基于ERP系統環境的企業內部控制研究

信息技術時代，在大數據環境下，企業為完善內部控制體系，需要借助ERP系統操作，提高企業采購、生產、營銷、報表分析、財務預算等各環節的準確度，從而優化業務流程，提高內部控制質量。基于此，本文介紹了企業ERP系統建設的重要性，闡述了ERP系統與內部控制的關系、ERP系統的應用對內部控制的影響以及企業ERP系統環境的不足，并提出了ERP環境下企業完善內部控制的有效建議。

ERP系統涵蓋了企業的采購管理、倉儲管理、生產管理、資產管理、人力資源管理以及財務管理等各個領域。通過ERP系統的信息整合，促進了各部門之間的溝通聯系，提高了數據的有效性及效率。同時為使ERP系統更好地發揮輔助性能，企業需要制定相應的內部控制制度，以引導、保證ERP的穩步實施。

一、企業ERP系統建設與內部控制的重要性

（一）企業ERP系統建設的重要性

1.實時數據監控，降低經營風險

ERP系統的實施，更好地將業務與財務管理融合于一體，使企業各部門的數據能夠緊密及時地銜接，從而提高了工作效率以及工作透明度，并減少了錯誤率、工作量及管理漏洞，有效降低了經營風險。

2.整合資源配置，提高內部控制水平

ERP系統的合理利用，可以有效整合各部門的資源。利用ERP系統數據，能夠完善采購管理、銷售管理、倉儲管理、生產管理及財務管理等各環節流程，并監控、分析各項指標，從而進一步提高企業內部控制水平。

（二）企業內部控制的重要性

在當前競爭日益激烈的市場環境中，企業面臨的風險呈現出復雜性和多樣性的特點。內部控制是企業有效實施管理政策的一種重要手段，其重要性主要體現在以下幾方面：

1.健全的內部控制制度可以保證信息的及時性、有效性。內部控制制度可以指引、監督會計信息的采集、歸類、記錄、匯總以及分析的全過程，從而實時反映企業的資金流動、生產經營、營銷活動的實際情況，并及時糾正企業經營中的各種失誤，以確保會計信息的及時性、有效性。

2.健全的內部控制制度可以提高資金安全性及利用率。內部控制制度可以合理地控制資金的收入、支出，保證資金收付合理有效，減少資金流失，從而提升資金利用率。

3.健全的內部控制制度可以提高企業的運營效率。有效利用各部門的制度，將企業的物流、資金流、信息流等緊密結合在一起，以推動各部門的相互配合，充分發揮主管能動性，從而提高企業的運行效率，并推動企業順利完成經營目標。

4.健全的內部控制制度可以有效防范企業的經營風險。面對日新月異的市場環境，企業需要面對各種風險，并對各類風險采取有效的防控措施，健全的內部控制制度是防范企業風險的重要手段。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

隨著企業的不斷發展壯大，傳統的手工數據傳輸速度慢、核對繁瑣、準確率低，因此需要借助信息技術時代的企業數據處理工具：ERP系統。

首先，ERP系統不僅減少了人工傳輸的工作量，同時還能有效控制人為干擾，從而提高了數據的準確性，并能更好地把握時間截點。此外，ERP系統提高了數據的分析利用率，能夠幫助企業更合理地配置企業資源（包括人員、物品、資金、設備、業務等），從而優化業務，提高企業內部控制水平，進而促進企業提高經濟效益以及行業競爭力。

其次，ERP需要依據內部控制的流程及理念來建設與實施。企業ERP的實施主要服務于內部控制體系，因此整個ERP的操作流程都要依據內部控制制度進行規劃、修正與執行。

三、企業ERP系統的應用對內部控制的影響

（一）企業ERP系統的應用對全面預算管理的影響

全面預算管理通過全面預測和籌劃未來一定期間內的經營活動和相應的財務結果，科學、合理配置企業各項財務和非財務資源，同時監督和分析執行過程，并對執行結果進行評價和反饋，從而指導企業經營活動的改善和調整，進而推動企業實現戰略目標。全面預算管理需要全員參與、全程跟蹤、全面覆蓋。ERP起到了高效整合資源的作用，預算前期將以往數據作為參數，并在各個環節中監督預警，同時為預算及時提供有效的對比數據，從而能夠更及時地對預算進行評價反饋并做出相應調整。

