數字化校園建設背景下的學校檔案管理工作探析

摘 要：在信息技術得到廣泛應用之前，學校檔案的主要表現形式是紙質檔案。紙質檔案的存放都需要占據較多空間，且檔案管理工作需要耗費大量的人力和物力，不僅儲存需要注意各種環境條件，檔案的檢索還完全需要人工完成，具有耗時、費力的特點。在數字化校園建設得到廣泛推動的背景下，無論在工作模式還是在發展方向上，原有的學校檔案管理工作出現顛覆性變化，數字化檔案呈現形式在大幅節約了人力及物力支出、為檔案管理工作提供便利的同時，也對此項工作提出了全新要求。

關鍵詞：數字化校園；學校；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

檔案翔實記錄了學校發展的真實歷史以及辦學過程中的大量資料。作為學校日常工作中的第一手資料，檔案在學校開展各項評估工作時發揮了重要作用及價值。對于學校而言，檔案管理工作是非常重要的基礎性工作，除了能為學校的日常運營提供數據支持之外，還具有評價學校教學質量及管理水準的價值。

在信息技術得到廣泛應用之后，各地學校開始推動數字化校園建設工作，使得檔案管理工作受到沖擊，原本以紙質材料為主要載體的檔案內容紛紛向電子化與數字化發展，也因此造成了檔案管理工作在管理內容、管理條目及管理細則上的大幅更迭。

因此，在信息時代找準原有檔案管理工作中存在的弊端與問題，重新探J7w7FOQ3dzcIBKE2uRemCkbMPobBIyVcC70o6x9AjlA=索學校檔案管理工作的有效策略，并為之構建科學、合理的管理模式，將是學校能否有效完成數字化校園建設的重要內容。

一、關于數字化校園與學校檔案管理工作

1.數字化校園

數字化校園本質上是基于互聯網信息技術所創造的信息服務平臺以及具有各學校獨特風格、符合學校管理工作需求的校園管理信息系統。數字化校園在功能上能夠同時為學校的科研、教學、管理及服務工作提供數字化支持，并具有信息化與網絡化的特征及呈現方式。

實現數字化校園的關鍵在于最大限度地利用學校的信息技術資源，并通過合理的規劃及分配，充分發揮信息服務的作用，并做好各類信息及資源的安全防護工作，在確保信息系統可靠性及科學性的前提下，提高學校信息資源共享的水準，進而強化學校各方面工作。

結合當前學校檔案管理工作中面臨的問題來看，數字化校園能夠在一定程度上解決檔案管理工作中的主要問題，在優化各類檔案信息收集過程的同時，也使得檔案有了更加豐富且更具綜合性的呈現形式。其高效的傳輸速率及一體化的管理系統使得檔案信息交互的效率大幅提升，強化了學校內部不同部門之間的聯系。

此外，不同權限的設置使得檔案的真實性及可靠性均得到充分保障，檢索流程的優化及指向性特征更在很大程度上提高了檔案的應用效率。

2.學校檔案管理工作

對檔案管理工作的理解直接影響學校工作的效率及有效性，包括檔案管理工作內容、覆蓋面及工作強度等多個方面。當前校方領導普遍認為檔案管理工作幾乎不具備什么難度，認為學校的檔案管理工作僅僅包括人事管理及一些不重要的數據管理。因此，在相關資源的配置上缺乏應有的重視，不僅很少投入物資及財政支持，很多時候還會刻意節約人力上的投入，影響了檔案管理工作的效率，也制約了檔案管理工作的成效。但是，事實上學校檔案管理工作是比較復雜的，除了人事行政方面，還包括絕大多數會議記錄、上級教育部門的通知、學校的財務運行狀況、日常教學工作檔案及科研工作相關報告等。

由此可見，學校檔案管理工作實質上已經體現在學校每項工作的多個細節中，囊括了學校運行過程中的大部分信息，直接關系到學校的正常運行，是學校日常工作中必不可少且需要得到充分重視的一項工作。

