平行記賬法下高職院校學生助困基金賬務處理研究

摘要：伴隨著高職院校的發展，學生助困基金使用占比呈逐步擴大之勢。龐大而頻繁發生的學生助困基金代發業務需要依賴規范、統一的財務數據處理工作，以規避風險。以G職業技術學院為例，探討平行記賬法下高職院校學生助困基金賬務處理實踐。研究表明，通過平行記賬各司其職，可避免后續專項資金執行不到位，出現無法捋清資金來龍去脈的現象，從而規范資金管理，使高職院校在接受專項檢查或審計時，做到財務數據之間、財務數據與國庫系統數據之間保持一致。

關鍵詞：高職院校；平行記賬；學生助困基金；代發資金；風險規避

0 引言

2017年，財政部發布《政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表》（財會〔2017〕25號），要求單位會計核算應當具備財務會計與預算會計雙重功能，實現財務會計與預算會計適度分離并相互銜接［1］，為不同口徑的財會報表提供真實、準確的數據。這種雙重功能的實際賬務處理操作即為平行記賬法。

一直以來，G職業技術學院在學生助困基金賬務處理上缺乏對年初國庫系統下達的學生助困基金預算指標進行財務會計體系下的預提賬務處理，而是等待至實際發生資金代發支出時，單一地使用預算會計核算體系借記支出科目、貸記銀行存款等科目。年末，G職業技術學院也未根據當年的教育事業收入總額計算應計提的學生助困基金金額及調整該基金的年初部門預算并進行賬務調整。如此簡單的賬務處理方式，也就意味著很容易從源頭上便缺乏對相關資金的監管，不利于風險規避及應對上級部門的各項檢查和審計，更無法從賬務上清晰地查詢資金的總指標金額、結余資金的金額及整個預算執行過程中資金是否已經存在超支等現象。

1 平行記賬法及其應用

平行記賬法簡單來說就是在進行會計核算時，在財務會計體系下采用權責發生制，在預算會計體系下采用收付實現制，并且對預算管理的現金收支情況采用平行記賬的方式［2］。該記賬方法可以通過財務會計體系下核算出虛擬代發戶中尚未形成實際支出的資金數額，規避了預算會計體系下按照國庫系統授權支付憑證和銀行實有賬戶回單核算導致無法發現資金滯留代發戶的風險。

G職業技術學院在采用平行記賬法之前，核算學生助困基金一直面臨無法監管代發資金滯留虛擬代發賬戶的風險，即在發生代發支出時，僅按照國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶）記載的金額來完成財務記賬，忽視了代發清單上失敗金額并留存于代發戶上的尚未完成實際支出卻視同代發成功全額記支出，導致賬務處理與實際業務不符的情況發生。同時，這也產生了無法從財務上監管代發失敗的數據最終是否完成代發的資金風險，或者代發資金是否按照原發放名單執行的風險。

另外，根據學生助困基金提取要求，公辦高職院校應從當年的教育事業收入總額中按照4%的比例提取學生助困基金專項資金［3］。這就意味著該專項資金數額龐大，需要通過構建統一、科學、規范的平行記賬法對其進行全方位的會計核算與監管，才可最大限度地規避資金滯留、挪用、擠占、虛報、冒領等違紀違法行為。

2 G職業技術學院年初預提學生助困基金

高職院校學生助困基金主要用于全日制專科生有關勤工儉學、特殊困難補助、學費減免、國家助學貸款風險補償、貧困學生家庭慰問、資助育人及宣傳、校內無息借款、校內獎助學金，以及貧困生參加求職考研、創新創業、社會實踐、專業技能培訓、外出實習、訪學交流等活動支出［3］，屬于凈資產類，適用于專用基金科目。根據資金活動業務的發生情況，G職業技術學院在專用基金科目下設9個三級科目，分別為勤工儉學、特殊困難補助、學費減免、國家助學貸款風險補償、貧困學生家庭慰問、資助育人及宣傳、校內無息借款、校內獎助學金、其他。在財務會計核算體系下，年初根據當年部門預算下達數據，借記“業務活動費用——教育費用——對個人和家庭的補助費用”，貸記“專用基金——學生助困基金——其他”，并待實際業務發生代發資金支出時，據實將“專用基金——學生助困基金——其他”調整至對應的三級科目。在預算會計體系下，年初預提資金暫不處理，待資金實際支出時再進行會計處理。