（二）企業ERP系統的應用對采購環節控制的影響

企業的采購環節是供應鏈的開端，采購材料的及時性、價格合理性、質量穩定性會直接影響到產品的成本、效益以及企業口碑。

首先，企業可通過生產計劃的需求，查詢ERP庫存儲備數量結合訂貨周期，制定相應的采購計劃，進行采購申請。

其次，在ERP中生成采購訂單，跟蹤材料采購下單、驗收入庫后生成采購入庫單，再到采購發票核驗、形成應付賬款并在規定的賬期內提示付款。

最后，生成付款申請單，支付貨款。

（三）企業ERP系統的應用對生產環節控制的影響

生產環節是企業運營的核心環節，質量的把控、生產效率的高低都是直接影響企業發展的命脈。ERP的BOM表是生產計劃的基準，通過BOM表可以設置產品的耗用標準，指定采購、生產計劃，控制生產耗用指標。

首先，合理的生產計劃，可以控制機臺磨損、原料消耗的數量，從而提升企業利潤率。

其次，合理的生產計劃，可以使采購更及時，同時合理配置采購數量，從而使采購成本更優惠。

最后，合理的生產計劃，可以更好地銜接銷售環節，使產品能夠按時銷售出庫，從而提高資金回收速度，降低庫存積壓成本。

（四）企業ERP系統的應用對銷售環節控制的影響

銷售環節是企業運營的重點環節，是產品實現價值、庫存變現、資金回籠的環節。

首先，ERP通過建立客戶檔案，收集客戶信息，對客戶進行分級管理，并跟蹤客戶需求，指定銷售訂單，從而結合生產數據生成采購訂單，在完成訂單生產后及時進行銷售出庫。

其次，通過ERP系統信用政策，區分信用額度及賬期，設置系統預警提示，能夠及時督促資金回籠。

（五）企業ERP系統的應用對各項資產控制的影響

首先，流動資金。借助ERP系統的管理，資金能夠日清月結，同時權責分工，互相牽制監督，并不定期進行盤點對賬，從而確保了資金安全以及資金的流轉有序。

其次，存貨管理。ERP系統可對存貨進行批次、倉位管理，根據存貨的批次進項先進先出。同時即時查詢系統結存情況，并不定期盤點核實。此外，對呆滯產品及時采取措施，減少庫存積壓、過期風險，從而為企業良性循環提供安全的環境。

最后，固定資產管理。ERP系統劃分了資產類別，并為每項固定資產建立了卡片，其中詳細記載了購買時間、數量、金額、供應商詳細資料、使用部門、折舊年限、折舊方法等各項信息。通過這些信息，企業能夠全面了解其固定資產的實際情況，并及時進行維保、更新，以防止固定資產流失，從而保證生產需要。

四、ERP環境下企業內部控制的不足

（一）企業內部控制制度不健全

在ERP系統建立以前，很多企業內部控制制度大部分局限于財務工作，忽略了信息共享與信息完整的重要性，因此導致財務數據信息不全面，無法準確及時提供信息，進而影響了企業及時做出合理有效的戰略決策。

（二）ERP控制執行不到位

許多企業員工對ERP的認知程度不足，存在制單審核同一人，任意修改他人單據，篡改以往單據及原始基礎資料等情況。在這樣的ERP環境下，數據的準確性得不到保證。

（三）ERP系統業財融合度不足

許多企業構建ERP系統前期未進行ERP環境測評與分析，未將業務流程具體融入到ERP系統中，因此導致ERP系統實施過程中，業務數據嚴重滯后，無法實現ERP的高效傳輸、分析等功能，進而影響了企業各項財務決策的執行。

（四）ERP系統安全防范意識薄弱

許多企業ERP系統安全防范意識薄弱，導致系統存在各種安全隱患。ERP系統中涵括了企業人員、產品、客戶及財務等全方位的信息，一旦信息泄漏可能會導致企業資金被盜、客戶流失、研發成果被盜用以及產品市場被強占等各種危機。

首先，ERP系統的安全隱患體現在外部互聯網。隨著網絡時代的高速發展，ERP也借助網絡平臺快捷傳輸數據，但同時互聯網也帶來了各種安全隱患。病毒、惡意程序以及人為黑客攻擊，都會威脅到ERP數據的安全。

其次，ERP系統的安全隱患也體現在內部控制制度上。崗位權限不明確、流程操作不當以及內部人員的不法操作，都會導致ERP系統面臨安全風險。

最后，ERP系統的載體服務器負荷過重、老化也會導致系統面臨癱瘓，甚至出現數據丟失的風險。

（五）ERP系統績效考核機制不完善

ERP系統在現代企業管理中得到了廣泛應用，其動態化服務機制能夠不斷擴大內控范圍。通過各個模塊的完美嵌入，便于相關管理人員進行系統操作，但許多企業缺少針對工作人員系統操作能力的績效考核機制。