二、學校檔案管理工作中存在的問題

對學校檔案管理工作現有問題的探索，是數字化校園建設背景下優化檔案管理工作、推動檔案管理工作順利開展的重要前提。結合當前學校檔案管理工作的普遍情況來看，存在的問題主要表現在以下幾個方面。

1.管理內容過于分散

與傳統意義上學校檔案不同的是，隨著數字化校園的不斷建設，檔案類型增加、內容復雜、涉及面廣，其中夾雜著較多結構化與非結構化的數據信息，導致在實際管理過程中，檔案資料的內容在細節上過于分散，是當前學校檔案管理工作面臨的第一個問題。

信息技術發展至今，眾多學校已經著手開展檔案管理信息化工作，并結合傳統檔案管理工作的經驗及學校在檔案方面的現實需求，對原有的檔案管理模式實行了改良與優化，通過大幅推動紙質檔案的信息化處理，使得檔案管理工作整體呈現出高效率的運行狀態。

但是，由于未能充分考慮學校在檔案管理上涉及不同職能部門，導致學校在檔案管理信息化發展的過程中或多或少地體現出管理內容的瑣碎化，未能實現同一部門檔案管理內容的有效整合，如教務處的學籍變更、學生信息登記、成績記錄等檔案內容是分散管理的，未能結合到同一個檔案管理系統分支之內，存在學生處檔案管理工作分管系統出現了明顯的獨立性，導致學校檔案管理內容呈現出嚴重的分散化特征，且不同檔案內容在記錄的方式上存在一定差異，使得相關檔案整合工作面臨著更高的難度以及更煩瑣的工作流程，嚴重影響了檔案交接的效率，也制約了檔案其他工作的正常開展。

2.未能與紙質檔案建立深度關聯

電子檔案與紙質檔案在本質上只是同樣數據內容的不同呈現形式，因而檔案管理工作中的一項主要內容是確保電子檔案與紙質檔案的深度關聯，保證兩種載體中的同種數據信息內容具有完全的一致性，最起碼應當達到97%以上的一致性。通常情況下無論是電子檔案還是紙質檔案，都需要開展相應的歸檔工作，并做好兩種載體檔案內容的比對核查，確保兩種檔案具有同步的更新頻率。然而，實際的執行情況卻是電子檔案與紙質檔案的管理工作在契合度上遠未達到理想水準，兩種類型的檔案管理工作開展較為獨立，融合度不高，整體上存在“各管各的”問題。受限于檔案載體的影響，原本紙質檔案管理工作需要消耗大量的時間及人力，而在檔案管理工作中應用信息技術之后，意味著工作人員在對紙質檔案開展收集、核查、統計、分類和歸檔等各項管理工作之外，還需要額外將紙質檔案的內容全數收錄到電子檔案中，意味著檔案管理人員面臨著額外的工作負擔。并且，在數字化校園建設初期，檔案管理人員往往需要一定時間才能建立起數字化意識，很容易因為意識不到數字化概念，導致電子檔案在錄入過程中出現紕漏。一旦這種紕漏累積到一定程度，很容易導致檔案管理人員在面臨大量工作負擔時產生抵觸心理，進而導致電子檔案與紙質檔案的關聯程度降低，嚴重影響了檔案管理工作的數字化發展。

