新時代數字化視域下高校干部人事檔案管理工作的探析

摘要：進入數字化時代，隨著信息技術的深入發展和智能化管理需求的上升，高校干部人事檔案管理正面臨著前所未有的挑戰和機遇。數字化轉型對傳統檔案管理方式造成沖擊的同時，也為提升管理效率提供了新途徑。數字化管理系統提高了檔案資料的利用率和干部檔案工作效率，但同時存在用戶操作復雜、隱私保護不足等問題。在不同高校背景下，數字化管理面臨著機遇與挑戰。該研究圍繞高校人事檔案數字化管理的實踐探索，通過對高等院校干部人事檔案的管理方法進行深入分析，揭示了數字化視域下人事檔案管理的現狀與問題。在此基礎上，提出了數字化視域下高校干部人事檔案管理優化策略，旨在通過技術和流程創新，促進高校干部人事檔案管理工作的高效與安全。

關鍵詞：數字化；視域；高校；干部人事檔案；檔案管理；電子檔案

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4110（2024）07（c）-0123-05

An Analysis of the Management of Personnel Archives for University Cadres from the Perspective of Digitalization in the New Era

ZHU Yinxuan

（Wuzhou University， Wuzhou Guangxi， 543200， China）

Abstract： Entering the digital age， with the deepening development of information technology and the increasing demand for intelligent management， the management of personnel files for university cadres is facing unprecedented challenges and opportunities. The digital transformation has not only impacted traditional archive management methods， but also provided new ways to improve management efficiency. The digital management system has improved the utilization rate of archival materials and the efficiency of cadre archival work， but at the same time， there are problems such as complex user operations and insufficient privacy protection. Under different university backgrounds， digital management faces both opportunities and challenges. This study focuses on the practical exploration of digital management of personnel files in universities. Through in-depth analysis of the management methods of personnel files for cadres in higher education institutions， it reveals the current situation and problems of personnel file management from a digital perspective. On this basis， optimization strategies for personnel file management of university cadres from a digital perspective are proposed， aiming to promote the efficiency and security of personnel file management of university cadres through technological and process innovation.

Key words： Digitization; Vision; Universities; Cadre personnel files; Archive management; Electronic archives

在數字化轉型的時代背景下，高校干部人事檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇。傳統的紙質檔案管理模式已經難以適應數字化時代的要求，亟須探索數字化管理的新路徑。面對當前高校干部人事檔案管理工作的現狀與問題，針對性地提出優化管理的策略與建議[1]。

1 高校干部人事檔案管理面臨的挑戰和機遇

1.1 高校干部人事檔案面臨的諸多挑戰

隨著數字技術的高速發展與大規模應用，傳統的高校干部人事檔案管理方式正在面臨著前所未有的挑戰[2]。高校必須不斷創新管理方式和手段，以確保工作的有效性。當前，高校檔案管理正從紙質管理逐步向電子檔案管理轉型，涉及檔案的采集、存儲、整理、檢索及安全保密等多個環節的數字化改革。但此過程中也暴露出多方面的問題與挑戰，如安全隱患、技術標準不統一、缺乏高效的檔案數字一體化處理機制等。一是檔案管理流程煩瑣，效率較低。檔案的收集、整理、保管等環節涉及多個部門，缺乏統一的管理平臺和規范化的操作流程，導致檔案管理效率低下。二是檔案數字化程度不高，信息共享難度大。大部分檔案資料仍以紙質為主，數字化利用率不足10%，檔案信息無法實現跨部門共享，影響了管理決策的及時性和準確性。三是檔案安全保密風險較高。紙質檔案容易遭受自然損毀和人為破壞，而電子檔案又面臨網絡安全威脅，亟須建立完善的安全保密機制。

