基層疾控中心檔案管理工作的優(yōu)化策略探析

摘 要：新醫(yī)改的逐步落實使得疾控中心的管理職能出現(xiàn)了變化，在無形中為檔案管理工作的開展提出了新要求。特別是對一線的基層疾控中心而言，作為疾病預防的關鍵支撐，如何實現(xiàn)高質量、高效率的檔案管理成為新時代疾控中心發(fā)展的核心內容。因此，文章從研究價值、業(yè)務體現(xiàn)等方面入手闡述優(yōu)化疾控中心檔案管理工作的重要性，并提出以提高電子檔案開發(fā)利用水平、構建高效率的檔案查詢流程、建立智慧化檔案管理、推動檔案管理人員培訓機制為核心的優(yōu)化策略，希望為相關人員帶來一些參考。

關鍵詞：基層疾控中心；檔案管理；優(yōu)化策略

中圖分類號：G271；R197.21 文獻標識碼：A

隨著社會的逐漸發(fā)展，許多新型的病原體、疾病呈現(xiàn)多元化發(fā)展的特征，給我國的疾控中心發(fā)展帶來新的條件要求。檔案管理作為具有重大意義的工作內容，其反映了疾控中心長期以來在發(fā)展過程中的社會職能以及各項活動推進的過程，不僅代表著疾病預防事業(yè)的成果，還可以為后續(xù)疾病防治工作帶來強有力的數(shù)據(jù)支撐。由此可以看出，對檔案管理工作的優(yōu)化不僅符合了現(xiàn)代發(fā)展需要，還是未來推動公共醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的基石。

一、基層疾控中心檔案管理工作優(yōu)化的必要性

1.疾控檔案具備重要的研究價值

疾控檔案的內容包括從我國傳統(tǒng)衛(wèi)生防疫站到控制中心的發(fā)展改革變化歷史，涉及許多的疾控發(fā)展輝煌成就。在衛(wèi)生業(yè)務全面發(fā)展的今天，我國許多地區(qū)的傳染病、慢性病等都得到了有效防治和控制，在過去病情防治過程中的檔案逐步成為具有高研究價值的“孤本”。其記載了抗爭疾病的發(fā)展歷史，甚至可能成為無法再現(xiàn)的珍貴檔案，對有關學術界的研究提供了許多參考。同時，地方疾控中心在疾病暴發(fā)時屬于一線陣地，地區(qū)積累的一手資料擁有出色的真實性，對于地方疾病防控史而言有著關鍵的研究價值。因此，在新時代的發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的文字檔案和新時代的電子檔案之間不應是互相排斥的關系，應當呈現(xiàn)出互相發(fā)展、互相依托的關系，通過標準化檔案建設能夠實現(xiàn)全方位發(fā)展。

2.疾控檔案是業(yè)務體現(xiàn)

檔案本身具有強大的憑證屬性，決定了檔案資料的完整性訴求，無論是文件的頒布起草、下發(fā)還是業(yè)務的推進，結果都會以包含圖片、影像、文字在內的各種形式記錄。特別是在信息技術支撐下所形成的科技檔案，與傳統(tǒng)的文字檔案有著很大的區(qū)別。現(xiàn)階段，疾控中心檔案涉及許多重點傳染病和非傳染性疾病以及職業(yè)衛(wèi)生、飲用水衛(wèi)生等諸多內容，不僅體現(xiàn)了地方疾控工作服務社會的重大責任，承載著重大的公共衛(wèi)生使命，還是未來政府部門在政策調整過程中的主要咨詢對象，能夠為城市發(fā)展提供關鍵的數(shù)據(jù)支撐。通過檔案管理工作的標準化建設，可以確保在疾控中心業(yè)務各個環(huán)節(jié)中，嚴格根據(jù)檔案信息的應用規(guī)律和工作屬性，實現(xiàn)業(yè)務開展的全方位把控，能夠在提高管理效率的同時，大幅度提升檔案管理工作質量。

