高校檔案管理人員職業倦怠的緩解對策研究

[摘 要]高校檔案管理人員在高校的發展中承擔著傳承歷史文化、為教師和學生提供學習資源，以及為學校提供準確的數據參考等重任，因此，需要檔案管理人員有較強的職業精神，以滿足高校和師生的需求。然而，受一些因素的影響，一些高校的檔案管理人員出現了職業倦怠現象，如不同程度的慢性疲勞綜合征、對職業產生懷疑及一系列的異常行動等，影響著檔案管理質量。因此，如何有效地緩解高校檔案管理人員的職業倦怠，成為各大高校需要解決的問題，本文通過分析高校檔案管理人員的職業倦怠的現象，以及引發的原因，提出相應的緩解對策，以期為高校檔案管理工作提供參考。

[關鍵詞]檔案管理人員；職業倦怠；緩解政策

職業倦怠是每個行業都會有的一種現象，主要是指一種因長期面對工作中的壓力而導致的心理與情感的極度疲勞狀態，這種狀態表現為個體對工作失去興趣、熱情和動力，產生對工作的消極態度和行為，嚴重影響工作效率。對于高校檔案管理人員而言，職業倦怠可能源于工作內容單調、工作壓力大、職業發展受限，以及人際關系緊張等，因此，檔案管理人員每天要做大量重復性工作，還要跟不同部門和人員打交道，更是每天要處理各種查詢、借閱，以及復印等需求，這些都極易引發職業倦怠[1]。因此，高校檔案管理人員需要正視并積極應對，通過調整心態、豐富工作內容、尋求支持等方式，緩解檔案管理的職業倦怠，保持良好的工作狀態，提高檔案管理的質量，促進高校的發展。

一、高校檔案管理人員職業倦怠表現

首先，不同程度的慢性疲勞綜合征。很多高校的檔案管理人員，每天都會做大量的重復性的、單調的工作，如整理、分類、歸檔等，由于長期不跟外界溝通，出現了輕微的頭疼、肌肉疼痛或關節痛，睡眠質量下降等問題。有的還會出現入睡困難、喉嚨痛、焦慮、抑郁、記憶力減退等慢性疲勞綜合征，整個身體處于一個亞健康的狀態。

其次，個體的異常行為。很多高校的檔案管理人員面對著日益重復的工作，會產生職業倦怠，表現為個體的異常行為，如沒有責任感、會自我貶低、容易煩躁和沮喪、無法跟同事、朋友和平相處，有一點小分歧都會導致關系緊張。

此外，檔案管理人員主要的服務對象就是教師和學生，一旦出現職業倦怠，就會對學生和教師有不同程度的冷漠表現，即服務時不夠熱情，也不能站在教師和學生的角度思考問題，無法及時跟教師和學生進行溝通，或者拒絕為教師和學生提供服務，這也是職業倦怠的表現。

現如今，很多高校的檔案管理人員都會有職業倦怠的表現，這種表現在身體上、心理上、行為上，一旦出現職業倦怠就會影響著其工作的主動性、積極性，影響著檔案管理工作的開展。

二、高校檔案管理人員職業倦怠成因

（一）工作性質較為特殊

高校檔案管理人員的工作性質比較特殊，主要就是一些重復性的工作，如檔案的整理、分類、歸檔、借閱、盤點等，這些工作既單調又缺少挑戰性，容易讓人感到厭倦。并且，檔案管理崗位屬于半封閉式的，具有特殊性，一些檔案管理人員可能會感到職業晉升機會有限，缺少職業發展的空間和動力，也會產生職業倦怠。而一旦出現職業倦怠，其就會有人際交往的心理障礙，在跟其他部門進行聯系時，或者在跟教師和學生服務過程中，容易引發矛盾和沖突[2]。同時，隨著信息化的發展，電子檔案的建設、檔案室信息化的實現等，都使得檔案管理人員需要掌握一定的信息技術和數字化管理工具，這對其學習能力和適應能力提出了較高的要求，對于不擅長技術或不愿持續學習的管理人員來說，可能帶來壓力，產生職業倦怠。

（二）管理工作理念出現較大偏差

很多高校的重心都放在了教學和科研方面，缺少對檔案管理的重視，這種忽視會導致管理工作理念出現較大的偏差，如意識不到檔案管理對于高校的重要性，認為檔案管理是輔助性或邊緣性的工作，不會給予其相應的政策、資金、培訓等支持，導致檔案管理人員的辛勤工作得不到應有的認可和獎勵，嚴重挫傷了他們的工作積極性和自信心。其實，檔案管理工作具有高度的專業性和技術性。正是由于高校對檔案管理工作的不重視，檔案管理人員才會缺少職業認同感和歸屬感，他們感到自己的工作不被重視，缺少成就感和滿足感，產生了職業倦怠。

