淺析新時代專科醫院人事檔案管理工作

摘 要：“十四五”衛生人才規劃中重點提出要培養造就一批衛生健康領域人才。衛生技術人才是滿足衛生健康事業發展的現實需要，也是新時代專科醫院推動高質量發展的關鍵。人事檔案工作掌握醫院全員信息，對人才隊伍建設有著非常重要的意義。文章結合新時代專科醫院人事檔案管理實踐工作，探討人事檔案管理工作在專科醫院人才隊伍建設的重要性以及醫院人事檔案管理工作思路，以全面提高檔案利用率，充分發揮人事檔案在建設醫院人才隊伍方面的重要作用。

關鍵詞：人事檔案；新時代；人才隊伍；工作思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人事檔案真實記錄了醫院工作人員的人生經歷及工作表現，關系到職稱評定、人事任免等，是作為醫院人才培養、人才選拔的重要依據。因此，應認真做好人事檔案管理工作，以促進專科醫院組建一支政治堅定、作風優良、專業過硬、工作一流以及結構合理的人才隊伍，推動醫院早日實現高質量發展。

一、人事檔案管理工作在專科醫院組建人才隊伍的重要性

1.人事檔案管理工作為醫院人才使用和考察提供了基礎信息

醫院按照《干部人事檔案工作條例》要求及時規范收集、整理、歸檔了每一位職工的人事檔案，包括履歷材料、學歷學位、黨團材料、獎懲等10類材料。專科醫院人事檔案還分平時、年度、聘期對醫院職工從“德、能、勤、績、廉”五方面綜合評定。隨著現代信息技術的發展，醫院人事檔案管理工作逐步信息化，改變以往被動的收集方式，主動擴充、豐富個人檔案信息，包含黨建工作、科研成果、新技術新項目、病歷檔案信息以及其他技能方面等內容。通過查閱職工個人人事檔案，可以直觀、立體地展現其成長過程、思想品質、工作能力以及業務水平等。動態、實時掌握每個員工的檔案信息，反映了醫院不同專業人才的基本信息。

2.人事檔案管理工作為醫院建設專業人才隊伍提供了依據

作為專科醫院與綜合醫院相比，科室設置更為單一，專科性更強，科室設置更細分，但醫院綜合服務能力較弱，服務范圍也小，整體科研水平并不理想，相對滯后于其他綜合性醫院。因此，專科醫院應高度重視專業領域人才隊伍建設，把人才工作列入工作重點。醫院的快速發展需要加快專業人才隊伍建設，而搭建一支專業能力強、綜合素質高的人才隊伍需要開展人才專項調研，抓重點、補短板、強弱項。基于人事檔案信息庫，需要對醫院人事檔案信息分類分層整理，并分類分析和研究不同階段醫院人才資源現狀，全面掌握醫院不同科室工作人員的年齡、學習工作經歷以及專業配置等情況，幫助醫院及時引進或培養不同類型的專業人才，并為人員崗位交流、輪崗提供重要依據，為醫院人才隊伍建設提供有力指導。

3.人事檔案管理工作為醫院提高核心競爭力提供保障

在大數據時代，醫院積極打造智慧醫療體系，忽視了人事檔案管理系統的共享性，人事檔案工作與其他工作之間的聯結程度不足。因此，醫院人事檔案管理工作應與時俱進，積極探索新的管理模式、優化流程，用現代化科學發展的方法實施管理，從傳統的被動查詢、檢索服務到主動提供精準服務，充分發揮人事檔案的作用。全面、精細分析個人檔案信息，確保人事檔案個人信息真實、準確，深度、精準地挖掘專科醫院人才潛在的能力，有針對性地培養高層次醫學人才隊伍，為醫院長期健康發展建立一支有核心競爭力的隊伍。

但是，從專科醫院當下情況看，人事檔案管理工作還存在很多問題，對于人才強院戰略未來還有很多路要走。隨著現代信息技術的發展應用，人事檔案管理工作更加精細化與精確化，為科學、高效地實現人事檔案利用，應找出專科醫院人事檔案管理工作的問題所在，并總結探索專科醫院人事檔案管理工作思路。

二、專科醫院人事檔案管理工作存在問題

1.檔案管理模式落后

當前，醫院人事檔案主要由組織人事部門統一管理，負責人事檔案的“建、管、用”工作環節，雖然能夠規范化完成人事檔案管理工作，但先進性、創新性不夠。在實際工作中未能充分運用現代信息技術，導致人事檔案信息化工作趨于表面，只是把紙質檔案轉化為電子檔案，使用的廣度和深度不夠L/pK5Xs6Iu3YciT1Hlo27hUDdD7UTtAoQLHMs7t5kMk=，無法有效推動人事檔案的利用，影響了醫院專業人才的培養與發展。醫院人事檔案管理方式傳統，工作中側重人事檔案的日常管理工作，忽視了人事檔案的開發利用。因此，失去了醫院對人事檔案管理工作的高度重視與全面支持，也缺乏先進的人事檔案管理理念和專業骨干人才，降低了人事檔案的使用率。