二、基層疾控中心檔案管理工作現(xiàn)狀

首先，管理方式較為落后。根據(jù)現(xiàn)狀來看，仍有許多基層疾控中心不重視電子檔案的開發(fā)以及信息技術的引進。在工作過程中雖然會使用計算機查詢，但并未建立嚴格的智慧檔案查詢機制、內部信息流通受限，并且工作重心仍然放在檔案的收集和保管方面。不重視檔案的開發(fā)運用。

其次，檔案管理制度不完善。基層疾控中心的檔案管理需要一套完備的工作管理規(guī)范，但從現(xiàn)狀來看，我國雖然已經出臺了相關文件如《檔案保管期限表》《國家檔案法》等，但在工作中許多工作人員并未嚴格落實要求，導致疾控中心檔案資料的收集整理和保存不完善，也不重視工作過程中形成的各項原始數(shù)據(jù)積累，導致許多科技檔案資料無法發(fā)揮應有的利用價值。

最后，落后的人才隊伍建設。許多基層疾控中心并未設置專門的檔案管理人員崗位，大多由其他職位的工作人員兼職，缺乏獨立性的綜合檔案室人員編制。實踐工作中疾控檔案管理工作的要求相對較高，對于檔案管理人員的專業(yè)能力是極大的考驗，但從事檔案管理工作的人員大多沒有接受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)能力教育，僅通過幾次培訓就草草上崗，人員素質相對較低。特別是在兼職檔案管理人員產生職位調動的情況下，通常會導致檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，由于人員調動導致的檔案資料遺失問題經常出現(xiàn)，并且檔案工作相比于其他工作而言較為封閉，在崗人員也很難獲得接受教育培訓的機會，無法在工作過程中利用學習培訓有效提升自身綜合素養(yǎng)。

三、基層疾控中心檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.提高電子檔案開發(fā)利用水平

首先，要加大力度實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，意味著疾控中心必須將電子檔案管理系統(tǒng)建設為前提，以此來全面推動各科室業(yè)務之間的高效連接，在源頭上達成科室業(yè)務數(shù)據(jù)的多角度、全方位管理，確保源自不同業(yè)務的檔案信息能夠自動歸檔，避免出現(xiàn)人工錄入導致的錯誤信息。

與此同時，所有疾控中心內部的檔案數(shù)據(jù)必須詳細按照我國檔案管理部門頒布的相關文件要求，規(guī)范數(shù)據(jù)共享、歸檔流程，進而達成高效的科室業(yè)務對接。同時，針對系統(tǒng)中部分“存量”檔案，必須要求疾控中心全力推動數(shù)字化建設。想要達成數(shù)字化檔案最關鍵在于全力開展檔案管理硬件設備設施建設，主要包括用于存儲、掃描等工作的設備設施。

另外，也要保障檔案管理工作人員使用加工設備的效率，以此來大幅優(yōu)化數(shù)字化檔案加工水平，可以通過外包的方式引進第三方責任公司，開展數(shù)字化檔案加工。還應避免在傳統(tǒng)工作流程中不重視備份工作的情況，疾控中心應完善檔案管理體系，避免出現(xiàn)檔案信息外泄的問題。

其次，要提高電子檔案管理水準，避免出現(xiàn)電子檔案開發(fā)利用不高的情況，以過往的工作數(shù)據(jù)作為調研分析對象，立足于業(yè)務檔案關鍵點，開展針對性的編研工作。這也意味著檔案管理工作人員除了具備基礎的檔案專業(yè)工作知識外，還必須詳細了解疾控中心相關的業(yè)務內容，在積極開展業(yè)務部門溝通協(xié)作的同時，實現(xiàn)全面的年度業(yè)務知識匯編匯總。同時，制定全方位的檔案利用方式，在檔案目錄檢索的基礎上開展全文工作檢索，并實現(xiàn)檔案工作的下載、打印和共享。在面向大眾時，可以利用網站定期開展疾病預防等相關知識的科普和傳播。由于移動互聯(lián)網技術的深入發(fā)展，移動終端的全面普及也使得疾控中心可以將社交平臺作為宣傳載體，使公眾能夠在線上獲取檔案信息，并獲得各種保健知識。

