新醫改背景下醫院檔案規范化管理路徑分析

摘 要：隨著新醫改工作的深入推進，醫院檔案工作內涵和外延逐步擴大，檔案規范化建設擺上重要議事日程。本文從做好醫院檔案規范化建設的意義出發，認為在實踐中存在著管理流程標準化不足、現代化檔案管理理念轉型不夠、技術革命不夠深入與資源開發利用差距明顯的問題，需要從釋放體制機制活力、推動檔案資源多元豐富、堅持為民服務導向和推動檔案數字轉型升級等方面下功夫，提高檔案規范化建設水平，助推醫院檔案治理現代化。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案；規范化

在新醫改背景下，醫院檔案管理要求發生質的變化。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》和《檔案法實施條例》對檔案規范化建設做出明確規定，要求建立現代化醫院檔案管理體系。醫院應抓住重要發展機遇期，調整優化檔案管理體系，促進檔案規范化建設進程，為醫院現代化治理提供強有力的保障。

1 新醫改背景下醫院檔案規范化管理的意義

隨著新醫改的推進，醫院應著眼于醫改工作的目標定位，圍繞檔案規范化建設，推進檔案從“管理”向“治理”轉型，使檔案從封閉走向開放，從單一管理走向多元參與。因此，分析檔案規范化建設的意義，有助于樹立現代化檔案管理理念，推動檔案管理轉型升級。

1.1 適應醫改工作的要求

與傳統醫院檔案管理相比，新醫改對醫院各方面工作提出了更高、更具體的要求。檔案管理作為醫院改革發展和為民服務的基礎性工程，在記錄醫改進程、推動醫院管理效率提升方面發揮著重要作用。通過檔案規范化與標準化建設，醫院檔案的服務能力將有顯著提升。比如，醫改的主要方向是促使醫院從“以治病救人為中心”向“以人民群眾健康管理為中心”轉型，這需要凝聚醫院發展轉型的共識，促進個人目標和醫院改革相適應，這就需要檔案發揮教育人引導人的作用，從檔案中激發干事創業動力。

1.2 促進醫院管理水平提高

檔案管理是醫院行政管理的紐帶，檔案規范化建設能夠促使醫院管理各環節和流程的重塑，實現管理的高效化。比如，檔案規范化建設要求積極收集重大活動和各類突發事件中形成的檔案并妥善保管，及時歸檔并且合法合理地利用，促使醫院各科室增強檔案意識，運用好檔案管理方法，確保醫院重大活動和突發事件檔案的完整、安全與有效利用，助推提升醫院治理體系和治理能力的現代化水平。

1.3 有助于檔案資源的完整性和安全性

隨著新技術的不斷更迭，傳統檔案管理模式的弊端逐步顯現，特別是遇到難以預測的自然災害時，檔案丟失、損壞的風險加大，給醫院發展造成不利影響。《數據安全法》要求各單位構建完善的安全防護網絡。規范化建設不僅實現檔案資源收集環節的標準化，還提升檔案安全管理水平。比如，檔案專題數據庫建立備份管理更加科學，檔案雙重保護能力逐步增強。區塊鏈技術的應用，促使檔案信息鏈條的全過程監管，檔案篡改與丟失的風險大幅度降低。因此，規范化建設能有效應對檔案管理中的風險挑戰，使醫院能夠快速、有效地應對各種突發事件。

1.4 有助于提高醫院服務能力和水平

《檔案法》要求各級單位要積極滿足人民群眾對檔案的需求。新醫改也指出醫院要充分發揮宣傳健康知識與推動全民健康理念提檔升級，檔案資源在其中發揮著至關重要的作用。比如，對病歷和處方的研究，總結歸納某種疾病的發病機理和治療手段，通過編纂知識手冊與拍攝微視頻等形式，以人民群眾群眾喜聞樂見的方式傳播健康知識，彰顯醫院在為民服務中的作用。高效規范的檔案管理也有利于醫院科研水平的提升，對病案檔案的研究能夠總結疑難雜癥的來龍去脈和診療過程，從中形成規律性認識，提升診斷的科學性。

2 新醫改背景下醫院檔案規范化管理面臨的困境

2.1 管理流程標準化不足

檔案管理的對象、方式和環境的變化給傳統管理模式帶來了新的挑戰，檔案工作的流程、規范和標準的要求更具體、更嚴格。醫院檔案“三合一”制度對檔案收集、整理和利用等工作提出更高的要求，科學規范高效的檔案管理體系建設勢在必行。但是，醫院檔案流程化管理質量普遍不高的問題阻礙了檔案效能的發揮。檔案資源收集體系不健全，專業檔案流失較為嚴重。新興門類檔案歸檔不齊全，大多保管在部門和個人手中。檔案保管年限劃分不夠科學，與人民群眾利益相關的檔案開放審核不及時等。

