大數據背景下企業財務管理信息系統提升

隨著科技的日益發展，企業進入了大數據時代，大數據時代下數據信息獲取更加便捷，信息量更加巨大，大量的各類數據信息以及大環境的高速變化給各企業的發展運營帶來了挑戰。財務管理作為企業管理的重要組成部分，在企業發展的各個階段均承擔著不可忽視的重要作用。大數據時代下建設一流財務管理體系離不開財務信息管理系統的支持。大數據時代下，傳統單一的財務管理信息系統出現了效率低下、差錯率高、數據價值低、協同效應差等諸多問題。為此，大中型企業應充分認識到財務管理信息系統提升的必要性，并將其作為提升企業管理能力的重要事項，加大對財務管理信息系統的開發應用，增強信息處理與計算的時效性，最大程度發揮數據價值，為企業后續的戰略化方案制定提供幫助。

一、D企業原財務管理信息系統存在問題

D企業成立之初的財務管理信息系統是用友NC系統。2014年該公司上線ERP系統，但考慮到經費情況，ERP系統僅上線了財務模塊、人資模塊、采購模塊及供銷模塊。該公司財務報表由BCS系統出具后導入久其系統上報，預算通過久其系統進行填列，僅能實現事后對比分析。未建立單獨的稅務管理系統及資金管理系統，通過表格進行線下管理。

1.費用報銷效率低，差錯率高。由于ERP系統模塊上線不全，除人資、采購及銷售之外的業務需由經辦人員根據自己的報銷事項選擇報銷單據，并按要求填寫費用報銷單，并粘貼原始憑證；財會人員對原始憑證及費用報銷單進行審查和稽核，復查相關單據是否存在填寫錯誤或漏填之處，并檢查發票的真實性與合理性；財務人員初審合格之后經辦人員找分管領導審批簽字；另外，會計根據審批成功的報銷單據填制支付憑證，出納根據支付憑證進行付款。該過程中，業務人員從填制表單到財會人員審核均由人工進行，且需要線下審批，耗時耗力、效率低、容易出錯，財會人員入賬時原始單據無法導入信息系統，后期如需查看憑證附件只能去檔案室借閱憑證，不便于后期進行數字化管理，財務信息系統僅實現了核算功能，無法對原始的業務活動進行分析。

2.預算信息共享程度低，管控不到位。財務預算在企業中起著至關重要的作用。財務預算可以使決策目標具體化、系統化和定量化，全面綜合地協調企業內部各部門、各層次的經濟關系與職能，使之統一服從于未來經營總體目標的要求，但是D企業預算系統未嵌入ERP財務模塊，業務人員無法實時獲取預算執行情況，各預算執行部門在進行經費報銷時財務部不能按照預算支出計劃對相關支出進行預算控制，當各部門報銷內容和金額一旦超出預算，預算系統不能提示預警，無法做到事前管控。另外，預算執行部門不能在財務報銷系統中查詢預算經費的使用情況，也查詢不了預算項目執行進度。因此，D企業在原財務管理信息系統中只能起到事后監督的效果，不能實現預算事前控制，預算管控不到位。

3.無稅務信息化管控系統，稅務管控風險大。企業稅務管理是企業管理的重要組成部分，它在規范企業行為、降低企業稅收成本、提高企業經營效益、規避稅務風險以及提升企業稅務管理水平和效率等方面起著關鍵作用。D企業未專門建設稅務管理系統，ERP財務模塊無法自動對發票進行驗真及查重，在發票電子化背景下容易產生稅務風險。ERP財務模塊在稅費核算時由財務人員依據線下紙質單據進行，無法對環境保護稅、印花稅等按照明細申報的稅種進行核查，容易產生多交或少交稅款的情形。

4.無資金信息化管控系統，資金使用規劃性差。資金是企業的生命線，資金資源在企業中是不次于人力資源、技術資源的戰略要素。D企業收付款僅依靠銀行系統，未建立資金管控系統，資金計劃線下統計，未將資金計劃嵌入ERP財務模塊，無法對資金回收及使用情況進行統計分析，不能對借款償還期限進行預警，資金使用規劃性差，容易產生資金短缺風險及資源浪費情形。

5.數據價值低。數據是企業的重要資源，能夠反映出企業的運營狀況和市場動態。通過挖掘數據價值，企業可以更好地理解和分析業務情況，制定出更有針對性的策略和決策。通過對數據的挖掘和分析，企業可以找到優化業務流程、提升工作效率的方法，從而提高企業的經營效果。而D企業原財務管理信息系統由多家信息系統拼接而成，信息系統間數據共享不充分，數據需要較長時間才能完成會計處理，降低了數據的時效性，無法第一時間通過財務信息反映企業經濟業務的真實情況，無法通過數據挖掘為企業生產經營提供最有價值的數據。

