大數據背景下檔案數字化管理實踐策略分析

檔案數字化建設符合大數據時代的發展需求，能夠提升管理效率。應用大數據技術可以讓檔案館更好地融入智慧城市，同時優化電子文件管理，處理非結構化數據，并實現實體檔案向知識管理的轉變。然而，檔案數字化建設仍面臨橫向不均衡、觀念落后、缺乏整體規劃和安全保障等問題。為此，創新舉措包括賦予檔案新內涵、更新知識結構、構建新檔案收集體系和拓寬應用渠道。

一、大數據背景下檔案信息化建設的必要性

（一）符合大數據時代發展要求

在大數據時代，檔案信息化建設的必要性凸顯無遺。隨著數據量的爆炸式增長，傳統檔案管理已經無法滿足信息存儲、檢索和分析的需求。數字化建設為檔案管理提供了新的解決方案，使其更適應大數據環境下的挑戰。數字化建設不僅是對傳統檔案管理的一種升級，更是適應信息化、智能化發展的必然趨勢。通過數字化，檔案數據可以更便捷地被采集、處理和分析，為智慧城市建設提供重要支持。

（二）提升檔案管理的效率

傳統的紙質檔案需要耗費大量時間和人力進行整理和管理，而數字化檔案則可以通過電子系統進行自動化處理，大幅縮短了操作時間。數字化技術的應用使得檔案管理的流程更加規范化和標準化。通過建立統一的數字化檔案平臺，可以實現對檔案信息的統一管理和控制，避免了傳統檔案管理中容易出現的信息丟失、遺漏等問題，從而提高了管理的效率和準確性。數字化檔案還可以通過智能化技術進行數據分析和挖掘，為檔案管理部門提供更強的決策支撐和信息服務，進一步提升管理效率。

二、大數據背景下檔案數字化建設的作用與價值

（一）應用大數據技術讓檔案館更好地融入智慧城市

通過數字化檔案和智能化技術，檔案館可以與城市的信息管理系統、公共服務平臺等進行無縫對接，實現信息共享和資源整合，為智慧城市建設提供重要的信息支撐。大數據技術可以幫助檔案館實現對檔案資源的深度挖掘和分析。用數據分析技術，檔案館可以發現更多有價值的歷史文化信息和知識資源，并將其應用于智慧城市建設的各個領域，為城市文化、旅游、教育等提供更加豐富和多樣化的服務和支持。大數據技術還可以幫助檔案館實現智能化的服務和管理。經過智能化的數據分析和處理，檔案館可以提供更加個性化、精準化的服務，滿足不同用戶的需求，提升服務質量和用戶滿意度。

（二）大數據技術有利于電子文件的管理

1.應用大數據技術鑒定電子文件

傳統的電子文件鑒定過程往往依賴于人工的經驗和判斷，存在主觀性和局限性。而通過大數據技術，對大量的電子文件數據進行自動化的分析和比對會更加客觀地評估電子文件的真實性和合法性，提高了鑒定的準確性和可信度。隨著電子文件數量的急劇增長，傳統的人工鑒定方式已經無法滿足需求，而大數據技術可以通過自動化的處理和分析，快速識別和篩選出具有潛在問題的電子文件，提高了鑒定的效率和速度。通過對電子文件數據的多維度分析，可以發現更多隱藏在文件中的信息和線索，為鑒定提供更加全面和深入的依據，進一步提高了鑒定的準確性和可信度。

2.大數據技術能夠處理非結構化的電子文件

大數據技術具有強大的數據處理和分析能力，可以對非結構化的電子文件進行自動化地識別、分類和整理。用數據挖掘和自然語言處理等技術，可以從海量的非結構化數據中提取出有價值的信息和關聯性，為電子文件管理提供了更加有效和智能的解決方案。對非結構化數據的深度學習和模式識別，可以發現數據之間的隱藏關聯和規律，為電子文件管理提供更加全面和深入的分析，從而更好地支持決策和創新。通過分布式存儲和搜索引擎等技術，可以實現對海量非結構化數據的快速存儲和檢索，提高了數據的可用性和可訪問性。

3.大數據技術可以儲存檔案數據

分布式存儲系統，可以將檔案數據分散存儲在多個節點上，實現了數據的高可靠性和高可用性，同時也降低了存儲成本和管理復雜度。可以將數據進行有效壓縮和整理，減少存儲空間的占用，提高了存儲效率和利用率。技術還支持多種數據類型的存儲和管理，包括結構化數據、半結構化數據和非結構化數據等，為檔案數據的多樣化管理提供了更加靈活和全面的解決方案。

4.檔案管理技術可以實現實體檔案管理變為知識管理

以往的實體檔案管理主要依賴于紙質文件和手工處理，難以實現知識的深度挖掘和分享。數字化技術使得實體檔案可以被轉化為電子數據，進而可以通過大數據技術進行智能化的分析和挖掘。通過對檔案數據的深度學習和數據挖掘，可以發現其中蘊含的知識和信息，為知識管理提供了更加豐富和多樣化的內容。智能化技術使得檔案數據的利用更加靈活和便捷。用智能搜索和推薦系統，可以根據用戶的需求和偏好，快速定位和獲取相關的知識資源，提高了知識的獲取效率和質量。數字化檔案還可以通過智能化的分類和標注，實現對知識的自動化管理和更新，為知識的持續積累和傳承提供了更好的保障。

