智慧校園建設背景下高校綜合檔案管理策略優化

摘 要：信息技術的發展給教育領域帶來了深刻的變革，在智慧校園建設的背景下，高校各方面致力于實現信息化管理，以提高高校的管理效率和質量，提供更好的教育服務。檔案管理是高校工作的重要一環，在智慧校園建設的背景下，高校的檔案管理必須實現信息化管理。文章指出在智慧校園建設背景下高校綜合檔案管理中存在的不足，并提出相應的優化策略，以更好地推進高校智慧校園建設，使檔案更好地服務教學和教研。

關鍵詞：智慧校園；高校；綜合檔案；檔案信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在當前信息化社會，智慧校園建設備受關注，智慧校園是教育信息化的直觀表現，在現代信息技術的基礎上開展校園管理。智慧校園建設包括智慧教學環境、智慧教學資源、智慧校園管理以及智慧校園服務。由于檔案管理是校園管理的重要組成部分，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要加快檔案信息化建設，促進檔案管理現代化發展。

因此，在智慧校園建設過程中，應重點關注檔案的信息化建設。高校綜合檔案是高校在教學、科研、日常管理等活動中形成的對學校和社會有價值的信息，包括文字、圖表、聲像等多種形式的記錄。綜合檔案管理不僅承載著學校的歷史記憶，還是學校各項工作高效運行的信息支持，對高校的運營管理具有重要的意義。隨著智慧校園建設的逐步深入，以往的檔案管理模式已經不能滿足現代化、信息化的管理要求，高校綜合檔案管理需要隨著智慧校園的建設與時俱進，實現檔案的高效管理，為學校的各項工作提供有力的信息支撐。文章旨在探討智慧校園建設背景下高校綜合檔案管理策略，為高校綜合檔案信息化管理提供借鑒。

一、智慧校園建設背景下高校綜合檔案管理中存在的不足

1.檔案管理系統不完善

高校綜合檔案包含教學、教研、日常管理等方面信息，數據龐雜。在信息化背景下，高校建立的檔案信息管理系統將各項數據電子化存儲管理。但在長期的學校管理中，高校的綜合檔案信息規模越來越大，原來的檔案信息化管理系統已經不能滿足新的管理需求，部分高校在檔案數字化建設過程中缺少長效的投入機制，隨著檔案信息數量的不斷增加，檔案管理系統難以真正發揮作用。部分高校現有的檔案信息化管理系統往往只覆蓋了檔案的基本管理功能，如檔案的錄入、查詢、查閱等，而對于檔案的分類、鑒定、統計等更復雜的功能則需要人工操作，可見檔案信息建設程度不足，降低了檔案管理的效率，違背了檔案信息化管理的初衷。

檔案管理系統不完善也會導致信息被泄露的安全事件發生。近年來，高校學生信息被泄露的事件頻繁發生，如鄭州某學院發生被泄露2萬名學生信息事件，南昌一高校3萬余條師生信息被泄露等。因此，高校必須建設完善的信息管理系統，提高檔案管理效率和質量，保護信息安全。

2.檔案信息化建設支持不足

由于高校綜合檔案信息量龐大，信息處理起來難度較大。因此，全面實現檔案信息化管理，必須做好檔案信息化建設。當前，部分高校檔案信息管理系統建設不足，更多的高校將檔案信息化建設的注意力集中在紙質檔案的數字化轉型上，對信息化檔案的后續管理缺少充分的規劃，只注重前期投入。特別是在檔案信息化管理系統的技術上投入不足，不能滿足越來越多的信息處理需求，導致檔案信息管理系統功能不完善，后期維護較少，影響了檔案信息化建設的效果。

3.檔案信息質量不統一

高校綜合檔案囊括的信息種類較多，信息來源廣泛，高校的教學、教研、人事等檔案都納入綜合檔案中，檔案信息繁雜多樣。在高校檔案管理中，有的部門會對檔案資源自行加工，但是缺乏統一的數據質量標準，增加了檔案數據整合和利用的難度，使得檔案資源結構各異，影響了檔案的后續管理。智慧校園的建設涉及多個部門，檔案信息的來源更加多樣，不同系統、不同部門之間的數據格式、編碼標準、命名規范等存在差異，使得檔案信息在處理過程中易存在數據錯亂，整理疏漏等1209bbd992533b231eae833b84f73d38風險，影響了檔案管理的完整性和準確性。此外，在檔案信息的收集、整理和歸檔的過程中，缺乏統一的標準規范指導各部門的操作，導致各部門信息質量不一。