二、財務管理信息系統提升方法

基于D企業財務管理信息系統存在的問題，D企業采取多種措施提升財管理信息系統，主要優化措施包括：一是在原ERP財務模塊核iu4q79iWoUNX0qpZYdKrT8zh6gFk0NYfRKfMwunlo3w=算的基礎上創建新ERP財務系統；二是建立報賬系統與新ERP系統關聯；三是建立稅務管理系統與新ERP系統關聯；四是建立司庫系統與報賬系統關聯；五是建立智能分析系統與ERP關聯；六是建立電子檔案管理系統與新ERP系統關聯；七是利用財務機器人完成貨款自動錄入、銀行對賬等業務。下面對D企業各財務管理信息系統主要功能進行介紹。

1.新ERP系統。因為D企業原ERP財務模塊只能實現基礎核算工作，無法關聯原始憑證，無法實現發票自動查驗，無法進行預算管控，數字化價值較低，所以在原ERP基礎上開發了新ERP系統。新ERP系統能夠與報賬系統、司庫系統、稅務系統、智能分析系統、電子檔案系統及財務機器人對接，能夠深化ERP系統在流程整合方面的作用，進一步加強業財融合，實現從業務發生到憑證歸檔的全過程記錄，為企業財務數字化轉型奠定扎實基礎。

2.報賬系統。D企業為提高財務報銷效率、降低差錯率，充分進行業財融合開發了報賬系統，主要功能如下：第一，規范報銷流程，提升報銷效率。D企業按照費用類別，優化費用報銷制度和流程，將其標準化和規范化，完善流程監控和權限管理，按照不同業務類型設置不同審批流程，支持各種復雜流程的靈活運用。通過費用報銷的線上處理和移動審批，全面替代紙質版線下審批，提升費用報銷的效率，并實現對業務流程的全過程監控。第二，發票自動驗真，減少涉稅風險。D企業報賬系統內置票稅助手功能，對發票進行掃描、上傳，實現原始憑證的電子化；通過與稅務局發票數據的交互，實現發票真偽校驗；建立D企業專有的發票池，可進行發票驗重，防止發票重復報銷；針對發票近號、連號等疑似分拆報銷的情況，可指定規則由系統進行識別判斷并提請相應審批流程。第三，費用預算控制前置，助力企業精細化管理。D企業報銷單據提交時，對費用、項目等預算進行占用和預警，并且將D企業制度規定的費用報銷標準固化到系統中，開發了商旅平臺，員工在出差時商旅平臺會將符合報銷標準的差旅、住宿信息顯示在選擇界面，員工在報銷標準范圍內進行選擇，避免員工差旅超標。同時員工在進行單據提交時，系統對填報單據中的報銷標準（如住宿標準、交通工具標準、補助標準等）進行再判斷，若不符合報銷標準，系統可在提交時進行提示、發起加簽審批或禁止報銷，通過將費用預算控制點前置，助力企業費用精細化管理。第四，實現銀企直連，降低資金管控風險。D企業實現了與銀行新核心業務系統的接口，將支付數據發送給新核心系統產生付款業務單，同時能夠接收該付款單的支付狀態。在集成性方面，報賬系統對公業務流程與支付系統流程緊密集成，流程無縫銜接；安全性方面，由報賬系統接口傳輸給銀行新核心系統的支付單據，需經過嚴格審核后支付；數據唯一性方面，經過費用報銷系統審核后發起的支付業務數據不允許修改付款和收款信息數據；數據查詢方面，可隨時查詢支付狀態、銀行賬戶余額、交易明細等數據。

3.稅務系統。D企業為降低涉稅風險建立了基于報賬系統的稅務管理系統及發票管理平臺。發票管理平臺與國家稅務總局發票底賬庫交互，可實現銷項發票自動開具，進項發票直接認證。銷售方面，業務人員在報賬系統提交銷售結算單后經部門領導確認、財務部確認后，可將開票信息推送至發票平臺，發票平臺開具完成后將開具信息反饋至報賬系統及稅務管理系統，報賬系統完成收入確認，稅務系統統計銷項稅信息，為增值稅申報做準備。采購方面業務人員提交采購訂單，上傳采購發票，報賬系統自動進行比對，比對通過后報賬系統完成記賬，數據傳送至新ERP系統及發票管理平臺，發票管理平臺進行進項統計，為增值稅申報做準備。

稅務系統與新ERP系統相關聯，稅務系統相關表單設計與電子稅務局申報表表單一致，凡是來源于新ERP的數據，自動填寫，例如收入、成本費用、利潤總額、銷售量等數據。對于按照季度或者半年度申報的稅費，例如環保稅、印花稅、房產稅等需要手工導入稅費明細，通過與外圍系統如法務系統及環保監測系統等自動對比，避免少交、漏交及重復繳納的情形。

