大數據背景下城建檔案管理與利用探究

摘 要：大數據已經上升為國家戰略。大數據背景下城建檔案具有館藏檔案數量大、種類多、真實性高、檢索利用效率快等特點，同時也使得城建檔案管理面臨著許多現實挑戰，需要在正確認識大數據背景下城建檔案管理特點及規律的基礎之上，有針對性地采取措施，加強城建檔案的管理與利用，發揮檔案在城建事業發展中的價值功能。本文以大數據應用為研究背景，分析了大數據背景下城建檔案管理呈現的特點與面對的現實挑戰，在此基礎上提出切實可行的應對策略，對大數據背景下做好城建檔案工作提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：大數據；檔案管理；城建檔案；信息化

2015年，黨的十八屆五中全會首次提出“國家大數據戰略”。大數據是以容量大、類型多、速度快、價值高等為主要特征的數據集合，并發展成為對來源分散、格式多樣的數據采集、存儲和關聯分析，從而發現新知識、創造新價值、提升新能力的新一代信息技術。2021年頒布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中三次提及“大數據”。即 “推動檔案全面納入國家大數據戰略”“加強大數據人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用”“開展新一代信息技術在檔案管理中的應用、大數據環境中電子文件與電子檔案一體化管理研究”。新時代，運用大數據推動檔案管理、提升檔案利用效率成為發展的趨勢，也是推動檔案管理高質量發展的必然選擇。

1 大數據背景下城建檔案管理與利用的主要特征

隨著大數據、云計算、區塊鏈等先進技術在檔案管理與利用中的深度應用，為檔案信息化提供了有力的技術支撐，也深刻地影響著檔案管理與利用的質量和效果[1]。尤其是《檔案法》及其《實施條例》的修訂和實施，賦予了電子檔案與傳統載體檔案同等效力，并對電子檔案管理提出明確要求，即采取技術手段保證電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”。

1.1 檔案數據信息管理量大

根據互聯網數據中心（IDC）公布的數據顯示，2023年，我國數據量規模達到76.6ZB，年均增長速度達到26.3%，為全球第一。其中辦公自動化、業務信息化的發展使電子檔案管理日益成為主要形式。大量具有保存價值的數據產生，為數據存儲治理和分析應用提供了可靠的信息源。新一代信息技術大數據的應用，使檔案載體模式發生了巨大變化，脫離紙質等傳統介質的電子檔案，產生了龐大的數據流與信息流。從電子檔案業務類型來看，電子文書類、數碼照片類、視音頻類等不同類型的檔案數據匯聚成龐大的檔案數據信息，并呈現快速增長態勢。從電子檔案存儲能力來看，光盤、磁盤、云盤、網盤等存儲技術的應用，大量電子檔案數據信息能夠完整、全面地保存下來，借助相關讀取技術可實現電子檔案信息導入導出。如云技術應用能夠存儲超過1000個TB的信息容量，且占用空間小。大量電子檔案數據信息的產生，需要及時做好數據存儲、分類，為檔案管理與利用提供豐富的信息源。

1.2 檔案數據信息管理種類多

檔案數據信息反映的是檔案內容，檔案內容涵蓋范圍廣，使得檔案數據信息管理的內容種類較多。以城建檔案館為例，館藏的檔案數據信息包括文書類、工程類、聲像類、財務類、人事類等。《檔案法》及其《實施條例》均明確提出要做好電子檔案管理與利用工作，確保電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”。館藏的電子檔案內容包括其內容、結構、背景信息及管理過程信息等，要做好電子檔案的全過程管理，要確保“準確記錄、可追溯”。大數據信息技術的應用極大地提升了檔案管理的質量和效率，電子檔案信息收集、存儲于專題檔案數據庫，便于后期的檢索利用。檔案數據信息管理種類多，需要根據不同類型、不同價值的檔案數據信息采取精細化的管理模式，為后期檔案利用提供優質服務。

1.3 檔案數據信息利用真實性高

根據《檔案法》及其《實施條例》的相關規定，移交的電子檔案應滿足“真實性、完整性、可用性和安全性”要求，這也是對檔案數據信息的質量要求。且明確賦予電子檔案與傳統載體檔案同等效力[2]。近年來，隨著我國城市建設事業的發展，大量市政基礎設施修建、維護、保養以及新的市政工程項目陸續開工建設，產生大量具有保存價值的檔案資料，及時將檔案資料進行數字化信息采集，并利用時間戳、區塊鏈、數據庫等技術確保館藏檔案數據信息的真實性與可用性，發揮館藏檔案數據信息的應有價值。此外，先進數字技術的應用有力保證了電子檔案信息的真實性。為維護日常城市建設事業發展，尤其是為維護當事人合法權益、提升城市建設事業高質量發展提供了重要的數據信息支撐。檔案數據信息采集、分類和管理的真實性是檔案工作的生命線。注重館藏檔案數據化工作，運用大數據技術強大的分析運算能力，在各種數據信息之間建立有機聯系，使數據信息關聯度更高，實現數據信息流的匯聚，更加全面、完整地展示事物的本真。

