就業視角下高校學生檔案管理工作研究

摘 要：伴隨信息技術的進一步發展與人才競爭的日益激烈，當前用人單位對畢業生的專業技能要求與綜合素質要求越來越高。作為記錄學生成長歷程以及綜合素質的重要載體，高校學生檔案的管理水平和利用效率會影響到學生就業時的競爭力以及用人單位的人才選拔。因此，從就業視角出發，針對高校學生檔案管理工作開展的挑戰和機遇進行深度分析，這樣才能就高校學生檔案管理工作的優化基本流程進行深化，從而才能在創新中實現提升高校學生檔案管理的質量。

關鍵詞：就業；高校；學生檔案

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2024）10-0061-03

引言

伴隨高校擴招以及就業形勢的不斷嚴峻，學生檔案管理已經成為高校管理工作當中十分重要的一環。通過對學生檔案管理進行有效優化，不僅能使管理的效率得到提高，還能為學生的就業和未來發展提供有力支持。通過對檔案進行優化管理，能夠使學生更好地展示自己的人生發展經歷以及才能，這能提高學生的就業競爭力。同時，檔案管理能為高校提供人才資源信息，為人才培養工作以及就業指導提供更為有力的支持。因此，這就要找到當前優化學生檔案管理的策略，并在實踐創新中進行深化，才能使高校學生檔案管理工作朝更高的水平邁進。

一、就業視角下高校學生檔案管理的機遇

在全新環境下，高校學生檔案管理工作的開展已經不再是簡單的資料保存，而是成為促使學生提升就業競爭力、加快人才流通的關鍵。近年來，隨著社會對畢業生檔案重視程度的不斷提高，有理由相信學生檔案管理工作的改革與創新已經迫在眉睫。據統計數據顯示，超過80%的用人單位在招聘時會查閱學生檔案，以全面了解其實踐經驗、學業成就和社交活動等。這一數據充分表明，畢業生檔案在人才選拔過程中發揮著至關重要的作用。在學生的檔案中，既有其實習經歷和專業技能成績，也可以顯現出學生的綜合素質和發展潛力。用人單位可以借此了解學生的成長軌跡和個性特點，從而更好地選拔出符合崗位需求的優秀人才。因此，擁有一份完整且能夠對自我優勢和不足進行充分反映的檔案，對于學生在就業市場中脫穎而出具有重要意義。面對如此重要的機遇，高校學生檔案管理工作的開展需要積極創新，以適應當前市場的需求。一方面，檔案管理部門需要結合先進的信息技術，完成對檔案的深度挖掘與智能分析，為用人單位提供更加精準且客觀的人才推薦服務。另一方面，檔案管理部門也要與用人單位建立緊密的合作關系，共同制定檔案管理標準，實現檔案管理與人才培養的深度融合。此外，高校還需緊跟時代發展的步伐，不斷完善和創新檔案管理制度。只有這樣，才能更好地服務于學生的就業與成長，確保檔案管理與學生的發展形成雙贏的局面。在這個過程中，高校還應注重培養學生的實踐能力、創新能力和綜合素質，以提高畢業生的就業競爭力，保證畢業生能在激烈的就業市場中抓住機遇，進而為國家和社會輸送更多優秀人才［1］。在新時代背景下，高校學生檔案管理工作需要不斷創新和改革，以滿足市場對優秀人才的需求。通過深度挖掘檔案信息，建立緊密的校企合作關系，以及緊跟時代發展趨勢，可以使高校更好地服務于學生的就業與成長，為我國人才培養和人才流通貢獻力量。在此過程中，學生也將受益于完整且具有針對性的檔案管理服務，提升自身的競爭力，實現個人與社會的共同發展。

二、就業視角下高校學生檔案管理面臨的挑戰

（一）傳統檔案管理模式無法滿足時代發展的需求

隨著信息技術的飛速發展，用人單位對畢業生的檔案要求日益提高，致使傳統檔案管理模式逐漸暴露出諸多不足，無法滿足當前市場對檔案的高品質需求。尤其是在檔案管理流程方面，迫切需要進行優化升級，以滿足社會和企業的多元化需求。傳統檔案管理模式在檔案收集、整理、存儲、利用等方面存在一定的局限性。由于紙質檔案數量龐大且占用空間大，加之查找、提取和復制等程序繁瑣，不僅降低了管理效率，還增加了檔案損壞和丟失的風險。這些問題已經嚴重制約了檔案管理的現代化進程，甚至已經影響到了用人單位對人才選拔和任用的準確性與效率等。與此同時，傳統檔案管理模式在信息安全方面也存在一定的隱患。由于檔案資料多為紙質，容易泄露且不易追蹤。因此，在信息技術日益普及的今天，這種方式無法確保檔案信息的安全性和完整性，還會給企事業單位和個人信息帶來一定的潛在風險。此外，傳統檔案管理模式當前難以滿足現代社會對檔案利用的多樣化需求。在傳統的檔案管理方式下，檔案的查詢、利用和傳播受到很大限制。隨著大數據、云計算等技術的興起，不管是學生還是其他主體，都希望能夠快速、便捷地獲取所需檔案的信息，并進行實時共享、交流和分析。