1.2 高校干部人事檔案面臨的機遇

自黨的十八大以來，國家不斷出臺一系列有助于推動干部人事檔案數字化發展的政策法規，并且根據國家相關技術標準，不斷探索創新的方法和手段，以滿足新時代組織工作的需求[3]。為此，我們必須建立一套完善的技術規范，實現數字化閱檔、管檔、備份存儲，從而提升高校干部人事檔案的科學化管理水平，為新時代的發展做出應有的貢獻。

通過實施數字化技術，高校可以大幅度地推動干部人事檔案的管理，使其具有更快的處理速度。干部人事檔案數字化是一個未來趨勢，也是雙重保險。數字化之后的干部人事檔案存儲方便，不宜更改替換、可以做到有跡可循，同時還具有快速查詢的便利性。在新時代數字化視域下，高校干部人事檔案管理工作的實踐探索至關重要，特別是隨著信息技術的迅速發展，對現有人事檔案管理體系進行有效革新已成為當務之急。

2 數字化視域下高校干部人事檔案管理的現狀問題

2.1 高校干部人事檔案管理缺乏科學性、規范性和信息化

高校干部人事檔案管理普遍呈現出不科學、不規范、信息化落后[4]的局面。傳統干部人事檔案管理方式絕大多數還是人力手工操作方式。由于缺乏專門的計算機和數字化管理軟件方面的人才，以及多媒體技術的缺乏，許多高校的干部人事檔案查閱仍然依賴人工搜索[5]；而且，日常的收集、整理等工作也仍然需要人工進行，這使得檔案管理工作量巨大、效率極低。盡管老式的五節鐵皮柜仍然被廣泛采用，但它們的體積較小、技術過時、效率低下，無法充分利用檔案資源。而且，許多人事檔案管理者都未受過正規培訓。由于缺乏充足的硬件設備、良好的培訓機制，導致干部人事檔案管理的準確性、持久性、可靠性都受到了影響，從而導致了干部人事檔案在交接過程中存在著嚴重的斷層，阻礙了整個機構的發展。例如，在人事調動過程中，一些人事檔案管理人員未能及時更新信息。長此以往，干部人事檔案管理極易出現中斷，無法保證人事檔案的準確性，也對干部人事檔案管理的科學性和合理性產生嚴重的影響，甚至會給今后的人事管理帶來一定隱患。

隨著科技的發展，我國的信息化水平已經極大改善，不再只局限于個人信息的輸入，而是采用了先進的數字化、智能化的方式來進行干部人事檔案的管理，不再只局限于收集、整理、歸檔材料、裝訂立卷，還可以為教師和其他相關從業者提供更多的便利[6]。由于缺乏主動性，干部人事檔案的整體管理效果未得到最大程度地發揮。此外，由于檔案信息輸入的精細性、更新的速度及其他因素的影響，使得檔案數字化的整體水平偏低，進一步削弱了檔案的數字化應用，也未能達到高校與社會的快速發展的目標。

2.2 高校干部人事檔案管理缺乏資金支持和領導重視

高校干部人事檔案管理是一項基礎性工作，但高校的干部人事檔案屬于忽略地位，而非重要的職能崗位。因此，在高校中的重視度和影響力不夠，支持力度不大。通常來說，大多數高校的資金投入集中在二級機構，其設施和資源難以匹敵這些關鍵的機構。一些高校領導認為，干部人事檔案管理工作僅是一項日常事務性的工作，不能產生經濟效益[7]。因此，管理者認為只要“守好攤”和存儲符合相關法規的完整檔案，以及能夠有效地應對外調和查檔等任務就達到要求了。然而，這種忽視人事檔案管理的思維方式已經不能滿足當今社會的管理需求，因此必須加強對此項工作的重視和落實。

高校干部人事檔案管理人員對干部人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得檔案所有者和檔案管理人員對干部人事檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新，直接影響了干部人事檔案管理的質量[8]。而且，干部人事檔案管理工作大多數是兼職管理，屬于非專業人員檔案管理。由于缺乏充分的專業知識和培訓，管理人員無法及時學習并應用最新的檔案管理技術，導致他們對人事檔案的重要性缺乏充分的認識。然而，實現干部人事檔案的信息化必須依靠充裕的資金，同時還必須讓所有員工都積極參與，這需要各方面的共同努力。為了實現這些目標，必須得到領導的大力支持。