首先，許多工作人員只會簡單地進行系統操作，無法根據實際需求有針對性地進行系統功能調控，因此導致各系統模塊得不到有效開發。

其次，在系統功能運行過程中存在權責不清問題，一旦出現數據問題無法第一時間定位責任人。許多企業缺少ERP系統操作考核要求、考核標準和考核內容，考核范圍過于籠統，同時ERP系統考核結果的使用效率較低，無法根據考核成績及時發現當前系統運行存在的問題。

最后，員工參與系統培訓的積極性不高，存在違法操作、數據丟失等不良行為。

五、ERP環境下企業完善內部控制的策略

（一）建立健全ERP系統內部控制制度

首先，建立各ERP模塊操作制度，規范各模塊操作流程、注意事項及操作人員職責。

其次，建立各ERP崗位制度。ERP系統根據需求劃分為采購管理、銷售管理、庫存管理、生產管理、委外管理、應收應付、出納管理、固資管理、存貨核算管理以及賬務處理等模塊。企業應根據職能劃分ERP系統工作內容，建立合理的崗位制度，并嚴格按照崗位制度及時有效地處理業務數據。

最后，建立ERP系統反饋制度。為保證企業及時發現處理運營過程中遇到的問題，企業需要建立ERP反饋制度。ERP系統操作人員可以通過系統反饋的信息及時了解企業財務管理、供應鏈、資金流等各環節存在的問題，并及時與相應負責人進行溝通，從而有效處理問題。

（二）加強企業ERP系統培訓

基于ERP系統環境，企業應組織培養、儲備ERP專業人才。

首先，可聘請專業ERP人員為員工進行專業培訓。

其次，從企業內部挑選人才，組成懂財務、熟悉業務并技術精湛的復合型人才團隊，對ERP系統進行維護、操作。

最后，定期組織系統操作人員進行ERP系統培訓。

（三）加強ERP系統與業務的融合

首先，在實施ERP系統前，需要測評與分析ERP環境。通過梳理、比對業務流程，選擇合適的ERP軟件，并對業務所需模塊進行篩選，以確保企業的每一項業務都能在ERP系統中完整運行。

其次，確定系統后，成立專門的ERP系統團隊，將各項業務數據逐一核實、融合到ERP系統中。同時在后續的工作中，引導企業各部門及時有效地錄入所有發生過的數據，使ERP系統與業務全面融合，從而提高企業物流、資金流和信息流三位一體化管理效能，為企業計劃和發展戰略提供良好的環境。

（四）提高ERP系統信息安全防控

首先，由專業網絡安全人員定期測評系統網絡，設置防火墻控制訪問權限，以防止病毒及黑客入侵，進而篡改、竊取企業內部數據。

其次，提高員工ERP信息數據安全防控意識，簽訂保密協議，以確保資料不隨意外傳。

最后，建立專門機房，設置專業管理人員，定期檢查備份數據。同時定期維護系統，并監控追蹤內部數據外發拷貝記錄，從而最大限度保證企業內部數據的安全性。

（五）完善ERP系統績效考核制度

首先，按照各部門的工作要求分為多個考核模塊，不同模塊有不同的系統操作原理。各部門的負責人需要合理確定考核細節，同時要求崗位人員在系統操作中嚴格按照工作要求履行職責，負責ERP系統管理的工作人員需要定期參加績效考核。

其次，制定科學的考核標準，嚴格約束考核流程。將ERP系統納入到內部控制體系中，制定與ERP系統密切相關的績效考核體系，引導內部管理人員形成科學的系統操作意識，同時激發基層員工的工作熱情。

最后，以數據匯報的形式將最終的考核結果提交到人力資源管理部門，由人力資源管理部門統一管理相關工作人員的績效考核成績。根據績效考核成果做到賞罰分明，將ERP系統與各項業務項目進行緊密結合，在項目盤點的過程中考察工作人員的系統操作能力，從而制定完備的管理細則。

結語：

ERP系統與內部控制相輔相成，ERP系統的完善有助于內部控制的完善，從而提高內部控制力度。因此企業應不斷完善ERP系統，以更好地利用ERP提高工作效率以及企業資金流動率，并規避經營風險。同時企業應不斷完善內部控制制度，使ERP的價值最大化，從而進一步促進企業持續健康發展。