內部控制視角下的建設工程合同管理

建設工程中合同管理是關鍵環節，不僅有助于規范施工單位的各項行為，在產生糾紛時也可以按照合同中的內容進行有效處理，真正地減少各種風險損失。然而，在建設工程中由于內外部因素的影響導致合同管理問題頻發，并且影響因素較多。因此，相關建設單位在建設工程中要基于內部控制視角，為建設工程合同管理提供有效支持，真正防范各種風險問題的發生，推動建設工程順利進行。

在內部控制背景下開展建設工程合同管理，要根據以往合同管理中的常見問題選擇正確的處理方案，融合精細化的工作思維，使合同管理工作的質量能夠得到有效保證，從而提高建設工程的綜合效益。

一、內部控制與建設工程合同管理的關系

甲方內部控制管理體系和建設工程合同管理有著不可分割的聯系。內部控制作為甲方完成經營目標、保證資產安全、保證財務報告準確合規的一個重要工具，對建設工程合同管理也產生了舉足輕重的影響。

內部控制是建設工程合同管理規范化、標準化運行平臺。通過內部控制體系的建立與完善，使甲方能夠制定科學合理的合同管理制度，并明確合同管理過程與責任，保證合同管理各環節在標準化運行中有序開展。這樣既能提高合同管理效率，又能減少合同管理過程中存在的風險。同時，內部控制在建設工程合同管理風險防控中至關重要。建設工程合同管理涉及合同違約、合同糾紛等諸多風險因素。內部控制體系能夠通過對合同管理過程進行綜合監控，及時發現和整改合同管理過程中出現的各種問題，從而有效地防范與控制可能出現的各種風險。同時，內部控制也能定期評價合同的執行情況，保證合同被有效執行，減少甲方虧損；另外，內部控制有利于增強建設工程合同管理的透明度與公正性。甲方通過構建完整的內部控制體系能保證合同管理中的每一個環節均能在公開透明的氛圍中完成，降低人為干預與暗箱操作發生的概率。這樣既能保障甲方利益，又有利于維護甲方形象與信譽。

二、內部控制在建設工程合同管理中的作用

內部控制在建設工程合同管理中具有廣泛的作用，不僅影響合同管理的效率與質量，而且與甲方經濟效益與市場競爭力有著直接聯系。

首先，內部控制有利于促進建設工程合同的高效管理。甲方通過構建完整的內部控制體系，能夠實現合同管理流程全過程的監控與優化，減少了不必要的環節與浪費，提升了合同管理效率。與此同時，內部控制也能夠促進各個部門間的交流與合作，從而形成合力促進合同管理工作順利進行。

其次，內部控制有利于提升建設工程合同管理質量。內部控制體系需要甲方相關部門在合同管理中嚴格把關，審核每一個環節，保證合同合法、合規與合理。這樣既能減少合同管理中存在風險，又能提高合同履行率、滿意度等，進而提升單位的聲譽；另外，內部控制也有利于減少建設工程合同管理中的費用。通過引入內部控制體系，在合同管理中能夠做到資源優化配置與合理使用，降低不必要的浪費與流失。與此同時，內部控制也有助于及時發現與改正合同管理過程中出現的問題與缺陷，以免造成較大的經濟損失。

三、內部控制中建設工程合同管理的方法

（一）設立專門的合同管理部門

以內部控制為背景，建設工程合同管理首先要做的就是建立一個專門的合同管理部門。這個部門的工作人員要有較高的法律知識水平、工程技術及商業談判的綜合能力，才能對建設工程合同進行綜合系統的管理。這個專業的合同管理部門以制定與實施合同管理政策為中心工作，以保證合同合規性、完整性與有效性。部門成員要熟悉有關法規，理解行業標準與慣例，從而對合同談判與執行過程提出準確而專業的建議。另外，合同管理部門需要和單位內部工程、財務、法務以及資產管理部門開展緊密的交流，以保證合同管理符合甲方的整體戰略。合同管理部門在具體操作時，要制定標準化的合同審批流程，并明確各層級的審批權限與責任，以防范合同風險。與此同時，合同管理部門也應該定期評價合同執行情況，針對可能出現的問題提出預警并介入，以保證合同能夠被順利執行。

設立專業的合同管理部門，既有利于促進合同管理的專業性、規范化，又有利于降低合同管理風險，增加甲方經濟效益，增強市場競爭力。所以，甲方要重視合同管理部門，挑選并培養有相關專業知識與經驗的人員，保證合同管理工作的順利開展。