3.缺乏完善的管理體系

在管理體系上存在不足，是制約學校檔案管理信息化、數字化發展的又一個重要問題。在過往，學校針對檔案管理體系往往停留在紙質檔案層面，但在檔案管理工作呈現出數字化特征之后，學校就需要著手建立相應的管理體系，保障數字化檔案管理工作能夠正常開展。就檔案管理工作中的鑒別、收集、應用、分析、分類及歸檔等環節而言，如果這些環節在紙質檔案管理工作中是真實存在且有其價值的，那么在電子檔案管理中同樣需要配置相應的環節，并結合電子檔案管理工作的特征加以優化及完善，使之同樣能夠具備完整的管理工作體系，以確保電子檔案管理工作的運行具有相應的制度支持。考慮到原本學校的檔案管理工作主要針對紙質檔案，在全面推進數字化的過程中必然會在各方面的工作上產生不適應性。因此，更需要對原本的工作內容做出調整，而其中檔案管理工作的調整幅度是極大的。在實際管理過程中，較多學校沒有針對數字化校園背景下配套出臺相應的規章制度，在海量學校檔案數字化轉型過程中沒有高度重視其科學性與規范性，導致在各項電子文件歸檔、數據信息整理、檔案分類著錄、數據庫安全運行、技術安全防護和對外共享利用等方面的數字化調整效率較低，甚至存在管理人員沿用過去紙質檔案管理制度標準來開展新形勢下的數字化檔案管理工作，使得數字化校園建設背景下學校檔案管理工作優化淪為一紙空談。

三、數字化校園建設下的學校檔案管理工作優化策略

1.系統化開展檔案管理工作

學校檔案管理內容過于瑣碎的問題，需要以提升管理工作系統化水準加以解決。由于不同學校在檔案管理方面的細則上具有不同程度的差異。因此，需要以管理對象為基準，通過構建與檔案管理對象相關的管理系統，并使不同系統的功能產生連接，提升檔案管理工作的系統化程度及水準。學校管理的內容包括教師、學生、教學工作、設備內容、教學資源以及財務管理等主要內容，管理系統的構建需要圍繞這些典型對象開展，做好其檔案的數字化管理工作。

例如，學生的檔案管理主要包括其個人基本信息、學籍登記、榮譽/懲戒狀況、在校鑒定、獎助學金管理等內容，而與教師相關的內容則包括教師基本信息、年度考核、職業規劃、培訓進修、掛bGz1mr3anmjtWQSUCZWLLg==職鍛煉等內容。由于學生及教師都與教學工作、財務工作、教學資源直接相關。因此，在構建財務管理、教學工作、教學資源的檔案管理系統時，還需要在這些系統之間建立起對應的聯系，方便檔案管理工作的開展。

簡而言之，就是在確保各類檔案管理工作實現對管理對象系統化管理的同時，還能與其他多個不同的系統建立聯系，為相關檔案及信息內容的調用提供便利，提高學校檔案管理工作的運作效率。要想實現這一點，就需要在信息化檔案管理工作中確定檔案的具體格式，并在不同檔案之間建立起相應關聯，如在教師檔案中可以關聯到學生、設備應用情況、教室使用情況等其他教學、科研相關情況的檔案中。這就對學校的信息技術水準提出了較高的要求，也就意味著學校必須高度重視數字化校園建設及檔案管理，并給予充分的資源傾斜。

2.以實時歸檔策略開展檔案管理

針對學校電子檔案管理無法與紙質檔案建立深度關聯的情況，最直接的解決方式是為其配備實時歸檔的管理策略，該策略的執行需要在數字化校園推廣過程中同步執行，并使這項工作伴隨紙質檔案管理的每一個過程，在對舊有檔案實行更新、建立新檔案的同時對檔案信息予以實時錄入處理，并為歸檔的數據配備遠端共享功能，通過策略及制度上要求紙質檔案與電子檔案管理工作同步執行的方式，解決紙質檔案與電子檔案缺乏關聯性及同步水準的問題。

首先，在采集檔案信息的時候，需要以統一的規范及要求明確需要采集入檔的內容及范圍，并加強統計部門、檔案管理部門與其他相關部門相互之間的交流工作，均衡處理各部門之間的工作負擔，在工作流程上方便電子檔案嵌入信息平臺。

其次，檔案信息整理工作需要學校對涉及的檔案信息實行明確分類，并妥善規劃共享的權限及層級，明確學校檔案館及各部門因部門特性需要用到的檔案信息，在收集上傳電子檔案之后，第一時間予以相應的共享權限，方便各部門及時錄入相應的檔案信息并實行對應的權限操作，提高對電子檔案的應用效率及檔案管理水準。

