高校畢業生檔案管理“一站式”便民服務研究

摘 要：高校畢業生檔案涉及其就業以及未來生活，需要通過高質量管理保證服務質量，對人社局等部門的工作提出了高要求。文章以當前高校畢業生檔案管理的不足為切入點，在此基礎上探討高校畢業生檔案管理“一站式”便民服務的優勢以及實現方法，分別就建立信息化工作系統、重視管理授權、采用物聯網工作模式和運用區塊鏈技術提供支持等措施展開論述，以服務未來高校畢業生檔案管理工作，提升工作的便捷性和總體質量。

關鍵詞：高校畢業生；檔案管理；服務效率；自助服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是個人經歷的記錄，也是人事管理和服務的依據。高校學生在校時稱為學籍檔案，畢業后稱為人事檔案。檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要依據，畢業生參與公務員招考、事業單位招聘或至企業入職、升學、落戶、職級晉升、職稱評定、退休，均需要提供檔案作為依據。當前，各地一般以公共就業和人才服務中心負責高校畢業生檔案管理，該工作的規范性較好，但由于人才流動性越來越高，就業情況也更為復雜，高校畢業生檔案管理工作也需要進一步優化，提升服務質量。在此背景下，分析高校畢業生檔案“一站式”管理的優勢以及實現方法，具有一定的現實意義。

一、高校畢業生檔案管理的不足

1.工作環節較多

目前，高校畢業生檔案管理大體完善，但存在工作環節較多的問題，該問題是指地方人社部門以及公共就業和人才服務中心在組織檔案管理時，需要以較多環節、程序完成檔案接收、歸類和存放等工作，不能快速便捷地完成內部管理，消耗的資源和精力較多。大部分主體向人社部門提供畢業生檔案時，使用的是紙質檔案，檔案總量較大且學生所屬專業、畢業年份也各有不同，檔案管理部門出于提升、保證規范性的目的，需要對檔案妥善分析，分別存放，并做好信息記錄。學生、企業等需要使用、補辦檔案時，其更新、調用也需要分別向檔案管理部門提出申請、接受審核，消耗較多精力和時間，服務便捷性不高。

2.存在信息孤島情況

信息孤島是指各有關主體難以充分共享信息、資源交互比較閉塞，不能保證資源使用效率，高校畢業生檔案管理也存在類似問題。目前，大部分未就業高校畢業生檔案會在畢業后進入戶籍所在地公共就業和人才服務中心、教育局或者有檔案保管權限的企事業單位，少部分畢業生檔案可能臨時存放在學校。畢業生就業、參軍、報考公務員時，企業、軍隊以及政府機關均需要查看其檔案，一般以學生為紐帶，需要學生提取或者調閱檔案提供給各部門，雖然降低了各部門的工作壓力，但學生可能需要反復至各處存取檔案，帶來一定不便，因各部門自身存在信息孤島問題，難以完成有效聯動，影響檔案管理的便捷性。

3.使用難度大

目前，高校畢業生檔案管理面臨使用難度較大的問題，該問題是指畢業生、企業等主體嘗試使用學生檔案時，需要提交申請、接受審核，才能合法合規地使用檔案，盡管學生本身擁有使用檔案的權限，但為避免檔案被冒用、損壞，檔案管理部門依然會從規范性角度加強管理，如信息化檔案具有存取方便、使用快捷的優勢，但使用安全方面的隱患也比較突出，目前并不作為主流方式。紙質檔案的存取、管理、使用難度均偏大，且在使用過程中需要考慮避免水浸、燒毀和銳利物劃傷等情況，僅從服務效應的角度出發仍有進一步優化的必要。

4.轉遞不便捷

高校畢業生檔案管理存在轉遞不便捷的情況，大部分轉遞工作需要通過第三方提供服務，基于安全目的，一般由郵政部門承擔轉遞檔案的業務。異地轉遞檔案的時間較長，如果距離較遠，可能需要幾天甚至一周以上，檔案使用的時間成本較高。同時，在檔案轉運過程中，多種因素可能影響其安全。例如，2024年4月，某研究生的檔案在轉遞過程中丟失，因其中包含很多重要資料，補辦困難，且影響其入職。這也表明當前高校畢業生檔案轉遞工作并不完善，需要加以改進。

二、高校畢業生檔案管理“一站式”便民服務的優勢

1.服務效率高

高校畢業生檔案“一站式”管理的基本優勢在于服務效率高。人社局、教育局等負責管理畢業生檔案的組織，可以作為本地“一站式”管理的服務站點，由地方主管部門提供授權，以內部統一或地方統一的技術方法，集中向畢業生、用人單位等提供檔案有關服務，在服務站點范圍內可以提供檔案信息查詢、補辦、掛失、更正和數字化加工等所有服務，與常規工作模式相比，檔案管理服務的效率更高。