4.司庫系統。2022年1月，國務院國資委正式印發的《關于推動中央企業加快司庫體系建設進一步加強資金管理的意見》，明確了司庫管理在企業管理中至關重要的戰略地位，也充分表明了中央企業等大型企業集團建設高水平司庫體系的必要性與緊迫性。國資委1號文提出，企業要將司庫體系建設作為促進財務管理數字化轉型升級的切入點和突破口。建設高水平的司庫體系，已然成為企業在政策要求、數字化變革等因素全面驅動下的必然選擇，將幫助企業提升資金管理效率、加強資金風險防控、強化戰略與決策支撐，夯實培育世界一流企業的管理基礎。

D企業所在上級公司按照國資委要求進行了司庫系統建設，D企業按照生產經營實際選擇了相關功能與報賬系統交互。主要功能如下：一是加強資金預算管理，實現資金預算硬約束。資金預算管理有助于D企業加強流動性管理、防范資金風險，保障D企業按預先確定的目標平穩有序運營。將企業所有的資金收支納入預算進行管理，對沒有資金預算的支出，原則上不得開支，確需開支的，應履行相應的預算調整手續；對超出資金預算的支出，在履行有關預算調整手續前也不得列支。設置預算偏差率指標，用來評價D企業下屬部門、中心資金預算實際執行情況。加強預算執行的過程控制、分析與考核評價，對實際執行與預算有偏差的，分析產生偏差的原因，屬于預算不合理的，在履行有關手續后及時調整預算；屬于實際執行問題的，在分析原因后如實對有關責任主體進行考核，提高預算管理的剛性。二是加強信息分析利用，輔助企業決策。司庫信息體系可實現每一筆資金收付的可視可控，通過對資金流量、流向、用途等進行分析，充分挖掘數據背后隱藏的信息，找到資金收付背后的規律，輔助D企業進行決策。對于長短期借款建立風險預警提醒，預測資金缺口，降低資金短缺風險。根據資金收付規律，在能保證日常經營及貸款償還條件下存入大額存單、定期等降低資金成本。

5.智能分析系統。D企業基于報賬系統及新ERP系統建立了智能分析系統，可對于費用報銷、支付、預算、財務指標、經營指標等信息可以進行多維度統計分析，將分析指標表單化、可視化，形成同比、環比等數據指標，按照員工崗位、職級開放不同分析模塊，可以在手機端在線預覽，數據定期更新，充分發揮數據價值，為企業生產經營提供有價值的數據。

6.電子檔案系統。基于報賬系統線上審批、發票管理平臺及數電發票全面推廣實施，D企業目前正在建設電子檔案系統。報賬系統記賬憑證生成與完成支付后，電子檔案系統將相關發票、影像文件、審批單、銀行回單等原始憑證和記賬憑證作為電子會計檔案進行歸檔；紙質憑證等紙質資料則是以紙質會計檔案的形式存檔。電子檔案系統作為D企業電子會計檔案的統一管理中心，將囊括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、調取、借閱等功能。為保障會計檔案的安全性與可靠 性，電子檔案系統通過加密、水印、簽名等安全技術措施防止數據篡改。電子檔案系統的建立有效解決了電子發票及原始憑證的存檔問題，是企業數字化轉型的重要組成部分。

7.智能機器人應用。財務機器人可作為企業虛擬結算或輔助專業財務人員開展重復性高、流程性強的工作任務，能夠7×24小時工作，減少人工成本，提升工作效率，賦能“財務數智化” 轉型。 D企業目前已上線自動收款機器人、網銀對賬機器人。自動收款機器人可以自動提取收款流水，并實現回單倒掛，推送到報賬系統形成自動收款并自動入賬功能，每個單據只需幾秒鐘憑證即可集成。 網銀對賬機器人基于網銀直連賬戶，月末可實現各銀行與賬面上的資金發生額、余額自動對賬，并找出差異，自動生成銀行余額調節表。只有在超出機器人處理潛力的特殊情況下，才需要人為干預，并可以自行設置，將識別到的不一致之處及時通知相關財務人員。 此對賬功能只需一鍵配比，大大節省了單筆核對的時間，同時可確保資金安全。

三、結語

在大數據時代下，企業需要不斷優化調整內部財務管理信息系統。本文以D企業為例，對原財務信息管理系統存在的不足進行了總結，通過創建新ERP系統、報賬系統、稅務系統、司庫系統、智能分析系統、電子檔案系統及財務機器人應用對原財務管理信息系統進行了全面的提升，系統提升后極大的提高了報銷效率，強化了預算管控，降低了資金風險及稅務風險，提升了財務智能化水平，為企業數字化轉型提供了很好的借鑒，但也是因為各個信息系統直連程度高，存在前端業務數據錯誤導致全流程系統出現錯誤數據的問題，為此D企業應加強對前端業務人員及各環節審批人員專業素質及信息化系統操作方面的培訓。

（作者單位：國能新疆化工有限公司）