干部人事檔案管理，人防不如技防

自干部人事檔案出現以來，“憑證”功能一直是其最主要的功能。無論是作為選拔人才的重要依據，還是作為普通干部退休的重要參考，干部人事檔案都至關重要。因此，保護干部人事檔案的憑證屬性不受破壞，成為干部人事檔案管理工作的核心內容。一直以來，部分高校對干部人事檔案的安全防護完全依靠“人防”，如對火情的防范僅依靠工作人員的每日巡察，對庫房的外部入侵（如人、鼠等）依靠事后的調閱監控。實踐中發現，人防方式在環境調控上不靈活，在消防措施上有漏洞，在防范外部入侵上很被動。而隨著每個高校管檔數量的不斷增加，人防方式已越來越不適應數字社會的發展。在大數據、人工智能等技術迅猛發展的背景下，干部人事檔案管理迫切需要技術手段的介入，以迅速提升管檔效率和服務水平。

數字化轉型的制約因素

●信息化建設可持續性投入

建設之初的大投入，多數高校容易做到，難的是之后持續穩定的投入。在調研中了解到，部分高校舉全校之力進行信息化建設，建設初期進展很快，然而隨著數字技術的發展，后期的軟硬件更新換代以及維護成本高，導致信息化建設的持續性不強，造成資源的嚴重浪費。

●管理人員信息素養與主觀能動性

在對已完成信息化建設的部分高校管理人員的訪談中，我們發現管理人員對檔案數字化建設的前景普遍看好，在主觀愿望上對新技術的應用持積極態度，但在實際工作中對新設備、新系統的使用頻率并不高，表現出較為消極的態度。經綜合分析，當前部分高校檔案管理人員普遍年齡較大，信息素養較差，在智能系統的使用上有畏難情緒。同時，管理人員“守檔人”思想嚴重，缺乏使用智能系統解放自己、開發自己潛能、拓寬服務范圍的主觀能動性。

A大學干部人事檔案管理數字化轉型探索

●領導層統一認識，提前部署，統籌推進

2019年7月，A大學專門調配計算機專業技術人員進入黨委組織部管理人事檔案，為未來干部人事檔案的數字化轉型提前儲備人才。按照中組部和省委要求，A大學黨委組織部在認真學習貫徹上級要求的基礎上，加快了干部人事檔案數字化轉型的步伐，主要從制度建設、平臺建設和隊伍建設這三大方面進行了統籌謀劃。

●賦予管理人員雙重身份，對角色重新進行定位

首先，賦予檔案管理人員專業技術人員身份，從而使其具備了雙重身份。專業技術人員身份的獲得，使得檔案管理人員加入了技術研究人員的行列，看到了鉆研技術、研究技術與檔案工作的深度融合所帶來的美好愿景，突破了“守檔人”這一傳統角色定位，發現了自身職業發展的新道路，激發了工作積極性和研究的主觀能動性。

其次，學校在對管理人員的角色定位上，不再局限于“守檔人”角色，而是提出了“知識服務者”這一新的角色。學校要求管理人員深入開發檔案信息資源，為干部精準畫像，為學校人才選拔與發展提供全方位的專業知識。這從根本上提升了管理人員的社會地位，也為干部人事檔案的數字化建設工作提供了強大的人才隊伍保障。

●遵循國產化要求，以安全為目標，搭建智能檔案系統

1.建設要求

（1）要基于安全可靠應用完成國產化建設工作；（2）應達到電子內網涉密信息系統相關要求，符合行業相關規范；（3）要嚴格執行統一標準，規范合理設計；（4）項目設計要具有前瞻性和可擴展性。廣泛采用當前先進的技術，既要充分考慮各項功能的實用性，也要引入先進的設計理念；（5）應通過良好的設計、先進的技術體系，保證系統和數據的安全、可靠及穩定；（6）應以保護項目所在建筑（市級不可移動文物）為前提，盡量減少對墻體的破壞。

2.系統搭建

A大學干部人事檔案數字化解決方案，融合自動化控制、軟件應用、人工智能等技術，統一整合數據，實現檔案電子信息、實體檔案、環境管控、數字孿生一體化，最大限度發揮智能系統的整體效用，增強干部人事檔案管理能力，提高干部人事檔案管理效率。

