行政事業單位經濟合同管理的主要風險與對策探析

摘要：經濟合同管理是行政事業單位制度建設中的關鍵環節，本文分析行政事業單位在經濟合同管理中可能面臨的風險，并提出相應的防控策略。通過管理與防控經濟合同風險，行政事業單位可以更好地保護自身的利益，確保合同的有效履行，從而更好地實現行政事業單位的可持續發展。

關鍵詞：行政事業單位；經濟合同；風險管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20242737

所謂合同是指當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。合同作為一種民事法律行為，是當事人雙方根據某一事項進行協商后的必然產物。行政事業單位的經濟合同管理主要是為了合理實現本單位職能目標、充分維護單位合法權益、有效降低合同風險的發生、不斷提升行政事業單位公共服務效率、同時防止出現合同舞弊、預防腐敗問題發生的一項綜合性管理活動。

一、行政事業單位經濟合同管理存在的問題

（一）重視合同簽訂，疏忽合同執行

行政事業單位對經濟合同的立項和簽訂環節往往比較重視，合同主辦部門、財務、采購、法律等相關職能部門都會參與管理和監控，但對合同履行卻缺乏有效的管控舉措。主要表現在：一是未嚴格依據合同執行，經濟合同執行主體不熟悉合同內容，未及時組織生產運輸，未及時開展收貨驗收，不能精準運用合同處罰條款維護正當利益。二是未規范履行合同變更手續，長期供應合同未及時辦理合同續約，無法履行的經濟合同未及時辦理解除手續，合同履約過程中的變更事項未及時辦理合同變更。三是未及時開展合同維權，對經濟合同相對方的履約瑕疵未及時提起索賠，經濟合同貨款未及時催收，經濟合同糾紛形成訴訟時不能提供有效的經濟合同履行憑證。

（二）缺乏經濟合同內部管理制度

由于單位的管理結構模糊不清，或者沒有明確的合同集中管理部門，因此不能對本單位的合同進行統一的管理。在合同管理的各個環節中，合同歸口部門、承辦部門以及其他職能部門的管理職責并沒有在制度上得到明確規定[1]。缺乏有效的合同內部控制制度，使合同管理流于形式。比如，應該簽署經濟合同卻未簽署的，認為可以直接收貨驗收付款，沒必要走正規流程簽訂合同，節約雙方的時間，這樣的操作不符合《行政事業單位內部控制規范》的要求，一旦發生糾紛，難以保護自身合法權益。同時，缺乏內部管理制度也成為一些違法違紀行為的借口，違背了合同契約精神。單位如果沒有建立完善的經濟合同管理和責任制度，對于違反合同規定的管理者，既沒有施加權利限制，也沒有進行責任追究，不利于自身權益保護。此外，經濟合同管理工作缺乏科學有效的監督管理手段，合同的管理流程并不規范，并未明確規定合同執行的每一個步驟。

（三）合同管理體系混亂

在執行經濟合同管理的過程中，各個責任主體的明晰性顯然不夠，各個職能部門的任務也未獲得明確劃分，這就造成了合同管理行為缺乏統一的規范標準，因而在簽約方式、涵蓋的內容以及范圍方面存在著一定程度的不規范。合同簽訂方式并未妥善實施，也沒有嚴格根據經濟合同條款來執行。在經濟合同完成并簽署后，通常要對其進行備案和審查，確保其是有法律約束力的。若簽約方未依照《合同法》和其他相關法律規定來執行，在沒有得到正式授權的情形下，當行政事業單位考慮與外界簽署正式的合同，經濟合同一經簽署，未經正式的備案和仔細的審查，其實際應用功能可能面臨被侵害或被惡意濫用的風險。在合同正式開始生效之前，合同管理部門可能會仔細審查合同的實施狀況，但是由于簽署經濟合同的管理意識不足，主觀能動性意識不夠，監管意識法律與合同風險防范意識不足，這樣的審核過程往往只是走過場。同時，部分單位簽訂的合同內容不完整，如未限定履約期限、未談及違約責任等，甚至部分合同無法人或委托代表人簽字且未加蓋單位公章。這導致合同法律效力不足，增加了法律風險。

二、行政事業單位經濟合同管理的主要風險分析

（一）經濟合同存在違約和保管風險

隨著行政事業單位運營規模的不斷擴大，總價與單價采購合同以及外包業務等需求量逐年上漲，經濟合同的體量也逐年增長。在對合同履行情況進行監管時，由于合同數量日益增多，工作人員審核量較大，涉及的范圍廣、數量多、文本較長，關鍵條款較為分散，并且合作條款比較多且復雜，細節區域容易出現風險問題。如果缺少專業技術人員的審核和檢查，容易忽略部分關鍵要素，進而會增加風險問題發生概率及合同違約風險。