1.財務會計

借：業務活動費用——教育費用——對個人和家庭的補助費用

貸：專用基金——學生助困基金——其他

2.預算會計

暫不處理。

3 G職業技術學院資金支付業務發生時的處理

學生助困基金的使用，一次支付業務多數涉及大批量的學生名單，在數據初始收集過程中，由于受到多方面因素影響，存在銀行賬戶與戶名不相符、賬戶被凍結等問題，導致代發失敗，難以保證數據的準確性。G職業技術學院根據不同的失敗類型，以及專用基金的9個三級科目，分門別類地按照勤工儉學、特殊困難補助、學費減免、國家助學貸款風險補償、貧困學生家庭慰問、資助育人及宣傳、校內無息借款、校內獎助學金、其他進行不同的賬務處理。由于平行記賬法的基本要求，政府會計主要由財務會計與預算會計共同構成。本文以G職業技術學院發放學生利用課余時間勤工儉學產生的勞務報酬補助作為闡述賬務處理的抓手。

3.1 無代發失敗發放

1.財務會計

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶），先將資金作為事業收入存入零余額賬戶。

借：銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金

貸：事業收入——教育事業收入——財政專戶應返還收入

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（零余額賬戶——代發戶），將零余額賬戶轉入的指標金額再轉入代發戶進行代發準備。

借：專用基金——學生助困基金——勤工儉學

貸：銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金

根據原始憑證資料記載的實際業務發生的類別，調整年初計提的專用基金三級科目明細。按照代發戶結果清單的資金金額，由“其他”科目中扣除，再轉入“勤工儉學”科目，確保“專用基金——學生助困基金——勤工儉學”余額為零。“專用基金——學生助困基金——勤工儉學”科目在本期的借貸方金額相同，即為本期勤工儉學業務實際發生金額。

借：專用基金——學生助困基金——其他

貸：專用基金——學生助困基金——勤工儉學

2.預算會計

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶），做如下賬務處理：

借：事業支出——教育支出——項目支出——非財政專項資金支出

貸：事業預算收入——教育事業預算收入——專項收入

3.2 部分代發失敗發放

在實際業務中，部分代發失敗存在兩種情況：第一種是代發失敗的金額暫存在虛擬代發戶中；第二種是代發失敗的金額被要求退回至國庫。這兩種情況在國庫集中支付憑證財政授權支付回單和銀行回單上存在區別，應該按照不同的情況進行賬務處理，以保證零余額賬戶的收支流水和國庫系統數據一致。

1.財務會計

在第一種情況下，國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶）之間記載的支出金額一致，均為應代發金額，但是在代發戶的結果清單中，成功代發至學生個人的金額與國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單的金額存在差額而不一致。那么，根據權責發生制的核算要求，財務會計需要根據代發失敗的金額進行掛賬處理，從賬務上清晰地記錄應代發金額、代發成功金額、代發失敗金額。

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、代發戶結果清單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶），做如下賬務處理：

借：專用基金——學生助困基金——勤工儉學 （應代發金額）

銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金 （應代發金額）

貸：其他應付款——代發戶暫存款 （代發失敗金額）

銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金 （應代發金額）

事業預算收入——教育事業預算收入——專項收入 （代發成功金額）

根據實際業務發生的類別，調整年初計提的專用基金三級科目明細，分錄金額為代發成功金額。按照代發戶結果清單的代發成功資金金額，由“其他”科目中扣除，再轉入“勤工儉學”科目。此時，“專用基金——學生助困基金——勤工儉學”科目余額為借方余額，表示代發失敗的資金金額。該余額等于“其他應付款——代發戶暫存款”的科目余額。