（二）加強風險控制

內部控制視角下的建設工程合同管理，一個重要手段就是加強風險控制。建設工程合同中涉及到很多風險因素，比如合同違約、合同糾紛以及工程質量問題等，都會給甲方的經濟效益以及信譽帶來嚴重影響。甲方要想對風險進行有效管控，就應該建立起一套完整的風險評估與預警機制。在合同訂立之前，要對合同內容做出全面詳細的風險評價，確定可能存在的風險因素、制定風險應對措施；在合同執行過程中，要密切關注合同執行情況，發現問題及時整改，避免風險的擴大與加劇；另外，甲方還應該建立風險報告與溝通機制。合同管理部門要定期將合同履行情況及風險問題匯報給主管領導，使甲方能夠及時作出決定與調整。與此同時，合同管理部門也要和其他部門加強溝通交流，一起處理合同中的風險。加強風險控制，有利于降低建設工程合同管理風險概率、提升甲方經濟效益、增強市場競爭力。所以，甲方要重視風險控制，建立健全風險評估與預警機制，以保證合同管理工作的順利開展。

（三）明確合同內容

明確內部控制語境下的合同內容，是建設工程合同管理中的另一個重要手段。合同是當事人權利義務的約定書，其內容清晰明了，對維護當事人權益、減少爭議至關重要。為保證合同內容清晰明了，甲方在簽訂合同前應認真審核、修訂合同條款；合同條款應當載明當事人的權利義務、工程范圍、質量標準、工期、支付方式等主要內容，切忌含混不清或者有歧義。同時，合同應當對違約責任、爭議解決方式等作出明確規定，使簽約雙方可以按照合同的約定行事。甲方相關部門在審查合同時，要注意對合同細節的控制。合同中的每一個字、每一句話、每一個標點符號，都要認真推敲并加以證實，以保證內容準確完整；另外，甲方還應注意合同的格式條款、特殊條款等，以保證其與法律法規、行業慣例等保持一致。明確合同內容有利于降低建設工程合同糾紛與爭議的發生率，提升合同履行效率與成效。所以，甲方在進行合同管理的過程中，要十分重視合同內容是否清晰明了，以保證合同能真正發揮其對當事人行為的約束作用，維護當事人的權益。

（四）科學界定權利和義務

就建設工程合同管理而言，對合同當事人權利義務的科學認定是保證合同得以順利實施的關鍵。在甲方內部控制環境中，這一環節顯得尤為關鍵。因為它直接影響到企業的財務狀況和公眾形象。權利與義務的科學認定，要求合同當事人在訂立合同的時候必須對合同的內容有深入的分析與了解。雙方都應在合同中明確自己的職責、義務和權益，并確保合同的條款與法律法規和行業的常規相一致。同時，合同內的各項條款應當是明確和具體的，以避免含糊不清和產生歧義，從而降低可能出現的糾紛。

權利與義務的認定要充分考慮契約的現實條件與特定需要。比如在簽訂工程合同時，當事人要對項目的范圍、質量標準、工期和付款方式等主要信息有清楚的了解，并且要根據具體情況靈活調整；另外，當事人應當對違約責任、爭議解決方式等作出明確的規定，使其在履行合同時可以按照合同的約定辦理；最后，權利與義務的科學認定也要求合同當事人之間必須保持緊密的交流與合作。在執行合同的過程中，雙方都應高度重視合同的執行狀況，及時識別并處理出現的問題。如發生爭議或者糾紛，當事人應當主動溝通并找到妥善的解決措施，以保證合同順利實施。

科學合理地規定權利和義務是建設工程合同管理的重要一環，有利于明確當事人的職責與義務，減少爭議與糾紛的產生，提高合同履行效率與成效。所以，內部控制背景下工程建設企業要十分重視科學合理地規定權利與義務，保證合同內容合理公正。以某大型基礎設施建設項目為例，它涉及到眾多的參與主體，其中有業主、承包商、設計單位以及監理單位。為保證工程順利實施，雙方當事人在合同中明確規定了自己的權利和義務。比如業主是工程的倡導者，在合同上要確定工程的對象、范圍、質量標準及工期要求等，要求承包商按協議完成工程。同時，業主還要保證按合同規定的支付方式及時支付工程款項。承包商作為工程實施方，也要將自己所承擔的施工內容，質量標準以及工期要求等在合同規定的范圍內確定下來，承諾按業主要求完成工程。與此同時，承包商還要求業主按合同規定的期限及方式支付工程款項，并且有權在合同規定的限度內有更改索賠及其他內容的條款。監理單位是工程的輔助方。雙方都有明確的責任與義務體現在合同之中，比如設計單位要提供滿足工程需要的設計文件；監理單位有責任監督管理施工過程，保證施工的質量與安全。