2.3 干部人事檔案的數字化工作場所、庫房設置不規范

高校干部人事檔案的硬件、軟件設施配備不足，導致干部人事檔案管理工作開展得捉襟見肘。目前，由于大學里的領導層缺乏對干部人事檔案的重視，因此很難為這些信息提供充分的保障。一些檔案工作開展得較好的大學甚至擁有專屬的檔案室，并且配備先進的計算設備，供人們方便地儲存和查閱信息。然而，其他一些較落后的大學卻缺乏這樣的機制，使得干部人事檔案的保護受到了影響[9]。

長此以往，干部人事檔案的完善和遺失問題會非常嚴重，當想查閱某人某年某月的某些檔案材料時，卻無從尋找，使珍貴的干部人事檔案的部分材料永遠封塵在被遺忘的角落里。為了確保干部人事檔案的安全性，建議在檔案庫房內安裝監控攝像頭。這樣，檔案辦公區、操作區和查檔區就能夠分開設置，并且可以按照“八防”的規定進行管理。然而，由于高校的辦公空間有限，無法完全滿足“四分開”的標準和要求。在新的情況下，檔案管理不僅是分類、存儲和借閱，它需要經過多個步驟，比如，篩選、歸檔、整理，這些基本工作都需要使用適當的軟件和硬件設施。

2.4 管理干部人事檔案的人員需要不斷提升自己的綜合能力

目前，由于缺乏專業的檔案知識培訓，許多高校的干部人事檔案都由其他單位的兼職人員負責，其中一些被納入學院的教育機構，而另一些則被存放在學院的圖書館。由于缺乏正規的教育機構和資源，負責管理和保存干部人事檔案的工作者大多缺乏必要的技能，導致他們在檔案的收集、整理、歸檔和裝訂方面缺乏責任感。大多數檔案管理者都承擔著多重責任，缺乏專注于檔案處理的熱忱。由于部分檔案資料缺乏可靠性和可信度，無法提供有效的信息支持，從而影響了個體的信息記錄，造成了個體信息的缺失。由于高校的干部人事檔案存在著管理數量缺失、管理質量低下及管理技術滯后等問題，因此必須對檔案管理人員進行全面的、科學的、有效的檔案學習與培訓教育，以提升他們的職責意識和工作效能[10]。

2.5 高校干部人事檔案的管理機制不完善

由于大多數高校的干部人事檔案管理都沒有完善的規章制度，也沒有一套完善的、科學的、有效的管理機制，這就使得工作難以順利進行，從而影響整個高校的正常運行，也大大削弱了高校的素養與水平。隨著社會發展的加快，干部人事檔案的管理體系日益完善，但是由于規章制度的欠缺，有些管理者沒有足夠的責任感，采取了消極的方式處理問題，從而給整個干部人事檔案的管理工作造成了負面影響。

近年來，首先，一些高校負責人忽略了干部人事檔案的重要性，沒有足夠地關注與檔案有關的諸如財政支持、基礎設施、法律法規及職稱培訓等問題，將其置之一邊。他們認為，這項工作沒有太大的實際意義，僅停留在收集、整理、檢索和借閱的層次，無法產生實際的經濟價值，從而使得高校的檔案管理陷入了一種無序、混亂和欠佳的境地。其次，由于檔案材料形成部門的認知水平較低，他們沒有重視檔案的收集，導致檔案資源無法依據相關的業務標準進行有效的整合和歸類，從而導致大量的文件丟失，無法被有效地搜索。最后，一些檔案管理者缺乏關于人事檔案的知識，并且沒有充分理解它們的重大價值。他們在看待人事檔案時缺乏嚴謹的態度，沒有遵守相關的標準，導致檔案材料缺乏完善的信息，無法準確、完整地展示個人的職業生涯過程。

