電網企業“互聯網+共享服務”智慧商旅管理模式落地實踐

摘要：傳統差旅業務審批流程長，報銷效率低，差旅成本高，本文以電網企業為例，探討在數字化轉型的大背景下，電網企業如何構建 “互聯網+共享服務”的智慧商旅管理模式，以期解決傳統差旅業務的痛點，服務提質增效，同時充分利用數據資產，讓數據更好地為管理服務。

關鍵詞：數字化轉型；共享服務；智慧商旅；幸福出行

中央企業員工數量龐大、經營區域廣泛，傳統差旅業務容易受網絡、地域限制，審批流程長，員工出差存在墊付情況，報銷取票、貼票占用大量時間且發票真偽難以辨別，無法從根本上防控虛假報銷、超標報銷、錯報重報等違規問題，存在差旅出行的合規風險。

為進一步嚴格落實中央八項規定，強化差旅費全過程精益管控，解決傳統差旅費報銷流程復雜的問題，同時適應企業數字化轉型的發展要求，A電力公司 （以下簡稱 “A公司”）于2019年3月正式啟動國網商旅應用建設工作，通過運用互聯網思維和先進技術手段，將商旅管理制度、標準、規則植入信息平臺，逐步實現全體職工商旅預訂產品免墊付費用、實際出行免取票、差旅報銷免貼票，商旅服務全場景快捷出行、全票據集中管控、全級次高效使用、全過程規范管理、全在線智能處理，形成了 “三免五全”的商旅共享服務新模式。

經過6年多的應用實踐，A公司已全面建成集應用前臺、資源中臺、運營后臺于一體的智能商旅管理平臺，以應用前臺支撐商旅業務全流程線上辦理，以資源中臺全面適配交通、住宿等商旅產品需求，以運營后臺統一提供運營服務，從根本上杜絕差旅超標、錯報重報等違規行為，有力提升差旅集約化、標準化管理水平和員工的體驗感、獲得感，減少員工墊付資金，降低備用金管理成本，“互聯網+共享服務”智慧商旅管理在電網企業的落地實踐取得了顯著成效。

一、主要做法

A公司持續提升業務處理的及時性和準確性，深化業財協同，拓寬商旅應用的深度和廣度63b4f0cc2dc56749a43e75f255047745，提升差旅費全過程的精益管控能力，促進挖潛增效，全方位強化系統風險防控水平，國網商旅云已上線運營監控分析平臺 （內含50張報表）、培訓模塊、智能語音、風控提醒等重點功能。

（一）全費用統一入口，發揮規模效益

依托商旅應用平臺，A公司將因公出差、會議、培訓、項目評審、黨建活動等業務全面納入商旅平臺，統一因公出行業務唯一報銷入口，借助全費用統一入口，實現因公出行業務在線集約化管理。

在傳統的差旅管理模式下，公司的差旅支出被分解為每個員工的孤立行為，導致公司議價能力下降，無法享受航空公司和酒店的優惠政策。[1]采用 “互聯網+”的模式，通過與各大航空集團、酒店集團進行全系統商旅服務集中采購，能夠有效發揮集團的規模效應：平臺上游資源端與內部酒店、培訓中心及外部航司、酒店集團直聯，有效盤活內部酒店資源，降低差旅采購成本；下游服務端逐步構建自主運營體系，提供個性化定制服務，打造安全便捷、保障完善的出行體驗，通過上下游貫通融合，發揮規模效益，整合差旅資源，降低差旅成本，A公司的差旅管理水平全面提升。

（二）全流程線上操作，強化合規管控

差旅費管理涉及面廣、事項繁雜、業務量大，但每筆金額較小，在缺乏統一平臺支持的情況下，要對差旅費業務逐筆進行精益管控，難度較大。近年來，外部監管形勢日趨嚴峻，內部管理也持續加強，但某些單位依舊存在差旅費審核把關不嚴、車票酒店超標、多報補助等問題，對公司形象、管理精益化水平和干部隊伍作風建設造成了嚴重的負面影響。

商旅應用平臺通過統一墊付資金、統一開具發票、統一對賬結算的場景設計，實現了線上出差申請、差規控制、票務預訂、費用報銷、批量對賬、財務結算的全流程貫通，改變了員工出差需要自行預訂火車票、機票、酒店并墊付費用的傳統模式；同時，將差旅伙食補助和公雜費標準固化在系統中，杜絕超標預訂車票和酒店，強化事中管控，進一步降低超標風險。借助統一的業務標準和應用流程，系統防控差旅合規風險。

（三）全過程進度監控，深挖數據價值

從商旅報銷業務出發，圍繞用戶出差申請、差旅預訂、財務報銷結算等主要場景，以駕駛艙的形式，通過各種常見圖表展示差旅運行的關鍵指標，實現差旅數據全過程在線監控；利用商旅云平臺對異常關鍵指標預警，防范內控風險，提升差旅精益管理水平；建成運營監控分析平臺，深挖數據價值，針對員工差旅行為和費用支出進行多層級、多角色、多維度數據的分析和統計，為各單位業務管理人員及財務人員提供業務查詢與數據統計分析等服務，為各單位用戶行為和差旅預算規劃管理提供決策依據，充分利用數據資產，讓數據更好地為管理服務。