2.2 現代化檔案管理理念轉型不夠

近年來，醫院檔案管理制度化與規范化有了大幅度提升，但是傳統的檔案管理模式轉型不及時，現代化檔案治理方式運用不足。一是割裂檔案與業務建設之間的關系。檔案管理是醫院高質量發展的新動能，檔案管理者未能認識到二者之間的內在聯系，缺乏領導層和決策層的支持，從業人員未經過專門培訓，專業化程度不高，存在應付了事的現象。二是忽視檔案工作的時代價值。對檔案工作重要性認識不深刻，檔案形成的過程中不規范與不全面的問題突出，甚至造成檔案的遺失或者被篡改。加之檔案工作長期處于邊緣和弱勢地位，在思想和氛圍上形成了檔案工作不重要的思想觀念。

2.3 技術革命不夠深入

新技術革命的大潮促使檔案與數字技術緊密結合，檔案從產生、歸檔、利用和保護實現全流程的電子化管理。比如，醫院各部門基于診療的需要，透過數字化共享平臺，實現檔案資源跨區域部門自由流動。特別是以云技術為代表的新一代存儲設備，檔案管理的空間更加隱形和安全，檔案服務空間得以拓展。但是，醫院檔案類型豐富、涉及部門眾多，檔案資源較為分散，受技術革命不深入的影響，檔案數據需要多個程序匯總才能完成，信息維護和檢索成本較高，重復建設與檔案不規范的問題成為常態，制約著信息化建設的效果。

2.4 資源開發利用差距明顯

信息化時代，醫院管理信息化的效能逐步顯現，作為重要的管理資源，檔案開發利用工作必須建立在成熟的信息化建設基礎上，才能有效發揮檔案的獨特價值。但是，醫院管理者對信息化建設重視程度遠高于開發利用，存在重管輕用的現象。比如，檔案管理人員側重于完成資源收集與歸檔、日常系統的維護與升級，但是對檔案的知識服務了解不深入，工作開展力度不夠。

2.5 檔案制度體系不夠完善

在新醫改背景下，檔案管理制度更新不及時，未能及時根據上級部署優化管理體系，不利于檔案工作的高效開展。比如，醫院信息化建設有了長足進步，但是配套的共享利用、安全管理和人員培訓等制度沒有同步建立起來，檔案利用過程中出現的違規共享與失泄密問題等大多是由于制度保障不健全造成的。

3 新醫改背景下醫院檔案規范化管理的策略

按照《檔案法》與《檔案法實施條例》的要求，將檔案規范化建設作為醫院檔案管理的主攻方向，保證各類檔案的完整性、準確性和系統性，增強醫院檔案治理效能。

3.1 釋放體制機制活力，推動檔案治理提質增效

根據新醫改和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，醫院應轉變觀念、擔當作為和同步跟進，建立高效檔案治理新模式。一是增強做好檔案工作的責任感與使命感。檔案管理是提高內部管理水平的重要手段，醫院管理層要從政治高度和高質量發展的長遠角度看待檔案工作，深刻把握做好檔案工作的內涵要義，增強做好工作的本領。二是提升全員檔案意識。要采取多種宣傳教育方式，提高對檔案管理思想的認識，定期邀請專家講授檔案工作的前沿問題，使檔案管理人員樹立檔案管理無小事的觀念，形成齊抓共管、全員重視的良好局面。綜合檔案室要認真履職盡責，協調調度職能科室兼職檔案員做好檔案的收集、分類、整理、移交、統計、保管、開發利用、指導培訓、聯系交流和效果分析等工作。三是深化管理體系改革。結合醫院檔案工作實際，建立一套與之相適應的比較完整的規章制度，建立與之相配套的各類管理臺賬，使檔案工作行之有據、有章可循。建立完善的崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計和應急預案為主要內容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規范有序。

3.2 聚焦新時代與新要求，推動檔案資源多元豐富

一是做好“三合一”的制度編制。在深入學習“三合一”相關文件精神和最新檔案工作相關規范的基礎上，按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，對相關內容在醫院的應用進行認真分析研究，明確門類劃分、分類方法及檔號結構、歸檔范圍和保管期限，進一步優化檔案資源結構，提升檔案信息資源的集成利用效率。二是以雙套制為原則，健全重大活動與突發事件應對活動檔案工作歸集機制。從源頭抓好重大活動和突發事件檔案的形成和留存，定期擬定重大活動和突發事件檔案工作清單，明確工作事項、責任部門和完成時限等。要明晰檔案收集的范圍、整理和移交方式，加強經驗總結，確保重大活動及事件檔案完整安全和有效利用。三是加強檔案數據資源建設。醫院業務檔案多分散于各自的管理系統中，當前，由于醫院檔案資源來源廣泛、形式多樣，其收集、加工和轉化能力不足，使得檔案數據資源得不到有效的開發和利用，難以充分發揮其社會效益。要運用現代信息技術和方法，對檔案數據進行采集、加工、存儲與開發利用等全生命周期的管理，加強數據整合，為檔案利用和服務奠定數據基礎。