2.構建高效率的檔案查詢流程

第一，檔案管理工作要重點優(yōu)化檔案查詢流程，構建專業(yè)化的檔案查詢設備、窗口，并明確具體的工作開展流程。第二，要構建針對性的查詢手冊，積極開展查詢工作的教育培訓，以此來確保檔案查詢流程符合工作規(guī)范和要求。第三，要積極引進信息化管理系統(tǒng)，保證檔案管理與各系統(tǒng)之間實現(xiàn)信息共享，包括儲存系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等，大幅度提高信息查詢的效率。第四，要制定嚴格的信息查詢制度，為用戶提供專業(yè)化的查詢服務，在降低查詢等待時長的同時，提高查詢工作效率。第五，可以使用自助查詢系統(tǒng)，以此來為查詢人員提供更多的獨立查詢機會，在嚴格掌握查詢工作流程的同時，提高查詢效率，盡可能降低檔案查詢窗口工作人員的工作負擔。第六，通過周期性地開展流程優(yōu)化，以此來針對性地處理工作流程中可能存在的問題，優(yōu)化和健全查詢服務，提高查詢工作的效率。第七，要構建完善的記錄、反饋機制，通過周期性地走訪信息查詢人員，在收集反饋意見的同時，開展?jié)M意度調查并做出及時調整，以此來優(yōu)化查詢工作方式，提高效率。

另外，還應構建電子檔案管理系統(tǒng)。疾控中心在正式構建檔案管理系統(tǒng)以前，要重點明確管理系統(tǒng)需要應用的功能，其主要涵蓋歸檔、存儲等諸多功能。還要提前組織會議研討，按照文件、政策等要求以及未來疾控中心的發(fā)展需要，確認電子管理系統(tǒng)的功能，并科學選擇相應的軟件。想要電子檔案管理系統(tǒng)符合工作需要，就要確保疾控中心檔案管理符合規(guī)范要求，檔案管理工作必須構建完善的管理流程，并能夠保障員工時刻遵守工作流程，并通過嚴格的權限管理制度為各級用戶提供不同的權限控制，提升檔案管理工作的安全性。還應構建完善的數(shù)據(jù)保護和恢復機制，以此來大幅提升數(shù)據(jù)的嚴謹性。同時，為了抵御各種風險因素，也要構建災備計劃，保證系統(tǒng)不出現(xiàn)被非法攻擊或其他問題。電子檔案管理系統(tǒng)的建立必須立足于疾控中心的需求基礎上，通過創(chuàng)設完善的工作管理流程，全面提升檔案管理的工作質量。

3.建立智慧化檔案管理

從社會責任的角度來看，疾控中心屬于公共衛(wèi)生領域的重點機構，其檔案管理工作尤為關鍵，特別是在信息技術不斷發(fā)展的今天，智慧化檔案管理已經成為新時期的發(fā)展需要。

首先，疾控中心為用戶提供各項數(shù)字化檔案查詢工具，包括查詢軟件、電子終端等能夠實現(xiàn)對相關檔案信息的查詢。同時，可以提供便捷的查詢服務，包括網絡查詢、檔案查詢電話等，以此來為各大機構和業(yè)務部門提供詳細的檔案信息，并通過引進現(xiàn)代化的信息技術構建專門的檔案管理系統(tǒng)，方便后續(xù)檔案管理工作的開展。與此同時，通過電子檔案管理系統(tǒng)能夠數(shù)字化和備份有關檔案內容，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的備份，以此來確保檔案信息具備基本穩(wěn)定性特征。檔案管理人員必須在周期性的培訓下鍛煉和學習基本技能、專業(yè)知識，深化對檔案管理工作的基本認識和理解，并構建詳細、嚴格的考核工作機制，提升疾控中心的檔案管理質量。在此過程中，疾控中心必須周期性地清理和補充檔案信息，實現(xiàn)檔案存儲的及時更新和替換，保障檔案信息的嚴密性。并且，在此過程中還要制定嚴格的檔案管理規(guī)范流程，實現(xiàn)高質量、高效率的檔案歸檔和整理，避免在檔案管理過程中發(fā)生工作失誤，最大程度地避免檔案丟失、損毀等問題的發(fā)生，并制定相應的工作考核機制，保障疾控中心檔案管理工作得以有序開展。

