事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

［摘 要］檔案管理工作是事業(yè)單位實施各項管理工作的基礎(chǔ)和保障，對于提高事業(yè)單位的工作效率和改進(jìn)工作作風(fēng)有著重要作用。事業(yè)單位檔案管理工作有利于保障干部職工的合法權(quán)益，提高事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的發(fā)展情況，推動區(qū)域經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展。本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的必要性和創(chuàng)新趨勢，在此基礎(chǔ)上，重點闡述了事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和優(yōu)化的有效策略。旨在加速推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)程，爭取實現(xiàn)對檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，最大限度發(fā)揮檔案資料的價值。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

［中圖分類號］G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

事業(yè)單位保存了大量的檔案資料，隨著事業(yè)單位的運(yùn)營和發(fā)展，不斷有新的檔案資料生成。其中，檔案資料的歸檔、分析、保存和利用整個流程具有較強(qiáng)的綜合性、系統(tǒng)性、專業(yè)性，為提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，管理人員需要樹立先進(jìn)的檔案管理觀念，運(yùn)用數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等多種技術(shù)手段，切實提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，深入挖掘檔案信息的價值，輔助決策制定，從而發(fā)揮事業(yè)單位的公共服務(wù)職能，為地方經(jīng)濟(jì)社會健康發(fā)展提供有力保障。

1 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 有利于保障干部職工的合法權(quán)益

事業(yè)單位的檔案資料詳細(xì)記錄了干部職工的個人信息、工作經(jīng)歷、獎懲情況，加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新，可以確保檔案信息準(zhǔn)確和完整，為干部職工參與社會保險、職位晉升和調(diào)動、培訓(xùn)、退休等工作的開展提供可靠依據(jù)，有利于保障干部職工的合法權(quán)益，實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置和高效利用。

1.2 有利于提高事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率

以往事業(yè)單位檔案管理工作效率偏低，檔案資料歸檔不及時，查找和使用檔案信息耗時較長。通過實施檔案管理工作創(chuàng)新，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息的自動歸檔、快速檢索和高效利用，為事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作的開展提供有力支持，有利于提高事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

1.3 有利于準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r

領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都是事業(yè)單位發(fā)展不可或缺的力量，應(yīng)充分認(rèn)識到事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀及遇到的困難，集思廣益，共同參與事業(yè)單位運(yùn)營管理，提高事業(yè)單位發(fā)展水平。這就需要加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新，通過收集、整理和分析檔案信息，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的發(fā)展情況，及時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，推動事業(yè)單位健康發(fā)展［1］。

1.4 有利于推動區(qū)域經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展

事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和服務(wù)能力會對區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生重大影響，需要加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新，依托檔案信息提高事業(yè)單位的管理與服務(wù)能力，聯(lián)合其他政府部門和社會機(jī)構(gòu)，深入挖掘和開發(fā)利用當(dāng)?shù)貎?yōu)勢資源，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級，改善當(dāng)?shù)鼐用竦纳顥l件，推動區(qū)域經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新趨勢

2.1 電子化

在信息時代，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作，建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變檔案管理載體和方式，在線上自動采集、處理、分析檔案信息，給檔案管理人員帶來了巨大便利，既可以降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度及其操作失誤引起的檔案信息失真風(fēng)險，又能促進(jìn)檔案信息高速共享和高效利用，提高檔案管理自動化、智能化水平，減少檔案管理成本，為事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供了可行思路。

2.2 互聯(lián)網(wǎng)和云存儲

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用可以將不同部門有機(jī)聯(lián)系到一起，暢通信息溝通渠道，促使檔案信息高速傳輸和共享，符合新時期檔案管理工作規(guī)范化、高效化開展要求。同時，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子檔案，保存在云平臺上，打破了時間和空間對檔案管理工作的限制，使得用戶可以遠(yuǎn)程訪問云平臺，獲取檔案信息。云存儲模式還能自動進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，嚴(yán)格審核訪問者的身份信息，拒絕存在風(fēng)險的訪問，保障檔案信息安全性。

2.3 大數(shù)據(jù)分析

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)w量龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行高速處理，運(yùn)用不同的大數(shù)據(jù)分析工具可以得到多層次、多角度的分析結(jié)果，從海量檔案信息中挖掘出有價值的一部分，提高檔案管理效率，符合新時代事業(yè)單位檔案管理工作要求，弱化了主觀因素的影響，使得事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)準(zhǔn)確全面、時效性強(qiáng)的檔案信息作出科學(xué)合理的決策，為事業(yè)單位發(fā)展賦予了新的動能［2］。