（五）監控合同履行情況

以內部控制為前提，對建設工程合同履行狀況進行實時監控，是保證合同成功實施的重要環節。合同履行情況直接影響甲方的經濟利益與信譽，為保證實時監控合同履行情況，甲方應當建立合同履行情況監控機制。可以采用定期檢查、實地考察和數據分析相結合的方法，全面調查合同執行情況，內容應涉及工程進度、質量狀況和款項支付等情況。甲方對查出的問題要及時處理，同時要和對方溝通，以保證問題得到妥善解決；另外，甲方應當建立合同履行報告制度。合同管理部門有責任周期性地向主管領導匯報合同的執行狀況。包括遇到的問題以及可能的解決策略等，這有利于甲方及時掌握合同履行情況，做出相應的決策與調整。實時關注合同履行情況，有利于甲方及時發現并解決存在的問題，保障合同順利履行。同時也有利于甲方對合同對方履約能力及信譽度的考察，并為后續合作提供參考依據。所以，在內部控制背景下甲方要十分重視實時監控合同履行情況。

（六）解決合同糾紛

就建設工程合同管理而言，解決合同糾紛是一個必然環節。內部控制視角下有效處理合同糾紛，這對保障甲方利益與信譽具有重要的意義。在合同糾紛出現的情況下，甲方要立即啟動合同糾紛處理機制，組織專業團隊深入理解與分析爭議，厘清爭議性質、成因及所涉法律問題。接下來，要依據合同內容及法律法規制定適當的解決方案。通過與合同另一方的交流協商，力求得到雙方均可接受的結果。在協商沒有結果的情況下，甲方可考慮通過法律手段化解合同糾紛。甲方在運用法律手段之前要對法律風險及經濟成本進行全面評估，以保證解決方案可行性和效果。與此同時，甲方也要與法務部門緊密溝通，合理利用法律手段有效解決爭議。甲方在處理合同糾紛的過程中要注意維護自己的權益與利益。在談判時，甲方要堅持原則，據理力爭保證自己的權益不受侵犯。與此同時，甲方也應該注意保持自己的信譽與形象，以免爭議帶來負面影響。處理合同糾紛是建設工程合同管理的重要一環，合理高效地處理合同糾紛，有利于保障企業的利益與信譽，增強企業在市場中的競爭力。所以，在內部控制背景下企業要重視化解合同糾紛。以某商業綜合體建設工程為例，在履行合同的過程中發生了工程款的給付爭議。業主以承包商未按合同規定的質量、進度完成施工任務而拒付余款；而承包商認為業主沒有按合同規定的工期及方式付款，造成施工進度阻滯。當雙方談判沒有結果時，項目管理團隊出面解決爭議。先組織雙方深入交流溝通，詳細了解爭議情況及當事人訴求。隨后他們依據合同內容及有關法律法規制定出適當的解決方案。其中包括調整工程款付款方式，延長工程款期限等；最后，由項目管理團隊協調促成，各方形成共識，簽署補充協議，爭議得以妥善化解。這個案例說明在建設工程合同管理過程中，合同糾紛問題的及時有效處理，對保障合同當事人權益具有十分重要的意義。

（七）合同存檔管理

合同存檔管理是保證合同安全完整、可檢索的關鍵。其中，可以利用數字化技術管理合同檔案。數字化存檔也就是掃描合同形成電子文檔，構建結構化的電子存檔系統，以方便查找與檢索。與此同時，還要實施物理存檔。尤其是對需要保存原始文件的契約，使用專業合同管理軟件能夠較好地追蹤合同生命周期。其中包括合同簽訂、實施及期滿的各個階段。不論選用何種方式，均需要在符合有關規定與標準的前提下保證合同合法與完整。這將使合同管理更有效率、風險更低。

結語：

在建設工程中，合同作為推動各個建設活動實施的重要保障，所產生的作用不可忽視。因此，為了提高合同管理工作的針對性，相關建設單位要站在內部控制的視角完善合同管理工作模式，有序規劃不同的合同管理方案，全方位保障合同的可控性，促進建設工程的順利實施。