地質檔案管理體系的建設實踐

［摘 要］地質檔案管理體系的建設需將用戶需求置于首位、貫徹地質檔案的全生命周期管理、建立有效的跨部門協作機制，以及將地質檔案視為重要資產。在建設實踐上，應構建地質檔案資源體系、優化利用地質檔案，以及嚴密保護地質檔案安全，全面保障地質檔案的安全性和完整性，以支撐地質科學研究和資源開發等領域的需求。本文為地質檔案管理體系的構建提供了一套實踐策略，以期助力于提升地質檔案管理的質量和效率。

［關鍵詞］地質檔案；檔案管理；管理體系

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.21.045

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）21-0152-04

0" " "引 言

當前，在國家對生態環境保護和資源管理日益重視的背景下，自然資源部相繼發布了《關于加強地質資料管理的通知》和《關于加強城市地質工作的指導意見》，這些指導性文件不僅對地質檔案的歸集、管理、服務和監督提出了更高的要求，也促進了地質檔案制度的改革與創新。隨著生態文明建設的不斷深化，山水林田湖生態保護和修復的推進，以及礦山地質環境的恢復治理等領域，對地質檔案信息的需求日益增長。本文旨在探討如何在信息技術快速發展的背景下，完善地質檔案管理體系，推動土地資源、基礎地質、礦產資源、地質環境等基礎數據庫的暢通交換與共享，以及如何提供更迅速、更便捷、更智能的地質檔案信息服務，以支撐國土資源管理的現代化進程。

1" " "地質檔案管理體系的建設思路

在構建現代地質檔案管理體系的過程中，關鍵在于打造一個用戶導向的、高效且可持續的檔案服務平臺。第一，重視用戶需求的前置化，提升地質檔案服務水平。地質檔案管理不僅要提供準確、全面的檔案信息，還應側重于用戶體驗，確保各類使用者能便捷地訪問和應用這些數據。這要求從用戶角度出發，通過優化檢索系統、增強數據的可訪問性和可用性，以及提供個性化服務，確保滿足從專業研究人員到公眾用戶的多樣化需求。第二，貫徹全生命周期管理原則[1]。從地質數據的生成、歸檔、保管到應用的每一個環節，都需要嚴格地管理與監控，以保障數據的質量和完整性。通過實施統一的數據標準和流程，以及采用先進的信息技術整合和管理數據，可以實現地質檔案信息的高效利用和長期保存，保證檔案信息的持續更新和準確性。第三，建立跨部門協作機制。通過加強政策指導和制度建設，促進各相關部門間的信息共享與協作，可以有效避免資源浪費和信息孤島，提升地質檔案的服務能力。實施統一的管理平臺和信息共享標準，不僅可以加強內部管理，還能提高對外服務的效率和質量。第四，將地質檔案視為資產。通過建立科學的數據管理和評價機制，可以確保地質檔案資源的有效利用，為國家發展和社會服務提供堅實的信息支持[2]。

2" " "地質檔案管理體系的建設實踐

2.1" "地質檔案資源體系建設

2.1.1" "地質檔案數據內容整理分類

地質檔案的數據內容涵蓋了從地質勘查、礦產資源開發到環境保護等多個領域的廣泛信息。為了有效地管理這些數據，將地質檔案信息細分為四大類：一是地質勘查檔案，包括勘查報告、地質圖件和樣品數據；二是礦產開發檔案，涉及開采計劃、礦產評估報告及相關的環境影響評估報告；三是環境地質檔案，包括地下水、土壤污染等環境監測數據；四是地質災害檔案，記錄地質災害的調查、評估和防治工作的文檔和數據[3]。

數據管理上建立統一的數據格式和交換標準，實現不同來源和類型地質檔案數據的高效整合。例如，利用地理信息系統（GIS）技術，可以對地質圖件進行數字化管理，不僅提高了數據的可用性和準確性，也便于跨學科的數據共享和分析。同時，采用云計算和大數據技術，可以建立地質檔案數據的集群化存儲和處理平臺，實現大規模數據的高效管理和動態更新。數據協同上，搭建統一的數據共享平臺，不僅可以減少數據孤島的現象，也能促進地質信息的互聯互通和資源的優化配置[4]。

