論規范化設計對博物館信息系統管理的提升與優化

［摘 要］本文主要圍繞規范化設計如何對博物館信息系統管理進行提升與優化展開思考，分別在系統平臺架構、權限管理、數據管理、視覺設計以及運維管理五大方面，對規范化設計的建立進行討論并提出建議。希望通過構建信息系統規范化設計體系，提高博物館信息系統管理水平，賦能文博數字化。

［關鍵詞］信息系統；博物館；規范化設計；權限管理；數據管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.15.048

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）15-0155-06

0" " "引 言

博物館信息系統建設從20世紀90年代開始發展至今，幫助博物館快速拓寬了其線上辦公邊界，完成了部分組織與業務的數字化轉型。一段時間內，信息系統的“野蠻生長”為博物館實現了從0到1的數字化管理突破。2021年，國家頒布了《中華人民共和國數據安全法》《關鍵信息基礎設施安全保護條例》等法律法規，對信息系統管理規范性方面做出了新的規定。同時，隨著數字技術不斷進步，博物館數字化程度在深度和廣度上也得到了前所未有的提高，這都對博物館信息系統管理能力提出了更高要求。

規范化設計是指根據需求制定制度以及工作流程以形成規范的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成對信息系統提升與優化的目的。信息系統作為博物館線上業務的基礎設施，其本質是通過將抽象化規則具象化，以實現對“人、事、物”的有效管理。因此，博物館需要對信息系統進行整體性的、可實施落地的、具有未來預見性的規范化設計，形成信息系統規范化設計體系，才能進一步保證信息系統的權威性、規范性和合理性，提升與優化信息系統管理，進一步賦能文博數字化。

1" " "規劃系統平臺架構設計，為規范化實施奠定基礎

博物館信息系統架構的選擇是規范化設計可實施落地的基礎，需要在深入分析現有業務并挖掘其內在邏輯的基礎上，建立博物館功能業務系統平臺，并保證子業務系統可靈活接入。在系統平臺架構設計的基礎上，再建立具體的規范性設計標準，可以進一步提高博物館信息系統的管理水平（見圖1）。

如果缺少對系統平臺規范化設計的全局性規劃，則可能造成系統集成難度大、權限不統一、數據不規范、視覺不一致以及運維難度大等問題，并且后

期很難再對問題進行徹底修復，越到后期改造成本越大。

1.1" "構建靈活系統架構，保證系統擴展的規范性

建構系統平臺需遵循先進性、前瞻性、可行性的架構選型原則，以“標準和開放”為設計導向，以現有的業務需求為起點，構建具有博物館特色的平臺技術架構。系統平臺需具有可擴展性，新業務的開發需采用可插拔的規范化、模塊化、組件化設計思想，使各個功能模塊可重復利用，降低系統擴展的復雜性。

根據博物館綜合性較強的特性，系統平臺需具有方便拓展系統容量和支持后續子業務系統上線的能力，以保證系統業務的不斷拓展和數據的不斷豐富。如不采用靈活的架構設置，選擇在實體服務中不斷新增功能、提高業務復雜度或是不斷擴張數據規模，則容易導致系統板塊拼接，并逐漸走向臃腫。在架構設計的基礎上，博物館可以根據其業務發展的需要對系統進行靈活調整，實現業務的快速部署。新功能的開發和新業務的增加應能在不影響系統總體運行的情況下實現。

1.2" "工作臺信息規范化展示，提高線上辦公效率

構建統一的前端用戶工作臺作為用戶進入業務系統的統一門戶。前端的集成界面僅實現用戶的交互，集成界面和后臺業務服務分開部署，二者通過耦合的協議交換數據，用戶界面和業務服務解耦，將系統的用戶交互和業務邏輯實現分離。

對管理端來說，建立工作臺讓后臺業務邏輯的修改、重組和升級對用戶屏蔽，當系統平臺某一模塊或業務子系統需要重啟或關閉時，其對工作臺和其他系統模塊不存在任何影響。不管業務服務之間的耦合多么復雜，這都能讓系統平臺更加靈活規范。同時，通過適當的軟件抽象給用戶維持一致的交互風格，實現信息系統用戶端界面的一致性，降低運維成本。