（二）檔案管理部門在技術更新方面略有不足

高校在檔案管理工作開展中，由于檔案管理部門在技術更新方面略有不足，導致檔案管理的效率下降，無法滿足用人單位對畢業生檔案的審核與快速查詢需求。以大型招聘網站為例，每年吸引數百萬畢業生投遞簡歷，畢業生檔案成為用人單位篩選人才的關鍵依據之一。然而，部分高校的檔案管理部門在信息更新方面存在不及時的問題，使得部分學生檔案內容不完整。這種情況就會導致一部分優秀的畢業生因為自身檔案問題而錯失良好的就業機會［2］。這種現象不僅影響了畢業生的個人發展，還對高校就業工作的落實帶來了負面影響。在這一現象中，畢業生和高校都成為檔案管理工作的受害者。顯然，這是一個亟待解決的問題，否則可能導致更多的畢業生在求職過程中遭受不公的待遇。同時，這種現象也暴露了我國高校檔案管理工作的不足。在信息化時代，檔案管理部門需要不斷提高自身的技術水平，以確保檔案管理的效率和質量。然而，現實情況卻是部分高校的檔案管理部門在技術更新方面略有不足，無法滿足現代社會對檔案管理的需求。尤其在軟硬件更新與技術引進上，需要這些高校需要投入更多的資源和精力，以確保檔案管理工作的高效性和準確性。

（三）檔案管理人員綜合素質亟待提升

在當今社會，激烈的就業競爭市場給高校學生檔案管理帶來了前所未有的挑戰。在此背景下，檔案管理人員綜合素質的不足愈發凸顯，已經成為影響檔案管理工作效率和質量的關鍵因素之一。檔案管理人員需要具備扎實的專業知識、嚴謹的工作態度和高度的責任心。然而，當前部分高校的檔案管理人員在這方面存在明顯不足。他們在面對日益復雜的學生檔案管理任務時，難以游刃有余地運用所學知識和技能，導致工作效果不盡如人意。同時，隨著社會的發展，對檔案管理的要求也越來越高，這就要求檔案管理人員具備較強的學習能力和自主創新能力，以適應不斷變化的工作環境。在信息化、數字化時代背景下，學生檔案管理逐漸從傳統方式向現代化轉型。檔案管理人員需要熟練運用計算機、網絡等現代技術手段，提高檔案管理的效率和水平。但是，部分檔案管理人員在現代知識技術方面存在明顯短板，導致檔案管理工作的現代化進程受阻。這類管理人員在面對新技術、新手段時，顯得力不從心，影響了檔案管理工作的整體效果。此外，在檔案管理中良好的法律意識與道德規范也十分重要。檔案管理人員在處理學生檔案時，必須嚴格遵守相關法律法規和職業道德規范，確保檔案信息的真實性、完整性和保密性。但是，在實際工作中，部分檔案管理人員的法律意識和道德觀念較為薄弱，存在違規操作、泄露檔案信息的風險，這會給學生的個人隱私和學校的聲譽帶來潛在威脅。

三、就業視角下高校學生檔案管理工作的優化與創新

（一）檔案管理流程的優化

在實踐中發現，傳統的檔案管理存在著信息錄入的繁瑣性，而且很難通過高效化的檢索來完成檔案信息內容的有效供給，更存在檔案管理不便等現象。因此，通過引入先進的信息化管理系統，完成電子化儲存與檢索，能夠使檔案信息的使用更加高效，使管理的效率得到提升。當前大部分學校都采用了光學字符識別技術，這能使紙質檔案快速轉存為電子文檔，不僅能減少人工錄用的時間，而且在結合現代化信息技術的使用下，能夠快速完成對檔案信息內容的智能分類與檢索，更可以進一步提高信息應用的準確性和效率［3］。與此同時，在檔案管理流程的優化中，要注重保證檔案的保密性和安全性。雖然，信息化技術的快速發展使高校檔案管理工作的落實得到了優化，但只有建立完善的數據安全機制，才能確保所有學生的檔案信息不會因非法獲取而被濫用。這就需要加強網絡安全防護。比如，在所有電子檔案的管理中要設置好訪問權限，還要定期做好數據的備份與更新，同時完成防火墻的建設。在人工管理工作中，需要對檔案管理人員進行有效培訓和教育，使其安全意識與保密意識得到提高，確保所有檔案信息是安全的、可控的。由于檔案管理流程的優化是具備持續性的，需要不斷進行改進和創新，這就要借鑒其他領域的先進技術與手段進行深化。因此，在高校檔案管理工作開展中，要結合實際情況探索出更為便捷且高效、安全的檔案管理模式，以推動高校學生檔案管理流程實現持續優化和發展。

