新形勢下特種設備檢驗檢測機構檔案管理探析

摘 要：文章在分析特種設備檢驗檢測檔案的內容和特點、特種設備檢驗機構技術檔案管理現狀的基礎上，梳理出目前特種設備檢驗檢測機構檔案管理中存在的問題，探討了新形勢下特種設備檢驗檢測機構檔案管理工作改善的對策。相關工作可為特檢機構規范和創新檔案管理模式提供指導和借鑒，對提升行業檔案管理水平有積極的意義。

關鍵詞：特種設備；檢驗檢測；檔案管理

中圖分類號：G271 " " 文獻標志碼：B 文章編號：1671-0142（2024）06-0058-04

隨著經濟社會發展進程的加快，特種設備的種類和數量急劇攀升。泰州市是特種設備生產使用大市，至2023年底，全市有近160家特種設備生產單位，在用特種設備近13.6萬臺（套），且每年以近10%的速度增長。特種設備面廣量大，結構復雜多變，運行參數不一樣，檢驗周期不相同，每臺到期特種設備依法檢驗檢測后會形成數量龐雜的檔案資料，實施特種設備檢驗檢測機構檔案規范性、科學化、信息化的管理，是做好特種設備安全運行的一項重要基礎工作。

1 特種設備檢驗檢測檔案特點

特種設備檢驗檢測檔案是指涉及生命安全、危險系數較大的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施、場（廠）內專用機動車輛等特種設備制造、安裝、改造、維修及定期檢驗過程中形成的檔案[1]。特種設備的規范化管理在企業的管理、經營、安全生產中發揮著重要的作用，直接影響企業的發展，關系人民群眾的生命安全，為保障特種設備產品的質量安全和運行使用安全，作為基礎性工作的特種設備檢驗檢測檔案管理的重要性日益凸顯。根據特種設備的不同類型和適用的不同領域，形成的特種設備檢驗檢測機構檔案具有如下特點：

1.1 檔案內容的復雜性

根據特種設備適用的范圍，鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道屬承壓類特種設備； 電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施等屬機電類特種設備。但無論哪種類型的特種設備，在設計、安裝、使用、改造維修、檢驗檢測幾個環節均會產生大量的檔案，且不同領域、不同性質的設備形成的檔案材料內容是不相同的。如，特種設備檢測泰州分院自身擁有用于特種設備檢驗檢測的設備儀器900余臺（套），在設備儀器的招標采購、開箱驗收、設備維修、使用、報廢等過程中會形成不同內容的檔案材料；再比如，一旦特種設備因使用不當或其他原因不慎發生安全事故，事故調查中心會形成調查報告相應的案件檔案；檢驗檢測機構科研人員在科技攻關中會形成專利檔案；與檢驗工作有關的管理人員和技術人員還會形成人員技術檔案等。安全技術檔案則包括：特種設備的設計文件、產品質量合格證明、安裝及使用維護保養說明、監督檢驗證明等技術資料和文件；設備的定期檢驗、定期檢查記錄和日常使用狀況記錄，設備及其附屬儀器儀表的維護保養記錄；設備的運行故障和事故記錄等。

1.2 檔案載體的豐富性

在對特種設備進行檢驗檢測的過程中，會產生不同載體和不同類型的檔案。比如，開展檢驗檢測的工作方案、計劃、通知的文書檔案；開展檢驗檢測過程中形成的現場照片、錄音或者錄像檔案；工作開展中形成的獎牌、證書、印章等實物檔案，還會形成報道信息的網頁信息和社交媒體等不同載體的檔案類型。

1.3 檔案管理的動態性

此動態性包括以下兩個方面：一方面是指單位本身用于特種設備檢驗檢測的儀器設備檔案的內容記載是一個動態、持續的過程，至少應該包括該儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環節形成的文件材料，設備檔案內的內容能夠準確完整地反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息；另一方面，特種設備檢驗檢測形成的業務檔案按照“一臺一檔”的原則整理，其內容并非固定不變，而是根據檢驗檢測的不同階段，進行相應材料的增補，確保一臺特種設備在制造、安裝、改造、維修的監督檢驗與定期檢驗過程中形成的文件材料齊全完整。