3 新時代高校干部人事檔案數字化管理優化策略

3.1 要制定符合高校實際的干部人事檔案管理制度和操作規程

為了更好地管理檔案，高校應該成立一個專門的領導小組，確定檔案管理的目標、原則和要求，并建立一套完善的規章制度來指導檔案的收集、整理、保管和利用。要積極落實檔案管理方面的法律法規，嚴格落實檔案材料的收集和鑒別標準，規范檔案整理著錄的程序和要求，加強檔案信息安全保密管理。高校還要根據數字化發展需要，適時修訂及完善相關制度，為檔案數字化管理提供制度保障[11]。

為了提升檔案的有效性，高校的組織人事部門應當設立一套持久的檔案管理系統，以便有效地處理干部的人事檔案。此外，為了增加檔案的安全性，還可以根據不同的情況，制定適當的檔案管理流程，包括對紙質檔案的收集、掃描、分析、歸檔、統計及其他必須遵守的規則[12]。也就是要建立一個完善的文書搜尋、檔案查詢和借閱審批機制，并且清楚地界定各項工作的權力范圍和任務，指派專門的工作人員來嚴格審核和掃描所有的資源。高校應采取措施增進對工作人員的監督，以確保資源的安全和可靠，并且提升資源的利用效率。

高校要優化檔案管理流程，提高管理效率和服務水平。高校要系統梳理檔案管理各環節流程，找出流程中的堵點、痛點，運用信息技術手段加以改進。比如，在檔案材料收集方面，可開發微信小程序等應用軟件，方便教職工在線提交相關材料；在檔案整理和數字化加工方面，可引入智能識別、自動分類等技術，提高整理效率和準確率；在檔案查詢利用方面，可建設檔案管理信息系統，實現檔案目錄的網上公布、檔案信息的網上查詢等功能，讓檔案為師生提供更加便捷高效的服務[13]。

3.2 推動高校干部人事檔案基礎設施建設工作不斷發展

一些高校缺乏關鍵的人事和數字化系統，以及相關的教學和科研資源。由此造成的影響是，許多高校教師缺乏“互聯網+”的網絡化管理和最新的教學方法，從而降低了高校的教學和科研能力。在高校里，檔案的處理需要先進的技術，這需要配備先進的數字化系統，以便更好地完成檔案職責。隨著全球化的推進，高校數字化管理正在迅速崛起。目前，一部分高校干部的職務信息因為檔案管理不善導致信息流失。為了應對當前的挑戰，迫切需要改進高校的職務信息檔案管理體系。完善和改進數字化基礎設施，可以更好地滿足組織人事部門的需求，并通過引入先進的數字化技術，如云計算和大數據，推動干部人事檔案的管理從傳統的方法轉換到更先進的方法，以期獲得更好的服務[14]。

3.3 高校干部人事檔案數字化制度建設與流程優化

在新時代數字視域下，高校干部人事檔案管理工作的實踐探索必須緊跟數字化步伐，對現行檔案管理制度進行徹底審視與深度挖掘潛在優化空間。廣泛收集和借鑒其他高校在人事檔案數字化管理方面的先進經驗和做法，以此為鑒，針對具體問題提出改進策略。策略的制定旨在針對性提升檔案管理的效率和質量，包括管理制度的更新與流程的簡化。這一過程著重于將數字化技術與檔案管理緊密結合，通過引入先進的檔案信息管理系統，優化文檔電子化流程，增設訪問權限控制等措施以確保信息安全，同時提高工作效率和服務質量[15]。

干部人事檔案工作流程作為優化策略的核心，不僅需要在制度層面做出改革，還需要通過具體操作層面的創新實踐來實現管理的精細化和科學化。具體實施環節方面，依托高度集成化的數字檔案管理平臺，全面梳理和標準化檔案上架、分類、檢索與使用等各個環節，簡化不必要的手續和步驟，確保檔案信息的完整性和準確性。同時，通過云存儲等技術手段，實現檔案的高效備份和恢復，進一步保障檔案數據的安全性和持久性。在整個優化過程中，聚焦用戶需求，設計人性化的服務接口，不斷提升用戶體驗，從而提高檔案工作的整體效能。使得高校干部人事檔案管理工作在數字化轉型的大潮中始終保持先進性和高效率。

