新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)踐與方法創(chuàng)新

摘 要：現(xiàn)階段，事業(yè)單位在人事檔案管理工作過程中既要充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)外部環(huán)境變化，又要明確工作重點(diǎn)。在人事檔案管理過程中應(yīng)將信息化、智能化和現(xiàn)代化作為未來發(fā)展的主要思路，構(gòu)建與事業(yè)單位人事檔案管理相匹的制度機(jī)制，建設(shè)事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)新人事檔案管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在具體實(shí)踐中，一要將新思維融入人事檔案管理工作，二要借助大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等方法推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新，三要建立與之相適應(yīng)的管理制度。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；工作方法；質(zhì)量提升

當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境均發(fā)生了改變。從外部環(huán)境看，信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位在人事檔案管理過程中要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理各環(huán)節(jié)的深度融合，持續(xù)提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。從內(nèi)部環(huán)境看，事業(yè)單位人事檔案管理工作的重點(diǎn)發(fā)生了變化，要求事業(yè)單位在人事檔案管理工作實(shí)踐中要不斷地總結(jié)新方法，采取新技術(shù)，運(yùn)用新手段，提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量。

1 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)踐重點(diǎn)

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)與事業(yè)單位人事檔案管理流程的深度融合，既能夠?yàn)閱挝蝗耸聶n案管理工作提供更為完善的技術(shù)支持，將重要的人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，存儲(chǔ)在大數(shù)據(jù)庫或云端，既減少了不必要的物理空間，又提升了人事檔案信息的調(diào)取效率，從而能夠?qū)崿F(xiàn)一站式管理、一站式服務(wù)與一站式開發(fā)利用，有效降低事業(yè)單位人事檔案的管理成本[1]。

1.1 實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與事業(yè)單位人事檔案管理工作的深度融合

事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)代發(fā)展相契合，通過與時(shí)俱進(jìn)的形式提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展，不僅影響了工作效率，還容易造成原始文件的老化及磨損，甚至丟失。在這一背景下，就需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息化手段將其轉(zhuǎn)化成為數(shù)字文件，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫或云端，在日常工作中可以隨時(shí)隨地調(diào)用，提升人事檔案管理的質(zhì)量。另一方面，通過區(qū)塊鏈技術(shù)的運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息分散存儲(chǔ)，能夠切實(shí)保障事業(yè)單位人事檔案信息的安全。

1.2 通過技術(shù)賦能為事業(yè)單位人事檔案信息開發(fā)利用提供支持

事業(yè)單位人事檔案信息只有被開發(fā)利用才能夠展現(xiàn)其獨(dú)特的價(jià)值和作用。一方面，借助數(shù)字信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)海量人事檔案信息的集中儲(chǔ)存，還可以通過人事檔案信息管理平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息更大范圍的共享和利用[2]。另一方面，在開發(fā)利用過程中可以將大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等技術(shù)手段融入其中，進(jìn)而對數(shù)字化的事業(yè)單位人事信息進(jìn)行集中管理和利用，為多元主體提供更為精準(zhǔn)的人事檔案信息。

1.3 推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式過渡

思想決定行為，只有在理念層面有所變動(dòng)，工作方式方法才會(huì)緊隨其后出現(xiàn)變革和創(chuàng)新。既要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在變革中求新求變，又要認(rèn)真思考傳統(tǒng)人事檔案管理的理念，取其精華，去其糟粕，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案管理理念的優(yōu)化。同時(shí)還要始終堅(jiān)持以人為本理念，充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位人事檔案管理工作的服務(wù)屬性，加大對事業(yè)單位管理人才的教育培訓(xùn)，形成更有競爭性的激勵(lì)機(jī)制，提升福利待遇，引導(dǎo)事業(yè)單位人事檔案管理人員主動(dòng)參與到工作實(shí)踐與方法創(chuàng)新中，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理的整體質(zhì)量。

2 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的難點(diǎn)

在當(dāng)前現(xiàn)代化背景下，要求事業(yè)單位在人事檔案管理工作中按照高質(zhì)量原則對各項(xiàng)工作加以落實(shí)。一方面，部分事業(yè)單位在人事檔案管理過程中對于轉(zhuǎn)型升級(jí)重視程度不足，人事檔案管理模式過于落后，沒有結(jié)合新使命與新要求對人事檔案管理工作手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新，在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。另一方面，人才隊(duì)伍建設(shè)方面也相對落后，沒有充分發(fā)揮人才在事業(yè)單位人事檔案管理工作方式方法創(chuàng)新方面的優(yōu)勢和特點(diǎn)。

2.1 事業(yè)單位人事檔案管理模式過于陳舊

目前，部分事業(yè)單位在人事檔案管理過程中依然受到傳統(tǒng)思想的影響，在信息化時(shí)代沒有對人事檔案管理模式進(jìn)行更新。相應(yīng)地也就沒有為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)投入必要的設(shè)備和人才支持，這也就客觀地造成了事業(yè)單位人事檔案管理模式落后時(shí)代發(fā)展，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對于人事檔案管理的訴求。當(dāng)前，隨著事業(yè)單位數(shù)字化人事檔案數(shù)量的不斷增加，對事業(yè)單位人事檔案管理也提出了新的要求。

