信息化建設視角下人社局檔案管理創新研究

摘 要：隨著信息技術的高速發展，檔案信息類型更加多元、信息規模更加龐大，檔案管理工作難度也隨之提高。在這種情況下，傳統檔案管理模式已經難以滿足新時代人社局檔案管理需求，為了順應時代發展就必須促進檔案管理信息化建設，全面發揮檔案管理工作的效能。基于此，文章從實際情況出發，闡述了信息化建設視角下人社局檔案管理創新的重要性，分析了信息化建設對人社局檔案管理的影響，并有針對性地提出信息化建設視角下人社局檔案管理的創新策略，以供參考。

關鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

在信息技術不斷發展的社會背景下，信息化建設發展理念應運而生，充分體現了信息化社會發展的重要性。檔案管理不僅是人社局工作的重要組成部分，還是關乎人社局長久發展的核心要素。對于人社局來說，加強檔案管理信息化建設，促進檔案管理信息化轉型，對于更好地服務發展大局、服務人民群眾，乘勢而上開創檔案工作轉型發展、高質量發展新局面有著積極的現實意義。

一、信息化建設視角下人社局檔案管理創新的重要性

1.有利于提高檔案管理信息化建設水平

U4fi+i1HP0q5RQaRGi58/A==在信息化建設視角下，人社局檔案管理創新具有技術和管理的雙重性質，一方面，能夠加強對現代信息技術的全面應用，提高檔案管理信息化水平；另一方面，能夠有針對性地設計信息化管理模式，積極探索信息技術在檔案管理工作中的應用標準與范式，推進檔案管理高質量信息化建設。人社局檔案管理工作人員能夠在信息化建設的推進中，充分認識到信息技術的各項優勢，加強對信息技術的主動應用意識，確保信息技術在檔案管理全過程的滲透，運行高效穩定的檔案信息化平臺，實現對檔案信息的高效安全管理。同時，還可以利用大數據、人工智能和區塊鏈等信息技術構建豐富的檔案管理服務模式，有效提高檔案管理信息化建設水平。

2.有利于提高檔案管理整體的工作效率

在信息化建設過程中，能夠有效提升人社局檔案管理的整體質量與效率，在檔案查詢、使用和管理等方面更加高效、精確，確保人社局檔案工作人員能夠在最短時間內完成各項工作任務，減少重復管理、無效管理等問題。一方面，人社局檔案管理可以利用信息系統平臺，為檔案用戶提供更便捷的使用渠道，提升檔案管理服務質量，滿足不同用戶對不同檔案的需求；另一方面，開展人社局檔案管理信息化建設，能夠推進線上App服務，為用戶提供更全面、智能的檔案服務，整體層面上顯著提高了檔案管理工作效率。

3.有利于優化人社局檔案管理工作流程

在人社局檔案管理信息化建設的不斷推進下，檔案管理人員能夠實現多種信息系統與檔案收集和管理的深度對接，顯著提高了檔案管理和服務效率。此過程中，可以對檔案信息開展更細致的分類與管理，檔案管理人員可以第一時間了解檔案管理情況，實現信息技術與檔案管理的全過程滲透，促進檔案管理的有序開展。檔案管理人員可以利用檢索功能快速查詢所需要的檔案信息，為后續的檔案管理工作制定方案規劃與流程設計，最大限度地避免因人工失誤產生的各類問題。例如，檔案管理包括檔案的收集、整理、轉化、儲存和使用等方面，每個環節都需要按照嚴格的標準執行流程，促進檔案信息的規范使用，使檔案管理發揮最大價值。

二、信息化建設對人社局檔案管理的影響分析

1.對人社局檔案管理人員信息化建設認知的影響

人社局檔案管理信息化建設，能夠在潛移默化中增強檔案管理人員的信息化意識。為了順利開展檔案管理信息化建設，人社局需要在內部增設信息化培訓活動，利用政策引導和管理標準等方面的約束控制，進一步引導檔案管理人員加強對信息化建設的重視程度。這種影響集中體現在檔案管理人員的信息意識增強和信息化認知提升方面，進一步促進檔案管理信息化建設的全面開展。與此同時，人社系統融入信息技術，進一步加強了檔案管理工作的規范化，得以構建出較為成熟的管理組織體系，劃分具體的信息化檔案管理職能界限，檔案管理的便利性顯著提升。