除此以外，傳統的紙質手工合同管理的風險問題也逐漸暴露出來，傳統的合同簽署一般都是一式兩份及以上，各部門各自留存，普遍存在因保管不當而出現遺失的現象，在后續履約階段，財務科部分無法與原合同核實，只能參考合同復印件或者電子PDF版，但不能完全保證合同是否有篡改痕跡，進而導致國有資產面臨流失的風險。

（二）事中經濟合同履約風險

由于經濟合同涉及各自的履約時間節點，存在“重簽署、輕執行”的現象，主要表現為：履約逾期與合同逾期兩種情況。目前大部分單位采用手工合同收付款臺帳管理的形式，但是手工臺帳存在漏記或者重復記錄的風險，不能及時準確的反應往來款進度與實際情況，導致資金往來款進度與合同約定的時間不一致，從而直接影響合同結算的財務風險以及對單位收入造成損失。若是合同逾期未續簽，則直接導致合同失效，產生合同時效性風險。此外，在對合同進行履行期間，常見的風險還存在陰陽合同和履行監管力度不足等情況。陰陽合同是指比較特殊的合同履行風險，這種合同屬于違法合同，如果行政事業單位存在相關行為，就要面臨法律處罰。因為陰陽合同中的陰合同并不具備法律效力，合同簽訂之后不存在任何意義。如果對方出現違約行為或者提出過分要求，行政事業單位一味妥協就會面臨更加嚴重損失。

（三）末期經濟合同風險

末期經濟合同風險主要涉及到合同的有效性和執行問題，末期經濟合同風險主要分為合同主體資格問題和價格風險。合同主體資格問題是確保合同主體具備合法的資格進行交易。如果合同一方不具備簽訂合同的資格，如未經授權的科室或車間，或者行政事業單位已經被注銷或撤銷，但仍然試圖簽訂合同，這可能導致經濟合同無效。從廣義上來講，合同風險包括各種非正常損失，既包括可歸責于合同一方或雙方的事由所導致的損失，也包括不可歸責于合同雙方的事由所導致的損失；而狹義的風險僅指因不可歸責于合同雙方的事由所帶來的非正常損失。

三、行政事業單位經濟合同管理主要風險的應對措施

（一）強化違約和保管風險管控，降低合同管理風險

管理人員須深化對相關政策的深度理解及其研究，強化與其有關的經濟合同違約管理體制，確立嚴格而有序的合同管理流程和準則，確保能夠實現合同管理需求的可行性和適當性。針對經濟合同違約和保管風險中存在最大發生概率及影響的風險因素，采取有效措施將風險源切斷，避免其發生。可通過放棄簽訂合同，在根源上將風險源切斷，避免違約和保管風險出現，當然，這也同時放棄了獲利的機會。再如，可以在經濟合同條款的擬定過程中加強商務溝通、談判，將不利風險條款加以修改、補充，從源頭上規避違約和保管風險，以收到良好的效果[2]。例如，可以通過借力打力的方式，將不利因素轉變為有利因素，可以雪中送炭，對支付條款進行補充、說明，雖然通常情況而言，行政事業單位經濟合同就付款的方式、周期、條件等進行了明確說明，防止在利潤爭取時找不到合理的依據。

（二）完善事中經濟合同履約風險制度

為確保經濟合同管理的有序進行，行政事業單位需在遵循最新的內部控制標準并考慮到目前經濟合同管理的情況下，逐步更新管理體系，進一步完善相關的執行細節，同時強化集體決策、與專家進行深入分析的決策方式以及技術咨詢的綜合議事流程，從而為該管理體系提供堅實的制度支撐。為了確保行政事業單位活動的穩定進行和達到預定的目標，在合同訂立前，行政事業單位應進行充分的合同調查，了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力。這包括審查對方的民事權利能力和民事行為能力，以及特定資質和授權情況，避免與不具備相應能力或授權的對方簽訂合同。在合同簽訂前及履行過程中，應持續關注對方的資信變化，防止因錯誤判斷對方的信用狀況而導致行政事業單位蒙受損失。這包括對對方履約能力的持續評估，以及在發現資信變化時采取相應的風險控制措施。

（三）強化末期經濟合同風險管理，完善監督評價機制

行政事業單位需對末期經濟合同涉及的預算、資產、研究活動、財務狀況等進行全面管理，保障各部門能有效合作、均衡，并進一步增強部門之間的交流與協作，以達到更加高效的聯合管理目的。為確保末期經濟合同的全程受到有效的監督，并與經濟活動的進展方向相對應，管理人員必須建立一個完善的監督評價機制。這涉及到明確組織管理的不足，找出各個部門和部門管理的核心與要點。這樣，相關的經濟活動信息才會真實、全方位且準確，這不僅有助于加深合同管理的層次，也能保障末期經濟合同管理工資的流暢對接。