2.2 事業(yè)單位人事檔案管理缺少高素質(zhì)的復(fù)合型人才

事業(yè)單位人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在管理過程中需要高素質(zhì)人才的參與和支持。從人才招聘環(huán)節(jié)看，事業(yè)單位在人才招聘過程中更關(guān)注人才的專業(yè)是否對口，相應(yīng)地招聘上來的人才一般是檔案管理專業(yè)，雖然在專業(yè)能力方面沒有問題，但卻在信息技術(shù)應(yīng)用方面存在短板，在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理人才需要具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還需要具備大數(shù)據(jù)思維和一定的信息技術(shù)能力，相應(yīng)地，在信息技術(shù)應(yīng)用方面還存在著問題[3]。由于缺少復(fù)合型人才的參與和支持，事業(yè)單位人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型舉步維艱。

2.3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化配套措施不夠完善

一方面，硬件設(shè)施不完善。硬件設(shè)施是開展信息技術(shù)與檔案工作深度融合的重要前提，更沒有圍繞事業(yè)單位人事檔案信息化完善相應(yīng)的配套措施，這就造成了事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)薄弱。另一方面，部分事業(yè)單位檔案主管領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)必要性，在配套措施落地與資金與人力支持方面還存在著短板，在一定程度上限制了事業(yè)單位人事檔案信息化相關(guān)工作的推進(jìn)，難以發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案信息的價(jià)值和作用。

3 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的方法創(chuàng)新

新形勢下，要充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。一方面，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為事業(yè)單位人事檔案管理工作方式方法創(chuàng)新提供扎實(shí)的人才保障。另一方面，創(chuàng)新人事檔案管理模式，將事業(yè)單位人事檔案的信息安全工與共享工作放在同等重要的位置。

3.1 構(gòu)建專業(yè)化的檔案人員隊(duì)伍，推動(dòng)人事檔案管理質(zhì)量和效率的提升

在推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作方法創(chuàng)新過程中要充分認(rèn)識(shí)到人才的價(jià)值和作用。一方面，在人才引進(jìn)過程中把好入門關(guān)，既要吸納專業(yè)的檔案人才，又要結(jié)合信息時(shí)代對于人事檔案管理具體要求，引進(jìn)部分技術(shù)型人才。實(shí)現(xiàn)專業(yè)人才與技術(shù)型人才的有機(jī)匹配，豐富事業(yè)單位人事檔案管理人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，為事業(yè)單位人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型提供復(fù)合型人才。另一方面，重視人才的教育培訓(xùn)。讓事業(yè)單位人事檔案管理人員對信息技術(shù)真正地學(xué)懂弄通，同時(shí)也要將政治意識(shí)、保密意識(shí)、安全意識(shí)和服務(wù)意識(shí)等作為培訓(xùn)的重要內(nèi)容，為事業(yè)單位人事檔案管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的人才保障。

首先，重視事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)。一方面，培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識(shí)。目前，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理部門對于事業(yè)單位人事檔案管理也提出了新要求。相應(yīng)地，需要事業(yè)單位給予人事檔案管理人員更專業(yè)的教育培訓(xùn)，使人事檔案管理人員更加充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性與重要性。另一方面，要求事業(yè)單位檔案管理人員將專業(yè)化知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作之中，引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理人員學(xué)習(xí)與人事檔案相關(guān)的法律法規(guī)，在檔案資料審核過程中更加嚴(yán)格，對于材料中出現(xiàn)的不規(guī)范問題要及時(shí)甄別，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理的整體質(zhì)量。其次，積極推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍信息化建設(shè)。在信息時(shí)代背景下，要求事業(yè)單位將信息化建設(shè)作為人才隊(duì)伍建設(shè)的重要方向。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式主要以人工為主，不僅效率低，還容易出現(xiàn)失誤和問題。而在信息時(shí)代背景下，通過信息技術(shù)的加持，能夠進(jìn)一步提升人事檔案管理效率，同時(shí)也能夠自動(dòng)甄別人事檔案的相關(guān)信息，對于存在的問題及時(shí)預(yù)警，通過人工核查的方式切實(shí)保障事業(yè)單位人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和客觀性。

3.2 創(chuàng)新人事檔案管理模式，推動(dòng)檔案安全管理與共享利用

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中也必然會(huì)受到信息技術(shù)發(fā)展的影響，相應(yīng)地，事業(yè)單位人事檔案管理模式也要與時(shí)俱進(jìn)。要求事業(yè)單位在推動(dòng)人事檔案管理模式創(chuàng)新過程中，按照信息化、現(xiàn)代化和智能化的思路開展。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式滯后問題已經(jīng)影響了人事檔案管理的質(zhì)量，在這一背景下，事業(yè)單位有必要將大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)融入事業(yè)單位的檔案管理工作中，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案的安全性和可靠性。