（1）干部信息管理系統。干部信息管理系統是干部信息日常管理基礎業務系統，實現干部信息建庫及日常查詢、統計、信息輸出等功能，包括單位管理、人員管理、信息查詢、統計分析、表格管理、統計年報管理及系統管理7個功能。

（2）移動分析系統。移動版的干部信息查詢分析系統，基于平板APP，可實現隨時隨地、快速準確地查閱干部詳細信息。

（3）干部檔案信息采集工作平臺。通過多種類型掃描儀實現紙質檔案向數字檔案的轉換與入庫，包括收集、整理、掛接、審核等日常工作的數字化管理。

（4）干部檔案信息管理平臺。實現日常業務管理的數字化，包括檔案查借閱申請審批、案卷及目錄查詢與管理、檔案轉遞、檔案審核、材料轉遞、綜合查詢、組織架構管理、檔案回溯、檔案統計分析、用戶權限控制及檔案監督管理等功能。

（5）智能檔案柜管理系統。實現實體檔案的自動存取、統計分析、自動盤點及系統管理。

（6）檔案庫房環境管控系統。按照國家檔案局標準建立檔案庫房環境管控系統，對檔案室環境做到精準控制，實現信息化管理。通過智能環境主機和智能水車，實現對溫濕度和空氣質量數據的實時監測與調整；通過24小時實時監控的多功能庫房防護監控主機，實現對消防警情、漏水、有害生物、外部入侵等情況的及時發現、警告發出與報警提示，全方位立體保護庫房資料的安全。

3.數字化轉型突破

項目遵循國產化相關技術標準，立足干部工作業務引領，夯實檔案系統管理，對干部信息管理及檔案工作實現了平臺化管理與監督管控，形成了基于線上業務的組織工作協同機制，實現了干部人事檔案工作智能一體化集成式管理、檔案庫房無人化智能管控和智能盤庫。

（1）解放管理人員，實現庫房智能環境管控與智能盤庫。

智能系統依靠軌道機器人、機械手、定位裝備及各種傳感器，實現檔案存取的全自動運行；通過各類環境傳感器、工控計算機、空調及消毒凈化一體機實現庫房環境的恒溫恒濕，保持正常的空氣質量環境；通過探測器、報警器及七氟丙烷滅火裝置實現對火情的即時監測與自動處理。支持24小時任意時間段自動盤點檔案，保證盤點的準確性及可靠性。盤庫時各機械手同步盤點，每機械手盤庫平均速度為0.5秒/本，檔案識別準確率≥99.999%，大大提升了檔案盤點效率。

（2）權限分級管理，操作過程全程留痕，全面筑牢安全防線。

根據工作實際，設置管檔人員、分管領導、其他領導、單位內部人員、外單位人員等角色，按照《干部人事檔案數字化技術規范》建立三員分離機制，三員角色分別是系統管理員、安全保密管理員、安全審計員。通過權限管理控制三員權限、用戶權限、查看電子檔案材料權限等，為不同的用戶賬號設置不同的權限信息，實現三員分離、數據隔離和自動規避。此外，在實體檔案管理方面，檔案入庫、出庫到檔案的盤庫操作過程全部留痕，確保檔案管理中各個環節信息都處于準確掌控之中，杜絕檔案夾帶等情況，能有效保證檔案規范化管理及檔案安全。

（3）開發二維碼標簽，提升識別精度，增加識別穩定性。

學校在實體檔案識別方面沒有使用傳統RFID標簽，而是創新性地使用了二維碼標簽。具體流程是首先根據教職工工號這一唯一信息，制作二維碼標簽粘貼到檔案盒背脊，而后智能裝備采用機器視覺識別技術識別該二維碼，完成檔案信息的識別及定位。相較傳統的RFID標簽，使用紙質二維碼的優勢在于，可通過算法優化持續提升識別精度，同時能降低標簽成本，還避免了射頻干擾問題。

數字社會轉型為干部人事檔案工作的發展提供了新的機遇，高校干部人事檔案管理的數字化轉型勢在必行。數字社會背景下，高校干部人事檔案工作應時刻牢記為選拔人才服務的本質，解構服務，用新的理念、新的技術和新的結果去充實服務。高校干部人事檔案管理的數字化轉型不會一蹴而就，而是一個漫長的過程，需要理念的轉變與技術在干部人事檔案管理工作中的落地生根。

作者單位 山東農業大學