其次，構建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，通過信息化、專業(yè)化的工作設備設施，包括字符識別儀、清晰度掃描儀等，實現(xiàn)更高級別的數(shù)字化檔案管理，提升數(shù)字檔案管理的質量。在分級管理數(shù)字檔案的同時，嚴格按照檔案的應用頻率和重要性開展檔案分層次儲存，以此來達成快速訪問檔案的目的。通過將數(shù)字檔案全部儲存在電子檔案管理系統(tǒng)中，構建全方位的控制、權限機制，最終實現(xiàn)數(shù)字檔案的全方位保護，并在人工智能技術的輔助下分類處理信息，大幅度提高檔案管理的工作效率，滿足用戶的基本需要。

4.加強檔案管理人員培訓

首先，大力推動信息化人才培養(yǎng)力度，在檔案管理工作中，信息化人才有著十分關鍵的作用。通過加大工作人員培訓力度，提高其工作能力和工作水平，進而為高質量的檔案管理工作提供堅實的人才基礎。疾控中心可以引進更多的檔案管理人才，為其提供優(yōu)渥的工作條件和環(huán)境，合理擴充檔案管理工作人員隊伍。可以通過日常培訓使其端正工作態(tài)度、確認工作方向，不斷學習新時代的信息化檔案管理工作技能，逐步掌握更多新設備設施的應用，包括刻錄機、計算機軟件等，并詳細了解關于網絡安全的有關知識。

具體來說，可以構建專業(yè)化的在線學習平臺，并充分結合疾控中心檔案工作人員的特點、工作計劃等，制定嚴格的培訓方案，為其提供專業(yè)的課程、資源等。疾控中心也可面向社會邀請專業(yè)人員開展課程培訓，快速提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。

其次，加強綜合素養(yǎng)培訓，必須保證檔案管理人員具有較高的綜合素養(yǎng)，能夠肩負起疾控中心檔案管理重要的工作，并使其正確認識檔案管理工作內容，實現(xiàn)疾控中心檔案管理工作朝著精細化方向開展。通過加大培訓力度，全方位提升人員綜合素養(yǎng)，掌握先進的檔案管理技能。疾控中心還可以設立師徒制度，讓擁有豐富經驗的工作人員作為老師，帶領新員工，幫助其在工作中不斷成長。

最后，疾控中心可以按照本單位的實際發(fā)展狀況，定期或不定期開展信息化檔案管理培訓，制定嚴格的培訓制度，以求培養(yǎng)出更多高素質的檔案管理人才，并全力推動檔案管理團隊建設，推動各地工作人員的協(xié)助和溝通，為疾控中心工作開展提供堅實的保障。

四、結束語

通過有效的檔案管理工作，能夠大幅度提高疾控中心的工作效率，為我國公共衛(wèi)生事業(yè)提供發(fā)展保障。因此，在疾控中心管理中必須提高檔案管理工作質量，全力推動信息化檔案管理制度建設。通過嚴格的檔案管理工作制度，明確具體的檔案工作要求、范圍以及保密等級，完善疾控中心檔案管理工作體系，在履行疾病防控社會使命的同時，為公眾的安全健康做出應有的貢獻。

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作者單位：汶上縣疾病預防控制中心作者簡介：趙愛萍（1986—），女，漢族，黑龍江七臺河人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。