（四）報銷審批移動化，提升報銷效率

打通內外網通道，構建靈活敏捷的前端移動應用。將ERP系統全部費用報銷業務同步至商旅云平臺審批，滿足多種費用的移動審批。如非差旅類業務和培訓類業務在ERP系統進行填報，通過 “公司名稱+姓名+人資編號”進行人員信息的匹配，沿用現有的BPM審批流程配置，用戶完成單據并檢查無誤后點擊提交，ERP調用BPM接口，獲取審批節點及審批人信息，再將報銷單的字段信息及審批信息傳輸至國網商旅。審批人通過國網商旅完成審批，國網商旅將審批結果回傳至ERP進行財務憑證生成，實現內外網審批信息實時互傳、全業務在線移動審批，大幅提升了費用報銷效率。

（五）運營結算智能化，縮短報銷周期

推動 “商旅管理+移動審批+代支付”的一站式管理服務模式。從自動對賬、開票和輔助信息下載等方面進行智能升級，實現 “批量實時代付”，自動生成付款憑證，信息全流程在線反映，差旅單筆報銷款到賬周期由原來的平均3至5天縮短到1個工作日，進一步提升了商旅運營結算服務水平；應用出差補助代支付功能，在墊付車票、機票、住宿費的基礎上，增加員工自付費用及差旅補助費用代墊支付服務，實現員工報銷后2小時到賬，極大地縮短了員工報銷的收款時間，提升了員工的滿意度和獲得感。

（六）上線催報銷功能，規范差旅報銷

截至目前，A公司已初步實現商旅催報銷功能，通過短信提醒超期未報銷的員工進行報銷，必要時采取封停產品預訂功能的方式，促使員工提高報銷效率，規范差旅報銷行為；[2]多人一同出差，減少了重復審批及同行人代訂、代報銷功能，實現了業務發起統一操作，財務記賬分開處理；上線培訓中心模塊，實現了培訓通知發布、學員報名、培訓住宿預訂、培訓報銷全業務流程由線下到線上模式的轉變，提升用戶體驗，切實落實降本增效，強化財務管理要求。

（七）上線自動報銷功能，提升報銷智能化水平

對符合特定條件的訂單進行自動報銷，真正實現 “免墊付、免發票、免報銷”的三免體驗。系統定時對符合自動報銷條件的訂單發起自動報銷，相關補助根據訂單自動計算；報銷單據將自動進入審批流程，由財務人員進行審核；自動報銷完成后，針對同一申請單，若存在需要報銷的自付單據，員工可以再手動發起一次報銷；為確保行程的完整，自動提報部分也將在審核時一并顯示。

二、實踐成效

（一）規則固化，強化合規剛性管控

根據電網企業制定的差旅費管理制度，平臺將100余項商旅系統校驗規則和200余項系統管控流程以及600余項差旅費費用標準配置到多種出差場景中。首先，實現了出差補助的自動精準計算。發起報銷時，商旅系統自動讀取出差申請單和報銷單的詳細信息，同時調用各單位預先配置的差旅補助計算標準和計算邏輯，自動計算出差補助金額；其次，大幅度減輕了基層財務人員的審核壓力。商旅系統自動對上傳發票進行真實性、重復性和邏輯性的驗證，提升員工報銷合規意識；最后，針對不同員工的職級職務，自動匹配差旅費標準，過h2b/TkLzJC6/b9sGhokCg2C5seIZwMhs3kn84scg5Ys=濾不符合標準的報銷項目，實現了控制規則前移、業財協同、全面管控，差旅費管理的風險點和薄弱點大幅減少，有效保證了管理制度的全面落地執行。

（二）降本增效，提升差旅管理精益化水平

將差旅費管理作為試點事項，將出差審批、產品預訂、差旅報銷全部轉為線上處理，實現了服務共享、規則共享、資源共享、模式和財務共享，出差申請平均審批效率提升70%，產品預訂效率提升50%，費用報銷工作量減少95%以上，每年節省了數百萬小時的低效無效工作量，差旅管理效率整體大幅提升。

結合公司放管服和變革強企要求，A公司一方面精簡了出差申請和報銷申請兩個環節的審批流程，整體審批流程從8級簡化為2至4級審批，從報銷到支付的全流程處理時間壓縮至2-5天，報銷效率提升了約80%；另一方面商旅應用深度不斷拓展，使用范圍持續擴大，業務處理的準確性、便捷性持續提高，實現了在線、精簡、精準推動差旅精益管理。