4.檔案利用不夠充分

雖然高校綜合檔案信息量大，信息資源珍貴，具有較高的利用價值。但是，部分高校管理層對于檔案信息的價值意識不足，未能開發綜合檔案信息，不能充分發揮高校綜合檔案信息的價值。高校檔案管理部門在檔案利用方面的宣傳和推廣力度不足，教職工對于檔案的認識僅停留在歷史信息的記錄上，與當前的工作和學習之間沒有直接聯系，對檔案的利用需求不高，更不愿意花費時間和精力去查找和利用檔案。

并且，高校檔案管理部門提供檔案利用服務方面還存在不足。多數高校的檔案管理部門只提供簡單的檔案查詢和借閱服務，檔案利用不充分。高校檔案中蘊含著豐富的信息資源，部分高校的檔案利用模式也較為單一，檔案管理部門只關注檔案的保存、保管、查詢等，存在“重保管，輕利用”的情況，未對檔案信息深入挖掘，導致許多有價值的檔案信息被埋沒，無法發揮其應有的價值。此外，部分學校出于對信息的保護考慮設定了較為嚴格的開放范圍和權限，在一定程度上限制了檔案信息的利用。

5.檔案管理人員素質待提升

在檔案信息化管理中，檔案管理人員的素質與檔案信息化建設程度有直接關系。檔案要實現高效的信息化管理，必須提升檔案管理人員的信息化素質。當前，有些檔案管理人員缺乏系統的檔案管理專業知識，部分高校檔案管理人員是臨時組建的，對檔案分類、編目、存儲、檢索等方面的了解不夠深入，在檔案管理的過程中易出現疏漏，影響檔案信息的完整性和準確性。部分高校的檔案管理人員雖然有足夠的資歷，但年齡較大，對于數字化、網絡技術的接受程度較低，對于新的信息技術掌握較慢，難以適應檔案管理的新要求。部分高校檔案管理人員的服務意識不強，對待工作不夠熱情，無法及時、有效地解決用戶在檔案利用過程中的問題，當用戶提出問題時，檔案管理人員往往會表現出不耐煩，不利于檔案的高效利用。檔案管理涉及大量敏感和重要的信息，對檔案管理人員的職業道德素養有著較高的要求，但部分檔案管理人員缺乏職業操守，在利益的驅動下泄露或濫用檔案信息，危害檔案信息安全。

二、智慧校園建設背景下高校綜合檔案管理策略優化

1.完善檔案信息化管理系統，保障信息化系統安全

高校應充分認識到檔案管理的重要性，不斷完善檔案信息管理系統，以提升綜合檔案的信息管理質量，保證檔案信息安全。高校可以將檔案管理信息化納入學校的戰略規劃當中，建立穩定的資金投入機制，為檔案管理系統的持續升級提供資源保證。高校可以積極爭取政府、社會等外部資金的支持，通過與企業合作，引入社會性的項目，獲取外部資金，為檔案系統的升級提供資金資源，通過資金購買軟硬件設備設施以及技術資源，推動檔案管理信息化的發展。在檔案信息化管理系統的現有基礎上，高校應結合社會實際需求升級檔案系統，使其具備強大的功能，包括檔案的自動分類、智能鑒定等功能，減少人為失誤。高校在檔案信息化管理系統中應充分引入先進的數字技術，實現檔案的智能分類、檢索和推薦，提高檔案管理的效率。此外，由于高校綜合檔案的信息形式多樣，來源廣泛，檔案信息化管理系統應能支持多種數據格式和來源的檔案整合，提供強大的信息整合功能，為檔案管理人員提供信息整合便利。為此，高校可與專業的信息技術公司合作或組建本校師生的信息技術開發隊伍，引進或開發先進的檔案管理軟件和技術，使檔案信息化管理系統能夠滿足日益增長的信息處理需求。

高校應加強對檔案信息化管理系統的日常維護和監控，建立健全信息安全管理制度，包括數據備份、災難恢復，依據不同的職責權限設置訪問控制機制、操作行為記錄機制等，保證檔案信息的完整性和安全性。為了進一步保障檔案信息的安全性，高校檔案管理部門可與安全服務機構合作，引入先進的安全防護技術，提高檔案信息管理系統的安全防護能力。

高校需要完善檔案信息化管理系統的各項制度以及各項工作的操作流程，明確各項工作的職責和要求。同時，高校要加強對檔案信息化工作的監督，保證檔案管理工作各項制度能夠有效執行。在檔案信息化建設的過程中，高校要做好信息化系統的管理規劃，包括系統維護、數據備份、安全保護等方面的內容，將系統的維護和升級作為常態化工作，以保證檔案信息化管理系統的安全性和穩定性。

2.建立健全檔案信息化管理制度，保證檔案管理工作統一規范

在智慧校園建設的過程中，高校檔案信息的種類和來源越來越廣泛，檔案信息的復雜性和多樣性要求檔案管理工作必須更加規范、高效和智能化。除了完善檔案信息化管理系統外，還需要建立健全檔案信息化管理制度，制定統一的管理標準，規范不同部門的檔案處理行為和檔案管理人員的工作行為，減少人為疏漏，降低檔案管理風險。