三、檔案數字化建設中存在問題

（一）檔案數字化橫向發展不均衡

很多發達地區和機構已經實現了較高水平的檔案數字化，但在一些欠發達地區或者小型機構，數字化進程卻相對滯后。這導致了檔案數字化資源的不均衡分布，進一步加大了信息不對稱的問題。即使在同一地區或機構內部，不同部門之間的數字化水平也存在差異。一些部門可能投入較大資源進行數字化建設，而其他部門卻缺乏相應支持，導致了數字化進程的不協調和不統一。檔案數字化的橫向發展不均衡還表現在技術水平和管理水平的差異上。一些機構可能具備先進的數字化技術和管理經驗，而另一些機構則可能面臨技術設施不完善、人才匱乏等問題，制約了數字化進程的推進。

（二）檔案管理觀念落后影響檔案數字化建設

大部分機構和管理者仍然存在著“紙質至上”的傳統觀念，認為紙質檔案才是真正的檔案，對數字化轉型缺乏足夠的認識和支持，這導致了數字化建設的推進受阻，影響了檔案管理的現代化進程。對數字化技術的認識和了解不足，缺乏對數字化建設的正確引導和支持。可能存在對數字化安全性的擔憂、對數字化成本的誤解等問題，導致數字化建設的推進受到阻礙。檔案管理者的工作方式和思維方式還停留在傳統模式下，缺乏對數字化技術應用的創新意識和動力。

（三）檔案數字化建設缺乏整體規劃

個別地區或機構在數字化建設過程中存在著各自為政、孤立操作的現象，缺乏統籌規劃和整合協調，導致了資源的浪費和效率的低下。由于缺乏整體規劃，數字化建設往往存在著重復建設和資源分散的問題。可能重復投入資源進行數字化建設，而忽視了已有的數字化成果和資源，造成了資源的浪費和效率的低下。此外，由于缺乏整體規劃，數字化建設的方向和重點不夠明確，容易導致建設目標的模糊和效果的不佳。

（四）檔案管理人員缺乏檔案數字化建設工作能力

檔案管理人員缺乏數字化技術的基礎知識和操作技能，不了解數字化工具和平臺的使用方法，導致了數字化建設工作的推進受阻。檔案管理人員在傳統檔案管理方面的工作經驗和訓練更為豐富，缺乏對數字化技術的深入了解和應用，因此對數字化建設的需求和重要性認識不足，缺乏主動參與和推動數字化建設的積極性和動力。由于數字化技術更新換代較快，檔案管理人員在數字化工作方面的學習和培訓機會相對不足，導致了他們的數字化技能和能力跟不上時代的步伐。

四、大數據時代檔案管理創新舉措

（一）賦予檔案新內涵

利用數字化技術，檔案可以被轉化為數字化的數據，并通過大數據分析和挖掘，發現其中潛藏的價值信息和知識，為學術研究、文化傳承、社會治理等領域提供重要支撐。檔案不再局限于傳統的紙質文件，而是向數字化、智能化方向發展。數字化技術使得檔案可以更加便捷地被存儲、管理和利用，智能化技術則使得檔案可以更加智能地被分析和應用，為用戶提供個性化、精準化的服務。

（二）及時更新知識結構

隨著數字化技術的廣泛應用，傳統的知識結構已經無法滿足日益增長的信息需求。及時更新知識結構成為必然選擇，以更好地適應大數據時代的信息管理需求。通過大數據技術的應用，可以實現對知識結構的自動化更新和優化。隨著數字化檔案的不斷積累和更新，檔案中蘊含的知識也在不斷增加和豐富，需要及時更新知識結構，以充分挖掘和利用檔案中的知識資源。

（三）構建新檔案收集體系

通過大數據技術的應用，可以實現對互聯網、社交媒體、物聯網等多種信息源的實時監測和采集，為檔案管理提供更加豐富和多樣化的信息資源。新檔案收集體系需要建立開放式的數據共享機制，促進信息資源的共享和交流。通過建立開放式的數字化平臺，各個機構和個人可以自由共享和獲取信息資源，推動檔案資源的開放共享和共建共享。新檔案收集體系還需要充分利用人工智能等技術，實現對信息的智能化過濾和分類。通過人工智能算法的應用，可以實現對海量信息的自動分析和篩選，提高信息收集的效率和精度。

（四）拓寬新檔案應用渠道

建立數字化檔案平臺和在線展覽館，可以將檔案資源向社會公眾開放，為公眾提供便捷的獲取和利用渠道，推動檔案資源的開放共享和共建共享。新檔案應用渠道可以將檔案資源與其他領域的數據資源進行融合，實現跨領域的知識創新和應用。通過將檔案資源與地理信息、人口統計等數據進行整合和分析，可以發現更多的知識價值和應用潛力，為城市規劃、社會治理等領域提供更加全面和精準的支持。新檔案應用渠道還可以通過人工智能等技術實現智能化的信息搜索和推薦，為用戶提供個性化、精準化的服務。

五、結語

本文從符合大數據時代發展的要求、提升檔案管理效率等多個方面進行了深入探討。大數據技術為檔案管理帶來了前所未有的機遇，使檔案管理更加智能化、高效化和創新化成為可能。同時我們也看到了檔案數字化建設中存在的諸多問題，如檔案數字化橫向發展不均衡、缺乏統一標準和有效安全保障等。面對這些問題，我們需要加強整體規劃、提升檔案管理人員的能力、建立健全的安全保障體系等方面的努力，推動檔案管理向著更加智能化、開放化和可持續化的方向發展。

（作者單位：阿拉善右旗財政投資評審中心）