（四）建立合同風險預警機制，加強經濟合同管理控制

經濟合同管理人員須深化對經濟合同風險管理預警的理解和掌握，構建一個全面而合適的風險預警管理體系，實行風險層次控制，同時也要確立一個完善和健全的風險評估及財務分析機制。此外，為加強對合同管理的有力控制，有必要定期進行全面的風險評估報告以管理收費合同的各種風險。經濟合同風險管理流程中，管理人員可以識別出可能的各種不穩定因素，進而事業單位需要建立合同風險預警機制。同時，合同管理人員計劃使用信息技術來整合與經濟合同風險相關的預警系統，為此管理人員將設置一些關鍵的敏感度指標和節點管理，從而確保審批過程具有預警能力和任務的自動化觸發，保障所有風險源始終在一個持續的動態監管模式內。合同管理人員在日常管理過程中需要加強對事前、事中、事后全流程的持續追蹤、監督以及整體管理工作，進而提升行政事業單位經濟合同整體管理水平[3]。

（五）加快信息系統建設，提高經濟合同管理水平

行政事業單位需充分采納先進的信息技術，把經濟合同里的風險管理元素融入信息系統當中，建立預警與提醒系統，目的在于防止合同相關風險，確保工作流程的規范性和審批流程的效率，同時保留審計結果和隨附的附加資料，并確保責任直接落在相關責任人身上，以此提高管理的效果。與此同時，管理人員需要積極運用各種信息技術工具，構筑一個統一的信息系統，從而打造一套以合同管理為核心，全面、分層、網絡化、智能化和標準化的經濟合同管理信息平臺。通過這一信息化系統，管理人員可以進一步提高經濟合同的管理效率。在使用信息系統的幫助下，管理人員將多項商業和財務信息融合在一起，成功地建立了一個覆蓋合同從開始到結束的全方位管理框架。該體系確保了經濟合同管理與預算、資產管理、科研活動、財務報銷和績效考核等多個領域的緊密整合，從而達成了實時信息共享。此外，該體系在經濟合同從采購到整理和歸檔的全過程中，都進行了動態的管理和高效的監控。利用信息技術平臺，管理人員加強了對合同的持續監控，確保當發現任何問題時，迅速為之反饋和修正。除此之外，管理人員還能借助信息系統來搜集、融合、匯聚以及深入分析與經濟合同有關的各類數據資料，同時對這些合同進行詳盡的解讀與評價。尤其針對大型設備以及關鍵資產的相關花費，管理人員能執行成本分析，這樣可以為行政事業單位在設備購買、采購策略及其未來的發展方向上給出及時、準確的數據援助。

（六）積極培養復合型人才，提高經濟合同管理能力

經濟合同管理人員應該加深對經濟合同管理的了解，增強法律認識，為所有在行政事業單位涉及合同的職員提供培訓，邀請行業內的專家組織關于合同管理、風險管理及內部監控的專題討論，并周期性地召開合同管理經驗分享大會，從而提高他們對風險管理的認識。為了更深入地掌握合同中的條款，提升溝通效率以及合同簽訂的整體質量，管理人員必須對采購團隊和合同申購部門的員工特別進行關于合同法、知識產權法等相關法規的法律培訓。為了更好地管理合同，需要構建完備的經濟合同管理體制。要提高各界專家對法律的了解。業務培訓工作通過制度的完善和強化宣傳活動來進行。提升與合約管理相關職位的員工在職業技能方面。通過制定一套全面而精確的合同管理體系，管理人員可以規范化行政事業單位服務的執行。

四、結束語

從宏觀角度看，行政和事業單位在合同管理的每一個步驟中，都必須識別出可能的風險點，并根據這些風險點來制定相應的風險管理策略。此外，由于我國的法律法規體系還不夠完善，因此，對于行政事業單位而言，需要加強對合同條款的審核力度，從而有效控制合同中存在的風險。為了降低合同中的潛在風險并確保單位的經濟效益得到合法化，管理人員應該利用信息技術，將各種風險管理策略具體化為一個統一且固定的操作流程，從而防止國有資產流失，實現最大化經濟收益。

參考文獻：

[1]楊凱霞.淺析行政事業單位經濟合同管理[J].財會學習，2015（20）：185-186.

[2]楊慧波.談行政事業單位合同管理的主要風險與對策建議[J].現代經濟信息，2017（1）：66-67.

[3]孫舒然，李建軍，張力富.公立醫院經濟合同履行環節的風險識別與智能管控[J].衛生經濟研究，2022（12）：92-94.

作者簡介：畢瀟云（1992），女，浙江杭州人，碩士，中級會計師，研究方向為會計與金融。