基于“文檔一體化”管理的企業檔案建設研究

摘 要：在計算機和網絡技術廣泛應用的時代，隨著企業管理理念的不斷改革，效率成為企業管理追求的首要目標，“文檔一體化”也成為檔案管理工作加快工作效率的新方向。文章論述了企業檔案建設中實行“文檔一體化”的必要性和重要意義，在此基礎上又剖析了實行“文檔一體化”時需要注意的問題，并從管理體制、運營制度、系統要求、人員素質等幾個方面提出了相應的對策和建議。

關鍵詞：文檔一體化；檔案管理；文件處理；效率；信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著計算機、信息化時代的到來以及網絡技術的發展和廣泛應用，效率成為企業管理追求的首要目標，“文檔一體化”也成為檔案管理工作加快工作效率的新方向。“文檔一體化”是通過有機結合文件管理和檔案管理，形成一個從文件生成、流轉、辦結到檔案歸檔管理的全生命周期管理。同時，通過計算機和網絡技術對文件再利用以及自我完善，使得文檔各個階段都得到對應的功能管理支持，數據可以共享、交換、協同，并實現一次錄入多次利用。加速推進“文檔一體化”建設，能夠提升檔案管理的標準化和規范性，從而極大地降低人力、財力、物力等管理成本，提高企業檔案建設的管理水平。

一、“文檔一體化”的必要性及重要意義

目前，有些企業會設立文秘和檔案管理員兩個崗位，實行分塊管理。文秘在收發文件時會采用人工登記、流轉、傳閱、辦結，并按檔案管理制度規定于次年統一移交給檔案管理員。其中，包括上級下發的通知、日常會議紀要及清單、辦結的公文以及文件處理箋等。檔案管理員按收到的材料展開分類歸檔，并再一次輸入數據形成檔案臺賬，這樣的交接過程就會造成人工的重復浪費。此外，文秘工作與檔案管理之間沒有形成信息共享、相互協調、功能銜接的運作機制，使得文件處理和檔案管理前后兩個環節存在脫節的可能性。例如，文秘移交時遺漏個別文書或在行文時出現邏輯不通、編號不規范、附件不全、版記缺失、原稿錯字多等情況，影響檔案后期歸檔和查閱，檔案管理員未能了解，導致文檔分離等問題。不僅影響文檔美觀和檔案的完整性，還會降低檔案質量，甚至降低了檔案部門信息服務效能，不能很好地發揮檔案的參考服務作用。

實現“文檔一體化”是克服上述弊端的主要途徑。隨著中國高新技術領域的發展迅速，各企業都逐步采用辦公自動化，通過計算機管理文件也在慢慢滲透檔案管理中，檔案工作通過“文檔一體化”提前介入文件的生命周期，文秘按檔案特征在文件形成初期就做好重要信息分類、規范行文等工作，在文檔辦結之時即歸檔，使現行文件到檔案形成了一個連續通暢、首尾銜接的完整過程。因此，加強文檔集中管控，實現對文檔生命周期的全程管理，不僅有助于企業檔案管理工作的現代化開展，還對企業的信息化建設具有重要意義。

一是合理利用企業檔案，節省成本。“文檔一體化”能將文件的起草、修改、簽發、傳閱、歸檔等流程形成統一的標準化流程，避免重復工作，提高工作效率，便于企業領導即時掌控企業經營信息、統籌決策，最大化地發揮企業檔案的作用和價值，以達到最大的效益和收益。電子化改變了文件的生成方式和載體特點，不僅減少紙張的使用量，還可以更方便地共享和傳輸文檔，節約了存貯空間和場地成本。同時，文檔管理工作告別了傳統的人工查找模式，能夠在系統中實現電子查閱，減少了檔案工作者的工作量，有效控制企業的人工成本，使得各項資源能夠得到充分利用。