（三）個人期望無法得到有效滿足

高校的檔案管理人員在日常工作中需要處理大量的檔案材料，不僅工作量大而且繁瑣，學校對于檔案管理要求的質量也比較高，使得管理人員面臨著越來越大的工作壓力。然而，由于缺少有效的支持和幫助，他們往往難以緩解這種壓力，進一步加劇了職業倦怠。同時，由于高校對檔案管理工作的認識不足，其重要性和價值未得到充分認識和重視，檔案管理人員往往難以獲得應有的晉升機會和職業發展空間，他們感到自己的個人期望難以實現，缺少職業發展的動力，產生職業倦怠[3]。

（四）受網絡沖擊比較大

隨著數字化的發展，電子檔案取代了傳統的紙質檔案，現有的檔案管理技能也已不再適應新時期的需求，高校檔案管理人員需要掌握計算機網絡技術基礎知識、電子檔案管理系統的使用和維護等技能，以此來保證檔案的管理質量。然而這些技能的掌握需要時間和精力的投入，對于部分檔案管理人員來說，可能感到力不從心。而且，網絡環境下，檔案管理的工作量可能會大幅增加，需要生成電子檔案、需要對檔案數據進行維護、需要對整個系統的安全給予高度的關注，這些都會給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，尤其是一些年長的管理人員，容易產生職業倦怠。

三、高校檔案管理人員職業倦怠緩解對策

目前高校檔案管理人員存在的職業倦怠現象，影響著管理效率，也影響著學校的發展，因此，需要通過各種方式緩解其職業倦怠，提高其工作的積極性，促進高校檔案管理工作的健康發展。

（一）提升高校檔案管理人員的職業認同感

首先，需要加強高校檔案管理人員對職業角色認知和認同。要讓檔案管理人員充分認識到檔案管理工作對于高校乃至整個社會的重要性，明確檔案管理人員的角色定位和價值，強調檔案管理的工作不僅僅是輔助性工作，而是肩負著維護學校歷史、服務師生和社會的重任?？梢酝ㄟ^政策保障、輿論宣傳等方式，提升檔案管理人員的經濟地位和社會地位，使其感到被尊重，并采用人性化的管理模式，提升檔案管理人員的自我效能感，使其在工作中找到成就感和滿足感。其次，定期對檔案管理人員進行培訓，培訓最新的檔案管理理論和方法、與檔案管理相關的信息技術和數字化處理技能，如電子檔案管理系統、網絡安全和數據保護等，以此來提高其專業素養和業務能力[4]。此外，關注檔案管理人員的心理健康。合理安排檔案管理人員工作的時間和任務，避免長時間高強度的工作導致疲勞和壓力過大，為檔案管理人員提供必要的休息和娛樂設施，如休息室、健身房等，讓檔案管理人員在工作之余得到放松和緩解，設立心理咨詢熱線或面對面咨詢服務，為員工提供及時的心理支持和輔導。同時，增強工作的多樣性，高校的檔案管理部門可以引入新的工作項目，以跨部門協作，或者團隊合作的方式，增加工作的多樣性和挑戰性，減少工作的單調性，如校史編纂、校園文化建設等，讓檔案管理人員感受到自己工作的價值、成就感，緩解管理人員的職業倦怠。還要關注管理人員個人的需求，了解其個人興趣、職業規劃和家庭狀況等，盡量在工作安排上給予照顧和支持，如彈性工作時間、線上培訓、遠程辦公等，以滿足檔案管理人員在平衡工作和生活方面的需求。

（二）改善檔案管理人員的工作環境

高校管理部門需要意識到檔案管理人員的重要性，結合高校的實際情況，加大對檔案管理的投入力度，改善檔案管理人員的工作環境，以此來緩解檔案管理人員職業倦怠。需要為檔案管理人員提供舒適的辦公環境，如將檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室的三室分開，實現防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”要求。選擇光線充足、噪聲較低、溫度舒適、通風情況較好的辦公地點，為檔案工作人員創造良好的工作條件，為檔案管理人員配備先進的辦公設備，如舒適的座椅、茶水間、綠植等，營造一個更加舒適的、宜人的工作氛圍。有條件的學校，需要建立數字化系統，對學校的檔案進行分類管理，以人事檔案管理為例，需要包含8個模塊，即下拉信息表、人員基礎信息、在職人員名冊、離職人員名冊、員工查詢、續簽合同提醒、員工生日提醒、人員結構分析。其中下拉信息列表，包括性別、部門、職務、民族、學歷、學位、婚姻狀況、政治面貌。在職員工信息表包括籍貫、戶籍地、畢業院校、專業、學歷、聯系電話、緊急聯系人和電話、第幾次簽訂合同、就職狀態、合同有效期等，對檔案管理人員就智能化系統進行培訓，以便其更好地做好檔案管理工作。組織團隊建設活動，加強檔案管理人員之間的溝通和協作，營造積極向上的工作氛圍，以此來提高檔案管理人員的溝通能力，緩解職業倦怠。高校還應實施內部的崗位輪換制度，因為檔案管理涉及的工作內容比較多，如整理、歸檔、借閱、保管等各個崗位，不同的崗位都有不同的職責要求和工作內容，通過內部的崗位輪換，可以有效地降低服務成本，讓檔案管理人員時刻保持工作熱情，以便提供提高工作自主性來緩解高校檔案管理人員的職業倦怠。

