新時期提高檔案館檔案管理工作水平探析

摘 要：檔案管理是檔案館的重要工作內(nèi)容，在新時期背景下，提高檔案館管理水平是檔案事業(yè)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。檔案管理是長期、復(fù)雜的管理工作，需要得到全方位的水平提高。基于此，為了發(fā)揮檔案管理的作用，提高檔案管理水平，文章從管理意識、管理制度、管理人員等不同方面分析了當(dāng)前檔案館管理中存在的不足，并結(jié)合新時期檔案館管理的需求和背景，根據(jù)檔案管理的經(jīng)驗，探討提高管理水平的策略，以期為檔案館的管理提供思路。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案管理；新時期；管理水平

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理關(guān)系很多組織和企業(yè)的發(fā)展，是檔案館管理工作的重點部分。隨著時代的發(fā)展，科技不斷進步，對檔案的科學(xué)化管理要求也逐漸提高，越來越多的檔案館開始完善管理機制，改進管理方法，引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷提高管理水平。但是，在當(dāng)前的檔案館管理工作中，根據(jù)對實際管理現(xiàn)狀的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，還有很多檔案館存在管理理念、管理制度等方面的不足和問題，需要管理人員加以重視。此外，隨著項目管理需求的持續(xù)增加，檔案館項目的投資和任務(wù)也不斷加大，檔案管理的重要性更加凸顯，如何能夠持續(xù)提高管理水平，更好地處理檔案管理工作，對圖像、文本等檔案實施妥善的管理，促進檔案管理工作順利開展，成為檔案館管理的重中之重。因此，本文結(jié)合工作實際，探討檔案管理工作水平的提高策略，提出相關(guān)建議。

一、新時期檔案館檔案管理工作存在的不足

1.管理意識不足

檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，是一項長期工作，隨著新時期對檔案管理工作需求的提升，健全管理機制，轉(zhuǎn)變管理意識，成為推動檔案館發(fā)展的有效措施。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理方法來看，不同的單位在管理模式上存在一定區(qū)別，使用的管理手段和管理方法并不相同。很多檔案館在實際管理工作中，并沒有科學(xué)規(guī)劃和制定詳盡的管理制度，缺少管理的大局觀和核心目標，對檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致在管理工作的落實過程中，沒有統(tǒng)一的管理標準，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。還有部分比較小型的檔案館只是簡單地將檔案分類存儲，沒有科學(xué)分析管理工作，缺少清晰明確的管理理念，造成檔案丟失、分散等混亂現(xiàn)象。

2.服務(wù)能力有待提高

在新時期信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的環(huán)境下，檔案館的管理工作必然會逐漸發(fā)展為智能化、現(xiàn)代化管理，需要高科技、高素質(zhì)的人才完成工作。但是，從目前的管理情況來看，很多檔案館管理人員綜合素養(yǎng)還存在一定不足，其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)管理水平?jīng)]有達到現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的要求，難以滿足新時期的管理工作需求。這些工作人員對新時期的管理需求、管理方法缺少必要的認識，未能掌握現(xiàn)代化的管理方式和設(shè)備設(shè)施操作技術(shù)，較難發(fā)揮現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施的作用，造成一定的資源浪費，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)管理混亂、分散等問題。因此，要想提高檔案館的管理水平，要求管理人員應(yīng)具備較高的管理技能和專業(yè)知識水平，深刻認識現(xiàn)代化管理的意義和必要性，提升自己的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，保證檔案館管理效率和質(zhì)量，促進服務(wù)能力的提高。

3.管理制度不健全

健全、系統(tǒng)的管理制度是每個單位提高管理水平的基礎(chǔ)，全面的管理制度能夠保證檔案館的檔案管理規(guī)范、順暢，保證檔案管理的質(zhì)量和效率。根據(jù)對當(dāng)前我國檔案館管理現(xiàn)狀的調(diào)查發(fā)展，很多檔案館沒有針對檔案管理制定針對性的管理制度，沒有細化的管理要求和管理標準，出現(xiàn)了管理職責(zé)不明確等情況，檔案館的管理工作秩序存在問題，給科學(xué)化管理帶來一定影響。還有部分檔案館雖然建立了相應(yīng)的管理機制和管理系統(tǒng)，但隨著新時代對管理工作的需求提高，不科學(xué)、不規(guī)范之處逐漸顯現(xiàn)，而檔案館未能及時動態(tài)調(diào)整，也可能造成管理混亂。

