大數據時代水利檔案管理創新探索

[摘 要]水利檔案是記錄水利發展歷程的一種重要途徑，它能為水利工作的開展提供必要的信息支持，為實現可持續發展打下堅實的基礎。但是，水利檔案的內容較為復雜，涉及水利工程施工和養護的每一個環節，容易受到各種不確定性因素的影響，從而產生不同程度的管理問題。在大數據時代，社會各領域都出現了新的發展契機，水利建設也迎來了更大的發展空間。信息技術的不斷發展，在給水利檔案管理工作提供很多方便的同時，也對其提出了新的規范要求。因此，如何在大數據環境下做好水利檔案工作，就顯得尤為重要。文章通過分析大數據的特征、帶來的機會和挑戰，旨在幫助相關部門加強對大數據時代水利檔案管理的關注和理解，并針對其面臨的問題提出對策，以促進水利檔案的信息化建設，服務于我國經濟社會的高質量發展。

[關鍵詞]大數據時代；水利檔案；管理創新

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）20-0070-03

近年來，隨著網絡技術的飛速發展，大數據已成為熱點，如何對其進行有效的存儲與挖掘，已成為我國水利工程內部檔案管理工作的重要內容。在信息化和數字化時代，大數據越來越趨向于商業化和多樣化，它在給水利工程帶來發展機遇的同時，也使其難以掌握市場主動，帶來數據資源的安全挑戰。

一、大數據的特點

現在的大數據有四個特征。一是數據類型復雜，包含了圖文、音視頻、社交軟件、應用等多個類別的數據，涵蓋范圍非常廣泛。二是價值密度較低，因為數據的復雜性而產生了大量的數據，在篩選時，重復的信息會增加，而有價值的數據所占比重很小。三是數據量大，因為數據源的增加，數據的數量也隨之增加。四是交換速度快，人們能在最短的時間內查找到最適合自己的資料，大大提高了工作效率[ 1 ]。

二、水利檔案工作的特征

（一）檔案數據是水利工程的重要數據

檔案與數據的交互作用對水利工程數字化轉型具有重要意義。檔案，是指具有歷史價值和智能信息價值的，已經停止使用并進行存儲和歸集的文件、數據或信息。在大數據時代，文件與數據的交互不但持續存在，而且呈現出“數據數字化”與“數據存檔”兩個過程。這一融合有利于充分運用大數據技術，賦能經營業務發展需要，實現對信息的有效管理與智能使用。這不僅提高了水利工程信息化管理的效率，而且也給水利工程帶來了新的機遇與可能。在數字化轉型過程中，檔案與數據之間的互動關系具有不可替代的重要作用，已成為水利工程發展與創新的重要因素。

（二）檔案數據治理是水利工程數據治理的主要內容

水利檔案既有技術性，又有價值性。運用技術手段將檔案數據的價值充分挖掘出來，可支持水利管理單位的發展。與此同時，水利管理單位的數據治理工作也要跟上整體數據治理的步伐，即數據治理既要支撐檔案數據化工作，又要整合檔案數據元素[ 2 ]。通過有效的數據治理，水利工程能夠在政策實施與市場競爭之間找到一個平衡點，從而獲得長期穩定的發展。檔案數據治理可以更好地對現有的水利檔案進行規劃，這也進一步證實了數據治理對于水利工程數字化轉型的重要性與必要性。

三、當前水利檔案管理工作的現狀

（一）檔案資源質量不高

目前，一些水利工程仍停留在傳統的檔案管理模式上，主要依靠紙質文件進行管理，網絡檔案管理相對落后。在離線的檔案管理中，檔案的管理主要包含檔案的搜集、整理、存檔、傳遞與使用等功能。對于水利工程來說，檔案數據產生的部門很多，各個部門都要對檔案資料進行收集整理，并將其移交給檔案部門，但是由于各個職能部門中負責收集整理數據的人員缺乏專業的檔案知識，因此檔案數據的收集整理質量難以得到保證。同時，一些水利單位檔案資源利用意識不強，認識不到檔案資源的價值，使檔案管理工作在水利工程經營和發展中的作用十分有限。

（二）檔案流程審查缺失

水利工程內部管理層次多，檔案工作規范難以統一，容易發生檔案收送不規范等問題。在檔案管理過程中，一些水利工程還沒有實行審核機制，缺乏對檔案數據完整性、真實性和安全性的監督和控制，造成了檔案數據的缺失、項目文件的歸類混亂及文件材料的不完整。