對用戶端而言，利用工作臺將待辦、已辦、公告等工作信息統一展示，可為用戶省去逐一進入子業務系統辦理業務的麻煩，降低漏看、錯過信息的風險；其一致操作的模式可以大大減少用戶的學習成本，加快辦理時間；工作臺統一展示使得業務信息的展示形式更加具有權威性，用戶無需再對其進行判斷即可進行辦理，給用戶呈現整合一致的界面，加快線上辦公效率。

1.3" "明確業務子系統接入機制，提高系統管理水平

系統平臺中功能模塊和業務子系統的信息需要通過接口進行交換，并通過接口統一推送以實現用戶信息在工作臺上的統一展示，因此接口便成為了系統平臺中重要的信息橋梁。從業務層面上看，博物館管理內容通常較為復雜，包括行政辦公、文物管理、資源管理、古建筑監測等多個方面，這些業務子系統都需要接入系統平臺，它們之間也需要進行互訪操作。從數據層面來看，系統平臺也包含多種類型的業務數據，如關系數據庫、磁盤陣列、服務器硬盤等，這些數據的訪問方式各具特色，為了消除它們之間的差異，也要對數據訪問進行一定的抽象。

業務子系統的集成需要對相關系統定義豐富的軟件接口，系統接口規范可以提出接口設計需遵循的標準化要求，確保業務子系統與系統平臺、業務子系統之間能順利對接。系統接口規范需明確應滿足的技術要求，包括接口的性能指標、允許的并發量大小、接口的安全機制、監控接口狀態的方式等。承建方必須提供每個業務子系統可以供外部訪問的接口列表。系統接口規范要求對每個接口進行詳細的說明，包括接口的名稱、描述、所采用的通信協議、輸入輸出參數的格式等，并對接口的使用提供示例代碼等。對數據接口進行規范可以實現對業務子系統訪問的數據定義標準，可以通過對接口的約束，降低如數據丟失、錯誤、安全風險等問題的發生。

2" " "建立系統權限規范，落實精細化管理

規范化系統授權體系不僅包括對權限系統技術功能設計的規范，更包括對各種用戶授權操作動作的約束。建立系統授權體系可以從根本上防止層級權限不清、個人與集體決策權限不清、權利授權不清、定性授權與定量授權不清、常規授權與特殊授權不清等問題的出現。明確各崗位的權責，避免審批重疊，使系統流程審批工作更加科學和順暢。

2.1" "利用統一身份認證，把好系統入口第一關

統一身份認證（CAS）是系統平臺的唯一入口，統領所有業務子系統的訪問。作為信息系統授權體系中最重要的部分，統一身份認證緊密耦合系統平臺的權限、用戶管理功能模塊，可以實現針對不同的用戶角色，包括管理員用戶、系統平臺用戶等，對其能夠訪問的各個業務系統進行授權。統一身份認證和授權管理功能模塊相結合，共同構成了博物館系統平臺的安全大門。

統一身份認證和授權管理功能模塊以用戶認證服務和授權管理服務為核心，集中存儲管理用戶和組織的信息，完成單點登錄和分級授權，規范業務系統的認證方式。用戶經由統一身份認證登錄后，系統會根據用戶的角色和權限，自動完成在不同的業務系統之間切換時的身份認證。

2.2" "完善規范授權體系，提高管理層次水平

博物館信息系統授權體系的建立應基于本館業務內容，最大程度兼顧權責與效率，提高博物館管理水平。系統平臺中的權限管理功能模塊可以為不同登錄用戶分配不同的訪問權限，限制用戶的瀏覽范圍。信息系統權限分為管理權限和用戶權限：管理權限是指可以對普通用戶進行授權操作，可維護系統敏感數據，或擁有可修改系統業務流程、配置的權限；用戶權限是依據崗位職責和工作需要而授予的、可操作系統各項業務功能的權限。

博物館授權體系需明確授權原則，采用“金字塔”模式自上而下地逐級授權，即領導向分管領導或主管負責人授權，分管領導或主管負責人再依次向下級對象授權，用戶經授權后方可使用信息系統[1]。從最高層開始，逐級向下授權，而且只能是向下一級授權，不能越級授權（見圖2）。