4.信息化管理滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案館的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時期的管理需求，檔案館需要將管理工作從紙質(zhì)管理中突破出來，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。然而，很多檔案館還在使用紙質(zhì)檔案管理模式，管理人員的管理理念和管理水平呈現(xiàn)出明顯的不足，并不重視信息技術(shù)的應(yīng)用，和新時期的實際發(fā)展情況不符，導(dǎo)致無法適應(yīng)快節(jié)奏的管理需求。此外，還有一些檔案管理人員受到年齡和專業(yè)能力的制約，雖然檔案館配置了信息化管理設(shè)備設(shè)施，但管理人員無法熟練操作，影響了科學(xué)化、現(xiàn)代化地開展檔案管理。因此，改變管理方式是檔案館發(fā)展的必然途徑和趨勢，檔案管理人員應(yīng)不斷引進和學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)，促進現(xiàn)代化管理水平的提高。

二、新時期提高檔案館檔案管理工作水平的策略

1.提升管理觀念

管理理念是管理實踐的基礎(chǔ)和方向，檔案館應(yīng)根據(jù)管理流程，不斷轉(zhuǎn)變和完善管理理念，提升管理的大局觀念，創(chuàng)新發(fā)展，提高管理水平和質(zhì)量。

首先，應(yīng)明確檔案館的服務(wù)核心，以服務(wù)人民群眾、黨和政府為檔案管理的核心，明確檔案管理的責(zé)任和具體內(nèi)容，不斷加強檔案管理建設(shè)。在實際管理過程中，管理者應(yīng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的管理模式，跟隨時代步伐，適應(yīng)我國科技發(fā)展和改革的發(fā)展速度，根據(jù)全面貫徹、規(guī)范執(zhí)行的要求，形成正確的檔案管理認知，并不斷優(yōu)化檔案館的檔案管理工作機制，強化檔案管理工作，促進管理工作的持續(xù)健康開展。在此過程中，檔案館應(yīng)深入理解和學(xué)習(xí)新時代的社會建設(shè)思想，探析相關(guān)部署和決策的內(nèi)在含義，落實相關(guān)部門對于檔案管理工作提出的要求和執(zhí)行標準，始終秉承為人民服務(wù)的工作核心和原則，履行檔案管理的使命和職責(zé)，推動新時期檔案館的發(fā)展。

其次，要建立管理大局觀，創(chuàng)新管理理念，不斷提升管理人員對新時期管理任務(wù)、管理特點和管理形勢的認識，做好各類檔案的收集和整理工作，提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。同時，管理人員要了解新時期的管理服務(wù)工作進展和新局面，積極拓展檔案管理領(lǐng)域，提高公共服務(wù)能力和水平，探索以為人民服務(wù)為核心的服務(wù)制度和舉措，建立健全檔案館管理的科學(xué)機制。

最后，應(yīng)提高對檔案管理工作的重視，充分發(fā)揮檔案管理和信息共享的作用，持續(xù)完善檔案管理設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，以更好地滿足檔案使用者對檔案館公共服務(wù)和檔案管理的需求。檔案管理者應(yīng)結(jié)合新時期的管理政策和目標，在管理過程中普及現(xiàn)代化管理制度，為檔案使用者提供便民服務(wù)，切實發(fā)揮檔案館的公共服務(wù)作用。同時，應(yīng)引進先進的管理理念和技術(shù)，加強檔案管理信息化建設(shè)，提高管理能力和水平。

2.提高服務(wù)能力

檔案管理的本質(zhì)是通過高水平的管理工作為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而提高服務(wù)能力是保證管理水平提高的關(guān)鍵因素之一。檔案館應(yīng)貫徹和堅持高質(zhì)量的檔案管理要求，不斷完善和優(yōu)化軟硬件設(shè)備設(shè)施，提高檔案館的現(xiàn)代化管理實力和信息化應(yīng)用能力以及管理人員的服務(wù)能力。