對于那些并不具備基礎性共享需求的檔案，如學生成績等并非面向全校共享的信息數據，則需要在教務系統及其他相關系統采集錄入之后，上傳至檔案管理系統，幫助檔案管理人員完成實時歸檔工作，提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理系統及其他數字化系統的關聯，提高學校的管理水平。

3.建立完善的電子檔案管理機制

以完善的管理機制推動學校電子檔案管理工作順利開展，是數字化校園建設背景下的必然要求。在建立并完善電子檔案管理機制的過程中，需要明確整個管理機制中的頂層要求。學校應根據自身發展需求與當下工作開展情況，設置檔案數字化管理工作領導小組，明確學校一把手任組長、分管檔案工作副校長任副組長，依據《高校檔案工作規范》的相關要求，進一步厘清工作職責、細化任務分工，將學校辦公室的綜合檔案室作為本校電子檔案管理工作的負責部門，并要求學校其他各部門設置檔案管理收集崗位與檔案工作專職人員，負責檔案收集整理、在線歸檔等工作，以保證檔案管理工作的全面性，并使其作用有效覆蓋學校管理工作中的每一個單位及個體。在此基礎上，領導小組及學校綜合檔案室工作人員要結合《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/ T 18894-2016）以及《電子檔案管理基本術語》（DA/T58—2014）等標準制度，對本校電子檔案歸檔的時間、內容范圍、分類規則、管理標準加以明確，并參照現行主流辦公軟件的功能，規范化要求電子檔案的格式，以確保檔案信息的規范程度。完成電子檔案的收錄之后，需要對電子檔案實行保密及備份，通過權限設置調整檔案的修改等級，并展開多輪審核，以確保檔案的完整性、真實性與可靠性。

例如，針對學校檔案備份工作開展較差，導致數據被破壞后難以恢復的問題，領導小組要定期開展異質備份和異地備份工作，將本校電子檔案數據以光盤、磁盤、移動硬盤、存儲器或者利用云存儲技術保存，將檔案數據安全存放在容災備份中心并做到定期更新，防止因地震、火災等安全事故造成不可逆的傷害與損失，整體上促進存儲方式多樣化、備份策略科學化。

此外，在制度上還需要通過細致研究《檔案法》以及2021年中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等政策文件，對檔案室管理制度、檔案保密制度及查閱制度做出規范，并在數字化校園建設中充分考慮制度有效實施的可能性與考核上的便利性，保證能夠正常運行。

4.靈活應用不同的管理模式

對不同管理模式的應用是為了強化電子檔案管理工作的靈活性。在僅僅依靠系統、策略的情況下開展管理工作，很容易導致電子檔案管理工作陷入僵化的狀態，為避免這種情況出現就需要嘗試靈活應用不同的管理模式。

首先，文件生成機構保管模式。該模式中對電子文件的管理主要由文件生成機構負責，管理過程中會將各類數據信息按相應標準歸檔并上傳至數據庫，同時開展對文件的檢定、收集、銷毀等工作，但作用范圍僅限于機構自身形成的檔案，能夠在一定程度上減少檔案管理的工作強度，但對學校的技術能力及檔案管理人員的信息技術素養有較高要求。

其次，檔案管理部門保管模式。該模式下檔案的保管工作由部門負責，此時檔案管理部門具備較大的權限，盡管會在一定程度上加大檔案管理人員的工作強度，但在落實管理職責及管理責任上有更明顯的優勢。

最后，是聯合管理模式。此模式是對以上兩種管理模式的綜合應用，能夠按照實際需求由文件生成機構或是檔案管理部門為具有檔案查閱需求的人提供便利，由于不存在過于強調某一種模式的硬性要求，且實施難度相對較低，并表現出更高的可行性，更容易為大部分普通高中學校所接受。