2.1.2" "建立協同管理的地質檔案數據庫

地質檔案數據庫系統應以四個核心子庫為架構基礎，實現地質資料的全面采集、有效監管、廣泛發布和綜合管理。一是數據采集信息子庫，聚焦于收集地質勘探過程中生成的各類數據，如詳細的勘探成果、鉆探的基礎數據及其衍生的圖表分析等，確保每一項地質資料的元數據和實體數據被完整記錄并數字化。針對油氣等特定領域的勘探數據也須特別歸類，以保障信息的全面性和精確性。二是匯交監管信息子庫。通過精細的數據結構設計，不僅追蹤地質資料的匯交過程，還涵蓋了礦業權和項目監管的全方位信息，實現地質工作全過程的有效管理和監督。三是資料發布信息子庫。以用戶需求為導向，將已整合和審核的地質資料通過網絡平臺進行公開，同時發布相關的公示信息，以促進信息的透明度和公眾的參與度。四是綜合管理信息子庫。綜合管理信息子庫作為支撐系統穩定運行的后盾，不僅包含了豐富的統計分析數據，還涵蓋了系統運維監控的關鍵數據，確保地質檔案數據庫系統的穩定性和安全性。

2.1.3" "地質檔案數據的集成

為建立協同管理的地質檔案數據庫，需構建數據體系和智能化的關聯機制。通過將主數據置于集成架構的中心，實現不同業務庫之間數據的相互關聯與融合。在分布式的數據管理環境下，引入統一的地質資料匯交監管碼成為連接異地、異構及多源數據的關鍵橋梁。監管碼不僅為地質資料的成果、原始記錄以及實物樣本提供了一個統一的標識體系，而且促進了目錄數據與業務管理數據的緊密結合。通過為每一份地質資料賦予獨特的案卷碼，并在此基礎上進一步細化至文件碼，實現了數據集的精準標識與高效管理，不僅極大地提升了數據的可追蹤性和安全性，也為信息的高效發布和共享提供了堅實的支撐，確保了地質檔案數據庫系統在復雜多變的信息環境中的穩定性和可靠性[5]。

2.2" "地質檔案利用體系建設

2.2.1" "面向工作人員的地質檔案匯交管理

對于參與協同管理的工作人員，更需要的是地質檔案的項目管理，而在線匯交為地質檔案的數字化管理和服務提供了創新的解決方案。在線匯交允許地質檔案包括勘探報告、圖紙、樣本數據等被匯交人通過專設的信息采集工具在線提交，實現地質檔案從實體到數字化的轉換。提交的地質檔案通過地質資料信息管理服務系統進行初步審核，包括資料完整性和合規性評估，如審核匯交清單的詳盡性、相關的審批意見和證書等。審核通過后，系統自動安排預約和受理，使得地質檔案的匯交過程高效、透明。就管理機構而言，該系統提供了一套完善的監控和管理工具，使得地質檔案的每一個流轉環節都在監管之下。從地質檔案的提交、審核到最終的接收和存檔，管理部門可以實時跟蹤檔案的處理進度，及時發現并解決可能出現的問題。同時，該系統也支持地質檔案的查詢與共享功能，允許有關部門和公眾依據權限查詢地質檔案信息，有效促進了地質信息的透明度和可訪問性。通過這種在線匯交和管理模式，不僅提升了地質檔案服務的效率和質量，也為地質資料的保護與利用提供了有力保障。

地質檔案的匯交管理監督可利用現代信息技術，如GIS等，實現地質檔案全生命周期的管理和監控。一是構建基于地圖的GIS平臺，該平臺能夠支持空間數據和屬性數據的集成，提供強大的地理數據處理和可視化功能。通過將地質檔案的地理位置、項目編號、項目名稱等關鍵信息整合到GIS中，可以實現地質資料的空間化管理和查詢。二是在GIS平臺上，根據地質資料的狀態，采用不同顏色的標記能夠直觀顯示各項目的匯交狀態。這種顏色編碼不僅簡化了狀態的識別，也便于快速捕捉需要關注的異常項目。三是通過與地質資料信息管理服務系統的無縫連接，GIS平臺能夠實時接收來自全國各地的地質資料更新信息。系統自動處理這些數據，更新GIS中的項目狀態，確保監管信息的時效性和準確性。四是在GIS平臺基礎上開發的“一張圖”的界面，使得用戶能夠快速了解全國或特定區域內地質資料的匯交狀況。用戶可以通過簡單的操作，查詢特定項目的詳細信息，包括匯交進度、資料類型、項目負責人等，支持更細致地管理和監督活動。

2.2.2" "面向用戶的地質檔案借閱管理

面向用戶的地質檔案借閱管理系統意味著要深入考慮用戶的查詢習慣和需求，實現檔案檢索、著錄信息展示、用戶中心（包括登錄、信息修改、密碼找回等）、檔案預約、借閱清單等多功能模塊的整合。注重傳統查詢習慣與創新，對于各類地質檔案（包括但不限于勘探資料、鉆探報告、地質圖件等），既保留了顯示具體地理或項目位置的傳統檔號，也融入了新的標準化檔案號，通過雙檔號檢索機制，處理和整合了大量地質檔案數據，既滿足了精準檢索的需求，也保證了檔案信息的完整性和準確性。