（三）信息化建設不完善

部分水利工程信息化建設由于起步晚，缺乏建設經驗，導致實施效果不佳，沒有形成一個涵蓋整個檔案生命周期的信息化管理模式。如在檔案數據資源收集環節，水利工程注重紙質檔案向電子檔案的轉變，忽略了原始電子檔案的收集與歸檔。目前，我國水利檔案管理體制存在嚴重的信息安全隱患[ 3 ]。

（四）人員綜合素質有待提升

傳統的水利檔案管理工作并不困難，其工作內容僅限于對檔案的分類、歸檔和查閱。大數據時代的到來，要求水利部門檔案管理人員具備較高的綜合素質，既要熟悉檔案專業知識，又要掌握計算機技術。當前，大多數檔案工作者年齡偏大，雖有豐富的檔案管理經驗，但在使用軟件方面還存在不足，對水利檔案管理培訓工作重視不夠，知識結構更新滯后，不能適應數字檔案館建設的需要。

四、水利檔案管理創新探討

（一）融合檔案管理與信息技術

首先，對檔案進行數字化處理。在原有紙質檔案的基礎上，逐漸實現檔案數據的數字化，檔案管理人員可以利用計算機系統對紙質版中記錄的文獻資料、視頻影像資料等進行數字化處理，將這些檔案信息儲存在大容量存儲設備中，在確保水利檔案信息安全的同時，也可方便后期的檔案查閱和利用。

其次，推行“以客為本”的服務模式；水利檔案管理與一般的檔案管理有很大的不同之處，有一些比較特殊的借閱和使用要求。因此，必須優化檔案管理模式，提供遠程檔案服務和信息傳輸，以滿足遠程使用者的實際需求。水利系統中的遠程用戶對數字檔案的使用要求越來越高，因此必須充分利用現代技術，加速建設網絡信息服務平臺，為用戶提供在線檔案服務，提升水利檔案管理的便利性和及時性。

最后，完善水利檔案的服務職能[ 4 ]。基于大數據理念的水利檔案管理，對檔案管理的高效性和共享性提出了更高的要求。因此，必須對現代技術的應用價值進行深度挖掘，將水利檔案管理的廣度擴展到整個互聯網用戶，打破傳統檔案管理模式中的時空限制，逐步提高水利檔案服務的效率和質量。

（二）建立信息化水利檔案管理系統

水利檔案管理是一項比較復雜的工作，要跟上時代的步伐，創新管理方式，就必須將數字化檔案管理作為發展的方向，合理利用ERP、云計算等信息技術，加速水利檔案信息管理體系的建設，確定水利檔案改革的重點，逐步將水利檔案工作推向智能化和信息化。在對水利檔案管理系統進行設計的過程中，應注重實際操作的便利性和靈活性，以檔案信息系統為載體，增加許多新的信息模塊，建立與之相匹配的注冊數據庫，方便后續的數據查詢、使用和存儲，從而促進水利檔案數據的有效管理。在實踐中，要不斷地對數據庫中的信息數據進行更新，確保水利檔案資源的完善，定期對數據進行校驗和修正，使水利檔案的安全性和完整性得到充分保障，為實現數字化轉型奠定基礎。完整的數據可以方便地建立和整理檔案，當出現數據錯誤時，可以快速查找和修改，確保檔案管理系統的正確性[ 5 ]。

（三）健全水利檔案管理體系

水利檔案是我國水利事業發展史上的一部分，要合理利用現代科技手段，健全水利檔案管理制度，以檔案管理系統為載體，嚴格控制水利檔案的采集、匯總、分類與傳輸等各個環節，優化水利檔案（室）藏結構，確保各類水利檔案資料的真實準確。

首先，檔案管理員應加強檔案的歸檔管理，明確檔案的收集范圍和保存期限，盡量做到能收盡收。

其次，做好重大水利扶貧、重大水利工程等檔案資料的搜集整理工作，充分發揮檔案系統的功能優勢，開展系統的檔案工作。

最后，結合水利事業發展的實際情況，對水利檔案的價值進行鑒定，并對其進行整合，在人工操作與信息技術相結合的情況下，降低檔案管理費用，加速實現檔案資源效益最大化的目標。