二是強化文秘工作和檔案管理工作的聯系，發揮整體優勢。“文檔一體化”不僅可以使文秘對已辦結的公文實現統一管理、集中保管，讓文件的立卷工作能夠規范化、科學化、制度化，還加強了檔案管理人員與各部門兼職檔案管理員之間的工作聯系，既方便日常檔案工作交流，又能夠及時督促并跟進各部門檔案的移交，保證文件不流失，拓寬檔案的收集范圍，促進企業檔案管理順利開展。發揮文秘工作和檔案管理工作有機結合的整體優勢。

三是有效規范企業檔案管理工作，確保企業檔案規范化留存。企業“文檔一體化”的前提，是要搭建系統化的文檔管理組織架構。對相關工作開展有序的規范化管理，使得各項工作開展能夠遵循一定的模式與秩序，從文檔的生成到最后的歸檔保存，都要嚴格按照標準化程序來執行，由此可以有效保證文件質量，加快文檔管理現代化建設歷程。

四是豐富文檔一體化系統的應用。文檔一體化系統應用范圍涵蓋辦公自動化、文件管理、檔案管理、內容管理、證照管理、綜合知識資源整合以及大數據應用等以知識文檔為基礎的眾多領域。甚至還可以進一步擴展到手機和平板電腦，實現公文審批、移動協作、移動考勤、即時溝通、信息查閱以及共享等功能。

二、“文檔一體化”在企業檔案建設中的應用

1.文檔數字化

通過掃描或拍照的方式將紙質檔案轉換為數字形式，將其存儲在計算機或服務器中，減少了紙質檔案的存儲空間，提高了檔案信息的存取速度，方便了檔案的管理和利用。

2.檔案索引和檢索

通過建立統一的檔案索引和標簽體系，分類、歸檔和檢索檔案信息。可以通過關鍵詞、作者、日期等方式快速、準確地查找到需要的檔案信息，提高了檔案檢索的效率和準確性。

3.檔案共享和協作

通過云存儲、共享平臺等方式，實現檔案的共享和協作。可以將檔案信息共享給需要的人員，提供了便利的途徑，提高了工作效率。

4.檔案安全和備份

通過技術加密、權限設置、網絡隔離、視頻監控、數據備份等措施，防止檔案信息被篡改、丟失或泄露，確保檔案信息的安全和完整，提高檔案的保密性和可靠性。

5.檔案審計和追溯

通過監控和追蹤檔案信息的記錄和日志，可以了解檔案信息的使用情況和操作軌跡，有助于檔案管理者審計和追溯檔案，提高了檔案管理的透明度和規范性。

三、在企業檔案建設中實現“文檔一體化”管理要注意的問題

1.文檔實體生成一體化

文檔實體生成一體化指的是企業公文從擬文、流轉、辦結、歸檔直至被銷毀為止的整個周期形成一體化管理。有些檔案的歸檔形成可能只有1天，如人事任免、簡單的事項請示，也有可能歷經一年甚至多年，如簽訂的年度合同需要配齊全年的合同履行單據、倉庫合同需要配齊年底的結算單等，都給文檔實體生成一體化帶來困難。由于長時間的檔案生成、流轉會經歷不同的人、事、物，如經辦人的崗位變更及交接、合同的變更解約或存續重簽、軟硬件設備設施問題，都會讓檔案形成期間有所缺失或錯誤，導致整個生命周期有所缺陷。