2.4 安全管理

信息安全是一個重要課題，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加強(qiáng)對單位機(jī)密信息和干部職工信息的全面保護(hù)，防止這些檔案信息外泄而威脅國家和人民群眾的根本利益和財產(chǎn)安全。通過加強(qiáng)檔案管理工作，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)機(jī)制。運(yùn)用多種信息安全技術(shù)對檔案信息的采集、流轉(zhuǎn)、利用進(jìn)行全過程、全方位、動態(tài)化監(jiān)管，防范木馬病毒入侵電子檔案管理系統(tǒng)，致力于創(chuàng)建安全的檔案管理環(huán)境。

3 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和優(yōu)化的有效策略

3.1 優(yōu)化檔案管理制度

檔案管理制度是事業(yè)單位檔案管理工作的重要指導(dǎo)規(guī)范，事業(yè)單位應(yīng)建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理流程、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，優(yōu)化檔案管理工作的制度環(huán)境，推動檔案管理工作高效化開展和不斷創(chuàng)新。首先，結(jié)合我國相關(guān)法律法規(guī)以及事業(yè)單位檔案管理工作要求對現(xiàn)行檔案管理制度予以完善，補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容和條款，對于有歧義和不適用的條款予以修改，確保檔案管理制度能夠真正發(fā)揮出對檔案管理工作的指導(dǎo)作用，鼓勵各部門人員參與檔案管理制度建設(shè)，提出可行建議，獲得單位全員對檔案管理制度的認(rèn)同，迅速執(zhí)行新制度，提高單位全員對檔案管理工作的支持和配合度。其次，優(yōu)化檔案管理工作流程，要與檔案管理組織結(jié)構(gòu)、制度體系、管理目標(biāo)相匹配，符合新時代事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化、信息化發(fā)展要求，嚴(yán)格落實各個環(huán)節(jié)，避免任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差。第三，在檔案管理制度中要體現(xiàn)檔案管理人員的具體職責(zé)，不得有職責(zé)交叉和遺漏的情況，以便在檔案管理責(zé)任落實到不到位時能夠迅速找到責(zé)任人追究其責(zé)任，使檔案管理工作規(guī)范化開展。最后，構(gòu)建激勵機(jī)制，采取多種激勵措施，以此來約束和激勵檔案管理人員的行為，調(diào)動檔案管理人員的積極性，使其在檔案管理工作中兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真履職、勇于創(chuàng)新，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作長效創(chuàng)新發(fā)展。

3.2 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要形式，通過建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化、信息化工具實施對檔案信息的規(guī)范高效管理，能夠顯著提高檔案管理工作效能。在電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)和運(yùn)維階段，需要采取以下措施。首先，在系統(tǒng)規(guī)劃階段，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容、要求、目標(biāo)，科學(xué)規(guī)劃設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架和功能，應(yīng)保證系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性、靈活性、可擴(kuò)展性，這樣電子檔案管理系統(tǒng)才能與其他部門的信息系統(tǒng)相對接，充分發(fā)揮檔案信息對事業(yè)單位運(yùn)營管理和公共服務(wù)的支持作用。其次，在系統(tǒng)建設(shè)階段，事業(yè)單位要加大資金和技術(shù)的投入力度，引進(jìn)質(zhì)量性能可靠的軟硬件設(shè)施，通過跨部門、跨領(lǐng)域的合作整合檔案資源，或者與高校、研究機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位等合作，共同建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，合作研發(fā)適用于事業(yè)單位檔案管理工作的軟件，提高軟件的實用性，在建成系統(tǒng)后進(jìn)行調(diào)試，確保系統(tǒng)界面簡潔，功能齊全，操作便捷［3］。最后，在系統(tǒng)運(yùn)維階段，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料價值進(jìn)行判斷，篩選出有價值的檔案資料，自動分類、歸檔、生成目錄，對于無價值的廢棄檔案，要及時銷毀。在檔案信息上傳到系統(tǒng)之前，先由部門負(fù)責(zé)人對檔案內(nèi)容、形式、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核，確定完全符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)后，再由檔案管理人員審核，并將電子檔案保存在云平臺上，從而依托電子檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，提高檔案信息的利用率。

3.3 規(guī)范電子檔案管理程序

電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用將會引起事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生巨大變革，需要重新制定檔案管理程序，對檔案資料導(dǎo)入、入庫、借閱、移交、利用等環(huán)節(jié)的操作要點予以明確，促使檔案管理人員規(guī)范操作，提高檔案資料精細(xì)化、信息化管理水平。第一，檔案導(dǎo)入，針對事業(yè)單位運(yùn)營過程中形成的電子檔案要在收集時進(jìn)行審核，確保電子檔案的完整性與準(zhǔn)確性，標(biāo)注存儲格式和屬性，導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，對于有價值的檔案資料，要采用紙質(zhì)檔案和電子檔案的形式保管。第二，檔案入庫，針對紙質(zhì)檔案，在系統(tǒng)的檔案入庫頁面勾選要入庫的檔案，點擊“分配庫位”，選擇存放位置，以便后續(xù)能夠快速查找到需求的檔案信息。第三，檔案借閱，用戶在系統(tǒng)的檔案借閱模塊輸入關(guān)鍵詞，檢索檔案信息，點擊“借閱申請”，經(jīng)過檔案管理部門審核后開放權(quán)限，即可在線獲取檔案信息。第四，檔案移交，檔案管理部門要對檔案移交手續(xù)進(jìn)行審查，確保移交單位及接收單位的手續(xù)齊全，在規(guī)定時限內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)移。第五，檔案利用，通過點擊檔案存儲模塊中的檔案利用率，可以獲悉事業(yè)單位的檔案利用情況，為檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供正確導(dǎo)向，有助于改進(jìn)工作方法，提高檔案管理服務(wù)效果［4］。值得注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》的規(guī)定，提高檔案管理人員和使用者的信息安全意識，避免檔案信息查詢、利用、傳遞等環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息泄露的情況。