2.對人社局檔案管理能力的影響

人社局開展檔案管理信息化建設，能夠加強檔案管理的規范化與標準化，進而促進人社局各部門之間的數據資源交互與共享。這種影響集中體現在人社局檔案管理能力的提升方面。一方面，人社局檔案管理人員的專業能力。信息化建設必然會引發全面的檔案工作轉型，檔案管理人員能夠在各部門信息系統的構建過程中形成信息化意識，提高信息技術應用能力，促進檔案信息的統一性管理。人社局可以從外部招聘和內部培訓兩方面提高檔案管理人員的專業能力和管理水平；另一方面，人社局檔案部門的服務能力。在信息化建設的不斷推進下，信息化檔案系統的建設勢必會引發人社局檔案管理的一系列變革，并在系統的應用過程中不斷優化創新，最大限度地提高人社局檔案管理的信息化能力，進而提高工作水平與服務質量。在這種情況下，人社局檔案信息的完整度與服務效能將得到有效提升。

三、信息化建設視角下人社局檔案管理的創新策略

1.更新管理理念，引入信息技術

為了提高人社局檔案管理水平，促進檔案管理質量的提升，檔案管理人員必須具有先進的檔案管理理念，并加強檔案管理工作與人社局工作的適配度。以檔案管理信息化建設為抓手，為單位整體的信息化建設奠定基礎。目前，將信息技術引入檔案管理工作已成為人社局人事工作的重點改革方向。在技術層面，人社局檔案管理信息化建設包括信息系統建設、數據維護、信息查詢乃至數據使用等諸多方面，存在較強的系統性與復雜性特點。對此，人社局必須全面增強檔案管理人員的管理理念，明確劃分人社局管理工作內容與流程，并有效提高檔案機構數字資源共享能力與平臺協同能力。信息技術的普及應用所帶來的影響極為深刻，對于檔案工作來說，信息化建設不僅是一種工作方法的轉變，還是一種檔案資源類型、使用方法的改變。在新時代背景下，檔案數據類型更加多樣、數量不斷攀升，為檔案工作信息化建設產生了極為深刻的影響。因此，檔案數據治理就成為檔案資源體系建設的核心要素，通過高質量的檔案數據治理來提高檔案資源服務的數據驅動能力，將傳統的“以檔案部門為中心的被動型服務模式”轉變為“以人社局為核心的智慧型服務模式”，進一步提高人社局檔案管理的能力。

2.培養專業人才，提高檔案管理人員信息化水平

人社局檔案管理信息化建設的人才需求，可以將其細化為具有檔案數據資源開發、檔案數據分析以及檔案信息化服務等能力的人才。檔案管理人員隊伍建設可以從內外兩方面開展。一是內部培養。可以從信息化培訓角度出發，加強網絡自主化系統學習；二是外部引進。可以從社會招聘具有信息通信技術的專業人員，拓寬檔案管理信息化建設人才隊伍范疇，為人社局檔案管理提供人才助力。從內部角度來說，人社局應重點培養檔案管理人員的信息技術應用能力與信息化理念，提高檔案管理人員的信息化水平。與此同時，人社局檔案管理人員還應該掌握數字檔案政策與相關規章制度，確保能夠按照嚴格要求開展信息化檔案管理工作，并加強檔案管理工作的規范性與技術性；從外部角度來說，人社局應進一步拓寬人才招聘渠道，大力吸收具有信息技術應用能力的先進人才。首先，應明確檔案管理的具體工作需求，建立具有原則性與標準性的人才選拔機制，引入具有豐富工作經驗、強大專業能力與創新技術水平的先進人才，為提升檔案管理人才隊伍的整體素質夯實基礎。此外，為了能夠留住人才，還需要制定健全的考核體系，適當調整檔案管理人員的薪資待遇。一方面，可以借助考核制度對檔案管理人員實行全面管理，完善人社局檔案管理工作考評機制，激發檔案管理人員的主觀能動性；另一方面，人社局在充分開展市場調研的基礎上，了解本行業或本崗位的薪資待遇水平，盡可能提高檔案管理人員的薪資待遇。