同時，“一站式”管理的服務站點也可以在技術手段的支持下調整內部工作，如利用數字化手段組織歸檔、存儲等，其可以提供的檔案服務方式也更趨多樣，效率進一步提高。

2.信息聯動性強

高校畢業生檔案“一站式”管理，能夠改善信息聯動性，部分解決信息孤島問題。如上文所述各主體之間的聯動，畢業生、企業以及公共就業中心等主體，需要同步參與檔案管理，各主體之間的聯動可以在“一站式”管理支持下得到改善，畢業生至檔案所在部門，可以獲取與檔案有關的各項服務，之后以遠程信息化方式將檔案提供給用人單位，后者也以遠程方式繼續根據工作需要提出其他訴求，由檔案管理部門或畢業生遠程完成各有關工作，充分利用“一站式”管理模式實現檔案信息的共享。因各類檔案管理服務集中到一處，無須畢業生反復在不同主體之間奔波，提高了服務效率和質量。

3.使用更規范

高校畢業生檔案“一站式”管理，可以提升管理工作的規范性，這一優勢體現在兩個方面，一是管理工作內容得到集中后，便于直接面向管理主體提出工作要求，使其能夠按照規定完成畢業生檔案管理活動，免去反復要求不同主體規范管理畢業生檔案的麻煩；二是集中管理畢業生檔案也能提高其使用效率，畢業生、企業等直接面向“一站式”服務站點提供檔案有關服務申請，按照其流程使用檔案或開展補辦、更新等各項工作，接受服務站點的監督、跟蹤和指導，即便檔案出現損壞，重新辦理也可以“一站式”完成，提高了檔案的利用效率。

4.轉遞難度低

“一站式”管理可以提高高校畢業生檔案轉遞的效率。人社局、教育局均擁有信息化工作的條件和能力，可以在征得畢業生同意的情況下，向其提供兩種選擇，包括常規紙質檔案、數字化檔案。如果畢業生或用人單位使用檔案的迫切性較高，以數字化方式轉遞更能滿足使用需要。在“一站式”管理模式下，負責高校畢業生檔案管理的主體責任明確，即便采用數字化形式，也能夠規范組織獨立管理，減少檔案冒用、丟失的可能，服務能力更突出。

三、高校畢業生檔案管理“一站式”便民服務的實現方式

1.建立信息化工作系統

在未來工作中，為實現高校畢業生檔案“一站式”管理，主要以信息化工作系統為中心，以實現不同管理任務、責任的高效率集中。信息化工作系統建設主要考慮兩個方面，一是保證全過程、全環節工作信息化；二是加強管理組織，確定信息化管理方式和標準。

以公共就業和人才服務中心為主，各管理單位可以對高校畢業生檔案管理工作展開分析，結合自身工作經驗、畢業生的實際訴求和大數據信息等，確定“一站式”管理的具體內容，包括檔案存放、轉遞、補辦、查詢和信息更正等，確定其工作內容后，將各環節一體納入信息化模式，以信息技術替代傳統技術，高效率實施檔案管理。在此基礎上，要求各環節工作的具體標準和技術方法，如檔案的歸檔和分類，應確定總庫、分庫的建設方式，并按照畢業生的畢業年份、所屬院校、專業分布等設計若干分庫，逐年更新，適當對數據淘汰處理，畢業生已經取走、交由企業保存的檔案，可做壓縮或粉碎處理。在信息化模式下，高校畢業生檔案管理、服務提供和查詢補辦等工作可以線上開展，服務工作的便捷性顯著改善。所有紙質檔案則按原有方式處理，避免信息化檔案丟失后無法組織高校畢業生檔案管理的問題。

2.重視管理授權

高校畢業生檔案管理工作開展已久，部分地區已經適應了現有工作模式，未來嘗試實現“一站式”管理，應從宏觀角度出發，展開管理授權，面向能夠提供畢業生檔案管理服務的部門、組織，集中提供工作權限，并明確其權責邊界，作為實現“一站式”管理的基本保障。

目前，參與高校畢業生檔案管理的有人社、教育等部門，未來各地可以集中向上述兩個部門提供管理權限。例如，各地人社局的公共就業和人才服務中心，面向畢業生、企業等提供服務，應具有對應權限。“一站式”管理模式下，可以由立法部門組織立法工作，以地方性法規的形式，明確人社局公共就業和人才服務中心的權利和義務。以檔案數字化加工為例，可以向該中心開放授權，允許其在接收畢業生檔案后對其數字化掃描、建庫和保存，并備份存根信息，常規向各主體提供檔案查詢、存放等業務。在此基礎上，如果畢業生檔案丟失，也可以遠程向服務中心提出申請，請求補辦檔案或使用數字化檔案，提升檔案管理JbhTaxJzwjJm5CG3TzDxiOHcUst8u5+74QLw61h1kyk=服務的便捷性。此外，考慮到檔案關系到畢業生自身權益，需要在組織授權時征得畢業生同意，確定其愿意將檔案提供給各部門，包括備份、存檔以及可能產生的補辦、更新等管理內容。