5.全面構建高精尖技術人才

數字化校園背景下的檔案管理工作，人才建設是第一動力，各學校領導要高度重視本校檔案信息化干部人才隊伍的建設。

一方面，要多措并舉加強人才引進。學校領導要充分爭取當地政府及教育部門的支持，進一步優化檔案管理崗位設置，并針對未來本校檔案數字化工作實際需求，面向社會、高校、人力資源中心定向招聘既懂得新興數字化知識，又具備現代檔案管理技能的復合型人才，為本校檔案管理工作的開展注入源源不斷的動力。

另一方面，要多種路徑培養管理人才。學校要將檔案管理人員的培養、選拔、能力提升納入干部培養規劃，并作為年度重點工作常態化開展。學校可以邀請當地檔案主管部門專家或者高校教授前來授課，圍繞學校檔案數字化轉型與信息化管理的政策文件、實踐技能、規章制度、經驗做法等方面深入講解，引導干部職工了解前沿技術、知曉管理技巧、熟悉工作流程、避免重大錯誤，培養工作人員開拓創新、勇于探索的精神，形成“比學趕幫超”的良好學習環境，從而更好地推動學校檔案工作水平的提高。

同時，領導小組要定期帶領檔案工作人員前往發達地區開展調研學習活動，不斷學習新技能、新思路與新方法，進一步開拓視野、補齊短板，豐富其數字化管理經驗，以求今后能夠及時處理發展過程中出現的各種疑難雜癥。

此外，還要加強檔案管理人員內部考核。明確日常考核標準及內容，將檔案數字化管理工作量化評價，圍繞工作效率、服務態度、改革程度等指標，通過自評、互評相結合的方式，將考核結果與工作人員的職級晉升、薪資待遇等相掛鉤，提升檔案工作人員干事創業的積極性與主動性，并從而有效調動工作人員的工作熱情。

6.科學運用現代化技術

隨著我國教育教學改革的不斷推進，影響學校檔案管理工作。學校在教學和管理過程中產生大量數據信息，鑒于數據信息的多樣性和復雜性，在分析、整理、儲存、借調產生大量工作，為檔案管理工作人員造成較大的工作壓力，降低檔案管理工作效率。信息技術、互聯網技術、人工智能技術不斷發展與運用，推動社會各行業向前發展。在數字化校園建設背景下，學校檔案管理工作要適當融入信息技術、人工智能技術和互聯網技術等，推動學校檔案管理數字化發展。目前，我國學校檔案數字化管理逐漸運用人工智能技術和數字化技術，并且在檔案實際管理工作中取得重要成果。人工智能技術和數字化技術依據檔案管理信息化系統，實現檔案管理自動化。自然語言處理技術是人工智能技術之一，可以自適應分析工作人員語言指令，根據工作人員相關要求提供服務。如工作人員將檔案數字化信息導入檔案信息化管理系統后，自然語言處理技術將工作人員語言指令密碼發送數字化技術，數字化技術根據檔案管理系統參數對數字檔案實行分類歸檔，減少人工操作流程，實現檔案自管化管理。同時，工作人員搜尋某一類數字檔案時，人工智能技術和數字化技術通過融合作業，調動檔案管理系統所有相關檔案，為工作人員選擇和運用檔案提供支持。所以，學校檔案數字化管理要注重現代化信息技術引用，推動檔案管理數字化、信息化與智能化的建設與發展。

結語

信息技術的飛速發展在很大程度上為當代人的生活創造了便利，也使得學校的工作模式與干部隊伍不得不實行系統化且全方位的更新，以適應新時代的工作需求，學校的檔案管理工作也不例外。在數字化校園得到大幅推廣的時代背景下，學校應當充分認識檔案管理工作中的不足，結合各種策略，應用更有效的檔案管理辦法，提高學校管理水平，助推學校發展。

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作者單位：山東省青島第十七中學