2 目前特種設備檢驗檢測機構檔案管理中存在的問題

2.1 歸檔意識不強，管理制度落實不到位

突出表現在：特種設備檢驗檢測單位檔案意識薄弱，思想認識不平衡，雖然把檔案工作納入年度工作計劃及相關人員崗位責任制，制定了檔案工作的有關制度，但制度的落實并未真正到位。各處室兼職檔案人員對檔案工作缺乏足夠的認識，對檔案法律法規和相關業務知識學習掌握不夠，簡單地認為檔案工作就是把文件收集齊全，裝訂成冊，缺少長遠和宏觀的認識。年度歸檔時存在推遲、拖延和不及時移交等問題，有價值的檔案沒有被及時歸檔，導致大量重要的原始檔案信息丟失或遺漏。單位綜合檔案室或檔案人員沒有參加單位產品鑒定、科研課題鑒定、建設項目驗收、設備開箱等項目，對檢驗檢測工作中形成的材料不熟悉，無法通過有效控制手段或措施保證應歸檔材料的完整、準確和系統。近年來泰州分院共獲得授權專利18項，其中實用新型專利11項，發明專利7項，這些專利檔案的基礎性材料收集都不夠齊全完整，很大程度上影響了科研檔案的完整性和系統性，限制了相關檔案作用的發揮。

2.2 業務檔案分散存放，未集中統一管理

因特種設備量大范圍廣，不同領域、不同類型的特種設備由不同的業務部門進行檢驗檢測，形成的主要業務檔案如檢驗檢測報告書等都是分別在各自部門歸檔保存，未集中統一到單位綜合檔案室管理，如遇人員調動或離職，很有可能因交接不及時或不到位而造成檔案遺失、散落等安全隱患；且因分散管理等原因，會導致歸檔后的材料出現數據不全面、不真實等問題。綜合檔案室在填寫檔案工作年報時，無法快速準確地統計出單位每年形成的各類業務檔案數量和總量，造成工作不便。如泰州分院實施檢驗檢測的業務部門有10個，分別是鍋爐檢驗室、壓力容器檢驗室、產品監檢室、壓力管道檢驗室、機電一室、機電二室、閥門檢驗評價中心、培訓中心、倉儲裝備監督檢驗中心、事故調查中心，另外下轄縣市（區）4個分支機構，按照各自職能范圍、分散在不同區域受理業務和開展工作。

2.3 各門類和載體檔案收集不齊全，整理不規范

文書檔案中只收集了部分紅頭文件，各處室工作總結、黨建材料、組織人事年報和統計報表等重要的賬外文件并未收集歸檔；歸檔文件不齊全，有的文件有正文無附件，有的文件有批復而無相應的請示；有的重要活動缺少能夠直觀、形象地反映活動全過程的照片、錄音、錄像、實物等其他載體材料；有的設備檔案只收集了儀器設備招標采購及驗收相關材料，而使用過程中形成的檢定、校準、核查、維護、維修甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。檔案整理不規范體現在：文書檔案、照片檔案等檔案未按照相應的管理規范和操作規程進行整理；10個檢驗檢測業務處室兼職檔案人員對檔案業務知識了解甚少，特別是對資料的鑒定、分類、編目、裝訂等具體實際操作不熟練，導致檔案整理不規范，向綜合檔案室移交業務檔案時存在目錄不規范、格式不統一等問題，下轄的分支機構規范化建檔率不足50%。