3.采用物聯網工作模式

高校畢業生檔案“一站式”管理，關注的核心在于提高服務能力，以提升信息交互質量、效率，便于各主體使用檔案。基于控制信息孤島的目標，未來可采用物聯網工作模式，將管理主體、畢業生、用人單位等納入統一的物聯網系統內，以提高檔案管理、服務的效率。

在具體工作中，可以在授權管理的基礎上，由獲取授權的工作部門承擔物聯網建設的基本責任，分析需要納入網絡范圍的主體類別，并開放連接渠道，確保各主體可以實時連接，以針對檔案服務完成交互。例如，公共就業和人才服務中心獲取授權，其物聯網建設需要關聯的主體至少三類，一是畢業生，二是其所屬學校，三是用人單位。其中，服務中心與高校的關聯應該是實時的，以有線形式為主，畢業生、用人單位與服務中心的關聯主要強調靈活性，只在存在檔案使用需求時，與人社局公共就業和人才服務中心關聯，提出服務申請。例如，畢業生檔案丟失，可以至辦事大廳提出補辦申請，也可直接訪問人社局公共就業和人才服務中心的官方網站提出補辦申請，服務中心遠程予以響應，并在完成補辦后以數字化形式或郵寄方式提供給畢業生，完成一輪補辦服務，借助物聯網模式提高了服務效率。

4.運用區塊鏈技術提供支持

在實際工作中，由于高校畢業生檔案使用、管理等內容比較復雜，將其各項工作集中到獲取授權的單位，可能導致后者工作壓力過大，且公共就業和人才服務中心部門工作比較多元，難以集中全部精力用于高校畢業生檔案管理，未來建議利用區塊鏈技術提供輔助，建設多元化的管理系統。

例如，市級的高校畢業生檔案管理，在“一站式”服務基礎上，本地市級公共就業和人才服務中心可與區、縣級部門聯動，由區、縣級部門各地建設區塊鏈作業系統，市級服務中心向區、縣級部門提供本地高校畢業生有關的各類信息，建立獨立的工作數據庫，各區、縣級部門均可單獨面向高校畢業生、用人單位提供檔案有關服務，包括查看、補辦、更新和轉遞等。畢業生或用人單位可以向本地市級服務中心以及各區、縣級部門提供服務申請，后者根據工作壓力情況，分配工作任務，避免市級服務中心在“一站式”服務模式下工作壓力過大的情況，也便于高校畢業生、用人單位根據實際情況靈活選擇提出服務申請，進一步改善高校畢業生檔案“一站式”管理的實效。

5.加強服務跟蹤和優化

高校畢業生檔案“一站式”管理模式的應用時間較短，各地工作經驗也較少，不能深入了解此模式實踐過程中可能出現的問題，可能影響其使用效果。未來，建議加強服務跟蹤，根據跟蹤結果進一步優化。

各地獲取授權、負責高校畢業生檔案“一站式”管理的部門可作為服務跟蹤的核心主體，利用信息技術平臺開放留言板，請參與檔案管理的人員、接受服務的畢業生以及企業等根據本地高校畢業生檔案“一站式”管理的具體情況，給出個人意見、建議以及服務訴求等，由管理人員收集和匯總，選取其中有價值的部分納入高校畢業生檔案“一站式”管理模式。例如，畢業生希望增加線上自助查詢、下載數字化檔案的服務，“一站式”管理服務中心經分析認為其訴求合理，可以開放自助服務模式，在畢業生充分證明其身份合法后，允許其線上自助查詢、下載數字化檔案，借此改善高校畢業生檔案“一站式”管理質量。針對工作中發現的問題、可能存在的問題，各服務中心應收集、分析問題成因以及可行的處理方法，并加以推行，必要時可持續組織跟蹤、二次分析、二次處理，直到問題得到解決。

四、結語

綜上所述，高校畢業生檔案管理采用“一站式”模式，可以提升服務效應和工作效率，可作為檔案管理的未來模式加以重視。目前，高校畢業生檔案管理的工作環節較多，檔案使用、轉遞工作也不完善，采用“一站式”管理模式可以應對相關問題，為實現高校畢業生檔案“一站式”管理，主張在實際工作中以公共就業和人才服務中心為主，建設信息化工作系統，并重視管理授權、采用物聯網和區塊鏈技術提供管理支持，跟蹤檔案管理過程，以改進可能存在的問題，進一步提高高校畢業生檔案服務水平。

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作者單位：鄒城市公共就業和人才服務中心