3.4 干部人事檔案的人才培養與團隊建設

在探索新時代數字視域下高校干部人事檔案管理工作的實踐時，針對人才培養與團隊建設這一關鍵環節。紙質檔案的管理和使用容易造成資料的丟失或是損壞，數字化電子管理是工作發展的必然趨勢。運用好數字化管理，對于檔案管理、查閱等十分方便，也便于長久性保存，但是人事檔案工作較為私密，關系到個人的信息，因此在運用數字化管理時務必充分考慮保密性，如可以使用檔案臺賬、目錄檔案等。因此，數字化運用也要考慮到人事檔案是個人和高校的重要資產，它對于高校和個人長遠發展至關重要，應該遵循合理和規范的制度保證工作的順利進行。

數字時代高校干部人事檔案管理中的專業化數字人才相對匱乏，高校應當重視對相關人才的培育，從而根據大數據時代的發展要求提升干部人事檔案管理的質量，增強檔案數據信息的處理能力，提高檔案提取和利用的效率。眾所周知，數字化技術手段擁有良好的分析能力，此種能力可以最大限度地挖掘事業單位干部人事檔案資源中所蘊藏的價值，并為事業單位人才隊伍建設提供參考與幫助。因此，高校需要采取培訓講座等模式提升檔案管理人員的專業水平。對所有的檔案工作者進行全面的培訓，包括舉辦各種專題講座、進行實踐演練和分享實踐心得。鼓勵檔案管理人員加強與相關院系、職能部門的溝通協作，主動參與高校中心工作，提高服務意識和大局觀念。采取完善的績效評估與獎懲措施，以喚醒員工的熱情與活力，培養一支具有良好專業技能的檔案管理團隊。在未來工作中，不斷增強團隊建設的互動性和培訓的個性化，以期達到更高水平的管理效能，為高校干部人事檔案管理工作的不斷進步提供有力保障。

3.5 注重檔案業務的交流學習，推動檔案管理創新發展

高校要支持檔案部門與兄弟院校、檔案主管部門加強工作交流，學習借鑒先進經驗做法，共同探討新形勢下檔案管理面臨的新情況新問題。借鑒先進的管理框架與培訓系統，綜合運用多元化策略，系統性地設計一套高效的流程。為了確保人才培養的深度和團隊建設的效率，可以指定一套雙軌并行的培養體系，這一體系集結了定向培訓和隨機激勵的機制。在定向培訓方面，制定一份綜合性的培訓手冊，該手冊根據不同崗位的專業性和職責，詳細劃分必修課程和選修課程的比重，確保每位檔案管理工作人員都能夠得到針對性的知識補充和技能提升，要鼓勵檔案工作者勇于實踐、勇于創新，積極開展檔案管理課題研究，在豐富檔案管理實踐的同時，深化檔案管理理論認識。為了更好地管理檔案，還需要加強檔案管理與計算機、數據科學等領域的交流和融合。利用大數據和人工智能技術，開發出更多的新方法和途徑，提高檔案管理的科學性、精確性和智能性。

4 結束語

總之，高校干部人事檔案管理是一項涉及面廣、政策性強、要求嚴格的專業性很強的工作。在數字時代，高校要以數字化轉型為契機，立足高校干部人事檔案管理的實際需求，在夯實制度基礎、優化管理流程、加強隊伍建設等方面持續發力，積極借鑒成熟經驗，大膽探索創新實踐，不斷完善檔案管理體系，提升管理效能，更好地為高校改革發展提供檔案信息支撐和服務保障。通過堅持不懈努力，高校干部人事檔案管理必將迎來創新發展的廣闊前景。

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