（三）為高校檔案管理人員制訂科學的獎勵措施

為了緩解高校檔案管理人員的職業倦怠，可以通過制訂科學的激勵措施，以此來激發檔案管理人員工作積極性。首先，需要有合理的薪酬體系和完善的福利制度，薪酬要跟其工作量相匹配，要具備市場競爭力，要能體現業績和能力的差異。福利待遇除了基本的五險一金，還應該包含高溫補貼、交通補貼、帶薪休假、年假等，以此來激勵檔案管理人員，增加其對高校的黏度。其次，為檔案管理人員做好職業規劃，設置明確的晉升路徑，讓檔案管理人員有明確的職業目標，通過晉升，給予他們更高的職位和更好的待遇，以激發他們的工作積極性。此外，設立年度優秀員工、最佳服務獎等，對在檔案管理工作中表現突出的員工進行表彰和獎勵，樹立榜樣，給予其工作的認可和榮譽激勵[5]。同時，鼓勵檔案管理人員參與學術研究和學術交流，拓寬他們的視野和知識面，在職稱評定、福利和績效等方面，也要給予檔案管理人員公平合理的待遇，提升他們的職業認同感，以便高校檔案管理人員可以更好地應對工作壓力和挑戰，降低職業倦怠的發生率。

（四）學習心理知識，學會自我調適

為了緩解高校檔案管理人員的職業倦怠，還可以鼓勵檔案管理人員學習心理知識，學會自我調適，以此從其主觀意識上緩解職業倦怠?？梢岳没ヂ摼W資源，如在線課程、心理學網站，以及心理專家的微博、抖音等，學習心理知識，或者閱讀心理學相關的書籍和文章，了解心理學的基本理論和實際應用。還要學會自我調適的方法，如情緒管理，識別和表達自己的情緒，尋求合理的方式來發泄和釋放負面情緒，如運動、音樂、寫日記等，培養積極的情緒狀態，通過積極的思維方式來調整自己的心態，避免將負面情緒帶到工作中。時間管理，制訂合理的工作計劃和目標，避免工作過度或拖延，學會拒絕不合理的工作要求，保護自己的時間和精力，合理安排工作和休息時間，保持工作與生活的平衡?？梢詫で笸?、朋友或家人的支持和幫助，分享自己的困惑和感受，參加社交活動，擴大社交圈子，增強社會支持感。學會在工作間隙進行短暫的休息和放松，如深呼吸、冥想、眼保健操等，合理安排休假時間，進行旅游、運動、閱讀等休閑活動，以緩解工作壓力和疲勞。

結束語

綜上所述，高校檔案管理人員在高校發展中發揮著非常重要的作用，然而，其工作性質比較特殊、管理工作理念出現較大偏差、個人期望無法得到有效滿足、受網絡沖擊比較大，導致高校的檔案管理人員出現了職業倦怠現象。檔案管理人員不同程度的慢性疲勞綜合征、個體的異常行為等表現，不僅影響檔案管理效率，還影響學校的發展。因此，需要提高檔案管理人員對其職業的認知能力、改善其工作環境、制訂科學的激勵措施，以此來緩解其職業倦怠，讓他們更好地為師生和學校提供相應的服務，促進學校發展。

參考文獻

[1]潘建華.高校檔案管理人員進行職業生涯規劃的思考和建議[J].農村經濟與科技，2017，28（8）：239-240.

[2]呂婷.高校檔案管理人員職業倦怠的表現、原因及對策探析[J].才智，2017（13）：22.

[3]王欣.管理心理學理論在高校檔案管理實踐中的應用[J].蘭臺內外，2018（5）：43-44.

[4]吳君君.高職院校檔案管理人員的心理表現及應對策略：以福建省高職院校為例[J].內蒙古師范大學學報（教育科學版），2018，31（6）：108-111.

[5]賈茹.如何調整檔案管理工作人員的倦怠心理[J].中國高新區，2018（4）：225.

作者簡介：陳盈冰（1988— ），女，漢族，河南鹿邑人，常熟理工學院，館員，碩士。

研究方向：檔案管理與政策研究。

基金項目：江蘇高校哲學社會科學研究項目“高校檔案管理人員應對職業倦怠的政策性研究”（項目編號：2021SJA1409）。