（四）加強檔案信息安全建設

鑒于水利檔案管理的特殊性，在進行檔案管理模式創新的過程中，必55549d54a5fa3970ca3b70b6ce38124c5e2cc223374f614399177518446cee9c須將重點放在安全管理上，認真做好水利檔案資源的備份和存儲工作，避免檔案遺漏。具體來說，檔案管理部門可以充分利用檔案管理系統，提高系統的安全保護水平，及時更新檔案相關的軟件，保證所有的檔案數據都能實現統一的備份，檔案的使用和使用都要有詳細的記錄，防止由于管理不當而導致的檔案信息泄露[ 6 ]。在檔案信息管理系統中，應設置系統登錄權限和檔案使用權限，設定密碼或虹膜識別權限，讓不相干的人不能操作；定期對檔案管理人員進行教育和培訓，使他們形成信息化檔案管理的觀念，充分認識到水利檔案信息化安全保護的重要性，保證能定期進行安全檢查，同時對檔案管理的實際狀況有一個全面的認識，在發現系統漏洞或檔案管理問題時，及時與有關部門一起解決。建立一套完整的水利檔案管理體系，把檔案管理職責和安全監督責任準確地落實到每個人身上，將檔案信息化改造提上日程。結合水利檔案管理的內容，對檔案管理工作中可能存在的安全隱患進行分析，制定一套科學、切實可行的應急預案，使其與大數據時代的信息化發展需求相適應，將檔案安全管理措施落到實處，降低突發事件對水利檔案管理造成的沖擊，切實保證水利檔案的真實性和完整性[ 7 ]。

（五）完善數字化管理制度

首先，應制定統一的數字化檔案管理標準與規范。水利管理單位應將數字化管理制度的建設與完善放在首位，將其納入水利工程發展戰略與總體規劃，明確目標與任務，加強組織領導與責任落實，保證各個部門在數字檔案管理的全過程中有據可依。這就要求國家有關部門制定一套明確的數字化檔案管理標準，對水利工程檔案的歸檔、分類及檢索等工作進行指導，實現檔案管理工作的規范化和標準化。

其次，要完善數字化檔案管理制度，明確不同部門之間的權責關系。為了保證數字化檔案管理工作的順利進行，各個部門要明確各自的職責與權限。當出現問題時，能快速找到相關人員協同解決，降低文件遺失或損毀的風險。同時，運用大數據、云計算等先進信息技術，對水利工程數字化檔案進行集中存儲、管理與檢索，提高檔案利用效率。

最后，建立完善的數字化檔案管理監督和評估機制。水利工程要建立健全的監督和評估制度，監控數字化檔案管理過程，以保證各項工作的順利進行。同時，對檔案管理工作進行定期評估，及時發現并解決其中存在的問題，對數字化管理戰略進行調整與完善，促進數字檔案管理工作不斷改善，提升水利工程核心競爭力。

（六）建立責任制并加強對員工的業務培訓

建立責任追究制度，首先要明確責任主體及其職責。明確責任主體可以極大地提高相關人員對檔案管理的關注程度。檔案資料的有序歸檔與檔案記錄后具體人員的落實，是提高檔案管理效能、營造良好氛圍的關鍵。單位應將業務培訓納入工作計劃，以適應水利檔案管理工作的基本需要，并使其得到有效執行。

首先，各部門負責人應事先進行基本檔案記錄訓練，使檔案管理人員熟練掌握各類檔案資料管理技巧，以解決檔案工作中出現的問題，提高檔案資料的質量和檔案管理水平。

其次，應重視檔案管理人員計算機應用能力和網絡學習能力的培養。建立責任制并加強對員工的業務培訓，這不僅可以提高水利檔案管理人員的基礎理論知識與技術水平，而且可以培養出一批復合型的檔案管理人才，使檔案管理工作更加高效。

五、結語

大數據時代給水利檔案管理帶來了新的挑戰，水利管理單位必須與時俱進，充分認識到水利檔案管理的重要意義，促進檔案管理和信息技術的深度結合，提高檔案管理系統的信息化水平，完善水利檔案管理系統，做好檔案信息安全工作，從多個方面推動水利檔案管理的創新和發展，順應時代的潮流，持續提高水利檔案管理水平，為水利事業的發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]趙瑋.大數據時代水利檔案管理創新探索[J].治淮，2024（05）：71-72.

[2]趙瑞雪，彭濤.大數據背景下的水利工程檔案數字化發展策略[J].四川水利，2024（02）：175-177.

[3]李慧.大數據時代水利檔案管理創新探索[J].內蒙古水利，2022（05）：76-77.

[4]張濤.水利工程檔案在大數據環境下的管理與利用分析[J].科技創新導報，2020（20）：154-155+158.

[5]史學紅.水利檔案管理系統建設中云計算的應用[J].辦公室業務，2018（18）：186.

[6]于淼.基于大數據的檔案管理創新研究.黑龍江檔案，2019（06）：24-25.

[7]林惜順.信息時代下檔案管理創新探究.城建檔案，2020（08）：81-82.