第一，全面提高檔案管理者的服務(wù)能力和素養(yǎng)，建立高水平的服務(wù)團隊。任何單位要想實現(xiàn)管理水平的提高，都要從人才建設(shè)方面提高重視，二者是息息相關(guān)的，關(guān)系到檔案館的長遠發(fā)展。因此，檔案館應(yīng)不斷加強對管理者的干部作風(fēng)建設(shè)、檔案管理人員專業(yè)能力建設(shè)，創(chuàng)新人才培育機制，為檔案館創(chuàng)建一支作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)能力優(yōu)秀、具有服務(wù)意識、全面發(fā)展的檔案管理人才隊伍，從而提高管理水平?？梢栽诠芾砣藛T中選出業(yè)務(wù)能力較強的工作人員，發(fā)揮骨干作用，針對工作中存在的問題及時解答和優(yōu)化，提高整體業(yè)務(wù)人員的能力，為管理工作提供助力。此外，還可以針對檔案整理不規(guī)范、收集不完整以及儲存分散等管理混亂問題，鼓勵管理人員互相學(xué)習(xí)指導(dǎo)，有經(jīng)驗的管理人員可以傳授工作經(jīng)驗和答疑解惑，全面推動檔案館管理工作的規(guī)范化實施，保證檔案的可靠性和安全性。

第二，在提高服務(wù)能力的同時，還應(yīng)保證檔案的安全性。檔案安全是檔案館工作的基本要求，檔案館要加強信息安全建設(shè)，保證檔案實體的安全，落實安全職責(zé)，建立安全防線。對此，應(yīng)建立能力優(yōu)秀、業(yè)務(wù)強大的管理隊伍。檔案館要加強對檔案管理人員的安全防護有針對性地培訓(xùn)，提升其服務(wù)素養(yǎng)和檔案管理意識，以此提高檔案館的整體安全管理水平和能力?？梢詫⒐芾砣藛T分組定期培訓(xùn)，并在培訓(xùn)后實施嚴格的檢查，針對檔案歸檔、裝訂、整理和收集等環(huán)節(jié)全面開展培訓(xùn)和檢驗。同時，應(yīng)加強管理恒溫恒濕設(shè)備、電線電路、柜架庫房等設(shè)備設(shè)施，定期展開安全檢查，確保檔案管理工作順利開展，保證檔案的完整和安全。

3.建立健全管理制度

健全的管理制度具有一定的約束力，在檔案館的管理工作中，能夠形成獨立的運轉(zhuǎn)系統(tǒng)，規(guī)范管理工作的落實。因此，檔案館要建立科學(xué)的管理制度，規(guī)范管理，為檔案管理工作提供制度支持。檔案管理者要根據(jù)檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略和方向，明確檔案管理職責(zé)，促進不同部門之間的配合和協(xié)作，提高管理水平和效率。檔案管理人員要嚴格遵守管理制度，促進檔案館健康發(fā)展。

首先，檔案館的管理者要從頂層設(shè)計入手，針對檔案管理中存在的問題和需求，建立完善的管理制度和工作機制，提出管理建議，在已有的管理制度上調(diào)整，明確管理人員的管理職責(zé)，提升管理措施和政策的適用程度，建立可操作與科學(xué)的管理制度。在此過程中，應(yīng)根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，完善管理體系，建立職責(zé)明確、管理方法科學(xué)以及管理監(jiān)督完善的可以長期實施的管理制度，并落實管理制度的宣傳工作，保證管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化和法治化。

其次，在制度建立過程中，應(yīng)及時深入了解和分析檔案管理的情況和規(guī)定，積極吸納工作人員的意見和建議，了解人們對檔案的需求，幫助群眾解決生產(chǎn)、生活等問題和困難。同時，檔案管理者還應(yīng)提高對熱點問題以及檔案難點的關(guān)注，根據(jù)相關(guān)管理規(guī)章制度，采納基層管理者的意見和建議，建立更有效、更科學(xué)的管理機制，加強檔案的收集、使用和保存等制度建設(shè)，讓檔案管理工作有法可依，有章可循，推動檔案館的發(fā)展。此外，檔案館還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的差距和優(yōu)勢，在服務(wù)水平、檔案利用等方面及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出有效的解決措施，促進檔案管理水平的提高。

