試分析辦公室檔案管理中的不足及對策

張萍

【摘要】在社會化分工越來越精細化，互聯網與計算機廣泛應用的大背景下，為了更好地提高單位各個部門的工作效率，對辦公室檔案管理工作提出了越來越高的要求。本文就針對目前辦公室檔案管理工作中存在的不足進行了簡單分析，從而提出了應對策略，望能夠對日常的辦公室檔案管理工作起到一定的啟示作用。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；對策

一、辦公室檔案管理工作的不足

（一）單位對辦公室檔案管理工作的重視程度不夠

在單位里，很多高層管理人員對此項工作的認識仍然停留在抄抄寫寫、簡單的整理歸檔資料的層面。而實際上，辦公室檔案管理可以反映出單位從創立之初到目前為止，在人力、物力、財力等方面的運行軌跡與發展狀況。同時，檔案管理也可以為監督部門的監督審查工作提供最真實的證據來源。然而，在目前的單位企業中，辦公室檔案管理不善，方法落后等問題的出現，直接影響了檔案管理工作應有價值和作用的發揮。

（二）檔案管理工作人員的認識程度不足

辦公室檔案管理人員在受教育程度、專業知識等方面的情況不一，對檔案管理工作的重要性也缺乏正確的認知，因此對檔案的管理工作仍然停留在淺層的管理層面上，致使檔案資料收集不全，整理不規范等現象頻頻出現。同時社會經濟與信息化的快速發展，目前很多管理人員的專業知識技能已經跟不上單位的發展速度，因此，單位應加大對檔案管理工作人員專業技能的培訓，提高管理人員對檔案管理工作的重視。

（三）檔案管理信息化程度不高，管理方式跟不上單位的發展需要

隨著信息技術的快速發展，很多企業單位也開始配備了相應的軟硬件設施，使得云儲存、辦公自動化等新型的管理方式開始逐漸的運用到檔案管理的工作中，但是由于檔案管理人員的專業知識技能的欠缺，無法充分地發揮新型技術給檔案管理工作帶來的便利。比如：有的企業在升級檔案軟件后，無法實現檔案資料的順利移植；有的企業由于無法順利的完成辦公自動化軟件與檔案管理軟件的對接，導致辦公自動化軟件中的數據資料無法轉換成檔案管理資料，需要檔案管理人員手動的輸入檔案資料，這就無形當中加大了檔案管理人員的工作強度。

（四）檔案管理制度有待完善

科學完善的檔案管理制度可以為檔案管理工作的順利開展提供制度保障。就目前的現狀來看，單位對檔案管理工作缺乏重視，同時檔案管理工作人員自身專業技能的不足，導致很多單位無檔案室，或者有檔案室，無對應的檔案管理制度。盡管單位仍然可以對檔案進行管理，但是檔案錯放，亂放，丟失的情況時常發生，檔案的安全性也無法得到有效的保證。

二、完善辦公室檔案管理的對策

（一）提高單位對檔案管理工作的重視度

作為單位的高層領導，要重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的認識度。只有高層領導重視了檔案管理工作，才能夠為檔案管理工作的建立與落實提供前提保障。為了能夠讓檔案管理工作滿足單位快速發展的需要，單位領導需要加快檔案管理的信息化建設，在公司財務狀況允許的情況下，完善檔案管理的軟硬件設施，為檔案管理工作提供可靠的物力支持，同時要加大對檔案管理人員專業技能的培養。

（二）增強管理工作人員的管理意識

首先，單位要定期組織統一培訓。由于各個管理人員的能力，素質不一，通過定期組織統一培訓，讓管理人員意識到檔案管理工作對整個單位的健康發展所起到的重要性。其次，要不斷地加強管理人員對專業技能的掌握，從而為提高檔案管理工作的效率與質量提供牢靠的技術支持。最后，要加強管理人員的責任感，可以制定相應的獎懲制度。對于一些工作負責認真，業績優秀的員工，要給予物質或者精神上的獎勵。對于一些工作上有失誤，工作不認真的員工，要給予懲罰。通過獎懲制度充分的調動起管理人員工作上的責任感和積極性，從而保證檔案管理工作高效，高質量的進行。

（三）提高檔案管理的信息化，改善檔案管理方式

首先，要做好電子文檔的歸檔工作，統一計算機的規格型號，統一軟件的使用。利用計算機和掃描儀將紙質文檔數字化。其次，加大檔案管理軟件的開發與利用，注重檔案軟件的通用性與對接性，實現檔案資料的完全對接與導入。然后，建立起全文數據庫，為檔案資料的查詢，檢索，統計，利用帶來便利。

（四）加強檔案管理制度建設

健全完善的檔案管理制度可以為檔案管理工作提供制度保障。各單位可以結合本單位的實際情況制定出切實可行的檔案管理制度。在日常的檔案管理中，根據檔案的時間遠近和機密程度，對檔案進行相應的升高，降密，解密處理等。對于一些失去保密意義的文件，可以重新整理，并做好相應的記錄。

三、結語

隨著社會化分工的越來越精細化，使得檔案管理工作的任務量增大，因此高效的檔案管理工作成為了單位其他部門高效工作的前提保障。同時，伴隨著計算機技術的快速發展，檔案管理工作的信息化也呈現出了迅速發展的趨勢。在此種大環境下，各個單位企業，結合自身的人力，財力，物力在做著積極的調整，使得單位的檔案管理工作水平得到了一定程度的提升。為了更好地促進企業健康有序的發展，本文對檔案管理工作中存在的不足進行分析，從而進一步地提出有效的應對策略。在未來的發展趨勢中，愿單位企業都能夠不斷的改善不足，實現檔案管理工作的優化。

參考文獻

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