3.3 堅持為民服務導向，推動檔案利用的便捷高效

醫院檔案做好為民服務是貫徹“四個好”“兩服務”的迫切要求。一是把病歷檔案規范化建設放在突出位置。病歷檔案作為解決醫療事故爭議與判斷法律責任等事項中的法律證據，在新形勢下為維護醫患雙方的合法權益起到了重要作用，這就要求醫務人員必須客觀真實、準確及時、完整地書寫病歷來提高病歷檔案的可信度。醫院應加大病歷檔案環節質量控制的檢查力度，常態化對病歷檔案進行抽查與網上監控。加強宣傳教育，提高思想認識，嚴禁涂改、偽造、隱匿和銷毀病歷檔案，自覺維護好人民群眾的合法利益。二是構建線上線下相結合的為民服務體系。突破傳統檔案查詢利用渠道的局限性，實現網上查檔利用，讓數據跑路，真正惠及人民群眾。比如，有的醫院在某信公眾號設置自主打印病歷、檢驗結果及出院報告等個人病案資料，提升檔案服務效率。三是著力加強檔案資源的開發利用。檔案資源在醫院發展和文化建設中具有獨特優勢，要著力讓檔案“活起來”，提升檔案時代的價值。深入研究醫院檔案中的治理經驗和做法，面向現代醫院治理新需求，為醫院轉型發展提供有益借鑒。比如，檔案管理室可定期提報有關檔案資料的匯編，為醫院管理層決策提供參考。進一步發揮檔案文化在醫院軟實力建設中的特殊價值，借助重大節點，推出檔案文化編研書籍、主題展覽等，彰顯醫院厚重的歷史底蘊和人文情懷，增強干部職工的凝聚力和向心力。有的醫院依托檔案資源建設院史紀念館和文化長廊，發揮檔案育人功能，激發干事創業的動能。

3.4 注入創新發展動力，推動檔案數字轉型升級

《檔案法實施條例》指出，要適應數字時代發展要求，推動檔案信息化提檔升級。一是加強檔案數據資源挖掘。從海量的醫院檔案數據中提煉和挖掘規律性的做法、提取有價值的信息和知識，可以深入了解患者需求和用戶行為習慣，為醫院決策、患者就醫提供強有力的數據支撐和信息服務。比如，檔案大數據精準標注患者行為標簽，繪制用戶畫像，解析患者就醫需求，為患者推送更有實用價值的檔案信息。再比如，醫院管理層對某項決策戰略研究和思考，需要借助大量檔案史料作為決策基礎，檔案管理部門可借助人工智能技術，推送相關史料助推管理決策科學化。二是著力推動醫院檔案數據共享。數據共享是提高檔案利用效率、拓寬服務渠道的關鍵和目標。推動數據共享，有利于實現檔案資源自由流動，發揮檔案在醫院治理中的基礎性作用。一方面，要加強醫院檔案與OA、病案管理和診療系統的共享建設，在做好安全制度建設和個人隱私保護的基礎上，實現患者就醫檔案院內“一網通查”；另一方面，積極將有關個人檔案健康數據融入國家全民健康信息平臺，推動檢驗、檢查結果互認和電子病歷檔案建設。三是筑牢檔案數據的“保護盾”。加強檔案數據安全保護、有效實施數據全生命周期安全管理、夯實檔案信息化發展的安全底線是醫院檔案規范化管理面臨的重要課題。醫院要根據技術發展態勢，不斷加強數據安全管理建設，逐步實現數據安全管理的“規范化、制度化、程序化”，保障基礎環境安全。持續加強檔案數據監管審計、數據監測和能力建設，定期開展風險評估，筑牢網絡安全防線。

結語

綜上所述，在醫院高質量發展中，進一步加強檔案規范化建設是必經之路。要強化現代檔案管理意識，將檔案工作與業務工作同部署、同落實。將規范化管理融入日常、抓在經常，全面落實檔案管理相關要求，認真做好檔案“四個體系”建設，不斷夯實檔案現代化治理底座。嚴格落實檔案管理責任，建立完善的檔案管理責任體系，確保分工明確、責任到人，不斷提高檔案工作水平。持續在信息化建設上下功夫，推進數字化轉型，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，更好發揮“存史資政育人”的獨特作用。

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作者簡介：李湘清（1985—），大學學歷，山東省安丘市市立醫院副研究館員，研究方向：檔案管理。