2.文檔管理一體化

文檔管理一體化指的是企業管理體制、組織結構、人員配置等方面相互匹配并融合成一體化管理。但是，目前大多數企業的文件和檔案工作相互分立，導致管理機制實行分塊制度，文件管理的不連貫性造成了管理機制、組織結構上不能結合互促的現狀。一是傳統的企業管理模式制約著“文檔管理一體化”建設的步伐。在網絡科技不斷發展的條件下，文件管理系統和檔案管理系統已經基本上能夠實現銜接，并實現文件在這兩套系統內部跨空間的交互功能。然而，在傳統的企業管理模式下，對于文件與檔案管理的天然分工，使得一體化后的管理工作陷入兩難境地，亟須變革管理體制；二是文檔工作在企業中的地位相對比較低，從事文檔工作的人員專業化水平不高，文檔工作一直處于企業工作的后端，與其他工作之間的關系存在一定的脫節。在傳統的管理模式下，文檔工作人員多依靠常年累積下來的經驗開展工作，缺乏一定的創新意識，使得“文檔一體化”進程發展緩慢；三是各企業信息技術水平具有較大的差異性，大部分企業仍停留在數據共享階段，即在“文檔一體化”過程中，信息技術水平起到了關鍵的作用，需要以此為基礎，運用同一系統和網絡，設計出實踐性較強的文檔整合工作流程，而在實踐過程中，一些中小企業并未設計整個系統流程，系統僅作為數據共享使用，并非真正意義上的“文檔一體化”管理。

3.文檔信息利用一體化

指的是不用按文檔類別篩選，只要輸入一條檢索指令就可以查出所需的全部文檔信息。這就需要一系列的物質基礎，如技術設備設施和系統軟件加以支撐，但大多數企業對“文檔一體化”的重要性認識不足、重視不夠，導致無法匹配足夠多的經費保障。同時，現有技術水平也在制約著“文檔一體化”的發展，計算機軟硬件技術以及電子文檔存儲時間等問題，導致每隔一段時間就需要備份存儲數據，以保證數據的完整性。此外，電子文檔的安全性問題也還沒有得到徹底解決。

4.文檔規范一體化

是指企業的“文檔一體化”制度要符合公文辦理和檔案管理實際情況。企業現行的公文處理和檔案管理制度都在不同程度上出現問題。一是公文行文標準不規范，包括文種使用不當、用語不嚴謹、格式不規范等；二是檔案整理標準不完善，沒有細化文秘與檔案員交接過程，易導致文檔漏失，影響后期歸檔效果；三是標準制定不統一，檔案管理工作標準滯后于國家標準和行業標準，如果不及時調整或修訂原有過時或不合理的規定，企業就會無法適應新的市場需求和環境變化，甚至有可能引起職工不滿，組織運作效率低下，阻礙企業檔案管理工作的順利開展。

四、實現“文檔一體化”管理應采取的對策

1.完善組織機構和管理體制，實現文檔統一協調管理

（1）企業應建立“文檔一體化”管理領導機構，負責對檔案管理系統展開統籌規劃、組織協調、監督指導，研究決定“文檔一體化”工作的重大事項等。領導機構組織關系同步映射到“文檔一體化”管理體制中，通過虛擬化技術匹配“文檔一體化”的權限管理，實現文檔統一協調管理。同時，組織機構所有人員均可以針對現行文檔即時相互交流協作，現行文檔處理與立卷同步開展，文檔辦結即歸檔。形成收文、發文、登記合一的“三位一體”管理模式，避免了文檔管理原來互相獨立、雷同的不利局面。（2）全程控制文秘與檔案銜接，超前干預文檔制發。文秘工作是檔案工作的重要源頭，檔案管理工作是文秘工作的延續，文秘工作者以及檔案管理工作者應相互幫助、互相協作、密切配合。一是文秘要在檔案管理員的指導和幫助下，按立卷原則編寫“案卷目錄”，并將文檔及時登記錄入，使文檔立卷工作形成常態化，切忌拖拉積壓；二是檔案管理員要按檔案歸檔細則規范案卷目錄文號，與文秘共享文號登記記錄和公文流程，超前干預文件制發及流轉過程，并實時跟蹤文件的收集歸檔工作，保障文件歸檔質量。