（三）三免服務，助力員工幸福出行

面向員工，通過移動化、智能化應用，以 “三免”服務，有效解決了員工差旅 “墊付壓力大、票據保管難、報銷流程長”的痛點。

第一，預訂免墊付，職工通過商旅平臺預訂產品時，不用自己墊付費用，有效解決了職工資金墊付周期長的痛點；第二，出行免取票，取消了第三方購票方式，直連鐵路12306、各航司機票等在線銷售系統，實現了員工出行無須取票、實時購票、緊急改簽等功能，且通過與12306直連實現了系統、流程、服務、運營、結算的整體有機融合，不僅徹底解決了選座不準、退改速度緩慢等問題，還能夠提供延時退改簽、全天候購票等國網商旅專屬增值服務，職工不用自行打印保管票據，均由共享平臺統一獲取、統一處理；第三，報銷免貼票，改變傳統線下貼票報銷、全過程審核的煩瑣操作，通過共享平臺統一自動關聯行程訂單、自動獲票結算、智能驗證等措施，實現了員工商旅 “免票報銷、快捷報銷”，大幅提升員工出行的滿意度。

（四）中臺化改造，打造移動商旅

按照智慧共享財務平臺建設規劃，移動商旅遵循 “頭尾進中臺”的原則進行優化改造，前端通過移動APP發起業務流程，后端與通用報賬進行深度融合，提供從差旅出行到費用報銷、結算的全流程差旅管理服務。通過統一調用中臺規則校驗，業務數據沉淀中臺形成 “數據一個池”，充分滿足服務交互、數據共享，規則集中管控要求，有力支撐業財規范管理、質效提升。移動商旅應用財務中臺主數據能力、業務規則能力、無紙化能力、預算控制能力，融合智能報賬應用、資金管理應用、電子憑證中心，支撐員工開支中差旅業務的四類費用報銷場景。[3]基于財務中臺的整體規劃及設計思路要求，移動商旅梳理差旅費業務場景，遵行載體、數據、服務、規則的規范標準，調用財務中臺業務規則、預算、發票、無紙化等服務能力，優化業務處理方式，強化風險防控職責，實現移動商旅與通用報賬應用融合，提高流程處理效率，解放基層人員。

三、結束語

A公司應用的國網商旅應用系統通過前端發起報銷業務、發票智能獲取識別驗真、移動定點雙鏈路審批、預算實時反饋監控、成本分析及業務實時預警、信息全程在線管控等功能，充分發揮了財務無紙化的引領帶動作用，逐步構建基于數字化條件下嚴密、快捷、高效的財務支付審批通道，進一步提升了公司的業財協同管控能力，提高了精益化和智能化運營水平。下一步，A公司將結合財務無紙化和智慧共享財務平臺的建設要求，基于 “互聯網+共享服務”的智慧商旅管理體系，開展運營質效提升專項行動，打造 “金字招牌”，全面提升差旅管理水平。一是統一出行業務規則校驗，減少出行違規風險，保證業務合規辦理，減少員工報銷被駁回的概率，提升員工及財務人員的業務辦理效率；二是與通用報賬深度融合，統一財務報賬入口和操作流程，提升財務人員的業務處理效率；三是統一數據標準，移動商旅業務數據沉淀中臺統一存儲。基于 “數據一個池”，實現商旅全場景、多維度展示經營績效和管理質效，業財信息融合一致，匯聚業務與財務價值，推動業務精益管理水平提升；四是統一無紙化單據標準與格式，單據流轉時，自動封裝無紙化版式文件，實現信息無紙傳遞，支撐后續報賬業務處理。

依據融合設計思路，完成構建移動商旅的載體、規則、數據、服務中臺4項核心元素能力，差旅費用類型納入通用報賬，統一費用類型支出報賬業務的報賬入口，實現移動商旅與通用報賬深度融合。商旅員工數據與財務中臺融合，同步手機號、身份證號、商旅資源屬性信息。運用商旅規則實現中臺化管控，將商旅出行規則、差旅標準、單據校驗等業務規則，形成中臺服務管控，進一步規避出行違規風險，保證業務的合規辦理。移動商旅預算中臺化管控，商旅報銷單環節增加損益預算校驗能力，保障業務發起即檢查預算的可用性。移動商旅中臺無紙化管理，包括培訓通知、會議通知、出差申請單、超標準乘坐交通工具審批表、商旅報銷單、鐵路電子客票、航空電子行程單，實現業務單據無紙化流轉及無紙化檔案管理。

財務核算融入通用報賬應用，業財深度融合、數據共享，實現財務代辦自動生成、財務憑證自動生成并銜接資金支付。通過資金應用的支付能力，實現差旅費報銷的對私、對公操作。移動商旅應用用戶無感切換，首頁匯聚出差申請、差旅報銷、培訓會議、待辦事項入口。培訓會議可顯示參培參會人員報名、參培信息；待辦事項按狀態顯示差旅單據，包括待審批、已審批、待報銷、被駁回狀態。

商旅報銷單在移動商旅應用審批完成后，會在通用報賬應用的支出報賬模塊，通過 “我的審批”頁面完成財務待辦處理。財務完成報銷過賬后，商旅報銷單自動完成對私支付入池，在資金應用的結算管理模塊，通過 “支付方式確定”及其他功能完成對私支付入池和付款憑證生成。

參考文獻：

[1] 佟靜怡.國網商旅云平臺管理探究[J].大陸橋視野，2023（11）： 112-113+117.

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