借：專用基金——學生助困基金——其他

貸：專用基金——學生助困基金——勤工儉學

在第二種情況下，國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶）之間記載的支出金額一致，均為應代發金額。而在代發戶結果清單中，成功代發至學生個人的金額與國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單的金額存在差額而不一致，該差額即為代發失敗金額。這部分代發失敗金額由于超過資金內控要求時間仍然無法成功代發出去的，將被要求原路逐級退回國庫系統，從而產生國庫集中支付退回通知書、基本戶銀行紅字回單（代發戶——零余額賬戶、零余額賬戶——代理區級國庫集中支付日間墊付款項）。那么，根據權責發生制的核算要求，財務會計需要根據代發失敗的金額進行掛賬處理，從賬務上清晰地記錄應代發金額、成功代發金額、代發失敗金額，同時待獲取全部紅字回單時，方可做反向分錄進行沖紅。

需要強調的是，紅字回單分別為國庫集中支付退回通知書、基本戶銀行紅字回單（代發戶——零余額賬戶、零余額賬戶——代理區級國庫集中支付日間墊付款項）。這些紅字回單必須一并獲取后，方可做反向分錄沖紅。因為國庫集中支付退回通知書僅是一項指令，一旦發出就會在國庫系統產生回單，而指令所記載的資金金額是否執行到位要以基本戶銀行紅字回單（代發戶——零余額賬戶、零余額賬戶——代理區級國庫集中支付日間墊付款項）為準。現實中，會出現銀行工作人員已經接收了指令，將代發失敗金額從代發戶退回零余額戶卻未將零余額戶退回國庫系統（代理區級國庫集中支付日間墊付款項）的情況，導致國庫系統中對應的預算項目指標資金短缺，各環節賬實不符，后續對賬和資金支出均受阻。

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、代發戶結果清單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶），做如下賬務處理：

借：專用基金——學生助困基金——勤工儉學 （應代發金額）

銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金 （應代發金額）

貸：其他應付款——代發戶暫存款 （代發失敗金額）

銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金 （應代發金額）

事業預算收入——教育事業預算收入——專項收入 （代發成功金額）

根據實際業務發生的類別，調整年初計提的專用基金三級科目明細，分錄金額為代發成功金額。按照代發戶結果清單的代發成功資金金額，由“其他”科目中扣除，再轉入“勤工儉學”科目。此時，“專用基金——學生助困基金——勤工儉學”科目余額為借方余額，表示代發失敗的資金金額。該余額等于“其他應付款——代發戶暫存款”的科目貸方余額。

借：專用基金——學生助困基金——其他

貸：專用基金——學生助困基金——勤工儉學

根據國庫集中支付退回通知書、基本戶銀行紅字回單（代發戶——零余額賬戶、零余額賬戶——代理區級國庫集中支付日間墊付款項）做沖紅處理，沖減“其他應付款——代發戶暫存款”科目的貸方余額和“專用基金——學生助困基金——勤工儉學”科目的借方余額。

借：其他應付款——代發戶暫存款

貸：銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理資金

借：銀行存款——零余額賬戶——財政專戶管理

貸：專用基金——學生助困基金——勤工儉學

2.預算會計

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶），做如下賬務處理：

借：事業支出——教育支出——項目支出——非財政專項資金支出

貸：事業預算收入——教育事業預算收入——專項收入

根據國庫集中支付退回通知書、基本戶銀行紅字回單（代發戶——零余額賬戶、零余額賬戶——代理區級國庫集中支付日間墊付款項），做如下賬務處理：

借：事業預算收入——教育事業預算收入——專項收入

貸：事業支出——教育支出——項目支出——非財政專項資金支出

3.3 全部代發失敗發放

此類代發失敗業務的發生一般出現在每年12月中下旬，即國庫系統即將關閉之際，國庫支付崗位的工作人員無法在發出國庫集中支付憑證授權支付之際，同時制作加密代發明細表發送至銀行，導致代發金額滯留在代發戶中。那么，在權責發生制的核算要求下，資金尚未實際對外支出，財務會計核算體系下應進行掛賬處理，預算會計核算體系下應做支出處理。