地質檔案借閱管理系統用戶界面設計簡潔直觀，通過“訂單式借閱”操作簡化了借閱流程，實現了從查詢、預約到借閱和歸還的全過程網絡化管理。利用者可以自主進行檔案資料的搜索、篩選，并將所需檔案加入借閱車，形成借閱訂單，以待管理員審核。審核通過后，系統支持“掃碼借還”，顯著提高了借閱效率，同時系統增設的自動催還續借功能，旨在保障檔案的安全利用，并促進其良性循環。一旦檔案借閱超期，系統自動提醒用戶，限制借閱功能，并提供續借選項，這不僅增強了用戶的使用便捷性，也加強了地質檔案的有效監管，確保了地質信息資源的充分利用與保護。

2.3" "地質檔案安全體系建設

2.3.1" "強化員工安全意識

在強化員工安全意識方面，第一，組織全面的安全保密法規培訓。內容有國家和地方關于檔案保密的法律法規、檔案安全管理的最佳實踐、數據保護的標準操作程序，以及緊急情況下的檔案保護措施，確保每位員工都能深刻理解，并嚴格執行檔案安全相關法規、標準及制度。第二，采取細致的安全風險等級劃分方法，將室存地質檔案按照安全風險高低分為三個等級，并針對不同等級的檔案制定相應的安全管理措施。第三，制定檔案風險告知書和保密保護承諾書，明確員工處理地質資料的責任和義務。要求所有接觸到敏感或保密檔案的員工簽署承諾書，增強他們對檔案保密性的認識和保護檔案的責任感。第四，將員工的安全保密表現與績效考核直接掛鉤。進一步增強員工的安全意識和責任感，為地質檔案的安全管理奠定了堅實的基礎。

2.3.2" "軟硬件安全建設

硬件上，配備先進的自動消防報警裝置、自動溫濕度傳感器、可視監控系統以及定期的安全巡查，有效預防和控制安全隱患的發生。

軟件安全環境上，從操作系統到數據庫管理層面，均采用高安全標準的措施保障數據安全。建立嚴格的訪問控制和用戶角色管理機制，確保只有授權用戶才能訪問敏感或重要的地質檔案信息。采用RAID1鏡像存儲方式和高速緩沖存儲器，以及通過遠程監控系統對數據存儲和安全進行全面監控，有效保障了地質檔案的安全性和可靠性。

2.3.3" "加強檔案人員業務素質

隨著機構改革的深入和新政策的實施，對檔案人員提出了更高的業務素質和知識廣度要求，人員業務素質同樣影響著檔案安全。檔案人員需全面掌握涉及國土、水利、林業、規劃及海洋等領域的新政策、新知識及新業務，不僅涉及傳統的檔案管理知識，也包括最新的信息技術等前沿理論知識。這種知識的廣泛掌握有助于檔案人員更好地理解和歸檔跨領域的地質資源資料，提升檔案工作的質量和效率。具體而言，第一，定期選派檔案人員參加高等院校的信息資源管理專業學習或由檔案主管部門組織的專業培訓活動。不僅可以不斷提升檔案人員的業務能力，還能促進他們學習和應用新技術、新方法，從而更好地適應地質檔案管理工作的新要求。第二，組建具備多學科背景的復合型專業人才隊伍，全面推進地質資源檔案的管理工作，確保地質檔案管理工作既能滿足當前的需求，又具備面對未來挑戰的能力。這種全方位的業務素質提升和專業知識學習，是實現地質檔案管理現代化、高效化的關鍵步驟。

3" " "結束語

地質檔案不僅承載著珍貴的地質信息，也是未來地質研究和資源開發的基礎。因此，探索并構建一個適合自身特點的地質檔案管理體系顯得尤為關鍵。就地質檔案管理而言，必須根據其獨有的特點不斷探索和實踐，以期找到最適合自己的管理體系建設之路，確保這一寶貴資源能夠為地質科學研究和國家資源開發等領域發揮最大的價值。

主要參考文獻

［1］韋華.石油科研院所地質檔案管理體系建設的實踐與思考［J］.檔案天地，2023（11）：52-55，61.

［2］張曄.地質專業檔案領域知識圖譜的構建和應用［J］.浙江檔案，2021（10）：44-47.

［3］孫沁.基于GIS的油氣勘探開發檔案利用服務研究［J］.北京檔案，2024（1）：47-50.

［4］賈君枝，張緒陽，張貴香.檔案數據編目：架構、業務流程與功能［J］.檔案學通訊，2024（1）：52-60.

［5］陳慧，焦揚.新能源項目檔案管理優化研究：特點、困境及實施路徑［J］.北京檔案，2023（6）：29-31.