2.檔案信息化剛起步，存在“信息孤島”困境

隨著信息技術的發展，醫院人事檔案管理也逐漸開展信息化建設。但是，在人事檔案管理中，由于專科醫院規模不大，還沒有意識到檔案管理的重要性，雖然已經實施了檔案信息化建設，但是只停留在對個人檔案的信息化采集以及簡單的數據分析上，還在力求摸索開發屬于自己的人事檔案管理系統軟件階段，并且未能對不同人事檔案分類，開展多樣化管理，如開發利用、數據整合等方面。也由于大多數管理人員思想固化、辦事流程老套，難以適應時代發展要求，嚴重缺乏檔案信息化專業人員，導致檔案信息化的過程在搜集、整理信息時效性不夠，無法及時更新和處理檔案的信息內容。

信息數據的可靠、準確和及時性至關重要，既包括人事檔案信息，也包括醫療數據、科研成果數據等，這些是掌握醫院人才整體情況的依據。因醫院人事檔案信息化建設處于初期階段，專科醫院不同科室的不同信息平臺之間存在信息不能互聯互通、實時共享等問題，人員信息獲取意識匱乏，信息化整合能力也較欠缺，無法將大數據技術與人事檔案管理深度融合，發揮不了人事檔案的潛在作用。

3.檔案專業工作人員欠缺

專科醫院人事檔案管理工作雖然建立了領導分管自上而下的分工機制，但主體工作主要集中在醫院人事部，負責日常檔案管理的工作人員也是兼職人員。一是人事檔案工作時間有限，不能第一時間完成檔案整理歸檔工作，往往積壓的工作越來越多，從而影響檔案的時效性；二是人事檔案工作能力不夠，不能靈活應對工作中出現的問題，如難以解決“三齡兩歷”等歷史遺留問題，從而影響檔案的工作效率。

除了具有敬業奉獻精神，全面的專業素養更是在工作中起到決定性作用。醫院檔案管理人員不僅需要掌握檔案專業知識，還需積累一定的醫學知識，并能在檔案工作中熟練運用計算機、網絡等新興技術。但是，目前兼職人員接受專業培訓機會較少，容易受其他工作任務影響，往往還是按陳舊的工作方式開展人事檔案收集、整理、歸檔等基礎工作，已經無法適應數字化時代背景下的檔案管理工作。

三、新時代專科醫院檔案管理工作思路

大多數醫院比較注重醫生技術水平和醫療設備設施，對于人事檔案管理工作并不是十分重視，這在領導層面表現得尤為明顯。作為專科醫院不能只滿足基礎性人事檔案工作，新形勢下人事檔案管理工作急需轉型，為衛生事業發展提供人才支持和保障。

1.探索新模式，更精細、更精準，主動做好人事檔案管理工作

隨著當前社會快速發展，傳統的靜態檔案管理模式已經難以滿足社會需求，使得人事檔案管理工作不僅僅是開展檔案材料的收集、整理、歸檔，還要積極學習先進的管理模式，具有先進的管理理念，探索構建符合本院的管理新模式，將醫院專業人才按不同類型、不同層次科學分類管理，全面掌握人員基本信息、崗位、科研等方面信息，突出人才的個性化，充分發揮檔案信息作用，為單位人才培養和梯隊建設提供有力保障。

（1）高度重視檔案工作，合理制定相關制度。根據檔案工作條例，健全完善醫院人事檔案制度。成立醫院檔案管理領導小組，統籌醫院檔案管理工作。從日常管理、查閱利用、監督等環節細化規章制度，對檔案管理人員提出具體工作要求及任務。尤其在干部選拔上，要認真落實干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”，把好“任前監督關”，堅決防止“帶病提拔”，為科學選人用人提供精準服務。

（2）落實工作責任制，優化人事檔案信息流程，緊密結合各科室工作，持續推動人事檔案工作科學化、制度化以及規范化。積極組織職工學習相關內容，傳達人事檔案管理的重要性，加強檔案知識宣傳，不僅使相關科室積極主動配合檔案管理人員工作，提高檔案管理效率，還可以監督人事檔案工作的規范性。

（3）專題研究問題，主動攻克難點。列出在人事檔案管理工作各環節中的問題清單，一個一個深挖問題根源。專題剖析工作短板和薄弱環節，主動采取“需求導向”理念，找準解決方向，充分考慮醫院對人事檔案的使用需求，提高對檔案信息的利用水平。

2.借助檔案數字化，提高人事管理效率

大數據時代，各類現代信息技術在人事檔案管理中被普遍應用，推動了檔案管理事業的發展，也對醫院人事檔案利用產生了較大影響。檔案數字化運用現代化技術，建立人事檔案管理系統，能夠通過檢索快速查閱檔案信息，各個科室根據自身權限可以在人事檔案管理系統上檢索部分人事檔案信息。目前，醫院對檔案信息化重視度、檔案數字化認知度以及檔案利用度均不夠。因此，必須充分認識人事檔案信息化管理工作，結合信息化發展的新形勢、新要求，積極運用信息技術，實現人事檔案資源數據一體化，提高人事檔案的利用率。