1.財務會計

根據國庫集中支付憑證財政授權6386e8da60cf7957cad81d71b092824c878b76244af31a25c4f5e2268ba197f6支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶），做如下賬務處理：

借：專用基金——學生助困基金——勤工儉學

貸：其他應付款——代發戶暫存款

由于資金尚滯留在單位代發戶中，即尚未實際對外支出，根據全責發生制的核算要求，不需要按照尚未代發成功的金額和業務類別調整年初計提的專用基金三級科目明細。此時，待發生代發支出時，再參照前述情況進行賬務處理，此處不做贅述。

2.預算會計

根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單、基本戶銀行回單（代理區級國庫集中支付日間墊付款項——零余額賬戶、零余額賬戶——代發戶），做收支處理。根據國庫集中支付憑證財政授權支付回單，銀行已經接收指令，將資金從國庫系統提取至零余額賬戶，再從零余額賬戶轉至單位代發戶，從預算執行的本質上說，單位已經形成了收支，且該資金因國庫系統的管理要求不會再回流。因此，做如下賬務處理：

借：事業支出——教育支出——項目支出——非財政專項資金支出

貸：事業預算收入——教育事業預算收入——專項收入

4 G職業技術學院年終調整匯算

年末，G職業技術學院根據預算會計核算體系下的教育事業收入按照4%的比例提取學生助困基金，并與年初預提的學生助困基金比較。

1.財務會計

預算會計核算體系下，教育事業收入按照4%的比例提取學生助困基金，大于年初預提的學生助困基金，應補提年初尚未足額提取的金額，做如下賬務處理：

借：業務活動費用——教育費用——對個人和家庭的補助費用

貸：專用基金——學生助困基金——其他

預算會計核算體系下，教育事業收入按照4%的比例提取學生助困基金，小于年初預提的學生助困基金，則沖減年初多提取的金額，做如下賬務處理：

借：專用基金——學生助困基金——其他

貸：業務活動費用——教育費用——對個人和家庭的補助費用

預算會計核算體系下，教育事業收入按照4%的比例提取學生助困基金，等于年初預提的學生助困基金，則不需要進行賬務處理。

2.預算會計

不做賬務處理。

5 結語

學生助困基金屬于專項經費，資金性質為財政專戶管理資金，由高職院校財務部門測算后編制部門預算并將該項資金下達至本校資助管理中心，再由學校資助管理中心根據相關規定統籌使用，保證專款專用。財務部門要做好資金使用時的合規性審核工作，特別是保障資金發放的準確性和及時性，明晰資金使用方向，充分利用平行記賬法，從賬務處理上反饋資金的流向，方便定期對資金使用情況進行抽查，跟進資金使用進度，確保資金及時發放到位，結余不超過當年提取總額的20%。同時，財務部門如果發現資金使用存在挪用、擠占、虛報、冒領等問題，要及時進行反饋，要求資助管理中心加以糾正，確保后續的財務數據上報準確無誤，專項審計無原則性錯誤，賬務處理做到賬實相符，來龍去脈清晰可見。

參考文獻

［1］財政部.關于印發《政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表》的通知：財會［2017］25號［A/OL］.（2017-10-24）［2024-03-10］.https：//kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201711/t20171109_2746877.htm.

［2］劉素芳.淺析政府會計平行記賬基本原理及應用［J］.中國鄉鎮企業，2023（7）：12-14.

［3］廣西壯族自治區教育廳，廣西壯族自治區財政廳.廣西壯族自治區教育廳 廣西壯族自治區財政廳關于印發廣西高等學校助困資助經費管理辦法的通知：桂教規范［2018］5號［A/OL］.（2018-07-31）［2024-03-10］. http：//jyt.gxzf.gov.cn/zfxxgk/zc/gfxwj/t13810729.shtml.

收稿日期：2024-04-07

作者簡介：

黃利芳，女，1988年生，本科，會計師、經濟師，主要研究方向：事業單位財務。