2.制定統一的管理規范，加強標準體系建設

（1）修訂完善已制發的文件管理和檔案管理制度，針對不協調，甚至矛盾的規范性文件展開重點修訂，優化工作秩序。公文擬文初期，統一公文登記內容和檔案著錄信息，包括公文標題、密級、摘要、擬稿人、成文日期等，為檔案管理員不再重復著錄奠定了基礎。（2）強化電子文件管理標準的規范性，做好電子文件的有序管理。關鍵是要認真研究、建立各項管理規章制度。例如，電子公文歸檔制度、電子檔案鑒定制度、網上用戶身份確認制度，制定電子檔案規范格式和數據著錄標準等。

3.有效對接管理系統，打造“文檔一體化”管理平臺

（1）要有連貫性。將企業經營環節有秩序地連接在一起，公文辦結即時歸檔，合同審批依據即時調閱，付款批準即時銜接，這樣的“文檔一體化”平臺不僅保持了文檔的完整性，還大幅提高了文件的歸檔時效性和利用率。（2）要有識別性。通過制定統一的數據格式和編碼規范，實現不同單位、不同部門、不同地區的檔案信息互通共享。同時，還需要建立數據校驗機制，確保識別出的數據準確性和一致性。還需要識別出圖片、文字、工程制圖甚至網絡用語等文檔信息，以便直接歸檔到“文檔一體化”數據中心，便于查詢、調閱。（3）要有安全性。系統不僅需要配置技術人員實施日常管理與維護，運營維護，還需要采用多種措施保證數據的安全性。例如，完善權限體系、加強密碼安全、定期修復系統漏洞、做好網絡檢測和流量分析、數據備份及恢復機制等，通過對安全措施的不斷改進和完善，以應對不斷變化的網絡安全威脅。（4）要有共享性。一是做到空間共享。即相同事件、相同數據不再需要重復存儲，節省存儲空間；二是做到數據共享。即人與人、部門與部門均可在一體化平臺聯系，包括單獨交流或集體會談、數據傳輸或檔案調閱、項目建立或跟蹤進度等；三是做到系統共享。數據的共享讓系統更容易擴充和升級，以適應不斷變化的業務需求。

4.提高工作人員素質，建立健全培訓機制

（1）提高檔案管理人員的綜合知識以及專業業務技能，如掌握檔案管理理論、檔案保護與修復等方面的知識，認真學習、宣傳、貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策與規定，并具備經濟、法律、外語等學科的文化知識，掌握現代信息技術，能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際工作。（2）培養檔案管理人員綜合協調能力，要經常跟企業各個部門互通有無，了解各部門職能的邏輯關聯，達到各部門檔案管理的協調統一。（3）建立健全培訓機制，助力職業技能提升。實行“文檔一體化”管理，應與時俱進，時刻更新行業知識和提升職業技能是關鍵一環。一是建立健全培訓機制。圍繞檔案的收集、歸納、整理、檔案鑒定技術、檔案數字化處理以及后期利用和維護，有計劃、有針對性地培訓在職檔案管理人員，也可以充分利用網絡教育平臺，通過線上線下相結合的方式，融入“持證上崗、繼續教育”政策，提高企業檔案管理人員專業技術水平；二是完善獎懲機制。讓檔案管理人員專業技能培訓與職稱評審掛鉤，不參加相關技能培訓的將被取消評聘資格，讓檔案管理人員時刻保持緊迫感和危機感，激發其工作主動性和積極性。

五、結束語

綜上所述，“文檔一體化”已經成為推動企業發展的必經之路，更是當前企業管理體系優化和改革的必然要求。作為新時期的檔案管理工作者，要不斷學習和更新知識技能，以適應新的工作環境和檔案管理新技術，充分利用各種現代化手段積極探索新的檔案管理方法和技術，提高工作效率和服務質量，為企業實現“文檔一體化”管理奠定基礎，促進企業管理、生產高效率發展。

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作者單位：廣西海億貿易有限公司作者簡介：周虹靈（1988—），女，漢族，廣西陸川人，本科，中級經濟師，研究方向：研究檔案管理。