（1）提高對檔案數字化的重視程度。結合醫院實際搭建人事管理系統。樹立大數據管理意識，醫院應增加資金和人力投入，確保人事管理系統建設有序開展。通過院內業務學習、掌上課堂等多形式、多途徑開展人事檔案數字化宣傳，加強人事檔案信息化重視度，主動配合現代化醫院人事檔案管理工作，快速完成學歷教育、工作經歷、科研檔案、業務培訓以及職稱聘任等完整的人事檔案信息庫。從以前科室層面收集擴展到每位職工的信息，打破以往被動模式，提升檔案管理的及時性與動態性。

（2）充分發揮檔案數字化的作用，突出人事檔案價值

檔案數字化是將紙質檔案轉化為電子檔案，建立檔案管理系統，完善檔案目錄編制、檢索、借閱、查詢等功能，既可實現檔案的快速檢索、復制、傳輸，也可方便分類、整理、分析，使得檔案信息管理更加有序、精準、全面。醫院可以通過對數字化檔案的分析和挖掘，發現隱藏在人事檔案內在的價值及規律，幫助醫院有效規避資源浪費現象。此外，數字化檔案管理還可以通過醫院內部網絡實現遠程傳輸和共享，更加便捷服務于各項工作，從而為患者提供更加優質的醫療服務，創造更高的經濟效益與社會價值。

（3）積極運用信息技術，提升人事檔案的安全性和動態利用率。

基于干部人事檔案自身信息的保密要求，要將安全性作為前置條件。在確保人事檔案準確和安全下，利用局域網實現數據資源動態流動和一定權限范圍內的資源共享。通過人事管理系統，開發統計分析功能，對檔案信息歸類整合和編目，切實提升檔案信息查閱的便捷性、準確性和及時性，根據關鍵詞對信息識別和抓取快速做出綜合分析，橫向比較人才信息，突出個性化，智能、有效地為選人用人提供主要數據。同時，人事檔案管理系統能夠對職工操作留下痕跡，管理人員能調取后臺數據，便于監管，一旦發現違規操作，能夠及時糾正，并給予工作指導。

3.建設檔案管理人才隊伍，更專業、更高效地發揮人事檔案作用

（1）加強人事檔案管理人員的政治學習

積極學習有關政策精神，提高自身思想認識，嚴格執行檔案工作紀律和制度。檔案工作部門要強化工作責任制，學習并掌握處理檔案日常工作能力，能夠根據問題導向，快速、有效地處理人事檔案基礎工作，為醫院選人用人提供有利的信息參考，做好新時代人才隊伍建設，做好服務與支撐。

（2）提高人事檔案管理人員專業技術能力

隨著醫院對人事管理工作越來越重視，醫院人事檔案管理工作也隨之越來越重要。提高檔案管理人員專業技術能力已迫在眉睫。醫院要積極定期開展對檔案管理人員崗前及在崗的相關業務知識及操作培訓考核，提高檔案管理人員的日常業務水平。針對醫院檔案工作中存在的薄弱項，可以有目的、有計劃地組織檔案管理人員學習，擴大其專業范圍，并及時運用所學的專業知識，立足于醫院實際，提高信息收集與整理能力、溝通能力、保密能力，深入做好檔案管理工作。尤其是大數據技術應用下，應重視人事檔案管理工作中信息處理能力和應用能力，在日常工作中，能夠熟練掌握計算機處理工作的基本技能，運用信息技術的先進性與方便性，提高人事檔案利用率以及醫院的競爭核心力。

（3）構建合理人事檔案管理專業人員隊伍

近年來，醫院人事檔案工作量劇增，檔案利用越來越頻繁。雖然從事人事檔案人員有限，但要根據工作崗位具體職責盡可能做到分層分級培養、考核，構建檔案管理專業人才隊伍。不僅以工作業績為導向，還要始終貫徹新時代組織工作要求，以全方位的考核機制對其評價，推動工作人員主動擔當作為、創先爭優，努力建設一支高素質、專業化的檔案管理人才隊伍。

同時，醫院可以根據工作崗位制定相應的激勵機制，使人事檔案工作得以高質量開展。首先，暢通檔案工作人員崗位晉升渠道，創造良好的職稱晉升環境，提高工作人員的工作積極性。其次，可以設立檔案工作人員相應的獎勵制度，根據其工作完成情況、技術創新項目、科研成果等方面的表現，給予一定的榮譽或績效，激發檔案管理人員的工作積極性。

四、結語

綜上所述，新時代專科醫院人事檔案管理工作越來越重要，工作要求也越來越高。醫院為了適應時代發展，需要重視人事檔案管理工作，力求創新探索適合本院的管理模式，加強專業人才培養，爭取做好新時代專科醫院的人事檔案管理工作，提高檔案利用率，打造一支有核心競爭力的專業人才隊伍，推動醫院高質量發展。

參考文獻：

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作者單位：浙江省皮膚病醫院