1.4 檔案數據信息利用效率快

與傳統人工查詢檢索管理和利用檔案效率較低不同，由于大數據技術具有超強的運算能力、快速的處理速度。能夠實現在海量的館藏檔案數據信息中快速檢索到所需的檔案信息內容，極大地提升了檔案數據信息利用的體驗感。在數據庫中，各種檔案數據信息流匯聚，運行速度快，不受時間與空間的限制。也可以借助大數據技術建立財務類檔案數據庫、科研數據庫、業務交流數據庫、工程類數據庫等，通過物聯網技術實現各個數據檔案信息的互聯互通，能夠高效滿足不同用戶的個性化檔案利用需求[3]。

2 大數據背景下城建檔案管理與利用的現實挑戰

2.1 檔案數據信息量大，增加了查詢和利用的難度

大數據時代，城市建設檔案館收集了大量在行政管理、財務報表、項目工程管理過程中產生的大量具有保存價值的檔案數據信息，如行政管理過程中產生的文本文件數據信息、宣傳報道的網頁數據信息、監理過程中產生的視頻音頻數據信息以及數碼相機拍攝的各種圖片數據信息等，這些具有保存價值的檔案數據信息是大數據背景下檔案收集、整理的主要對象。海量的檔案數據信息增加了檔案收集的難度，也給檔案管理與利用帶來諸多的不便。目前，檔案管理所使用的信息技術主要是傳統的C/S或B/S單一服務器系統，檔案數據信息存儲備份主要依靠磁盤、光盤等，這些傳統管理技術模式難以有效滿足多元化的檔案信息查詢利用需求，無法保證新時代信息查詢的即時性需求。

2.2 檔案數據多源異構，增加了系統處理的難度

城市建設館的館藏檔案管理包括黨群類、行政類、工程類、科研類、財務類、影像類等內容，每一個門類的檔案數據信息都存在較大的差異性。既有大量的實物類檔案資料信息，也有大量視音頻檔案數據信息、圖片文字表格等檔案數據信息。檔案類型多樣，呈現出多源異構的顯著特點，增加了檔案管理與利用的難度。根據電子檔案管理規范的相關規定和要求，網頁、視音頻、表格、文本等非結構化電子文件的數據信息也是電子檔案管理的重要內容，這些非結構化的檔案數據信息越來越多。傳統檔案管理中以“卷”“份”為單位進行歸檔管理，受制于空間、地理環境等因素制約以及受自然環境因素影響，檔案管理與利用受到了極大制約。在大數據背景下，大數據、云計算、互聯網、物聯網技術的應用成為推動城市建設檔案館提檔升級的重要技術支撐[4]。按照“增量電子化、存量數字化”原則，需要將各種傳統載體的檔案信息進行數字化轉化，豐富檔案數據信息源，各種非結構化電子文件所產生的數據信息共同構成了檔案數據的多源異構，增加了檔案信息系統的技術處理難度。

2.3 檔案利用需求多樣，增加了檔案管理的難度

近年來，隨著我國城市建設事業的快速發展，基礎設施建設大幅度提升。2023年，我國市政基礎設施運維市場達到1.0381萬億元，較2022年復合增長率為5.3%，市政工程建設支出也呈現出大幅增長態勢。城市建設檔案館收集了大量市政工程項目建設、維護過程中產生了大量具有保存價值的檔案資料，在日常行政管理、項目審計過程中既會產生各種檔案數據信息，也經常需要查詢、檢索和利用檔案信息資源，在館藏的檔案數據信息中作為其業務活動的重要憑證，業務工作經驗總結及方法提煉的重要載體，并最終用以指導和推動城市建設事業發展。由于城市建設事業發展檔案數據信息產生者與使用者不同，存在較大的檔案數據信息需求差異，傳統的檔案管理模式難以滿足大數據背景下檔案數據信息規模化、個性化需求，增加了檔案管理與利用的難度。