（二）檔案管理技術升級

在高校學生檔案管理工作開展中，實現提升管理效率與服務質量是關鍵，而此目標的實現可以通過技術升級達成。隨著信息技術的快速發展，引入先進的檔案管理技術是實現優化檔案管理工作開展的一個重要途徑。在大數據技術的支持下，結合云計算技術能夠完成對海量檔案信息的快速儲存，也能提升檔案管理工作開展的效率。像某高校在大數據技術與云計算技術的使用下，使檔案儲存空間的利用率提高了50%以上，而檢索效率提升了30%。檔案管理技術的升級，既使檔案管理效率得到了提高，也為學生提供了更為便捷的服務。在移動互聯網技術的支持下，學生可以隨時對自己的檔案信息進行查閱，不再需要到檔案館進行辦理，這種轉變服務模式的方法使學生的滿意度得到了極大提高。此外，在檔案管理技術的升級下，檔案的安全性與保密性得到提高。在權限管理機制與先進的加密技術的使用下，可以確保檔案信息無法被非法獲取和篡改，這時就能使檔案管理的安全性和保密性得到有效提升。高校只有積極實現對技術變革進行深入，才能在不斷推進下，促使檔案管理技術得到升級，并以此提供更好的檔案服務。

（三）檔案管理人員素質提升

在就業視角下，高校學生檔案管理工作的開展，要保證檔案管理人員有著良好的綜合素質。他們既是檔案信息的守護者，也是實現推動檔案管理進行創新和實踐的重要力量。檔案管理人員需要具備扎實的檔案管理專業知識，這包括對學生檔案的分類、歸檔、保管。只有在所有環節中發揮檔案管理人員的優勢，才能在理論與實踐的結合下，促使檔案管理工作的開展取得更好的成效。在系統的培訓與學習下，能夠促使檔案管理人員更為熟練地掌握檔案管理的核心技能，這能確保檔案信息的完整性和準確性。與此同時，伴隨現代信息技術的快速發展，檔案管理人員也需要具備相應的技術能力。畢竟，當前高校檔案正在逐步走向電子化和網絡化，這需要檔案管理人員能夠對各種檔案管理軟件進行熟練使用，并能高效地完成檔案信息的錄入、檢索、分析以及利用，還要具備一定的數據分析和挖掘能力，可以在海量檔案中提取出更有價值的信息，以為高效決策提供有力支持，并為就業市場研究提供更好的數據保障［4］。檔案管理人員需要具備良好的溝通能力和較強的服務意識，他們的工作既要完成檔案管理，也要為高校師生以及就業市場提供更為優質的服務。只有管理人員具備良好的溝通能力和服務態度，能夠主動了解各主體的實際需求，這樣才能提供更為準確且及時的檔案信息服務。同時，檔案管理人員需要具備創新能力和團隊協作能力，與其他部門進行緊密合作，共同完成檔案管理工作的創新和發展。除此以外，檔案管理人員需要具備良好的責任心和職業道德［5］。只有遵循檔案管理的法律法規以及規章制度，在確保檔案信息安全與保密性的同時，也具備良好的責任心和使命感，才能全身心地投入到學生的檔案管理工作中，以為高校的發展作出積極貢獻。

結語

高校學生檔案管理在就業視角下需要不斷創新和優化才能給予更好的服務。在高校學生檔案管理工作開展中，服務創新是確保提高檔案管理效能的一個關鍵。在過去，檔案管理服務主要是對檔案進行儲存和查詢，并沒有對學生的個性化需求給予充分地關注。在當前階段，需要引入全新的服務理念和技術手段，以此形成更加智能且個性化的服務。通過上述多維度的改進措施，包括優化流程、技術升級和人員素質提升，可有效滿足學生就業需求并增強檔案管理效能。只有不斷實踐和創新，才能推動高校學生檔案管理事業不斷向前發展。

參考文獻：

［1］王薌馨. 就業視角下高校學生檔案管理工作創新與實踐［J］. 辦公室業務，2021，（02）：159-160.

［2］王韜慧. 就業導向視角下的高校學生管理工作探討［J］. 公關世界，2020，（20）：110-111.

［3］謝衛朋. 關于就業視角下高校學生檔案管理創新分析［J］. 現代經濟信息，2020，（10）：27+29.

［4］姚瓚瓚. 就業視角下高校學生檔案管理研究［J］. 檔案時空，2019，（06）：40-41.

［5］王秀芳. 就業視角下高校學生檔案管理工作的創新與實踐［J］. 辦公室業務，2018，（17）：116.