3.創新管理模式，加速人社局檔案管理信息化建設

從信息技術角度來看，人社局檔案管理信息化建設的最終目的與根本指向在于檔案服務功能的創設與豐富。檔案管理工作的效能發揮離不開完善的資源體系支持，二者在本源上存在一致性。首先，人社局開展檔案管理信息化建設需要解決檔案信息的資源匯聚與存儲問題，實現數字資源規范、有序地傳遞至終端；其次，信息化檔案管理工作需要考慮數據庫的建設問題，以數據共享、數據全面覆蓋為指向，搭建功能強大的檔案數據庫，不斷加強對數字資源的開發與使用，提升檔案服務的效能。上述內容也是人社局檔案管理信息化建設的立足點。最后，為了實現上述目標，需要開展以下幾方面工作：一是明確建設目標。人社局檔案管理信息化建設必須基于檔案的獨有特點，制定具有前瞻性與計劃性的目標愿景，為后續的信息化建設工作提供指導；二是評估建設基礎。檔案管理信息化建設是系統、階段性的，包括基礎信息化、應用信息化、全面系統化以及智慧生態化四個階段。結合人社局檔案工作特點，從上述四階段內容出發，分析人社局檔案管理信息化建設需求以及當前階段發展方向；三是優化建設路徑。通過制定檔案管理信息化建設具體戰略部署以及實際工作流程，持續優化檔案管理信息化建設策略。同時，還應明確人社局檔案管理信息化建設方案以及推進路徑。全面構建以技術人才培養為支撐、數字檔案建設為核心、系統開發為手段以及資源投入為基礎的人社局檔案管理模式，形成以人社局發展為主體、社會力量為輔助的檔案信息化建設推進路徑，積極發揮人社局其他職能部門以及相關社會機構的力量，構建檔案管理共同體。

4.規范操作系統，實現部門間的信息傳遞

雖然通過信息化建設可以基本實現人社局檔案管理的現代化、智能化，但是在檔案管理層面上，信息化系統更新、構建力度還不足，只是更新完善了檔案管理查詢系統。在人社局的不同系統中大多未與檔案管理系統掛接端口，“信息共享”模式落實力度不足，難以滿足新形勢下檔案信息實時傳遞、歸檔的需求。檔案信息類型的多樣、數量的龐大進一步凸顯了信息不兼容問題。對于檔案管理信息化建設來說，各部門工作人員需要將檔案信息分別錄入不同系統，這種錄入方式不僅工作量大，效率不高，還有較多重復的流程。

人社局檔案管理信息化系統構建的首要任務就是從技術層面完善檔案管理信息化系統，從而實現檔案信息共享，深化信息化建設成效。因此，人社局可以引入信息技術搭建檔案資源共享平臺，實現檔案資源全面共享、檔案服務智能化提升的目標，實現部門間的信息傳遞。檔案資源共享平臺的建設可參照以下標準：一是基于本地區檔案資源類型或其他人社局檔案系統共享平臺建設；二是基于檔案工作價值導向創設平臺。一方面，借助區域以及人社局的系統優勢，按照人社局特點實行資源的有效協調，從而實現資源共享，減少不同區域、單位間的信息化建設差異；另一方面，是發揮資源優勢創設檔案主體，借助主體價值減少不同部門檔案工作信息化建設壁壘，站在整體角度發揮檔案資源的應有價值。

5.加強檔案管理信息化系統構建要素供給的保障能力

人社局檔案管理信息化系統構建的要素供給需要從要素構成內容條件著手，加強人社局檔案管理信息化系統構建要素的條件保障，盡可能發揮人才、技術、制度與數據等信息化建設要素作用。第一，重構檔案管理理念。人社局檔案管理信息化系統構建是一種模式構建，并非要舍棄所有線下管理工作或是將檔案資源實行完全的信息化轉變。從建設理念方面來說，檔案管理信息化系統構建是為了順應社會整體的數字建設時代潮流，達成檔案服務智能化、檔案資源數據化以及檔案管理自動化的目標。因此，這就需要轉變檔案管理信息化建設理念，突破傳統、消極、局限和單一的工作觀念，積極擁抱先進的新理念，并主動應用新技術；第二，完善檔案管理制度體系。在人社局檔案管理信息化系統構建過程中，可能存在檔案數據安全、檔案管理文化以及數據標準制定等問題。上述問題的解決，必須從制度體系角度展開約束或明確規定；第三，釋放數據動能。在信息化背景下，社會運行以及持續發展的關鍵驅動要素就是數據。在數據推動社會發展的新時代背景下，檔案管理信息化系統構建要充分釋放數據要素活力，從檔案數據的生成、歸檔、捕獲以及利用等方面提升檔案數據質量，加強檔案管理信息化系統構建資源體系建設，從而深度挖掘數據價值。

四、結束語

綜上所述，在信息化時代背景下，無論是個人生活還是社會發展都對信息技術產生了極大的依賴，為了順應時代發展，人社局檔案管理工作也需要進一步強化信息化建設，促進資源數字化轉化。因此，人社局應更新管理理念，引入信息技術、培養專業人才，提高檔案管理人員信息化水平、創新管理模式，加速人社局檔案管理信息化建設、規范操作系統，實現部門間的信息傳遞、加強檔案管理信息化系統構建要素供給的保障能力，全面提高人社局檔案管理水平，以檔案管理信息化建設為抓手，為人社局的整體信息化建設奠定基礎。

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工作單位：鄄城縣人力資源和社會保障局