首先，加大資金投入，引入更先進(jìn)的信息技術(shù)。事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新并不是一朝一夕的事情，既需要宏觀層面形成具體的發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新，又要從微觀層面注重先進(jìn)技術(shù)得引入。一方面，事業(yè)單位要給予人事檔案管理模式創(chuàng)新足夠得重視，切實(shí)保障事業(yè)單位人事檔案管理能夠獲得持續(xù)的資金支持，為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。同時(shí)也要結(jié)合事業(yè)單位的管理實(shí)際，完善配套措施和軟件系統(tǒng)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化。另一方面，要注重技術(shù)更新。當(dāng)前數(shù)字技術(shù)迭代的時(shí)間越來越短，對于事業(yè)單位人事檔案管理影響也越來越大，這就要求事業(yè)單位在技術(shù)引進(jìn)過程中要始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則，切實(shí)保障事業(yè)單位人事檔案管理能夠有先進(jìn)的技術(shù)支持。其次，通過技術(shù)賦能創(chuàng)新人事檔案管理模式。事業(yè)單位在人事檔案工作開展過程中要始終堅(jiān)持實(shí)事求是原則，主動(dòng)認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展對于事業(yè)單位人事檔案管理的新要求和新影響，主動(dòng)借助先進(jìn)的技術(shù)手段對人事檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。一是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的采集、開發(fā)和利用。當(dāng)前，人事檔案的信息需要以開發(fā)和利用作為最終目標(biāo)，在人事檔案信息管理過程中需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行收集，同時(shí)也需要借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行提煉，將有價(jià)值的人事檔案信息與事業(yè)單位的干部人事調(diào)整與調(diào)動(dòng)相結(jié)合，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位人力資源配置。另一方面，形成新的人事檔案服務(wù)模式。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)能力是目標(biāo)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位發(fā)展及相關(guān)服務(wù)對象對人事檔案信息的需求不斷投入新技術(shù)，進(jìn)一步提升人事檔案信息檢索的效率和精準(zhǔn)度，簡化人事檔案檢索流程，提升人事檔案數(shù)據(jù)服務(wù)效率，更好地發(fā)揮人事檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值。

3.3 優(yōu)化人事檔案管理內(nèi)容，促進(jìn)檔案規(guī)范與安全管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位在人事檔案工作開展過程中要對人事檔案管理的方式方法進(jìn)行優(yōu)化，也要結(jié)合人事檔案的具體情況，對人事檔案管理內(nèi)容和流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，提升事業(yè)單位人事檔案的管理效能，更好地發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案信息的價(jià)值和作用。在人事檔案工作推進(jìn)過程中，要敢于打破傳統(tǒng)模式、理念和思路帶來的影響，通過技術(shù)賦能提升事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范性和安全性。

首先，完善事業(yè)單位人事檔案管理制度機(jī)制。事業(yè)單位人事檔案信息事關(guān)單位人員的切身利益，也是單位未來發(fā)展的重要參考和依據(jù)。一方面，要從事業(yè)單位人事檔案管理信息化角度入手，對原有的制度機(jī)制重新梳理，對于符合事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀的制度要加大落實(shí)力度，對于不適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案信息化進(jìn)程的制度機(jī)制要及時(shí)廢止。同時(shí)也要完善信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案共享標(biāo)準(zhǔn)等，為相關(guān)業(yè)務(wù)工作開展提供依據(jù)，切實(shí)保障事業(yè)單位人事檔案管理工作有章可循，有法可依。另一方面，要加大監(jiān)管力度，切實(shí)保障相關(guān)制度規(guī)范真正落地。同時(shí)還要對相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理制度機(jī)制與實(shí)際工作相匹配，更好地發(fā)揮制度機(jī)制的規(guī)范性和引導(dǎo)性作用。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息安全管理工作。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，一定要將信息安全作為重要工作加以落實(shí)。一方面，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容特點(diǎn)，完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)置信息安全防護(hù)系統(tǒng)，防止檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中遭受外部病毒或木馬的攻擊，為后續(xù)事業(yè)單位人事檔案信息開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。通過區(qū)塊鏈、防火墻和融合云存儲(chǔ)等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息的多點(diǎn)存儲(chǔ)，防止因意外造成人事檔案信息丟失或損毀而造成不必要的損失。另一方面，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的教育培訓(xùn)，將信息安全和保密工作作為培訓(xùn)重點(diǎn)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理人員的安全意識(shí)，真正地將安全制度落到實(shí)處，切實(shí)保障事業(yè)單位人事檔案信息的安全。

總之，新形勢下，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中一定要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前面臨的新情況與新任務(wù)，要在意識(shí)層面主動(dòng)改變傳統(tǒng)的工作思路，樹立大數(shù)據(jù)思維和互聯(lián)網(wǎng)思維，積極推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化，為事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)創(chuàng)造有利條件。

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作者簡介：李卓瑪（1987—），大學(xué)學(xué)歷，西安市鄠邑區(qū)就業(yè)服務(wù)中心助理館員，從事人事檔案管理以及工資福利待遇等相關(guān)工作。