2.4 基礎檔案數字化滯后，信息化程度不高

檔案是重要的信息資源，單位檔案管理和服務水平的提高離不開現代信息技術，就目前而言，檔案管理的信息化程度不夠高。泰州分院的檢驗檢測業務檔案使用的是2020年全省統一搭建的 “智慧特檢報檢系統”，局限于檢驗檢測報告書等業務檔案使用，即使使用系統也只是在出具的檢測報告中填入相應檢查中形成的相關數據信息，并未利用信息化系統對業務檔案的全過程進行管理。只對部分年度的文書檔案（約占室藏檔案總量的10%）進行了數字化掃描，科技檔案、會計檔案、照片檔案等其他門類和載體的檔案，并未進行數字化掃描，也未形成室藏全部檔案文件級或案卷級目錄數據庫和重要檔案的全文數據庫，對于年代稍微久遠一點、未進入檢驗檢測系統內的檔案的檢索利用，有時仍采用傳統的手工檢索方式，影響了資源數據的共享和利用，無疑降低了工作質效，且沒有必要的措施來保證檔案系統和信息數據的安全。

3 新形勢下特種設備檢驗檢測機構檔案管理工作改善對策

3.1 建立健全管理制度

一是要加強組織領導，建立健全檔案工作機制。根據特種設備檔案不同于一般科技和業務檔案的特點，從制度層面進行統一規范。綜合檔案室要參照國家檔案局第13號令《機關檔案管理規定》和特種設備檢驗檢測檔案管理的業務范圍及保管的檔案門類，修訂單位原有《檔案分類方案》和《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，實行三合一，保證科學且操作性強。綜合檔案室檔案人員要和下設各檢驗檢測業務處室兼職檔案人員形成管理網絡，根據方案和歸檔范圍、保管期限表收集應歸檔文件材料，確保應歸檔的各種門類和各種載體檔案應歸盡歸，應收盡收，建成內容豐富、門類齊全的特種設備檢驗檢測機構室藏檔案體系[2]。二是要形成完備的檔案制度體系。配套制定檔案的收集、整理、保管、統計、利用、鑒定銷毀、保密等管理制度，做到有法可依，有章可循，并強化各項制度和措施的落實，確保責任到人。三是要建立檔案工作“三納入”“四參加”制度。將檔案工作納入單位工作計劃，使作為基礎性工作的檔案工作和單位其他各項工作同步協調發展；將單位檔案工作納入領導議事日程和職責范圍，確保開展檔案工作的各項保障到位；將檔案工作列入崗位責任制進行考核，提高全員檔案意識。單位綜合檔案室須派員參加基建工程項目竣工驗收、科研成果鑒定、項目設計和產品評審、鑒定會和重大儀器設備開箱驗收工作[3]。

3.2 加強檔案規范管理

嚴格按照分類方案和《文件材料歸檔范圍和保管期限表》要求，制定特種設備檢驗檢測機構檔案歸檔流程和操作規程，規范整理各種門類和載體檔案。文書檔案、科研檔案可按照2020年實施的行業標準《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范科研檔案》[4]和《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范文書檔案》[5]進行分類、編號、整理、編目、數字化和移交。特種設備檢驗檢測檔案主要是檢驗檢測過程中形成的檢測報告和技術資料，對鍋爐檢驗（內部、外部、安裝）、壓力容器檢驗（定期、年檢、安裝監督檢驗）、壓力管道檢驗（定期檢驗、管道元件制造監檢、安裝監督檢驗）、電梯檢驗（定檢、自動扶梯和人行道監督檢驗）、起重機械檢驗（定檢和監檢）、廠內機動車輛檢驗（定檢、監督檢驗、首檢）等業務檔案分別按照5年、10年、20年等不同的保管期限進行歸檔整理。不同設備相關的各年度所有檢驗種類的檢測資料按“一臺一檔”原則存放；或以同一年度、同種設備、相同檢驗性質分類，根據報告出具日期順序，進行編號按序存放。工作過程中形成的重要照片按照58-DAT50-2014《數碼照片歸檔與管理規范》整理。整理規范的各種門類和載體檔案應移交綜合檔案室集中統一管理，如不能做到實體集中存放，可將檔案實體保管在一處，但檔案案卷級目錄和文件級目錄需統一移交單位綜合檔案室集中統一保管。