與此同時，需要界定權利界限，明確權利行為。用戶開通系統平臺權限后默認擁有其職責范圍內的業務功能用戶權限，如需使用其他權限，必須通過相關審批流程進行申請。信息系統運維賬號的開設、授權、變更和清理實施審批管理，運維賬號權限設定遵循最小授權原則。信息系統運維部門應當定期對運維賬號的管理情況進行審計，對后臺數據維護操作執行嚴格審批，并留存日志記錄，重要操作應當雙人實施。保證權力行為嚴格限定在給定的范圍之內，各忠其事，各行其道。

3" " "規范化數據管理，進一步挖掘數字化資源價值

伴隨多年的數字化建設進程，博物館系統平臺中會積累多種類型且數量豐富的數字資源，如文物基本信息、文物影像信息、古建筑監測數據、行政辦公歸檔數據等，通過關系數據庫、磁盤陣列、虛擬存儲等多種方式對數據進行存儲。其中，除了以數據表形式進行存儲的部分數據外，以各種文件形式進行存儲的數據往往占據了博物館大量的儲存空間。

如缺少對數據規范化的統籌與管理，隨著時間的累積，系統平臺所儲存的文件不僅在數據體量上會越來越龐大，而且在數據的格式、利用模式、安全備份等方面都會暴露出較為混亂的狀況，提高了數據存儲與利用管理的難度。規范化數據管理，建立數字資源長期保存策略，可以為數據長期保存以及進一步挖掘數字資源價值創造條件。

3.1" "完善安全保障體系，保證數字資源長久留存

在博物館數據管理過程中安全問題是最為首要的，需要對數據建立有效、安全的存儲策略。博物館可以借助虛擬化技術、存儲網絡、分布式存儲、私有云存儲、緩存技術等對數據管理形成科學管理架構，在系統平臺中建立單獨的數據存儲層，實現存儲設備的邏輯虛擬化管理、多鏈路冗余管理以及對存儲硬件設備實施監控和實時故障維修。

博物館數據安全保障體系的建立可以參考國際及國內的規范及標準，結合實際情況制定對數據安全管理如存儲、處理、傳輸等操作必須遵守的原則和基本要求。建立有效的數據備份機制是數據安全管理的重要保障，可防止意外導致數據丟失的情況發生，造成無法彌補的損失。可以運用完全備份或者增量備份策略對數據進行備份，在資源允許的情況下實現實時熱備，系統應用程序可備份于服務器磁盤，影像、視頻類文件數據由于數據量較大可利用磁帶和光盤進行完全備份。

博物館可對存儲數據進行分級管理，針對不同類別的數據采取不同的安全防護方案，從而提高數據的安全性，為數據開放共享提供便利。建立數據安全管理規范可以提高博物館人員的數據安全管理意識。如擁有數據錄入、審核權限的人員，應保證所錄入、審核數據的準確性，符合相應的信息系統數據質量標準；若非必要，管理員不得通過后臺方式直接操作數據庫；任何人不得非法收集、使用、加工、傳輸、買賣、提供他人個人信息等。

博物館建立的數據安全保障體系（見圖3）需在軟件和硬件方面對數據同時進行有效的保護，如使用特殊文件存儲格式進行數據存儲和保護，利用專業殺毒軟件對服務器及其他設備進行整體監控與查殺等。可建立同城和異地備份中心，保證極特殊情況下博物館重要數據的留存與保護，增強抵御災難性事件的能力。

3.2" "建立數據管理利用策略，深入挖掘數據價值

博物館不僅需要將其數字資源長期進行保存，還需要使數字資源得到持續利用和保護，因此要將博物館數字資源作為一種公益性信息資源進行開發，深入挖掘數據價值。由于分步實施、不同廠商、技術背景等原因，往往造成信息系統所存儲的數據格式、存儲位置、存儲技術等都有所不同，導致各業務子系統的數據無法進行統一的搜索查找和靈活管理。因此，如果想進一步開發利用數據資源，必須構建較為完善的數據管理利用策略。

首先，博物館需要建立數據治理體系，對組織的數據模型、數據架構、數據質量、數據安全、數據生命周期、數據利用等各方面進行全面的梳理，在這一基礎上用數據標準給出統一定義，讓各系統的數據錄入、審批人員對同一指標的理解是一致的。通過對數據以數據標準的定義進行梳理，得到治理后的數據。