3 大數據背景下城建檔案管理與利用應對之策

3.1 優化：實現城建檔案資源共建共享

認真貫徹落實《檔案法》《實施條例》《城市建設檔案管理規定》《科學技術檔案工作條例》等法律法規，牢固樹立大檔案管理思維、系統思維，以城市建設檔案館為城建檔案管理中心，開通城建檔案管理平臺，做好平臺功能設置，重點是要高效整合城建檔案基礎資源、城建檔案數字資源和城建檔案管理資源，實現城建檔案業務數據信息的共建共享。首先，優化城建檔案基礎資源。將城建檔案中分散于各科室、各業務部門的檔案信息資源整合，把工業、民用建筑工程檔案資料，市政、公用、交通基礎設施工程檔案資料，市容環境衛生設施建設工程檔案資料以及城市防洪、抗震、人防工程檔案資料資源收集整理。這些城建檔案涉及城市規劃、環衛、人防、交通等若干部門，要主動做好上門收集，提供業務檔案歸檔指導等工作，并按不同檔案信息資源庫分類收集整理，為實現數字時代檔案基礎資源整合和共享奠定基礎[5]。其次，優化檔案數字資源。按照“單軌制”原則要求，高度重視電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”的標準和要求，建立以互聯網、云存儲、大數據技術為支撐的城市建設檔案信息管理系統平臺，按照“增量電子化、存量數字化”的原則，認真做好城建檔案館不同時期產生的城建檔案信息資源，并按照不同的檔案類型與卷宗，將檔案數據信息錄入檔案專題數據庫，并將分散的檔案信息資源與專題數據有效整合，構建由檔案元數據庫、專題數據庫、原始數據庫及共享發布數據庫所構成的統一的檔案數據中心資源庫，并做好館藏檔案的數字轉化和整合，將聲像、視音頻、圖片等各個載體的檔案轉化為數字信息，推動電子文件資源與數據資源的整合。最后，優化城建檔案管理資源。優化是從人員崗位職能和城建檔案管理制度及標準持續改進。以城建檔案業務室、聲像室機構為核心，辦公室、財務室予以配合，共同做好城市建設檔案資料的收集、整理以及數字化工作。按照《檔案法》及其《實施條例》實施為契機，建立一套符合城市建設行業檔案管理特點和規律的檔案業務數據信息清洗、提取，不斷完善檔案數字化管理制度、標準和要求，指導檔案數字化管理工作。

3.2 深化：實現城建檔案信息自動采集服務

大數據時代，城市建設檔案管理部門應推動數字技術與城市建設檔案管理業務的融合發展，運用現代化信息技術，重構城建檔案應用系統，尤其是城建檔案查詢服務，要運用人工智能、信息檢索等先進技術，通過先進的算法，及時掌握各個時期的城建檔案查詢需求，為城建檔案館個性化服務提供技術支撐。首先，深化檔案信息獲取。隨著辦公自動化、工程管理信息化、智能化等技術的應用，使城市建設事業得到了快速發展，數字信息資源更新快、信息量大、信息源渠道多，呈現出重要信息與“冗余”信息并存，這就需要做好數字信息采集和抓取，防止被海量“冗余”信息所淹沒和“屏蔽”。大數據技術應用與檔案管理工作發展深度融合起來，利用網絡動態數據抓取技術和網絡動態信息監控，實現網絡信息資源的自動抓取、自動保存與歸檔。其次，深化業務工作流程。大數據時代，科技技術與檔案管理的深度融合，城建檔案管理呈現扁平化趨勢，利用檔案形態、日期、內容等信息，在技術與檔案之間達到融合連接，實現檔案的自動整理，即時歸檔。最后，深化檔案信息個性服務。大數據時代，城建檔案管理部門利用數據分析與統計技術掌握檔案利用動態，將用戶關注、使用頻率較高的檔案信息資源及時推送至前臺，為城建檔案查詢利用提供精準化與個性化服務。

3.3 實化：實現城建檔案管理效果共贏多贏

大數據時代，城市建設檔案管理面臨著檔案數量增多、需求改變、服務擴展、個性應用，檔案管理應堅持共贏多贏理念，加強合作，聯合各方力量共同做好檔案管理。首先，與數據服務商聯合。城市建設檔案館要善于利用數據服務商的技術與人才優勢，加強合作，完善檔案數字資源庫，提升檔案數字管理水平和質量。其次，與檔案形成者合作。大數據時代，城建檔案館要收集更多、更優、更全的信息資源，需要主動與市政、市容、環衛等檔案形成者保持良好合作，加強檔案知識普及，贏得學科、部門的支持配合，增強歸檔意識。最后，與檔案利用者合作。大數據時代，城建檔案館不再是“坐等上門”的被動式服務，而應利用數據分析、統計技術，透過檔案利用者的習慣和關注的重點做好信息需求預測，提前做好服務。同時，要加強檔案數字信息安全教育，檔案利用者要嚴格按照要求做好檔案信息資源的查詢、檢索、利用工作，防止失密、泄密發生。

參考文獻

[1]劉慧，阿比婭斯，劉鑫.新時代加強城建檔案管理的對策分析[J]辦公室業務，2024（3）：58-60.

[2]劉敏.開展城建檔案服務利用 全面推動城建檔案工作創新發展[J]文化產業，2023（5）：22-24.

[3]宋兆輝.智慧城市背景下城建檔案管理探討[J]蘭臺內外，2024（1）：46-48.

[4]劉娜，徐莉.加快數字化轉型，助力城建檔案工作提檔升級[J]中國建設信息化，2024（3）：19-21.

[5]朱歡.智慧城市建設中的城建檔案信息化管理探析——以廣東省Z市為例[J]區域治理，2024（2）：170-172.

作者簡介：周音娜（1979.7—），大學學歷，福建省邵武市城市建設檔案館館員，從事城建檔案管理。