在檔案信息化管理中，應制定明確的數據質量標準，包括數據格式、編碼標準、命名規范等，使各部門在檔案的初步整理中能遵循統一的規范，方便檔案管理部門后期的統一管理。在檔案的處理環節上，應規定檔案信息的收集、整理、歸檔等環節的具體要求，保證檔案信息處理及時、準確和完整。例如，在檔案收集方面，檔案管理部門可以在檔案信息涉及的各部門設立專門的檔案收集人員，負責收集本部門產生的各類檔案信息。高校綜合檔案管理幾乎涉及高校所有部門，檔案管理部門收集檔案信息的工作量較大，在各部門設立專門的檔案收集人員，有利于緩解檔案管理部門的工作壓力，并能提高檔案的收集效率。檔案收集人員應熟悉本部門業務，遵循檔案收集規范，確保能收集到有價值、真實、準確和完整的信息。收集到的檔案信息應分類編號，方便后續的整理與歸檔。對于收集到的紙質檔案，經各部門的檔案收集人員初步檢查外，檔案管理人員還應再仔細檢查，保證檔案信息的完整性。在檔案整理環節，檔案整理人員負責對收集到的檔案信息開展分類、排序、編號等整理工作，檔案整理人員需與檔案收集人員保持密切聯系，方便對檔案的后續處理。在這一環節，檔案的編號應連續和唯一，方便后續查找和利用。在檔案整理過程中，還應注意保護檔案原件，保證檔案信息的準確性。在檔案歸檔環節，由檔案管理部門工作人員統一歸檔，各部門不可自行歸檔，歸檔時按照規定的格式和要求存儲。檔案信息需要及時備份，以保證信息存儲安全。

3.加強檔案信息的開發利用，充分發揮綜合檔案信息價值

高校管理層應提高對檔案價值的重視，充分認識檔案信息對于學校發展、教學科研等方面的重要性。高校管理層應充分研讀高校檔案管理的相關文件，在政策性文件的指導下開展高校綜合檔案管理工作。高校檔案管理部門可以利用學校官方網站、某信公眾號等新媒體平臺，定期發布檔案利用案例、檔案知識普及等內容，提高教職工對檔案信息利用的認識。在提高全體教職工對檔案利用重要性認識的同時，檔案管理部門還應注重豐富檔案利用服務方式，除了傳統的檔案查詢服務外，還可以開展檔案信息編研、檔案信息展覽等活動，充分發揮檔案信息為高校發展服務的作用。此外，高校還可以建設檔案信息共享平臺，方便校內各部門之間的檔案信息交流，打破“信息孤島”現象，促進檔案信息的共享利用。為此，高校可以成立專門的檔案信息深入挖掘項目，要求檔案部門工作人員重視對檔案信息價值的挖掘工作，發現檔案中的有價值信息，為學校的教學、科研等工作提供支持。在檔案信息利用的過程中，檔案管理工作人員應確保檔案信息安全，適當放寬檔案的開放范圍和權限，保證信息安全。

4.建設檔案管理人員隊伍，提升檔案管理質量

高校應建立一支專業的檔案管理人員隊伍，為確保檔案信息化管理質量提供保障。高校應為檔案管理人員提供系統的檔案管理專業知識培訓，定期組織檔案管理人員參加信息技術培訓，提高檔案管理人員的信息化素質，以適應檔案管理信息化的新要求。對于年齡較大的檔案管理隊伍，應優化隊伍結構，引進新的檔案管理人才。除了專業知識培訓外，還應開展職業道德教育，增強檔案管理人員的服務意識，使其認識到檔案信息的敏感性和重要性，增強保密意識。為了更好地使檔案管理人員服務于全體師生，高校應建立嚴格的考核激勵機制，建立用戶反饋機制，及時收集用戶對檔案利用過程的意見和建議，將考核結果與工作人員的薪酬績效掛鉤，對表現優秀的工作人員表彰和獎勵，樹立榜樣；對于表現不佳的人員整改教育，以構建一支專業水平高、服務態度好、工作能力強的檔案管理隊伍。

三、結語

提高高校綜合檔案的信息化程度，完善綜合檔案信息化管理，是建設智慧校園的重要組成部分，對于推動整個智慧校園建設具有重要意義。當前，檔案管理正逐步從傳統、單一、物理的存儲向數字化、網絡化、智能化方向轉變。在高校綜合檔案管理中，還應注重制定統一的管理標準，規范檔案管理行為，不斷完善檔案信息系統建設，提升檔案管理人員的工作素質，充分發揮檔案信息的價值，為高校的運營管理提供支持。

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作者單位：山東省萊陽衛生學校