最后，建立完善的風(fēng)險預(yù)警制度，做好風(fēng)險預(yù)防和管理，保證檔案管理安全責(zé)任的落實，健全管理風(fēng)險防控系統(tǒng)，制定檔案管理信息網(wǎng)站、數(shù)據(jù)存儲、信息利用等不同角度的安全管理制度。根據(jù)《檔案應(yīng)急預(yù)案》《檔案管理辦法》等相應(yīng)的管理準則，結(jié)合我國檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，建立標準化檔案管理系統(tǒng)，落實每個管理人員的責(zé)任，保證檔案管理工作的順利開展。

4.引進信息化管理技術(shù)

在新時期的發(fā)展中，檔案館的管理要對接時代的新要求，不斷進步發(fā)展，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，在檔案管理和信息技術(shù)中找到合適的融合點，提高檔案管理水平，保證管理效率和質(zhì)量，實現(xiàn)科學(xué)管理。

其一，檔案館管理者應(yīng)提高對信息化管理的重視。了解現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢和應(yīng)用特點，嘗試將檔案管理工作和信息技術(shù)相融合，促進電子檔案的建設(shè)和發(fā)展。突破傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的限制，更好地滿足檔案管理的需求，延長檔案保存時間，提升檔案完整性。但是，在實現(xiàn)檔案電子管理時，應(yīng)注意避免信息技術(shù)帶來的弊端和風(fēng)險，高度共享和便捷管理的信息必然面臨著較高的信息被泄露的風(fēng)險。因為互聯(lián)網(wǎng)的特性，網(wǎng)絡(luò)容易受到攻擊，導(dǎo)致檔案信息被破壞、竊取等，檔案館應(yīng)在信息管理系統(tǒng)中建立安全管理系統(tǒng)，提前制定風(fēng)險應(yīng)對措施和方案，避免對檔案管理造成不良影響。

其二，檔案館管理者應(yīng)提高對信息化建設(shè)的支持力度。根據(jù)檔案館的發(fā)展需求，增加信息化設(shè)備設(shè)施的采購數(shù)量，擴大基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模，為新時期的信息化檔案管理提供基礎(chǔ)設(shè)施保證。還要在人員管理方面提高要求，有意識地宣傳電子檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，革新管理觀念和工作方式，積極針對檔案信息化管理開展培訓(xùn)，完善信息化管理系統(tǒng)，充分引進信息技術(shù)，推動檔案管理信息化建設(shè)。

其三，檔案館應(yīng)積極探索信息化管理的新模式與新方法，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，完善信息化管理體系。一方面，加強與其他單位的交流合作，學(xué)習(xí)先進的信息化管理理念與技術(shù)，借鑒優(yōu)秀的管理案例，結(jié)合本館實際情況展開創(chuàng)新應(yīng)用。另一方面，重視信息化管理的實際效果，定期評估信息化管理的成果與不足，及時調(diào)整優(yōu)化管理策略，保證信息化管理始終符合檔案館的發(fā)展需求。此外，還要加強信息化管理的安全防護，建立健全的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，提高信息系統(tǒng)的抗干擾能力和數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，為檔案信息化管理提供可靠的安全保障。

三、結(jié)語

綜上，提高檔案館的檔案管理水平并不是一蹴而就的，而是一項系統(tǒng)、長期的工作，需要檔案管理人員在管理理念、管理制度等方面全方位地加強和改進，基于當(dāng)前的管理制度，持續(xù)提高管理水平。通過管理理念和管理方法的不斷強化，創(chuàng)建新時期與時俱進的管理系統(tǒng)，在管理制度、管理理念、人才培養(yǎng)等方面全面改革，推進檔案館的科學(xué)化管理，促進檔案館長久健康發(fā)展。

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作者單位：貴州省晴隆縣檔案館