職業精神、專業技術、基礎能力等細化出具體的標準，之后以勝任力標準模型篩選人才。

第二，積極落實檔案管理制度。通過培訓工作落實相關制度，結合檔案管理工作實務開展動態考核，對績優者實施激勵，對績效較差者進行懲罰，以獎優罰劣的手段提升檔案管理人員的主觀能動性。在培訓過程中，要求檔案管理人員熟悉業務流程，精通單位內部各類業務的基本內容，掌握檔案資料收集的關鍵點。為了達成這一目的，可以采取視頻培訓法，或者引入AR技術，將檔案文件以及這些文件產生的過程形象化、具象化，讓有關人員在高度真實的環境下學習檔案管理，做到檔案收集、篩選、分類、立卷、歸檔、利用的精細化、標準化和規范化。[5]

第三，增強檔案管理人員安全意識。通過日常宣傳、專業培訓，不斷提升檔案管理人員的安全意識，結合日常工作嚴格巡查，保證檔案管理流程、檔案平臺管理、檔案現代化建設的安全性。對于比較重要的單位或者機構，有必要組織檔案管理人員對檔案數字化系統以及有關軟硬件進行測試，不斷排除不安全因素。

第四，樹立檔案管理人員服務意識。要求檔案管理人員要保持良好的服務態度，將檔案管理部門作為單位文明窗口，展示單位人文精神、服務意識。為了確保檔案管理人員樹立服務意識，單位可設定意見箱，或者引導使用者通過數字平臺反饋意見。單位人力資源管理當中，可將客戶、內部其他部門評價作為考核指標，以此確保檔案管理人員重視服務。

（三）構建檔案現代化管理體系

第一，建立健全檔案管理現代化建設規劃機制。單位檔案管理現代化建設必須要以本單位發展規劃為參考，要保證檔案管理現代化和單位各類業務發展匹配，避免建設不足和過度建設問題。因此，單位發展規劃制定過程中，檔案管理部門要參與其中，明確單位整體規劃，并結合檔案管理需求，形成科學合理的檔案系統現代化建設方案。單位領導人也要高度重視檔案管理工作，給予該項工作政策支持、資源支持，這是保證檔案管理現代化建設與單位發展規劃匹配的關鍵點。

第二，做好預算確保經費的合理使用。目前，很多單位檔案管理都引入 “數字檔案館”管理軟件，該軟件以計算機語言為主，形成功能齊全的管理系統，具有運行速度快、體積小、兼容性好等優點，同時，該軟件可以自行調整程序代碼，使軟件更加貼合單位檔案管理的實際情況。[6]但是，該類軟件造價較高，需要單位檔案管理部門綜合考慮做好預算，在單位可以承受的情況下引入系統。

第三，提升建設質量監理工作的水平。檔案管理現代化建設中會引入各類技術，包括大數據、云計算、智能防災系統等。為了提升檔案管理現代化建設質量，需要由專業人員全過程監理，務必保證軟硬件的質量和安全。

四、結束語

檔案管理部門在認真做好檔案基礎工作的同時，需要積極開展檔案管理現代化建設，抓住制度建設、人才培養、技術建設三個維度，努力推進該項工作。其中人才培養至關重要，樹立人才安全意識、信息意識、制度意識，可以保證檔案管理工作的可持續發展，為單位決策等行為提供指導。

參考文獻：

[1] 趙麗，魏緒云.事業單位檔案管理工作的開展研究[J].文化產業，2023（9）：13-15.

[2] 段竹瑩.現代化檔案管理轉型方向與實踐研究[J].蘭臺內外，2023（13）：46-48.

[3] 譚海嶸.新時期事業單位檔案管理工作標準化、規范化研究[J].辦公室業務，2023（10）：138-139+164.

[4] 陳艷秋.檔案管理工作現代化的新方向[J].中文科技期刊數據庫（全文版）社會科學，2023（5）：9-11.

[5] 李春芬.計算機技術在檔案管理現代化中的運用探討[J].辦公自動化，2024，29（1）：67-69.

[6] 趙穎.數字智能化背景下事業單位電子檔案管理研究[J].辦公自動化，2024，29（1）：55-57.