3.3 提高人員綜合素質

進入新時代，面對新形勢，特種設備檢驗檢測機構人員需提高各方面的綜合素質來適應新時代對檢驗檢測工作的需求。根據《中華人民共和國特種設備安全法》規定，特種設備監督檢驗、定期檢驗、型式試驗和無損檢測等檢驗結論，是特種設備安全監督管理的主要技術依據。特種設備檢驗檢測人員要客觀、公正、及時地出具檢驗檢測結果、鑒定結論，并妥善留存檢驗檢測中的各項記錄和技術資料，確保檢驗報告（證書）及其原始記錄等技術資料符合規定的儲存條件和保存時間，防止有關檢驗檢測結果的人為損壞、丟失、更改和失當處置。此外，業務部門兼職檔案工作人員必須具備勝任檔案專兼職崗位的強烈服務意識和基本專業技能。泰州分院現有在冊職工225人，有各類持證檢驗人員183人，持有各類有效證件833項，其中檢驗師83人，ASME檢驗師3人，但具有檔案從業資格證書的僅有1人。要在院內樹立“人人都是歸檔責任人”的理念，拓展職工培訓板塊，對職工進行全方位、多角度、多層面教育培訓，不僅要加強自身業務知識的學習，還要加強對檔案管理重要性認識和基本業務操作的學習，增加對檔案整理具體實操的培訓，可有針對性地開設普適性或個性化的培訓課程，解讀檔案工作的規范流程，以及不同類型、不同階段檔案收集和管理工作的側重方向和注意事項。

3.4 提升檔案信息化水平

根據國家質檢總局修訂后的《特種設備檢驗檢測機構管理規定》，檢驗檢測機構應當加強信息化建設，建立科學可靠的檢驗檢測數據檔案，按照有關特種設備動態監督管理的要求，實現檢驗檢測與安全監察之間的網絡數據傳輸和共享。要圍繞省院信息化升級行動，全力提高泰州分院業務流程和信息化管理水平，確保“智慧特檢”在泰州落地結果，確保特種設備檢驗檢測技術檔案歸檔登記過程以及查詢利用過程的實時記錄，做到業務檔案管理全程可控。亦可根據特種設備種類、檢驗性質等相關信息，進行大數據整合和分析解讀，為檢驗檢測業務檔案管理的改進、案例分析、開發利用提供數據支撐，并可通過數據分析建立隱患預警平臺，借助信息化手段，科學、精準實施到期設備的催檢和隱患設備的督促整改，有效化解責任風險，提高檢驗檢測效率。

參考文獻：

[1]祝學軍，鄒暉華.特種設備檢驗檔案管理特點及模式淺析[J].中國電梯，2019，30（5）：55-56.

[2]袁少瓊.優化特種設備檢驗檢測檔案管理工作方法研究[J].城建檔案，2020（8）：72-73.

[3]賴雪霞.特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理[J].辦公室業務，2017（12）：124-125.

[4]崔靖昀.團體標準《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范科研檔案》解讀[J].中國標準化，2020（13）：150-153.

[5]劉莎.團體標準《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范文書檔案》解讀[J].中國標準化，2021（13）：180-184.

（責任編輯 楊荔晴）

Archives Management Analysis of the Special Equipment Inspection and Test Organization During the New ituation

WU Hong-mi1， LIU Yan-chun2

（1. Taizhou Archives Bureau; 2. Taizhou Polytechnic College， Taizhou Jiangsu 225300， China）

Abstract： Based on the analysis of the content and characteristics of special equipment inspection and testing archives， as well as the current situation of technical archive management in special equipment inspection institutions， this article sorts out the problems existing in the archive management of special equipment inspection and testing institutions， and explores the countermeasures for improving the archive management of special equipment inspection and testing institutions under the new situation. The relevant work can provide guidance and reference for special inspection agencies to standardize and innovate archive management models， which has a positive significance for upgrading the archives management level of the industry.

Key words： special equipment; inspection and tests; archives management