其次，基于系統平臺建設與數據治理，構建橫跨所有業務子系統的統一資源檢索引擎，用戶可以根據不同的條件構建索引，通過統一的檢索入口進入搜索結果頁面，極大地方便用戶對博物館數字資源的查找與利用[2]。可以將博物館數字資源檢索和利用服務進一步延伸至互聯網，建立內部系統平臺與互聯網相連的博物館資源庫，以信息公開和原始內容提供為主要方式，為公眾進一步展示文博數字資源。

最后，可對博物館數字資源的價值進行進一步的挖掘與利用，將大數據分析技術以及其背后的人文知識相結合，以深入挖掘、粒度分析、唯一標識等方式，對博物館各類數字資源進行關聯，形成數字人文知識圖譜，構建文博知識發現系統，給用戶更加深入的探索體驗。

4" " "規范系統視覺設計，保持用戶體驗一致性

基于博物館較為綜合性的業務場景，其系統平臺內通常有相對成熟的封裝產品，也有更加貼合實際工作需求的定制化產品[3]。在系統建設的過程中，出于功能實現優先原則，往往會選擇具有相關優勢的承建方進行建設業務子系統，導致各個業務子系統之間原生界面差別很大，同時也會出現個別業務子系統設計能力較差的問題。因此，需要建立系統平臺視覺設計規范，以確保系統平臺內的界面設計風格、水平都保持一致，保證信息系統界面的一致性，在降低用戶學習成本的同時，又能維持信息系統的權威性，并給予用戶適當的人文關懷。

4.1" "保證系統界面一致性，降低用戶學習成本

系統平臺視覺設計規范的建立首先需遵循功能優先原則，不能為了界面一致性或美觀性而舍棄系統功能，舍本逐末。

其次，系統平臺視覺設計規范需符合博物館業務的場景和習慣。需要對實際辦公場景進行充分的調研，根據博物館管理的實際需求，對用戶線上辦公操作動線、習慣、偏好進行深入研究，再加以一定的界面美化設計，制定出現有條件下的設計最優解，并給出設計原則、視覺、框架和架構、設計模式、內容、源件等具體實施方案。如何通過設計降低用戶學習成本，提高用戶的線上辦公效率，是制定設計規范需要研究的核心。

再次，需要建立通用性設計，保證系統設計規范在視覺和操作層面對各個業務子系統都具有一定適配性，對封裝產品、定制化產品都可以起到一定界面設計規范的作用，保證設計的可實施性。

最后，系統設計規范中應包含其執行策略。如將設計規范納入業務子系統接入規范中，系統不符合規范則不允許接入。系統界面設計規范可能會是一個循環迭代的過程，每個版本需建立版本管理制度等。

4.2" "與用戶建立固定溝通機制，立足需求對設計不斷優化迭代

信息系統本質上是人機溝通的一種橋梁，用戶是信息系統管理中的重要組成部分。為了保證系統建設的成效，需要與用戶建立有效的對話機制，保證系統平臺設計時刻滿足實際工作場景需求。與用戶進行溝通需要形成信息閉環，保證信息來往。有條件的情況下，可制定年度信息系統調研方案，對該年度的調研工作進行安排與規劃，將調研工作常態化、制度化、規范化，建立起與用戶之間的溝通機制。通過進一步的調查、分析后，立足于需求對設計進行優化迭代。

在此之上，信息平臺作為博物館人的日常信息化辦公工具，它不應只滿足于對工作效率的提高，其更是成了用戶工作生活中的一部分。系統平臺的設計應主動維系與用戶之間的關系，系統平臺如果可以通過如：巧妙地融入博物館特色文化元素、增加幫助引導設計或是讓用戶感受到工作完成的價值與滿足感等不斷地進行設計優化迭代，這些設計都會一點一滴地在用戶情感上產生影響力，立足于用戶需求，在感性層面拉近、深化博物館和人員之間的關系。

5nbsp; " "建立系統運維管理機制，充分保障系統可靠運行

隨著博物館信息系統的日益成熟和復雜，單純對IT基礎設施運維已無法解決大多數信息系統的運維問題。博物館如果缺乏對系統運維工作的統一管理和監督，系統的運維工作則會一直停留在被動運維階段[4]。

在信息系統開發過程中，建立階段式評價體系，可有效加強和鞏固系統性能，提高工作流程規范性。當信息系統進入運維期后，需要建立系統運維管理機制，保證運維工作的可靠開展。通過文檔管理、項目動態、進度監控和知識管理等實現信息系統全生命周期管理（見圖4）。