3.4 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形式

事業(yè)單位是為廣大人民群眾提供公共服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)。在新時代要切實加強(qiáng)檔案管理服務(wù)形式的創(chuàng)新，提高檔案資料的利用率，滿足用戶多元化、個性化的需求，從而有效發(fā)揮檔案資料的價值，促使事業(yè)單位更好地履行服務(wù)職能，得到用戶的認(rèn)可。第一，在線檔案服務(wù)。通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)開展電子檔案管理工作，為用戶提供在線查詢、申請、預(yù)約等服務(wù)，用戶可以通過電子檔案管理系統(tǒng)在線上隨時查閱檔案信息，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，大大節(jié)省了用戶的時間和精力。第二，檔案智能化服務(wù)。利用人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化服務(wù)，根據(jù)用戶常見問題生成標(biāo)準(zhǔn)答案，用戶可以自行按照答案解決問題，提高了系統(tǒng)響應(yīng)速度和事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力。第三，多元化檔案服務(wù)。新時代事業(yè)單位檔案管理工作要朝著信息服務(wù)、知識管理、文化傳播的方向轉(zhuǎn)變，為用戶提供多元化、精準(zhǔn)化的服務(wù)，讓檔案服務(wù)更加貼近用戶的需求。第四，個性化檔案服務(wù)。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，為用戶提供個性化的檔案服務(wù)，使用戶能夠根據(jù)自身實際需求，選擇服務(wù)內(nèi)容和方式，贏得用戶的滿意。第五，檔案共享平臺。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案共享平臺建設(shè)，將電子檔案保存在云端服務(wù)器上，用戶可以使用web頁面查詢和下載檔案信息，還能實現(xiàn)不同機(jī)構(gòu)和部門之間的檔案信息共享，提高檔案資源的利用效率，降低檔案管理成本［5］。

3.5 加強(qiáng)檔案安全管理工作

檔案安全管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分，如果檔案信息泄露，會給事業(yè)單位發(fā)展造成負(fù)面影響，人民群眾的利益也會受到損害。因此，事業(yè)單位必須從技防、物防、人防的角度，創(chuàng)建安全的檔案保管環(huán)境，降低檔案信息的安全風(fēng)險。首先，利用多種網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)為電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)筑安全防線，如身份認(rèn)證技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，抵御木馬病毒的入侵和黑客的攻擊，防止檔案信息被不法分子截取、盜用、篡改，還要定期對檔案信息進(jìn)行備份，防止突發(fā)停電事故或設(shè)備故障造成檔案信息丟失。其次，對于檔案管理工作使用的辦公設(shè)備，要定期進(jìn)行檢查、維護(hù)、更新，保證各類硬件設(shè)備的安全穩(wěn)定運(yùn)行，通過安裝智能監(jiān)控系統(tǒng)、智能門禁系統(tǒng)和智能環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，自動實施機(jī)房環(huán)境溫濕度的調(diào)節(jié)，檔案管理人員出入機(jī)房和檔案室時必須進(jìn)行身份認(rèn)證，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室和機(jī)房而威脅檔案信息安全［6］。最后，對檔案管理人員實施信息安全教育，觀看相關(guān)教育片和紀(jì)錄片，提高檔案管理人員的信息安全意識和保密意識，對于違反事業(yè)單位檔案管理制度的人員予以嚴(yán)厲處罰，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和危機(jī)感，并要在檔案查閱及調(diào)用中規(guī)范其辦理手續(xù)，檔案移交過程要有專人、專車進(jìn)行，使檔案安全意識滲透到所有檔案管理人員心中，全方位維護(hù)檔案安全。

4 結(jié)語

加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新是提高事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)能力的有效路徑，需要建立健全的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，規(guī)范電子檔案管理程序，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形式，嚴(yán)格落實檔案安全管理工作，從而利用數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，充分挖掘檔案信息價值，促進(jìn)檔案信息共享，為用戶提供多元化、個性化、智能化的服務(wù)，全面提高檔案信息利用率，為事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。

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