5.1" "監督軟件開發過程，保證項目成果規范性

在信息系統開發過程中，信息系統建設部門應當加強對開發過程的監督與管理，以保證軟件成果符合博物館實際需求。如果不能良好地定義、實施、管理并不斷改進其軟件開發過程，則會導致很難得到期望的軟件項目成果[5]。

首先，需對信息系統開發過程中的安全性原則進行規范。開發過程中不得設置可以禁用或者繞過安全機制的組件，及其他未經明示的功能模塊。可以采取的控制措施有訪問控制技術、加密技術、網管技術、安全協議等。制定相應的程序和標準，明確管理權責。采取有效的用戶和設備驗證機制，隔離敏感消息，監控對系統的訪問和使用。

其次，加強對系統測試工作的規范化。在系統正式上線前必須對系統進行測試，包括功能、效率、安全等，測試途徑一般有用戶測試、承建方內部測試和專業機構測試等。每一輪測試后需生成規范化測試日志、記錄，對于包含重要或敏感信息的系統，在驗收前最好經由第三方專業的測試機構對系統安全性進行評估，以保證系統開發的安全程度。

最后，需對項目交付物進行規范要求。除系統軟件本身外，承建單位提供規格說明書、概要設計、詳細設計、軟件源代碼、測試報告、維護接口清單、系統使用說明等材料。材料撰寫需符合實際情況，打印紙本后裝訂成冊，且需要相關負責人在關鍵頁簽字，承建單位按要求對材料蓋章方可正式生效，交由博物館進行統一的項目文檔管理。

5.2" "加強運維工作規范，保證運維費用支出合理

博物館系統運維工作通常由博物館內部信息化人員和外部技術人員共同構成。博物館管理者一般對實際的業務場景更加了解，在運維工作中同時擔任與用戶和技術人員溝通交流的中間角色。技術人員一般以產品經理和軟件工程師為主，管理者需要維護好用戶和運維方之間的平衡關系。

加強運維工作管理的規范性，需要在對信息化人員做出相關績效考核、工作日志記錄規定的同時，也需要對供應商提出考核標準，如對技術人員工作邊界、上崗考勤、日常巡檢、運維響應時間、應急處理等方面制定出明確的管理制度以及考核標準，并落實到合同文本。防止由于個別技術運維人員出現工作懈怠、能力不足等情況而導致系統運行可靠性降低。對運維問題分級，并建立需求工單機制，優先解決更加重大的問題。運維期間需對運維日志進行記錄并作為驗收依據，使信息系統運維工作井然有序進行，保證技術人員運維費用支出的規范性和合理性。

6" " "結束語

博物館信息系統如果只在技術層面選對架構、做好技術選型，又或者只是強調觀賞性和用戶交互體驗，都無法保證系統建設與運行可以規范化地持續進行下去。需要在管理層面制定相應的系統建設規則規范、人員守則和相應的獎懲制度，在技術層面與管理層面的綜合努力下，規范化設計才可以保證博物館信息系統建設與運維管理工作更加安全和高效。

博物館規范化信息系統設計為未來可能出現的數字化新需求、新模式發展奠定了堅實基礎，在實時掌握自家“家底”、加大信息公開的同時，也為其數據接入高級別文博大數據數據庫創造了條件，全面賦能文博管理。

主要參考文獻

［1］王鎖軍，高檁，杜靜.企業內部控制授權管理問題探討［J］.中國經貿導刊，2011（9）：69-70.

［2］石秀敏.大數據時代數據資源保護及利用策略研究：以故宮博物院為例[C]//北京數字科普協會，首都博物館聯盟，北京博物館學會，中國博物館協會博物館數字化專業委員會，中國文物學會文物攝影專業委員會.博物館的數字化之路.北京：電子工業出版社，2015：4.

［3］余志峰，丁鋒.信息系統人機界面設計的基本原則［J］.兵工自動化，2004（3）：44-45.

［4］文必龍，趙晶浩，張璇，等.IT系統運維管理研究［J］.計算機系統應用，2013，22（3）：1-5.

［5］田道云，陳翔，仲偉俊，等.淺析軟件項目的規范化管理［J］.計算機與現代化，2002（3）：7-10，14.